Política de Desenvolvimento de Coleções

 1 INTRODUÇÃO 

As atividades relacionadas à localização e escolha do acervo bibliográfico para sua respectiva obtenção, sua estrutura e categorização, sua manutenção física preventiva e de conteúdo com qualidade, bem como sua destinação na Biblioteca ou fora dela compõem as funções específicas do desenvolvimento de coleções nesta Biblioteca. Os termos coleção e acervo são utilizados com igual significado. A denominação acervo/coleção bibliográfica deve ser entendida como a reunião parcial ou total dos documentos disponibilizados à comunidade, independentemente de ser impresso, ótico, eletrônico, digital ou com qualquer outra característica de suporte ou formato que defina o conjunto existente na Biblioteca. A prática do desenvolvimento de coleções permite um permanente processo de autoconhecimento organizacional, na busca de subsídios para o aperfeiçoamento das etapas que determinam a conveniência de se adquirir, manter ou descartar materiais bibliográficos em consonância com os objetivos institucionais em vigor.

 2 OBJETIVOS 

O objetivo geral desta Política é estruturar um instrumento para planejar e acompanhar o desenvolvimento do acervo, desde a fase de seleção até seu possível desfazimento ou descarte, fundamentado nas necessidades reais da comunidade a que se destina. Os objetivos para o estabelecimento desta Política são, fundamentalmente, voltados a auxiliar na tomada de decisão quanto ao desenvolvimento do acervo, bem como direcionar as aquisições para as áreas atendidas pela Escola de Engenharia, com ênfase às bibliografias constantes nos planos de ensino das disciplinas. Especificamente visa:
a) viabilizar o crescimento racional e equilibrado do acervo da Biblioteca da Escola de Engenharia;
b) identificar os materiais de informação adequados ao desenvolvimento da coleção;
c) estabelecer critérios para seleção;
d) propor prioridades para aquisição de material bibliográfico;
e) estipular critérios para duplicação de títulos;
f) assegurar a manutenção de medidas preventivas de conservação do acervo;
g) sugerir condições para recuperação do acervo;
h) traçar diretrizes para avaliação da coleção;
i) determinar princípios para descarte de material;
j) incrementar programas cooperativos;
k) nortear os procedimentos de desenvolvimento de coleções, independentemente de quem os implemente.

 3 RESPONSABILIDADE 

A responsabilidade pela aplicação desta Política é da Divisão de Desenvolvimento de Coleções, em consonância com a chefia da Biblioteca.

