Anexo 1 – Fluxos e roteiros

1 Doação com dados de aquisição definidos pela biblioteca #

Usado para registro de documento recebido por doação, tal como PI, doação de professor falecido/aposentado, etc., e que não apresente informações de aquisição (nota fiscal, fornecedor, preço, etc.).

Relatório associado ao fluxo: Relatório de documentos adquiridos.

1.1 Documento com item #

1.1.1 Fluxograma de registro de doação com item e dados de aquisição definidos pela biblioteca #

Fluxo 1 - Item - Aquisição

1.1.2 Roteiro de registro de doação com item e dados de aquisição definidos pela biblioteca #

A = aplicável ao tipo de pedido

TIPO DE PEDIDO ROTEIRO
Periódico Monografia
A A Módulo de Aquisição & Periódicos:
  • Identificar o fornecedor a ser adotado no registro dos dados de aquisição do documento:
– quando não for necessário identificar a pessoa ou entidade utilizar o fornecedor padrão DOADOR
– para doações cujo fornecedor necessite ser identificado nominalmente criar registro do fornecedor
A A
  • Pesquisar a existência do registro bibliográfico
A A Documento com registro no SABi
  • Clicar no botão Aquisição
A A Documento sem registro no SABi
No módulo de Catalogação:
  • Incluir o registro bibliográfico no SABi
  • Navegar para o módulo de Aquisição & Periódicos
A A

No módulo de Aquisição & Periódicos:

Na guia Lista de pedidos

  • Clicar no botão Adicionar  

Abre a janela Tipo de pedido

  • Selecionar Monografia ou Periódico
  • Clicar no botão OK 
  A

Preenchendo os dados de aquisição de monografia

Nas guias 2 a 4 do formulário do pedido:

Na guia 2. Inf. pedido:

  • Preencher o campo Tipo de aquisição com D – Doação

Na guia 3. Fornecedor:

  • Preencher o campo Código com DOADOR ou com o código do fornecedor nominalmente identificado 

Na guia 4. Quantidade e preço:

  • Preencher o campo Preço unitário com o valor especificado pelo doador ou com o valor definido pela biblioteca para doações 

Não preencher o campo Cód. orçamento

  • Clicar no botão Adicionar  
  A

Para registrar o item de monografia

Na árvore de navegação:

  • Selecionar Itens/AssinaturaAbre a guia Lista de itens
  • Clicar no botão Novo

No frame inferior direito abre as guias 2 a 5 do formulário do item

  • Preencher os dados de item
  • Clicar no botão Adicionar  
  A

Para finalizar o processo de aquisição de monografia

Na árvore de navegação:

  • Selecionar Finalizar Na guia Lista de chegadas
  • Clicar no botão Adicionar

No frame inferior direito abre a guia Formulário de chegada

  • Preencher os dados da chegada
  • Clicar no botão Atualizar  
  A

 Para alterar o status do pedido de monografia

Na guia Lista de pedidos:

  • Selecionar o pedido

No frame inferior direito:

Na guia 2. Inf. pedido

  • Alterar o campo Status pedido para CLS – Encerrado
  • Clicar no botão Atualizar 
  A Enviar documento para preparo para circulação 
A  

Preenchendo os dados de aquisição do título de periódico

Nas guias 2 a 4 do formulário do pedido:

Na guia 2. Inf. pedido:

  • Preencher o campo Tipo de aquisição com DDoação
  • Alterar o campo Status pedido para CLS – Encerrado 

Na guia 3. Fornecedor:

  • Preencher os campos:

Código com DOADOR ou com o código do fornecedor nominalmente identificado

Assinatura De/Até

Na guia 4. Quantidade e preço:

  • Preencher o campo Preço unitário com o valor especificado pelo doador ou com o valor definido pela biblioteca para doações

Não preencher o campo Cód. orçamento

  • Clicar no botão Adicionar 
A  

Para incluir a assinatura do título de periódico

Na árvore de navegação:

  • Selecionar Itens/Assinatura

Abre a guia Lista de assinaturas:

  • Clicar no botão Adicionar

No frame inferior direito abre as guias 2 e 3 da assinatura

  • Preencher o campo Status do item
  • Clicar no botão Atualizar 
A  

Para fazer controle de coleção do título de periódico

  • Clicar no ícone Periódicos
A   Envia fascículo para preparo para circulação

1.2 Documento on-line #

1.2.1 Fluxograma de registro de doação on-line e dados de aquisição definidos pela biblioteca #

Fluxo 1 - On-line - Aquisição

1.2.2 Roteiro de registro de doação on-line e dados de aquisição definidos pela biblioteca #

A = aplicável ao tipo de pedido

TIPO DE PEDIDO ROTEIRO
Periódico Monografia
A A

Módulo de Aquisição & Periódicos:

  • Identificar o fornecedor a ser adotado no registro dos dados de aquisição do documento:

– quando não for necessário identificar a pessoa ou entidade utilizar o fornecedor padrão DOADOR

– para doações cujo fornecedor necessite ser identificado nominalmente criar registro do fornecedor 

A A
  • Pesquisar no SABi a existência do registro bibliográfico 
A A

Documento com registro no SABi

  • Clicar no botão Aquisição 
A A

Documento sem registro no SABi

No módulo de Catalogação:

  • Incluir o registro bibliográfico no SABi
  • Navegar para o módulo de Aquisição & Periódicos
A A

No módulo de Aquisição & Periódicos:

Na guia Lista de pedidos

  • Clicar no botão Adicionar  

Abre a janela Tipo de pedido

  • Selecionar Monografia ou Periódico
  • Clicar no botão OK 
  A

Preenchendo os dados de aquisição de monografia

Nas guias 2 a 4 do formulário do pedido:

Na guia 2. Inf. pedido:

  • Preencher o campo Tipo de aquisição com D – Doação 

Na guia 3. Fornecedor:

  • Preencher o campo Código com DOADOR ou com o código do fornecedor nominalmente identificado 

Na guia 4. Quantidade e preço:

  • Preencher o campo Preço unitário com o valor especificado pelo doador ou com o valor definido pela biblioteca para doações 

Não preencher o campo Cód. orçamento 

  • Clicar no botão Adicionar  
  A

Para finalizar o processo de aquisição de monografia

Na árvore de navegação

  • Selecionar Finalizar Na guia Lista de chegadas
  • Clicar no botão Adicionar 

No frame inferior direito abre a guia Formulário de chegada

  • Preencher os dados da chegada
  • Clicar no botão Atualizar  
 
  A

Para alterar o status do pedido de monografia

Na guia Lista de pedidos:

  • Selecionar o pedido

No frame inferior direito:

Na guia 2. Inf. pedido

  • Alterar o campo Status pedido para CLS – Encerrado
  • Clicar no botão Atualizar 
 
A  

Preenchendo os dados de aquisição do título de periódico

Nas guias 2 a 4 do formulário do pedido:

Na guia 2. Inf. pedido:

  • Preencher o campo Tipo de aquisição com DDoação
  • Alterar o campo Status pedido para CLS – Encerrado 

Na guia 3. Fornecedor:

  • Preencher os campos:

Código com DOADOR ou com o código do fornecedor nominalmente identificado

Assinatura De/Até

Na guia 4. Quantidade e preço:

  • Preencher o campo Preço unitário com o valor especificado pelo doador ou com o valor definido pela biblioteca para doações

Não preencher o campo Cód. orçamento

  • Clicar no botão Adicionar 
A  

Para incluir a assinatura do título de periódico

Na árvore de navegação:

  • Selecionar Itens/Assinatura

Abre a guia Lista de assinaturas:

  • Clicar no botão Adicionar

No frame inferior direito abre as guias 2 e 3 da assinatura

  • Preencher o campo Status do item
  • Clicar no botão Atualizar 

2 Doação com dados de aquisição fornecidos pelo doador #

Usado para registro de documento recebido por doação de professor que inclua

informações de fornecedor, nota fiscal, custo e fonte do recurso (projeto, convênio, etc.).

Relatório associado ao fluxo: Relatório de documentos adquiridos.

