Política de Informática

 1 INTRODUÇÃO 

Entende-se por informática as atividades de manutenção de equipamentos de microinformática disponíveis nesta Biblioteca, bem como os processos de seleção, organização e estruturação de serviços informatizados, como análise de softwares passíveis de utilização, criação de bancos de dados com fins administrativos, manutenção e melhorias da homepage, promoção do uso da informatização como instrumento de trabalho para os servidores e usuários da Biblioteca, além do próprio gerenciamento da rede de dados.

 2 OBJETIVOS 

Esta Política de Informática objetiva:
a)  delinear diretrizes para a manutenção e conservação de equipamentos;
b)  estipular medidas preventivas no uso dos equipamentos;
c)  estabelecer critérios para a seleção de equipamentos de microinformática;
d) determinar as formas de acesso aos recursos dos computadores;
e) sugerir diretrizes para o remanejamento interno de equipamentos;
f)  sugerir diretrizes para a manutenção e atualização da homepage da Biblioteca;
g) estabelecer padrões básicos para o gerenciamento da rede de informática da Biblioteca.

 3 RESPONSABILIDADE 

A responsabilidade pela aplicação desta Política é do Núcleo de Informática em consonância com a chefia da Biblioteca.

 4 EQUIPAMENTOS 

Algumas características específicas dos equipamentos para uso nas atividades que envolvem a microinformática devem ser observadas, considerando ser condição básica para execução de todas as atividades meio e fim da Biblioteca. O padrão mínimo de todas as máquinas deve suportar a instalação do SABi.
4.1 Seleção
As características exigidas para os microcomputadores que possuem instalação do Aleph/ OPAC para realização das atividades internas técnicas e auxiliares, bem como os que acessam o SABi pela Web, devem obedecer ao padrão mínimo indicado pelo CPD e/ou Comissão de Automação do SBU.
Os equipamentos devem ser, preferentemente, novos, a fim de minimizar eventuais problemas advindos com o uso. A montagem de equipamentos com componentes isolados não é desejada, preferindo-se aqueles que possuem garantia de fabricação.
4.2 Registro
Todas as estações de trabalho da Biblioteca devem ser registradas no Sistema de Registro de Estações da UFRGS, o qual faz parte do NAC (Network Access Control), onde recebem seu número de IP (Internet Protocol), que define seu endereço na rede.
Além disto, as estações devem receber um nome, e ter suas características registradas no banco de dados Equipamentos, disponível no servidor (Spectrum) da Biblioteca.
4.3 Configuração
Os computadores disponíveis na Biblioteca são configurados de acordo com o setor a que pertencem e ao fim a que se destinam, os quais podem ser:
a)  de uso interno: são os computadores destinados ao desempenho das atividades de trabalho dos funcionários da Biblioteca. Devem ser configurados com possibilidades de acesso a todos os seus recursos disponíveis, limitados por senhas (ver item 4.4).
Ex.: Internet, processador de texto, etc.
b)    para usuários e clientes: são os computadores destinados aos usuários da Biblioteca.
–    computadores para consulta ao SABi através da Web (catálogos on line): o acesso à Internet deve ser bloqueado, permitindo-se apenas o acesso às páginas da UFRGS e ao SABi propriamente dito;
–   computadores de livre acesso à Internet: o acesso à Internet é liberado, porém os sistemas operacionais devem ser protegidos, sendo vedada a instalação de softwares pelos usuários. É permitido o download para mídias externas ou em uma pasta do computador denominada Usuário.
Sempre que envolver o software de gerenciamento do SABi, devem ser atendidas as especificações e instruções fornecidas pelo CPD, as quais devem estar disponibilizadas on line na página da Biblioteca Central.
4.4 Senhas
O acesso dos funcionários aos microcomputadores é liberado mediante o registro de senha no servidor da Biblioteca, no domínio BIBENG. Além do seu equipamento de trabalho, os funcionários podem acessar as demais estações correspondentes a sua Divisão, mediante permissões específicas para cada usuário ou grupo de usuários.
4.5 Conservação e manutenção
Com vistas a prolongar a vida útil dos equipamentos, devem ser realizadas as seguintes atividades:
a)    prevenção contra panes eletrônicas: devem ser utilizadas as ferramentas de sistema (Scandisk e Defrag ou equivalente) para prevenir danos ao disco rígido;
b)    limpeza física: deve acontecer periodicamente, realizada por pessoa treinada para essa finalidade, a fim de observar cuidados especiais da tarefa;
c)    localização física: o equipamento deve ser instalado em local que permita a ventilação na parte posterior (tanto do monitor quanto da CPU). A luz solar não deve incidir diretamente sobre o microcomputador. Evitar a colocação de equipamentos diretamente no chão;
d)    limpeza de dados: deve ser incentivada a remoção sistemática de arquivos obsoletos, aplicativos em desuso, arquivos temporários, etc., a fim de assegurar espaço de disco para o que é útil, além de melhorar a performance da máquina;
e)    uso de estabilizadores: todos os microcomputadores devem estar protegidos por algum sistema/equipamento que os proteja de oscilações da rede elétrica, muito constantes no prédio da Engenharia.
4.6 Remanejamento interno
Cada nova aquisição pode determinar remanejamento de algumas máquinas em atividade. Esse procedimento deve considerar as condições e performance dos equipamentos envolvidos (memória, processador, etc) e as atividades a que se destinam. Os melhores equipamentos devem ser destinados às atividades técnicas da biblioteca, privilegiando-se as enviam dados ao SABi.
4.7 Prioridades dos problemas detectados
O usuário interno que identificar algum problema na sua estação de trabalho deve tentar solucioná-lo, antes de recorrer ao Núcleo de Informática, que deve ser acionado após tentativas frustradas do próprio usuário.
O Núcleo de Informática deve ter como prioridade em suas rotinas a manutenção preventiva dos equipamentos. Em segunda instância, deve providenciar conserto dos equipamentos, quando necessário.
A prioridade de solução dos problemas deve considerar a natureza e urgência do que precisa ser realizado, além da ordem de comunicação ao Núcleo de Informática. Em paralelo a esses critérios, devem ser observadas as seguintes prioridades nessa ordem:
–    servidor (equipamento);
–    Setor de Empréstimos;
–    Plantão de Referência;
–    Chefia;
–    COMUT;
–    Divisão de Tratamento da Informação;
–    Divisão de Atendimento ao Usuário;
–    Divisão de Desenvolvimento de Coleções;
–    Núcleo de Informática;
–    Secretaria;
–    Catálogos on line (SABi/Web);
–    Usuários.
4.8 Consertos e reparos (incluindo substituições de peças ou componentes)
Os problemas de funcionamento mecânico ou eletrônico dos microcomputadores devem ser resolvidos, em primeira instância, pelo Núcleo de Informática.  Quando não for possível resolvê-los localmente deve-se solicitar auxílio ao CPD/UFRGS. Se o problema permanecer, providenciar assistência técnica externa.
Na troca de versões de sistema operacional ou software de gerenciamento do catálogo do SBU pode ser necessária a realização de up-grade dos componentes (aumento de memória, HD, etc).
4.9 Estações de trabalho
A aquisição de equipamentos deve obedecer a uma configuração mínima informada pelo CPD, atendendo as exigências do software em uso no SBU.
4.10 Impressoras
As impressoras possuem características e necessidades diferentes, por isso cada situação deve ser analisada em separado:
a)    prioridade: a impressora de melhor qualidade deve ser utilizada para a impressão dos produtos do SABi. Não deve ser utilizada para outras finalidades com vistas a sua manutenção e preservação, e por razões econômicas. A impressora mais simples deve ser destinada ao Setor de Empréstimos de Material Bibliográfico, considerando o volume de relatórios que emite e a vida útil que possuem;
b)    compartilhamento: as demais impressoras são compartilhadas, na medida do possível, dentro de sua Divisão;
c)    acesso: todas as impressoras destinam-se somente à utilização interna, sendo vedado o seu uso aos demais usuários da Biblioteca;
d)   configuração: devem ser configuradas em modo econômico ou rascunho, e impressão frente e verso como padrão, com exceção da que emite os produtos do SABi (etiquetas de lombada,etc).
e)  impressora térmica: no balcão de empréstimos são utilizadas duas impressoras térmicas, que emitem os comprovantes de devolução e reserva. Havendo necessidade de reinstalação, deverá ser agendado o serviço com a Central de Atendimento do CPD/UFRGS.