 4 ACERVO DISPONÍVEL 

O acervo deve ser eminentemente técnico e, ao mesmo tempo, básico para atender a formação acadêmica da engenharia com qualidade. Atentos para uma visão holística da realidade, mas em reduzida quantidade, é possível a existência de temas de áreas afins, bem como algum material não focado na engenharia, como obras de ficção, literatura, leitura de lazer e outras semelhantes, como forma de permitir ao usuário com tempo livre, utilizar esse material como entretenimento ou passatempo na Biblioteca ou fora dela.
A coleção bibliográfica da Biblioteca deve conter, essencialmente, diferentes tipos de materiais de informação que atendam às atividades de ensino, pesquisa e extensão desenvolvidas na Escola de Engenharia.
A coleção da Biblioteca encontra-se dividida em dois tipos: Coleção Geral e Coleção Memória. Documentos que inclui:  livros (impressos, digitais e áudios), periódicos, séries monográficas, dissertações, teses, folhetos, CD-ROM, DVD, mídias eletrônicas, microformas, normas técnicas, patentes de invenção, mapas, almanaques, plantas, projetos e relatórios (técnicos e científicos), documentos tridimensionais e realia (objetos fabricados a mão ou industrializados, como matrizes de artefatos ou protótipos de peças, bem como os encontrados na natureza, como pedras, pedaços de rochas e metais brutos) e outros.
4.1 Coleção Geral
Documentos de caráter didático, paradidático ou de pesquisa, impressos, em mídia ótica e digital ou outro suporte físico. Pode ser dividida em categorias ou níveis de cobertura:
a) referência: formada por documentos que contêm os enunciados mais gerais de uma pesquisa, ou informações diretas, como definições e procedimentos, lista de livros, cursos, equipamentos. Em geral, remete a outros documentos. É composta de dicionários, enciclopédias, guias, bibliografias, índices, abstracts e outros materiais que devem ser constantemente atualizados.
Exemplos: abstracts (com exceção de eventos), anuários estatísticos, atlas, bases de dados, bibliografias monográficas, bibliografias periódicas, catálogos de cursos, catálogos industriais, códigos de ética dos engenheiros, dicionários, enciclopédias, glossários/vocabulários, guias, manual de manutenção/operação, normas técnicas, registro de patentes, relatórios, sumários, tabelas de custos e preços;
b) didática: composta de títulos indicados por professores nas bibliografias dos planos de ensino de cada disciplina;
c) pesquisa: formada por obras que visam a atualização técnica e científica do acervo da Biblioteca;
d) lastro: compreende obras consideradas clássicas ou consagradas dentro da área de cobertura da Biblioteca, as quais oferecem um modelo de investigação ou contribuição relevante dentro de uma tradição já existente;
e) lazer: constituída por materiais que visam entretenimento ou ampliação de conhecimento em outras áreas conexas ou não.
4.2 Coleção Memória da Engenharia
A Coleção Memória da Engenharia reúne publicações da área de Engenharia de caráter histórico ou precioso, bem como documentos produzidos por professores e técnicos da Escola de Engenharia. Divide-se em duas seções: Produção Técnica e Científica e Acervo Histórico, possuindo documento próprio de política.
4.2.1 Produção Técnica e Científica da Escola de Engenharia
Inclui documentos produzidos pelo corpo docente, discente e técnico-administrativo ou com a sua colaboração, desde que relacionados com a área de abrangência da Escola de Engenharia, publicados ou não, em qualquer suporte físico, podendo ser impressos, digitais, magnéticos, etc. São eles:
a) apostilas, polígrafos, minicursos;
b) arquivos de computador;
c) artigos de divulgação;
d) artigos publicados em periódicos indexados estrangeiros;
e) artigos publicados em periódicos indexados nacionais;
f) artigos publicados em periódicos não indexados estrangeiros;
g) artigos publicados em periódicos não indexados nacionais;
h) capítulos de livros;
i) catálogos de cursos de graduação, pós-graduação e extensão;
j) dissertações;
k) livros;
l) material cartográfico;
m) patentes;
n) publicações seriadas;
o) relatórios administrativos;
p) relatórios técnicos e de pesquisa;
q) traduções;
r) teses;
s) trabalhos de conclusão de curso de graduação;
t) trabalhos de conclusão de curso de mestrado profissional;
u) trabalhos publicados em anais de eventos realizados fora do país;
v) trabalhos publicados em anais de eventos realizados no país.
Inclui, ainda, documentos produzidos por setores da EE:
a) Caderno Técnico;
b) Relatório de Pesquisa;
c) Caderno de Engenharia;
d) Textos Didáticos de Engenharia;
e) Revista EGATEA;
f) Publicações periódicas correntes: Revista Produto & Produção.
4.2.2 Acervo Histórico
O acervo histórico é formado pelas obras de grande valor histórico ou precioso na área de cobertura da Biblioteca da Escola de Engenharia, seja pela idade, pelo conteúdo ou pela autoridade do material.