2.1 Fluxograma de registro de doação com dados de aquisição fornecidos pelo doador #

2.2 Roteiro de registro de doação com dados de aquisição fornecidos pelo doador #

A = aplicável ao tipo de pedido

TIPO DE PEDIDO ROTEIRO
Periódico Monografia
A A Solicitação de criação de orçamento
Biblioteca acessa página da BC e preenche o formulário Solicitação de Criação de Orçamento
A A

Módulo de Aquisição & Periódicos:

  • O fornecedor da nota fiscal:  

– existe no SABi: checar suas informações e endereço  

– não existe no SABi: registrar fornecedor 

A A
  • Pesquisar no SABi a existência do registro bibliográfico 
A A

Documento com registro no SABi

  • Clicar no botão Aquisição 
A A

Documento sem registro no SABi

No módulo de Catalogação:

  • Incluir o registro bibliográfico no SABi
  • Navegar para o módulo de Aquisição & Periódicos 
A A

No módulo de Aquisição & Periódicos:

Na guia Lista de pedidos

  • Clicar no botão Adicionar  

Abre a janela Tipo de pedido

  • Selecionar Monografia ou Periódico
  • Clicar no botão OK 
A A

Preenchendo os dados de aquisição

Nas guias 2 a 4 do formulário do pedido:

Na guia 2. Inf. pedido:

  • Preencher o campo Tipo de aquisição com D – Doação 

Na guia 3. Fornecedor:

  • Preencher o campo Código com o código do fornecedor emissor da nota fiscal 

Na guia 4. Quantidade e preço:

  • Preencher o campo Preço unitário com o valor especificado na nota fiscal 
  • Preencher o campo Cód. orçamento com o código solicitado à Gerência do SABi
  • Clicar no botão Adicionar  
A A

Para registrar a nota fiscal/fatura 

Na Barra de fatura

  • Pesquisar fornecedor, n. de NF/fatura e criar se não existe 

Na árvore de navegação

  • Selecionar Faturas/NF/Fatura
  • Preencher os campos da guia 1. NF/Fatura
  • Clicar no botão Atualizar
  • Selecionar Pedido na NF/Fatura 

Na guia Pedidos na NF/Fatura

  • Clicar no botão Ad. Pedido
  • Preencher os campos da guia 1. Pedido na NF/Fatura
  • Clicar no botão Adicionar 
A A

Para registrar o pagamento após o registro de todos os pedidos da nota fiscal

Na árvore de navegação

  • Selecionar Faturas/NF/Fatura 

Na guia 2. Reg. pagamento

  • Alterar o campo Status para PRegistrar pagamento
  • Clicar no botão Calcular
  • Clicar no botão Atualizar   
  A

Para registrar o item de monografia

Na árvore de navegação

  • Selecionar Itens/Assinatura

Abre a guia Lista de itens

  • Clicar no botão Novo

No frame inferior direito abre as guias 2 a 5 do formulário do item

  • Preencher os dados de item 

Na guia 3. Inf. geral:

  • No campo Inf. NF/Fatura clicar na seta para selecionar as informações de aquisição do item que está sendo registrado
  • Clicar no botão Adicionar 
  A

Para finalizar o processo de aquisição de monografia

Na árvore de navegação

  • Selecionar Finalizar

Na guia Lista de chegadas

  • Clicar no botão Adicionar 

No frame inferior direito abre a guia Formulário de chegada

  • Preencher os dados da chegada
  • Clicar no botão Atualizar   
A   Para incluir a assinatura do título de periódico
Na árvore de navegação
  • Selecionar Itens/Assinatura Abre a guia Lista de assinaturas
  • Clicar no botão Adicionar
No frame inferior direito abre as guias 2 e 3 da assinatura
  • Preencher o campo Status do item
  • Clicar no botão Atualizar 
A   Para fazer controle de coleção do título de periódico
  • Clicar no ícone Periódicos 
A A Enviar documento para preparo para circulação ou registro de fascículo 

3 Sugestão #

Usado registrar informações de aquisição do documento a ser adquirido (ISBN/ISSN, biblioteca solicitante, tipo do documento, fornecedor padrão, número de itens e preço).

