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Lançamento do Sistema de Documentos Eletrônicos (SDE)

As Pró-Reitorias de Gestão de Pessoas (PROGESP) e de Planejamento e Administração (PROPLAN), orientadas pelo Plano de Desenvolvimento Institucional e pelo Plano de Gestão vêm, em continuidade ao desenvolvimento do modelo de Gestão por Processos, implantar a automação de documentos oficiais, no âmbito da Administração Central. Assim, a partir de 06 de maio de 2016 será adotado o numerador eletrônico do Sistema de Documentos Eletrônicos (SDE).

A portaria n° 3362, de 05 de maio de 2016, institui o SDE como sistema oficial da Universidade para geração, certificação, numeração e guarda de documentos digitais, criados originalmente em meio eletrônico.

O SDE permite a confecção de documentos oficiais de forma eletrônica, por meio de modelos previamente parametrizados no sistema, identificando informações dos envolvidos a partir do banco de dados do Sistema de Recursos Humanos (SRH), certificação/assinatura digital do gestor responsável, numeração automática e formatação para publicação no Diário Oficial da União (DOU) e página da Universidade. Com isto, os principais benefícios do serviço são: aumento da confiabilidade dos dados, celeridade, transparência, sustentabilidade e economicidade do processo.

A funcionalidade foi desenvolvida, conjuntamente, pelo Centro de Processamento de Dados e pela Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGESP), responsável pela maioria das portarias emitidas pela Instituição.

Em movimento constante de melhoria da gestão administrativa, a PROGESP vem em associação com o CPD implantando, desde 2013, a informatização da emissão dos pareceres e portarias da Escola de Desenvolvimento da UFRGS (EDUFRGS). Essa ação logo se estendeu para as portarias da PROGESP, contando com a participação dos setores Divisão de Controle de Cargos (DCC), Divisão de Análise Funcional (DAF), Divisão de Cadastro e Registro (DCR), Divisão de Ingresso, Mobilidade e Acompanhamento (DIMA), Divisão de Segurança e Medicina do Trabalho (DSMT), Divisão de Concursos Públicos (DCP) e Núcleo de Assuntos Disciplinares (NAD) que emitem grande volume de portarias anualmente.

Nos últimos anos, a PROGESP, com o auxílio do Núcleo de Planejamento e Gestão, vem otimizando os processos de trabalho de sua responsabilidade, possibilitando a automação de expedientes e a modernização da gestão em diferentes frentes. Neste sentido, além da informatização de documentos oficiais, destacam-se a digitalização das pastas funcionais, a inserção de 15 processos da área de gestão de pessoas no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) – nova mídia de tramitação eletrônica de processos da Universidade – e o Projeto Gestão por Processos, desenvolvido em parceria com o Escritório de Processos da UFRGS. O projeto, reconhecido nacionalmente entre as Instituições Federais de Ensino como um caso de sucesso, visa promover a padronização, otimização e racionalização dos processos de trabalho da PROGESP e resultou em 37 mapeamentos, bem como na implementação de diversas melhorias nos fluxos de trabalho.

 

Fonte: Núcleo de Planejamento e Gestão da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas

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