 5 VOLUME E CARACTERÍSTICAS DA COLEÇÃO 

5.1 Ênfases de Coleções e Tipos de Material
A coleção didática é a prioritária no desenvolvimento de coleções. Ela atende a grande maioria dos usuários, além de ser balizadora nos processos de avaliação institucional. Seguem-se alguns itens da coleção de referência, como dicionários, vocabulários e glossários. Com igual importância a coleção de pesquisa também deve ser contemplada, em razão dos cursos de pós-graduação. Em qualquer caso, priorizar sempre as edições mais recentes e de capa dura.
Quanto ao idioma, preferir o português, principalmente no caso de livros para a graduação e pós-graduação, seguindo-se o idioma espanhol e inglês. Não há restrição geográfica para a origem da publicação, embora excetuando-se as publicações nacionais, a prioridade deve ser para documentos europeus e americanos, conforme a área da engenharia, o que está detalhado no Manual de Rotinas. Portanto a questão idiomática é que prevalece.
O livro é o principal material a ser adquirido. As versões impressa e eletrônica de um mesmo título ainda podem coexistir. Contudo, a aquisição de e-books permanentes deve ser incentivada, com vistas à mudança de perfil do acervo, que vem priorizando exemplares impressos de um mesmo título. A BIBENG pretende favorecer o uso de livros eletrônicos, para viabilizar o crescimento do acervo em títulos novos, ao invés de maior quantidade de exemplares, que ainda se faz necessário. Atentar para não adquirir títulos que exijam renovação de pagamento.
Para ampliar a possibilidade de acesso à coleção, o áudio-livro é a alternativa encontrada.
Os periódicos, por sua vez, já não mais são prioritários na aquisição, em função do avanço e qualidade do Portal da Capes. Entretanto, títulos nacionais ainda são desejados, a fim de disponibilizar o conhecimento nacional de interesse para a educação nas engenharias.
A coleção de normas técnicas internacionais necessita ser atualizada. Quando não estiverem no Portal da Capes, deve ser adquirida a versão impressa ou digital, se essa for de caráter permanente.
Outros tipos de materiais só devem ser adquiridos conforme a existência e disponibilidade de equipamentos na BIBENG, ou previsão (e garantia) de compra imediata.
5.2 Quantidade de Exemplares
5.2.1  Coleção Geral
A quantidade de exemplares, refere-se, sobretudo, aos livros. Aí deve-se seguir os parâmetros estabelecidos pelo MEC, que para o processo de reconhecimento e avaliação de cursos, prevê bibliografia básica e complementar em quantidade suficiente para atender o número de alunos inscritos na unidade acadêmica.
Portanto, livros da coleção didática obedecem às proporções vigentes adotadas pelo MEC, detalhadas no Manual de Rotinas. Para as demais coleções, a aquisição deve ater-se a um exemplar por título.
A duplicação de títulos, que não sejam da bibliografia básica, será determinada pela demanda de cada item em particular, considerando-se a transitoriedade da demanda para evitar duplicação de títulos irrelevantes. Os demais tipos de materiais, independentemente da coleção a que pertençam, adquirir sempre um exemplar por título.
5.2.2 Coleção Memória: Produção Técnica e Científica da EE
O primeiro exemplar de qualquer título destina-se, obrigatoriamente, à Coleção Memória. No caso de documentos completos (livros, anais de eventos impressos ou eletrônicos, etc.) apenas originais integram essa coleção. Partes de documentos podem ser cópias, as quais serão transformadas em documentos digitalizados.
5.3 Reposição de Material
Trata-se especificamente das substituições de material de informação desaparecidos e/ou danificados na coleção da Biblioteca. Estes materiais não serão repostos automaticamente. A reposição deverá ser baseada nos seguintes critérios:
a) demanda de uso;
b) número de exemplares existentes;
c) valor histórico ou científico do título;
d) cobertura do assunto por outros títulos na Biblioteca.
NOTA: Duplicação de material através de cópias xerox não serão aceitas.
(Lei nº 9.610 de 19/02/1998, dispõe sobre os direitos autorais)
5.4  Crescimento por Áreas
O equilíbrio desejado de assuntos de engenharia se dá pela equivalência de proporcionalidade entre a quantidade de títulos e exemplares por curso de graduação e respectivo número de alunos. Assim o crescimento do acervo ocorre pari passu à quantidade de alunos matriculados. Quando surgem novos cursos, esses possuem prioridade no processo de aquisição.
Cursos EAD têm sido oferecidos pela unidade. É necessário delinear a forma de contemplá-los com bibliografia para uso local.

