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UFRGS adota trâmite eletrônico para todos os processos administrativos

Com as novidades, processos físicos abertos por servidores docentes e técnicos não serão mais aceitos em papel
15/02/2018 15:38

A partir de 1º de março de 2018, todos os processos administrativos de servidores docentes e técnicos da Universidade passarão a tramitar exclusivamente pelo SEI, o Sistema Eletrônico de Informações. A medida atende ao disposto no Ofício 2/2018 da Proplan, no Decreto 8.539/2015 do Governo Federal, e na Portaria 1.042/2015 do Ministério da Educação.

Com a novidade, processos físicos não serão mais permitidos e não poderão ser abertos no protocolo da Universidade. Para aqueles já em andamento não há mudanças, mas a Pró-Reitoria de Planejamento da UFRGS prevê um projeto para a digitalização dos documentos, ainda sem data para ser lançado.

Também não há alterações em relação à abertura de processos da comunidade discente que não sejam destinados à PRAE e de procedimentos administrativos disciplinares, que serão migrados posteriormente. Nesses casos, o protocolo ainda aceitará os pedidos em papel.

Desenvolvido pelo TRF4 e implantado em mais de 120 instituições, o SEI é a solução adotada oficialmente para gestão de processos da União através do PEN (Processo Eletrônico Nacional). A UFRGS é umas das primeiras universidades federais do país a implantar o software.

 

Adoção gradual

O SEI foi implantado na UFRGS em 2014, e desde então os tipos de processos tramitando exclusivamente pela plataforma foram sendo ampliados gradualmente, até a adoção total do sistema para servidores docentes e técnicos, a partir de março de 2018. Desde 2014, mais de 44 mil pedidos já foram cadastrados no SEI, gerando uma economia de mais de 285 mil folhas de papel.

Em 2017, 45,41% dos processos da UFRGS já foram abertos via SEI. Em números absolutos, foram 22.869 digitais e 27.488 em papel. No caso das licitações, o tempo de tramitação reduziu em quase 40% com a utilização do SEI. Além de possibilitar mais agilidade na movimentação dos processos, o sistema também permite um melhor aproveitamento de espaços físicos e gera mais segurança e transparência no trâmite de informações na Universidade.

 

Capacitação, tutoriais e orientações

Quem nunca utilizou o sistema pode participar de uma capacitação oferecida pela Escola de Desenvolvimento de Servidores (Edufrgs) para aprender a operar a ferramenta. Até abril de 2018, é possível se inscrever para o treinamento Conecte-se: Treinamento SEI Módulo I - Conhecendo as funcionalidades do Sistema, que oferta turmas em várias datas e horários.

No site ufrgs.br/conecte-se é possível acessar o manual do usuário, com orientações gerais sobre o SEI, passo a passo para abertura de processos e esclarecimentos sobre as funcionalidades da plataforma.

A comunidade pode consultar ainda uma seção de dúvidas frequentes, que reúne as principais dificuldades dos servidores em relação à mudança de um paradigma físico para um digital, no que se refere à tramitação dos pedidos. O FAQ pode ser encontrado neste endereço. Se persistirem questionamentos, é possível entrar em contato com o protocolo para pedir orientações, pelo telefone 51 3308.3088 ou 4754, ou pelo e-mail sei@ufrgs.br.

Como o sistema é federal, outra opção é acessar o curso EAD da Escola Nacional de Administração Pública (Enap), com explicações sobre todas as funcionalidades do SEI. O material é aberto, está disponível no site da Enap, e pode ser acompanhado via lições ou vídeos, dependendo da preferência do usuário.

 

Assista à reportagem que a UFRGSTV elaborou sobre o SEI:

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