Diretrizes para realização das reuniões do CIB


AÇÃO RESPONSÁVEL OBJETIVO

PRAZO

1. Definição da data da próxima reunião do conselho Direção da unidade e Gerência Adm. Organizar a data da reunião que será realizada no mês corrente/subsequente Segunda quinzena do mês, alternando entre as terças e quartas-feiras
2. Reserva do Anfiteatro para realização da reunião (reunião presencial) Divisão Adm. Reservar previamente a sala do anfiteatro, evitando a indisponibilidade de utilização na data pretendida No dia de conhecimento da data da reunião
3. Coleta de material com os Departamentos, Comissões, Divisões e conselheiros Divisão Adm. Organizar a pauta da reunião a ser realizada em conformidade com as demandas encaminhadas Primeiro dia útil do mês de realização da reunião
4. Envio da convocação aos conselheiros contendo a ordem do dia e anexos Divisão Adm. Convocar os conselheiros para a reunião

Dar ciência DA ordem do dia e anexos aos conselheiros

5 dias úteis de antecedência da reunião
4.1. Reenvio da convocação com a pauta e anexos atualizados Divisão Adm. Atualizar a ordem do dia conforme pedidos de inserção de assuntos para apreciação

Enviar anexos faltantes ou adicionais para conhecimento dos conselheiros

No dia da ocorrência do fato gerador
5. Realização da reunião do CIB Direção da unidade, Gerência Adm. e Divisão Adm. Conduzir a reunião em conformidade com a ordem do dia Na data prevista para realização da reunião
6. Elaboração da ata da reunião Divisão Adm. Registrar os atos realizado na reunião 2 dias úteis após a realização da reunião
7. Disponibilização da ata aos interessados Divisão Adm. Disponibilizar aos interessados e comunidade acadêmica a ata em versão eletrônica/digitalizada No dia em que a ata foi assinada

 

1. DEFINIÇÃO DA DATA DA PRÓXIMA REUNIÃO DO CONSELHO

Realizada em comum acordo entre a Direção da unidade e Gerência Administrativa, tendo em vista as demandas dos departamentos, comissões e divisões para análise na próxima reunião do conselho. 

Essa decisão observa critérios de conveniência, oportunidade e/ou urgência de apreciação de assuntos pelo conselho.

Reuniões habitualmente realizadas na segunda quinzena do mês, alternando entre as terças ou quartas-feiras.

 

2. RESERVA DO ANFITEATRO PARA REALIZAÇÃO DA REUNIÃO (REUNIÃO PRESENCIAL)

Realizar a reserva do Anfiteatro do IBIO de modo a evitar a indisponibilidade de utilização da sala na data pretendida para a realização da reunião do Conselho do Instituto de Biociências (CIB).

A reserva deve ser realizada diretamente no site do IBIO e, preferencialmente, no mesmo dia de conhecimento da definição da data da reunião.

Reuniões por webconferência (Mconf) ou virtuais (pautas apreciadas por e-mail), não demandam agendamento de espaços físicos.

Reuniões por webconferência devem ser realizadas por meio da comunidade do CIB na plataforma do Mconf/UFRGS.

 

3. COLETA DE MATERIAL COM OS DEPARTAMENTOS, COMISSÕES, DIVISÕES E CONSELHEIROS

Solicitar, por e-mail, ao grupo do CIB o envio dos assuntos e/ou materiais para inserção na pauta que será apreciada na próxima reunião do conselho. 

O prazo máximo para envio do material deve ser o de um dia útil anterior ao do envio da convocação, de modo que a pauta seja devidamente organizada, porém pode ocorrer de ser recebido material até no dia anterior ao de realização da reunião.

A organização dessa pauta é realizada em arquivo de texto, gerado preferencialmente no Google Documentos, a ser encaminhado para análise e aprovação da Direção da Unidade e Gerência Administrativa.

Esse arquivo deverá ser atualizado sempre que inseridas ou removidas pautas.

Preferência de organização da ordem do dia:

  • Ata da reunião anterior;
  • Homologação de prestação de contas (IBIO e/ou projetos);
  • Homologação de atos expedidos pelos Departamentos/Comissões (resoluções, decisões, etc);
  • Homologação das demandas da Divisão de Pessoal (Progressões, relatórios finais de estágio probatório, etc);
  • Demais homologações/aprovações (IAP’s, etc);
  • Outros assuntos (avisos, notícias e assuntos com baixa repercussão ou que não demandam debate aprofundado entre os conselheiros).

 

4. ENVIO DA CONVOCAÇÃO AOS CONSELHEIROS CONTENDO A ORDEM DO DIA E ANEXOS

Enviar, por e-mail, ao grupo do CIB a ordem do dia e anexos para ciência e leitura de acordo com antecedência mínima de 5 dias úteis da reunião, de modo que os conselheiros tenham tempo hábil para leitura e conhecimento dos assuntos e anexos encaminhados.

Os conselheiros deverão apresentar justificativa para o não comparecimento, ainda que o substituto confirme participação e/ou esteja presente no dia da reunião. 

O nome do(s) conselheiro(s) que justificar(em) ausência deverá ser inserido na ordem do dia para leitura e informe aos demais na data de realização da reunião.

Sempre que um conselheiro justificar ausência verificar se este já notificou o substituto para comparecimento na reunião, de modo que haja presença da referida representação e não prejudicar o quórum.