 6 SELEÇÃO 

São resguardados os direitos dos usuários de escolherem livremente suas leituras, de acordo com seus interesses e necessidades de informação, evitando-se que a seleção sofra censura.
6.1 Fontes
São adotadas fontes bibliográficas e pessoais, tais como:
a) indicação dos professores da Escola de Engenharia;
b) sugestões de usuários;
c) catálogo, listas e sites de editoras e livrarias especializadas;
d) bibliografias dos planos de ensino das disciplinas;
e) bibliografias gerais e especializadas;
f) bases de dados bibliográficas;
g) outras fontes complementares.
6.2 Critérios Gerais
A especificação de cada critério será descrita no Manual de Rotinas do setor:
a) adequação do material aos objetivos, atividades e currículo acadêmico da EE;
b) estado de conservação física;
c) autoridade do autor e/ou editor;
d) reputação do publicador ou produtor;
e) qualidade técnica;
f) citação em bibliografias nacionais e/ou internacionais;
g) atualidade do assunto e da obra;
h) relevância histórica;
i) imparcialidade do conteúdo;
j) áreas de abrangência do título;
k) escassez de material sobre o assunto na coleção da biblioteca;
l) disponibilidade do material na coleção de outro serviço de informação da Universidade;
m) idioma acessível;
n) não duplicação de títulos, afora os da bibliografia básica;
o) utilização e demanda comprovadas;
p) valor efêmero ou permanente;
q) custo justificável;
r) cópias xerox apenas para obras, comprovadamente, esgotadas (Lei n° 9.619, sobre direitos autorais);
s) conveniência do formato e compatibilização com equipamentos existentes ou em aquisição, tendo em vista o uso e longevidade dos documentos;
t) adequação ao número de usuários e às quantidades mínimas recomendadas pelos órgãos de avaliação e credenciamento dos cursos da Instituição;
u) obsolescência dos equipamentos necessários para acesso ao conteúdo dos documentos;
v) formatos acessíveis a pessoas com deficiências;
w) qualidade visual e auditiva de materiais especiais.
6.3  Áreas de Cobertura
Os assuntos centrais de maior relevância para o crescimento da coleção referem-se às engenharias, especialmente nas subáreas em que existem os cursos de graduação e pós-graduação na EE.
A seleção dos assuntos periféricos (matemática, física, química, informática, etc.) deve ser mais cuidadosamente considerada, em razão da ocupação de espaço físico (armazenamento da coleção), que tem-se tornado exígüo. Esse controle maior deve existir também em razão do investimento em tempo de processamento técnico (horas/trabalho/bibliotecário), além da movimentação desnecessária de documentos sem uso, que pode ser gerada.
Ao garantir a predominância da coleção em áreas específicas da Engenharia, está-se cumprindo com o papel de biblioteca setorial da UFRGS, responsável pelo desenvolvimento do acervo nesta área do conhecimento. Dessa forma o desenvolvimento da coleção assegura um custo-benefício desejado, no que concerne à tratamento da informação, armazenamento do material e respectiva utilização.
6.4  Produção Técnica e Científica da EE
Documentos de produção intelectual ou de responsabilidade de algum setor da EE não sofrem seleção, sendo incorporados automaticamente à Coleção Memória.
Teses e dissertações terão a versão eletrônica encaminhada ao Lume, Repositório Digital da UFRGS. Após a disponibilização do arquivo pdf, as mídias (CD-Rom, pen-drive, etc.) são eliminadas. Um exemplar da versão impressa tem sido retido, desde 2002, por exigência da PROPG, porém esse material não está mais sendo incorporado ao acervo para consulta.
Os trabalhos de conclusão de curso de graduação ou equivalente serão incorporados apenas em formato eletrônico e disponibilizados através do Lume, conforme Of. Circ. Nº 01/2010 da Pró-Reitora de Graduação.
Resumos de trabalhos apresentados em evento ou de artigos de periódicos somente serão incorporados ao acervo se a BIBENG não possuir os trabalhos na íntegra. Preprints não devem ser incorporados ao acervo nem enviados ao Lume, somente após sua publicação definitiva.
O Lume, inicialmente denominado Biblioteca Digital da UFRGS, foi instituído em 03/06/2005 pela Portaria nº 1.774 do Gabinete do Reitor, sendo
“. . .  constituída por uma base de dados eletrônica de texto parcial/completo da produção científica, técnica, artística e administrativa do seu corpo docente e técnico-administrativo e de outros documentos de interesse da Instituição, reservadas as disposições da Lei n.O 9.610 de 19/02/98, sobre direitos autorais.”
 A Portaria nº 5.868 de 13/10/2010 estabelece a política institucional de informação para o Lume e apresenta seus objetivos que são:
– Promover o acesso livre às informações produzidas no âmbito da Universidade e voltadas, prioritariamente, ás atividades de ensino, pesquisa e extensão;
– Maximizar a visibilidade, uso e impacto da produção intelectual desenvolvida na Universidade;
– Facilitar a gestão da informação disponível em meio digital, reunindo num único local a produção intelectual da Universidade;
– Preservar a memória institucional, por meio do armazenamento de longo prazo de objetos digitais completos;
– Promover o acesso a outros documentos de relevância para a Instituição, que fazem parte de seus acervos, embora não produzidos por ela, maximizando seu uso.
Para inserir documentos no Lume, o objeto digital pode conter texto, imagem, vídeo e áudio e deve atender aos seguintes requisitos:
a) ser produzido ou orientado por membro(s) da UFRGS;
b) não ser efêmero;
c) ser de acesso livre;
d) estar em formato digital, conforme definido pela equipe técnica do Lume;
e) estar completo e finalizado;
f) conter metadados e objeto(s) digital(is);
g) o autor deve poder e estar disposto a conceder à Universidade o direito não exclusivo de dar acesso ao público pela internet e de preservar seu trabalho integral no Lume;
h) o autor deve ter obtido o direito de reprodução de conteúdos criados por outros, mas que façam parte de seu trabalho.
No caso de a produção intelectual não atender aos requisitos citados, como por exemplo não estar com licenciamento aberto (Creative Commons), ele será incorporado ao acervo, porém terá acesso somente local em equipamento específico. Nessa forma serão aceitos os seguintes formatos digitais de arquivos de texto, som, imagem e vídeo: pdf (texto); pps (Power Point); gif,  jpeg e png  (imagem); html (páginas Web); mp3 (áudio); mov e Wmv (vídeo) e swf (flash-animações).