 5 SOFTWARES E APLICATIVOS 

Os softwares selecionados para aquisição e conseqüente instalação nos computadores da Biblioteca devem ser originais.
5.1 Análise e avaliação
Os softwares de uso geral (editor de textos, planilhas, etc) e sistemas operacionais podem ser recomendados pelo CPD/UFRGS.
Quando houver necessidade de utilização de um software específico, é necessária uma análise e avaliação prévias, podendo ser consultados técnicos do Núcleo de Informática da EE, bem como o mercado de softwares.
5.2 Instalação e senhas
Os softwares das estações de trabalho são instalados pelo Núcleo de Informática ou com seu acompanhamento, a qual deve ser responsável pela organização e armazenamento (quando em CD), bem como pela atualização dos mesmos (via ftp/UFRGS sempre que possível).
Os bancos de dados administrativos e técnicos gerados na Biblioteca (ver item 7.2) possuem senha de utilização (restrita ou total), definida de acordo com o grau de acesso necessário a cada funcionário.
As senhas devem ser controladas e distribuídas pelo Núcleo de Informática em consonância com a chefia da Biblioteca. É recomendável que as senhas de uso coletivo possuam famílias próprias (ex: instrumentos musicais, pedras, flores, frutas, etc), conforme a função a que se destinam (ex: e-mail, Comut e outros serviços etc).
5.3 Antivírus
O antivírus utilizado nos computadores deve ser o sugerido, recomendado e disponibilizado pelo CPD / UFRGS, sendo que sua versão deve ser compatível com o sistema operacional instalado na máquina.

 6 REDE 

O cabeamento da rede da Biblioteca é estruturado e o meio de transmissão é de par trançado, porque viabiliza crescimento mais facilitado e racional.
A proteção e isolamento da rede interna é feita por meio de equipamento de informática específico (switch).
6.1 Vinculação externa
Vincula-se à rede de dados da UFRGS, através de uma central de distribuição de redes localizada no CESUP (Centro de Super Computação), e é administrada pelo CPD. Portanto deve atender às suas especificações e recomendações para entrada na Biblioteca. O servidor utilizado deve ser dedicado, centralizando os serviços da Biblioteca, a fim de garantir sua maior confiabilidade.
6.2 Estrutura interna
O desenho da rede foi feito conforme a necessidade atual de trabalho e seu crescimento previsível. A topologia física, que deve determinar o desempenho, segurança e confiabilidade da rede, distribuiu as estações de finalidade idêntica de forma a aproximá-las sempre que possível. Os conectores e caixas de passagem utilizados são de metal e dispostos ao longo de eletrodutos de aço galvanizado, identificados diferentemente dos que envolvem a rede elétrica e telefônica. A colocação dos dutos deve evitar proximidade com a rede hidráulica.
A localização dos pontos de rede deve ser, preferentemente, em paredes de alvenaria, evitando-se as que têm possibilidades de serem derrubadas. Devem ser colocados o mais próximo possível do microcomputador que vai atender, sendo identificados individualmente.
A colocação dos hub´s deve privilegiar conexão com os pontos de rede mais próximos. Os hub´s devem ser posicionados em locais seguros e livres de acesso ao público em geral, mas de fácil manuseio por pessoal especializado.
É desejada rede elétrica específica para equipamentos de informática.
6.3 Rede sem fio
A rede sem fio da Biblioteca se dá através de access points distribuídos em seu espaço físico. Os pontos de acesso se conectam à rede cabeada da UFRGS e realizam a conexão entre os dispositivos móveis de usuários da Biblioteca.
6.4 Crescimento e expansão
A expansão da rede deve ser planejada de forma a preservar a instalação já efetivada, mantendo coerência na sua distribuição e, sempre que possível, concentrando os pontos de rede em áreas próximas para seu melhor desempenho.
As providências para crescimento da rede devem acontecer quando as demandas forem previstas em quantidade significativa, a fim de racionalizar procedimentos e custos de instalação.
Os projetos de instalação executados devem ser preservados para eventuais necessidades.
6.5 Gerenciamento
O gerenciamento da rede deve ser realizado por pessoal que permaneça nas dependências da Biblioteca ao menos um turno diário para esta finalidade. Essa atividade deve estar em consonância com os técnicos e instruções do CPD, que auxiliam e apóiam o serviço na UFRGS.
As atividades de gerenciamento referem-se ao acompanhamento e manutenção dos equipamentos existentes na Biblioteca, dos softwares e aplicativos neles instalados e sob sua supervisão, bem como inclui o permanente acompanhamento de novidades do mercado para melhorias do desempenho geral da rede.
Caso o serviço seja terceirizado, deve atuar sob as determinações da chefia da Biblioteca.

