Normas para transferência de documentos


Toda e qualquer documentação a ser enviada ao Arquivo Histórico deverá estar acondicionada em caixas-arquivo e discriminada no respectivo termo de transferência.

A transferência deverá ser efetuada uma vez por ano, respeitando o calendário estipulado pelo Arquivo Histórico.

O Arquivo Histórico não receberá documentação sem o acondicionamento adequado e sem o termo de transferência em duas vias, uma vez que este permite o controle dos documentos recebidos, bem como seu acesso em caso de solicitação de pesquisa. A necessidade de acondicionamento em caixas-arquivo, além de facilitar o transporte, se justifica na medida em que protege os documentos, permitindo que estes fiquem seguros até que se processe a organização física dos mesmos e sua inserção no acervo.

Os órgãos que remeterem documentação ao arquivo ficam sujeitos a obedecer o calendário do Arquivo, ou ao que for estipulado em prévio contato telefônico. Em caso de descumprimento destes, ficam obrigados a reter a documentação até o próximo prazo estipulado.

O Arquivo Histórico não receberá documentação em pastas pretas tipo A-Z. O departamento que insistir no uso destas pastas deverá fazer a retirada da documentação antes de enviá-la ao Arquivo. Este procedimento se justifica devido ao fato deste tipo de material ser absolutamente inadequado à conservação física do documento, ocupando espaço desnecessário e agredindo a legislação referente à preservação e conservação de documentos.

A documentação a ser enviada deverá ser a de caráter administrativo, ou seja: calendários da Universidade, guias telefônicos, envelopes vazios e impressos da universidade, por exemplo, não são documentos de arquivo.
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