 7 AQUISIÇÃO 

A aquisição pode ocorrer por compra e doação, sendo essa um tipo de aquisição em que a Biblioteca recebe sem ônus publicações e/ou materiais de instituições ou pessoas físicas para incorporação ao acervo.
A BIBENG não trabalha com permuta.
7.1 Compra
No âmbito das IFES, as compras seguem as modalidades permitidas pela legislação. A compra de material bibliográfico é caracterizada pela emissão de notas de empenho (mercado interno) ou notas fiscais (mercado externo), sempre que o recurso financeiro tenha origem no Tesouro Nacional ou outro órgão da União.
O processo de compra de material bibliográfico também pode ocorrer com recursos financeiros de diferentes naturezas, quando, então, apesar dos procedimentos serem da compra, na UFRGS são incorporados como doação. Assim a distinção entre cada modalidade é apresentada conforme a fonte do recurso.
7.1.1 Origem
Os recursos financeiros podem ser de natureza orçamentária ou não, predominantemente provenientes de dotação orçamentária, convênios institucionais e projetos de pesquisa.
7.1.1.1 Recursos orçamentários
a) Biblioteca Central
b) Outros órgãos da UFRGS: Pró-Reitorias, Escola de Engenharia
7.1.1.2 Recursos não orçamentários
a) FAURGS *
b) FEENG *
c) Escola de Engenharia – recursos próprios *
d) Escola de Engenharia – projetos de professores e/ou convênios institucionais *
e) Escola de Engenharia – taxas da Biblioteca *
f) Usuários: pagamentos de taxas **
* Para efeitos contábeis e de inventário, apesar de os procedimentos serem de compra, a partir da entrada e registro o material será tratado como doação.
** Para efeitos contábeis e de inventário é considerado como doação.
7.1.2 Prioridades
A compra ocorrerá de acordo com os recursos orçamentários disponíveis, atendendo algumas prioridades:
a) títulos da bibliografia básica essencial, básica e complementar dos cursos de graduação e pós-graduação novos e/ou em fase de implantação, credenciamento, reconhecimento ou avaliação;
b) títulos para atualização das bibliografias indicadas nos planos de ensino dos cursos já reconhecidos, priorizando títulos novos sobre maior quantidade de exemplares;
c) sugestões constantes no Plano Anual de Aquisição;
d) desenvolvimento de pesquisas vinculadas à unidade acadêmica;
e) materiais para dar suporte técnico a outros setores da unidade;
f) sugestões individuais de usuários.
No caso de livros, preferir a compra de e-books que tenham caráter permanente, isto é, que não necessitem renovação de licenças.
Não há restrição de formatos, desde que haja condições de acesso ao conteúdo completo do documento. Podem existir diferentes formatos para um mesmo título.
7.2  Doações
A incorporação das obras doadas, para fins de patrimônio, somente será efetivada após seleção pelos bibliotecários. Toda obra, mesmo recebida em doação, deverá ter um valor atribuído em moeda corrente no País (ver Manual de Rotinas). Após a integração da obra no acervo, ela não mais será devolvida ao doador.
Todo o material bibliográfico recebido pela Biblioteca, que não tenha sua aquisição tramitado pela Contabilidade da UFRGS ou pelo seu Setor de Importação, será considerado doação.
As obras doadas que não forem de interesse para a BIBENG poderão ser descartadas ou doadas a outras instituições.
Para efeitos de doação consideram-se as seguintes origens:
a) publicações não comercializadas;
b) coleções particulares e/ou especiais;
c) publicações doadas por pessoas físicas e/ou jurídicas;
d) publicações adquiridas através de projetos e/ou convênios de docentes e/ou da EE.
Dessa forma as doações são de duas naturezas: oferecidas à Biblioteca ou solicitadas por ela.
7.2.1 Solicitadas pela Biblioteca
A Biblioteca pode solicitar às empresas comerciais, instituições governamentais ou privadas, entidades científicas, órgãos de classe, pessoas físicas ou  outros a doação de material bibliográfico de interesse para a sua comunidade universitária.
7.2.2 Oferecidas à Biblioteca
Os materiais recebidos como doações, sem uma solicitação antecipada, serão submetidos aos mesmos critérios de seleção do material comprado. Não serão adicionados novos títulos e/ou volumes ao acervo somente porque foram recebidos de forma gratuita (ver Apêndice).
A Biblioteca pode dispor das doações recebidas para incorporá-las ao acervo, doá-las e/ou permutá-las com outras instituições, ou, ainda, descartá-las. Doações com restrições específicas às quais a BIBENG não está apta a atender, como exigência de local especial ou uso restrito poderão ser recusadas. Além disso, a BIBENG reserva-se o direito de não receber materiais nas seguintes condições:
a) fotocópias de materiais bibliográficos e outras formas de reprodução não autorizadas, tendo em vista o Art.29 da Lei de Direito Autoral, Lei nº 9.610, de 19/02/1998;
b) apostilas ou obras de finalidade comercial;
c) materiais riscados, infectados e/ou danificados;
d) materiais em formatos obsoletos e para os quais a BIBENG não possua equipamentos adequados para acesso ao conteúdo;
e) obras publicadas há mais de cinco anos, cujo conteúdo está claramente desatualizado e não possua valor histórico;
f) fascículos de periódicos já existentes no acervo.