 7 SERVIÇOS E PRODUTOS 

Qualquer atividade que envolva informática deve ter vinculação com este Núcleo. Independentemente da finalidade, se atividade interna ou prestação de serviços aos usuários, o controle de funcionamento da informática é de competência deste setor.
7.1 Equipamentos disponibilizados aos usuários
Além dos equipamentos que servem como catálogo e consulta ao SABi, a BIBENG disponibiliza microcomputadores com livre acesso à internet. Eles são distribuídos conforme sua utilização.
7.1.1  desktop para livre utilização: são encontrados em ilhas individuais para utilização silenciosa, ou em ambientes para atividades em grupos.
7.1.2  notebooks: são emprestados para utilização exclusiva na Biblioteca. Permitem aos usuários utilizarem-se da internet em qualquer ponto da Biblioteca, sendo usado localmente ou WIFi.
7.1.3      tablets (e-readers): sua finalidade precípua e prioritária é para leitura de e-books. São diferentes modelos, com a possibilidade de acesso a livros eletrônicos comprados pela UFRGS, bem como outros acessíveis apenas em sites específicos como a Amazon. Também possuem formatos touch screen ou teclado digital. São cedidos apenas por empréstimo na própria Biblioteca.
7.2   Tótem interativo
Equipamento destinado a informar as atividades desenvolvidas na Biblioteca, bem como qualquer questão atinente à BIBENG ou a outras bibliotecas do SBUFRGS. Sua finalidade maior é informar aspectos e dados da Biblioteca. Entretanto também deve facilitar a localização de outras unidades de informação (da UFRGS ou não), onde seja possível localizar e remeter o usuário a fim de obter informações bibliográficas não existentes na BIBENG. Sua localização física, preferentemente, é na entrada da BIBENG. Embora receba dados e informações de qualquer bibliotecário da BIBENG, deve ser gerenciada e alimentada por um único servidor técnico.
7.3    TV para informações internas
Disponibilizada em área de grande fluxo de pessoas para fins de divulgação de informações da Escola de Engenharia ou da área das engenharias de interesse aos usuários. Embora receba dados e informações de qualquer bibliotecário da BIBENG, deve ser gerenciada e alimentada por um único servidor técnico. Em caráter excepcional, poderá funcionar para retransmitir canais da rede aberta de televisão.
7.4     Vídeoconferência
A Biblioteca disponibiliza uma sala de videoconferência, capacitada para realizar reuniões por videoconferência, bem como sessões de ensino à distância.
7.5     Homepage
A homepage da Biblioteca tem a finalidade de divulgar seu acervo e serviços prestados ao público interno e externo da Instituição, podendo incluir novos serviços e produtos que a enriqueçam e tornem atrativa, sem perder qualidade e sobriedade. Sua atualização deve ser constante. Embora receba dados e informações de qualquer servidor da BIBENG, deve ser gerenciada e alimentada por um único servidor técnico.
7.6    Bases de dados de uso local
De acordo com a necessidade da Biblioteca (ver item 5.2), podem ser desenvolvidas, internamente, bases de dados que otimizem o desenvolvimento de suas atividades. É recomendado que sejam estruturadas em poucos softwares e/ou aplicativos, que sejam  de fácil manuseio e utilização, de conhecimento generalizado (ex. Access), para minimizar dificuldades de sua utilização.
Na elaboração das bases devem ser previstos os relatórios necessários para obtenção da informação desejada.

 

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