Com o firme propósito de sistematizar a permanente avaliação institucional, a UFRGS criou, em novembro de 2000, a Secretaria de Avaliação Institucional – SAI como um órgão da Administração Central , responsável por coordenar e articular as diversas ações de avaliação desenvolvidas na Instituição.

A criação desta SAI é conseqüência de um processo, de abrangência global, desenvolvido desde 1994. Este processo passou por diferentes etapas e sua primeira grande tarefa foi a Avaliação dos Cursos de Graduação, dentro do Programa de Avaliação Institucional da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (PAIUFRGS), em consonância com o Programa de Avaliação Institucional das Universidades Brasileiras (PAIUB). O PAIUFRGS teve a orientação da Coordenadoria Executiva do Programa de Avaliação (CEPAV) e foi nesse período que se iniciou a Avaliação Interna, como um processo de auto-conhecimento, tendo tido a Avaliação Externa como um balizador dos trabalhos avaliativos internos. A dimensão assumida pela Avaliação fez com que a Administração Central instaurasse, em 1998, um Conselho de Avaliação Institucional (CAVI), formado por pessoas de diferentes áreas de conhecimento, com experiência em avaliação e que foi considerado o germe da institucionalização da Avaliação na UFRGS, resultando na criação da Secretaria.

A SAI manteve em andamento os trabalhos que vinham sendo desenvolvidos pelo Conselho de Avaliação Institucional (CAVI) como as ações internas de avaliação e, juntamente com a Pró-Reitoria Adjunta de Graduação e a Pró-Reitoria de Planejamento, atuou, solidariamente, com as Unidades de Ensino, no atendimento às demandas externas de avaliação, advindas do MEC. Num primeiro momento, a estrutura organizacional da SAI contou com: Direção, Assessoria Técnica, Assessoria Administrativa e Comitês. O trabalho foi estruturado em duas grandes frentes: o atendimento às demandas internas e atendimento às demandas externas de avaliação. Para tanto, funcionaram: Comitê PAIUFRGS, Comitê ENC/Provão, Comitê Condições de Oferta , Comitê GED, Comitê de Alocação de Vagas Docentes, Comitê Avaliação Discente e Avaliação Creche. Ou seja, eram criados Comitês à medida das demandas.

Em 2002, esta lógica foi alterada e a Secretaria iniciou um processo de reestruturação e ampliação onde as atividades antes desenvolvidas pelos Comitês de Avaliação, foram reorganizadas com execução de forma diferenciada. Nesta nova forma de organização, as competências foram atribuídas aos seguintes setores: Direção da Secretaria, Assessoria Técnico-Acadêmica e Assessoria Técnico-Administrativa. Além dessa estrutura, a SAI contou com um Conselho Deliberativo e uma Consultoria. As competências de cada instância foram assim definidas:
* Direção da SAI, respondendo pela Secretaria e é membro da Administração Central;
* Conselho Administrativo, com assento para os Pró-Reitores de Ensino, Adjunto de Graduação, Adjunto de Pós-Graduação, Pesquisa e Extensão. O Conselho tinha como responsabilidade discutir, com a SAI, as orientações gerais da implementação das ações de avaliação;
* Consultoria, à qual competiu realizar, com os membros da Secretaria, reflexões teóricas e metodológicas acerca das diversas facetas da avaliação. A Consultoria era realizada por uma especialista em avaliação institucional, cujo trabalho na área em muito se vinculou à própria experiência de avaliação da UFRGS. Aqui também é o espaço indicado para outros consultores esporádicos, dependendo das necessidades que o processo de avaliação da UFRGS apresentar;
* Assessoria Técnico-Acadêmica, teve um papel central na atuação da Secretaria, considerando que competia a ela disponibilizar o apoio técnico a todas as ações de avaliação coordenadas pela SAI. Esta instância contava com dois membros fixos, cujo perfil se vinculava à formação pós-graduada na área e/ou experiência consolidada na mesma;
* Assessoria Administrativa, com a função de ser a guardiã e organizadora de todo o material de consulta disponível na Secretaria, bem como a atualização da homepage e o andamento das rotinas administrativas inerentes a este tipo de atividade. Também teve a responsabilidade de realizar e acompanhar os processos de reconhecimento e credenciamento de cursos de graduação. Além disso tinha sob sua orientação os bolsistas que atuaram na SAI.