 8 INCORPORAÇÃO AO PATRIMÔNIO 

O material bibliográfico adquirido pela Biblioteca através de compra ou doação é incluído no Sistema de Automação de Bibliotecas – SABi, que , entre outras coisas, controla seu número de registro patrimonial.
Dentre os itens bibliográficos disponibilizados na Biblioteca, apenas o livro é considerado como material permanente. Por isso o mesmo código de barras que controla sua circulação, corresponde ao número de tombamento do livro.

 9 PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO 

A BIBENG adota alguns cuidados como medidas preventivas em relação à área de armazenagem do acervo, como evitar a incidência direta de raios solares na coleção ou janelas abertas trazendo impurezas da rua. A higienização é mantida regularmente como forma de preservar a integridade física do material bibliográfico, além de mantê-lo em condições adequadas de manuseio e uso. As equipes que trabalham com o acervo estão incumbidas de zelar por sua adequada manutenção.
São desejados quaisquer procedimentos destinados a assegurar proteção das obras contra fatores que possam afetar sua integridade, como conscientizar os usuários, através de campanhas, sobre a forma adequada de utilização e transporte das obras.
Quando necessário, são feitas pequenas intervenções na própria Biblioteca para recuperação física do material, e, dependendo da situação, são encaminhados para encadernação em serviços terceirizados, cujos critérios de escolha são detalhados no Manual de Rotinas da Divisão de Desenvolvimento de Coleções. Nesse caso tem  prioridade a coleção de livros. O referido Manual também detalha os requisitos básicos de qualidade da encadernação exigidos pela Biblioteca.
É recomendada a criação de oficinas de reparos para executar pequenas intervenções dentro da própria Biblioteca, ampliando o que já é feito atualmente.