Acompanhar e contabilizar as confirmações de comparecimento encaminhadas pelos conselheiros de modo a assegurar que exista previsão de quórum mínimo (16 participantes) para o dia da reunião.

No caso de quórum insuficiente realizar contato diretamente com os conselheiros para verificação de possibilidade de comparecimento ou realização de contato com os respectivos substitutos.

Renomear os anexos iniciando com a numeração respectiva na ordem do dia, seguido de simples descrição. Ex: “1. Ata 227 + Anexo I”, “2. Prestação de contas IBIO”, etc.

Os anexos deverão estar no formato “.pdf”.

No caso de CIB VIRTUAL não há data de realização de reunião e sim somente o envio da pauta e anexos para apreciação dos conselheiros e retorno, por e-mail, de seus votos. Para esse caso, a data de realização da reunião deve ser substituída por prazo máximo para retorno com a votação de cada conselheiro.

No caso de WEBCONFERÊNCIA (Mconf) enviar, no dia anterior ao da reunião, o link da sala e demais instruções aos conselheiros.

 

4.1. REENVIO DA CONVOCAÇÃO COM A PAUTA E ANEXOS ATUALIZADOS

Sempre que houver a inserção ou remoção de assuntos na pauta (ordem do dia), reenviar ao final do dia de recebimento a ordem atualizada juntamente com os novos anexos, se existentes.

 

5. REALIZAÇÃO DA REUNIÃO DO CIB

PRESENCIAL:

  • Realizar impressão da lista de presença e colar no livro.
  • Realizar impressão de uma via da ordem do dia para leitura e acompanhamento da direção.
  • Deslocar-se com antecedência mínima de uma hora até o anfiteatro para preparar o local, munido de notebook, pen drive (contendo a ordem do dia e os anexos), livro de presença e canetas.
  • Preparar os anexos para digitalização no projetor.
  • Contabilizar os conselheiros presentes conforme ordem de chegada para identificação do momento em que houver quórum mínimo.
  • Avisar a direção quando alcançado quórum mínimo de 16 conselheiros para início da reunião.
  • Iniciar a gravação do áudio da reunião.
  • Anotar o horário exato de início da reunião.
  • Alternar entre os anexos conforme o andamento de apreciação da ordem do dia.
  • No encerramento, anotar o horário exato de término da reunião.
  • Finalizar a gravação do áudio, recolher os materiais levados, desligar computador e fechar a sala.

VIRTUAL:

Contabilizar os votos recebidos de modo a obter o quantitativo mínimo de 16 votos para cada assunto da pauta encaminhada.

WEBCONFERÊNCIA (MCONF):

  • Abrir a sala de reunião com antecedência mínima de 30 minutos;
  • Realizar upload de todos os arquivos que serão apresentados durante a reunião;
  • Contabilizar os conselheiros presentes na sala de reunião para identificação do momento em que houver quórum mínimo;
  • Avisar a direção quando alcançado quórum mínimo de 16 conselheiros para início da reunião;
  • Iniciar a gravação da reunião;
  • Anotar o horário exato de início da reunião;
  • Alternar entre os anexos conforme o andamento de apreciação da ordem do dia;
  • Abrir enquetes para votação sempre que necessário, inserindo as opções “Sim”, “Não” e “Abstenção”;
  • No momento de disponibilização da votação, realizar “print screen” da tela de modo a armazenar os votos realizados em cada assunto; 
  • No encerramento, anotar o horário exato de término da reunião;
  • Finalizar a gravação da reunião e encerrar a sessão.

 

6. ELABORAÇÃO DA ATA DA REUNIÃO

As atas das reuniões deverão ser elaboradas exclusivamente no SEI, por meio de abertura de processo exclusivo.

A ata deverá conter os seguintes registros:

  • horário exato de início e fim da reunião;
  • nome completo dos conselheiros presentes, separados de acordo com a organização de cadeiras e contendo a informação se titular ou substituto;
  • nome completo dos ouvintes presentes, isto é, os substitutos quando os titulares estiverem presentes e demais participantes que não contenham cadeira no conselho;
  • resumo dos assuntos apreciados pelo conselho, de acordo com a ordem efetivamente realizada, anotando os conselheiros que fizeram o uso da palavra;
  • resultados das votações realizadas e a respectiva decisão.

Deverá fazer parte da ata, independente de transcrição, os atos normativos aprovados/homologados durante a reunião do conselho (resoluções, decisões, etc).

Finalizado o texto da ata, esta deverá ser encaminhada para aprovação da Direção da unidade e Gerência Administrativa para, somente após este, ser devidamente assinada.

 

7. ENVIO DA ATA AOS INTERESSADOS

Depois de devidamente assinada, a ata deverá ser disponibilizada aos interessados:

  • por e-mail aos servidores interessados nas pautas apreciadas: servidores que tiveram processos de progressão votados, coordenadores de comissões que tiveram atos apreciados no conselho e demais interessados;
  • no processo SEI: disponibilizada cópia da ata no processo SEI correspondente ao assunto “Atas CIB” do ano de sua realização;
  • no sítio eletrônico do IBIO: em página exclusiva das atas organizadas conforme o ano e numeração. Publicar no site apenas as atas já aprovadas pelo conselho em reunião subsequente.