Inicialmente, dentro desta nova dinâmica de trabalho, foi também criada a Assessoria Especializada com a função de ser uma instância de discussão, reflexão e produção sobre avaliação, dentro da qual foi localizado o Núcleo de Produção Textual, com a incumbência de produzir publicações sobre os trabalhos realizados. Porém, o encaminhamento das atividades da Secretaria tomou outro rumo, priorizando o processo de aprofundamento da Avaliação Interna. Em relação às demandas externas, a Secretaria, em conjunto com a Pró-Reitoria Adjunta de Graduação, continuou a desenvolver o trabalho de assessoramento e acompanhamento junto às Unidades Acadêmica no momento das Avaliação de Condições de Ensino, de Reconhecimento de Curso ou a sua Renovação. Além disso, manteve sua participação nas atividades de formação e acompanhamento docente, especialmente na realização das Jornadas de Educação Superior , no Programa de Aperfeiçoamento das Atividades Pedagógicas – PAAP, dentre outras.

O 2º Ciclo Avaliativo da Universidade realizou-se, com base nas orientações que estão determinadas pelo Plano de Gestão da UFRGS – 2000-2004, e que visam atingir o ensino de graduação e de pós-graduação, a extensão, a pesquisa e a gestão universitária. Este Ciclo teve seu início em 2003 com o processo de sensibilização desenvolvido junto às 27 Unidades Acadêmicas da UFRGS e ainda, com o Colégio Aplicação e a Escola Técnica. Esta fase de sensibilização teve como objetivos informar sobre a atual situação do Sistema de Nacional de Avaliação da Educação Superior do país, situar a UFRGS neste contexto e buscar subsídios para o aprofundamento da avaliação interna. Esta fase foi trabalhada na proposta de que a participação e o envolvimento das unidades acadêmicas da UFRGS são essenciais para o aprofundamento do processo de avaliação institucional, através da ação de seus diferentes participantes. Este envolvimento propicia ações de auto-conhecimento da instituição que, por sua vez, servirão de base para a tomada de decisão na perspectiva de melhoria da qualidade do ensino superior oferecido pela instituição. As reuniões, que foram pré-agendadas com as direções das Unidades Acadêmicas, resultaram no pedido da SAI para que a Unidade manifestasse, em documento oficial, sua compreensão sobre como deveria ser entendido o 2º Ciclo Avaliativo da UFRGS. De posse desses documentos, a SAI sistematizou todas as informações neles contidas, as manifestações ocorridas durante as visitas às Unidades e elaborou o Programa de Avaliação intitulado “2.º Ciclo Avaliativo da UFRGS”. Embora este momento esteja sendo chamado de 2.º Ciclo, ele representa a continuidade do processo de avaliação institucional permanente que a UFRGS vem desenvolvendo desde 1994.

Este Programa foi debatido no Seminário de Avaliação Institucional que se realizou no dia 12 de agosto de 2003 e, em debate com a comunidade universitária, consolidou-se a sistemática do aprofundamento do processo avaliativo participativo da UFRGS. Este conjunto de ações com perspectivas diferenciadas, fizeram parte da Política de Avaliação Institucional da UFRGS e teve como questão central proporcionar o desenvolvimento da avaliação nas Unidades de Ensino e Administrativas da Instituição. O propósito era promover o auto-conhecimento de seus diversos órgãos, além de possibilitar o planejamento para o saneamento dos problemas detectados, atendendo assim às metas estipuladas no Plano de Gestão.

Este Seminário foi um marco na Avaliação Institucional Permanente da UFRGS, por inaugurar uma nova era avaliativa e, em conseqüência, deixar registrada toda a história pregressa, com o lançamento do livro AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL PERMANENTE NA UFRGS – graduação / pós-graduação/ pesquisa / extensão /gestão.

O Programa de Avaliação Institucional Permanente da UFRGS/ PAIPUFRGS: 2º Ciclo findou em dezembro de 2004 com a elaboração do “Relatório de Processo: SAI e NAUs” sistematizando as atividades desenvolvidas no Programa e constando indicações para a elaboração do PAIPUFRGS/SINAES: 3º Ciclo que baseou-se também, no Sistema Nacional de Avaliação da Educação Superior – SINAES.

Na UFRGS, já existe a constatação de que o processo de avaliação endógeno, pelas suas características de auto-conhecimento, de envolvimento dos seus diferentes segmentos, propicia uma maior qualificação à comunidade acadêmica, na discussão de suas questões, sejam relativas ao presente ou ao futuro da Instituição, possibilitando consensos para a tomada de decisão. Essa experiência acumulada apresenta-se como um diferencial importante para o atendimento às demandas externas de avaliação, considerando-se que o caminho percorrido legitima a posição dos cursos da UFRGS nos altos patamares avaliativos do país.