 10 AVALIAÇÃO 

A avaliação sistemática da coleção deve ser entendida como o processo utilizado para se determinar o valor e a adequação da coleção em função dos objetivos do Sistema de Bibliotecas da UFRGS e, em especial, da Escola de Engenharia, possibilitando traçar diretrizes quanto à seleção, aquisição, acessibilidade,  desbastamento, interesse dos usuários e atualização desta Política de Desenvolvimento de Coleções em geral.
A avaliação da coleção é realizada em períodos diferentes para cada tipo de material, a fim de ser mais exaustiva. Pode acontecer por partes previamente definidas ou da coleção inteira, caso desejado. Por ser uma coleção de porte médio, constantemente deve sofrer algum tipo de avaliação: quantitativa, qualitativa ou mesmo por fatores de uso.
Os livros devem ter suas avaliações de forma permanente verificando a adequação de proporções da área de cobertura e tipo de material por usuário potencial e real, qualidade do conteúdo e respectivo uso. Avaliações de uso para identificar títulos que necessitam mais exemplares devem ser permanentes.
os resultados obtidos em cada avaliação devem auxiliar alguma tomada de decisão relativa àquele conjunto da coleção, subsidiando implementar alterações que se façam necessárias. As informações obtidas são registradas e mantidas em bases de dados especialmente elaboradas para esse fim ou outro documento, com vistas a possíveis comparações futuras.
A avaliação do acervo deverá ser realizada sempre que se julgar necessário ou com periodicidade pré-estabelecida e será de responsabilidade do corpo técnico da Biblioteca, devendo seguir os seguintes critérios:
a) distribuição percentual do acervo por área;
b) quantidade de exemplares por aluno matriculado;
c) estatística de uso dos materiais bibliográficos;
d) análise das bibliografias informadas nos planos de ensino.
A avaliação visa formar e manter um acervo atualizado, completo e adequado às necessidades dos usuários, evitando lacunas, duplicidades, obsolescências, etc.

 11 DESBASTAMENTO 

Processo pelo qual o material bibliográfico, após ser avaliado, é retirado da coleção ativa para racionalização de espaço, ou para recuperação física do material, em geral encadernação, ou eliminado da coleção, conforme parecer da Comissão de Usuários da Biblioteca. No caso de livros, o registro é mantido para controles internos.
O desbastamento é um processo contínuo e sistemático, visando manter a qualidade do acervo, a economia de espaço e de recursos financeiros, procedendo à retirada de material bibliográfico. Quando se tratar de livros, por serem material permanente, seguem a legislação federal vigente, sendo denominado por desfazimento. Os demais materiais a denominação é o descarte, caracterizando a não exigência de processo administrativo formal para sua realização. Em qualquer dos dois casos, o procedimento final sempre será o registro da baixa no SABi. Os critérios das diversas formas de desbastamento estão especificados no Manual de Rotinas do setor.

 A P Ê N D I C E 

UNIVERSIDADE  FEDERAL  DO  RIO  GRANDE  DO  SUL
ESCOLA  DE  ENGENHARIA
BIBLIOTECA  ELYSEU  PAGLIOLI
Carta de doação
A  BIBLIOTECA ELYSEU PAGLIOLI  da  Escola de Engenharia da UFRGS resguarda-se o direito de analisar as doações recebidas, avaliando a oportunidade de integrá-las ou não a suas coleções, segundo os critérios de sua Política de Desenvolvimento de Coleções, os quais relacionam-se com os propósitos da Biblioteca quanto a: qualidade do material bibliográfico, sua adequação às necessidades informacionais dos usuários, aplicabilidade à clientela, não duplicação de material já existente, mesmo que em outra coleção disponível na comunidade, e equilíbrio quantitativo e qualitativo do acervo disponibilizado em suas dependências. Portanto, se necessário poderá dispor das doações da seguinte forma: incorporá-las ao acervo, doá-las a outras instituições, ou descartá-las.
Porto Alegre, 2014.
Eu, ……………………………….  RG nº…………………………….., abaixo assinado, por este documento transfiro incondicionalmente todos os meus direitos sobre os materiais doados nesta data à BIBENG da UFRGS. Declaro estar ciente de que o referido material será selecionado de acordo com o interesse da instituição, e que, se o mesmo não for incorporado ao acervo, poderá ser doado a outras instituições ou mesmo descartado.
Porto Alegre,
Nome completo e assinatura

 

 

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