Relatórios associados ao fluxo:

Relatório de pedidos de sugestão

Relatório de pedidos de sugestão por ID do solicitante

Relatório de pedidos de sugestão por Órgão/Programa de Pós-graduação/Curso de graduação

3.1 Fluxograma de criação de pedido de sugestão #

3.2 Roteiro de criação de pedido de sugestão #

A = aplicável ao tipo de pedido

TIPO DE PEDIDO ROTEIRO
Periódico Monografia
A A
  • Pesquisar no Sabi a existência do registro bibliográfico 
A A

Documento com registro no SABi

Se não é bibliografia básica:

  • Clicar no botão Aquisição

ou

Se é bibliografia básica:

  • Navegar para o módulo de Catalogação
  • Incluir os campos 902 e 903
  • Navegar para o módulo de Aquisição & Periódicos 
A A

Documento sem registro no SABi

No módulo de Catalogação:

  • Incluir o registro bibliográfico no SABi usando a  planilha Sugestão 

Se é bibliografia básica

  • Incluir os campos 902 e 903
  • Navegar para o módulo de Aquisição & Periódicos 
A A

Na árvore de navegação

Na guia Lista de pedidos

  • Clicar no botão Adicionar  

Abre a janela Tipo de pedido

  • Selecionar Monografia ou Periódico
  • Clicar no botão OK 
  A

Preenchendo pedido de sugestão de monografia

Na guias 2 a 4 do formulário do pedido:

Na guia 2. Inf. pedido

  • Preencher o campo Tipo de aquisição com CCompra 

Na guia 3.  Fornecedor

  • Preencher o campo Código com SUGESTÃO  

Na guia 4. Quantidade e preço

  • Preencher os campos:

N. de itens/ass.

Preço unitário

– Cód. orçamento – se já estiver definido

  • Clicar no botão Adicionar      
A  

Preenchendo pedido de sugestão de periódico

Na guias 2 a 4 do formulário do pedido:

Na guia 2. Inf. pedido

  • Preencher o campo Tipo de aquisição com CCompra 

Na guia 3.  Fornecedor

  • Preencher o campo Código com SUGESTÃO

Não preencher o campo Assinatura De/Até 

Na guia 4. Quantidade e preço

  • Preencher os campos:

N. de itens/ass.

Preço unitário

– Cód. orçamento – se já estiver definido

  • Clicar no botão Adicionar 
A A

Documento com orçamento definido

Na guia Lista de pedidos

  • Clicar no botão Enviar 

4 Compra pela biblioteca setorial #

Usado pela biblioteca setorial para comprar documento com orçamento de projeto.

Relatórios associados ao fluxo:

Correspondência de solicitação de cotação

Correspondência de solicitação de fatura

Relatório de pedidos com fatura parcial ou sem fatura

Relatório de pedidos de monografia não recebidos

Relatório de documentos adquiridos

4.1 Fluxograma de compra pela biblioteca setorial #

4.2 Roteiro de compra pela biblioteca setorial #

A = aplicável ao tipo de pedido

TIPO DE PEDIDO ROTEIRO
Periódico Monografia
A A

Solicitação de criação de orçamento

Biblioteca acessa página da BC e preenche o formulário Solicitação de Criação de Orçamento

A A

Módulo de Aquisição & Periódicos:

  • Identificar o fornecedor a ser adotado no registro dos dados de aquisição do documento:  

– existe no SABi: checar suas informações e endereço  

– não existe no SABi: registrar fornecedor

A A
  • Pesquisar no SABi a existência do registro bibliográfico
A A

Documento com registro no SABi

  • Clicar no botão Aquisição
A A

Documento sem registro no SABi

No módulo de Catalogação:

  • Incluir o registro bibliográfico no SABi usando a planilha Sugestão

Se é bibliografia básica:

  • Incluir os campos 902 e 903
  • Navegar para o módulo de Aquisição & Periódicos
A A

Na árvore de navegação

Na Lista de pedidos

  • Verificar se existe pedido de sugestão da sua biblioteca
A A

Documento sem pedido da sua biblioteca no SABi

Na árvore de navegação

Na Lista de pedidos

  • Clicar no botão Adicionar

Abre a janela Tipo de pedido

  • Selecionar Monografia ou Periódico
  • Clicar no botão OK
A A

Documento com pedido da sua biblioteca no SABi

Na guias 2 a 4 do formulário do pedido:

Na guia 2. Inf. pedido

  • Preencher o campo Tipo de aquisição com DDoação 

Na guia 4. Quantidade e preço

  • Preencher o campo Cód. orçamento
  • Clicar no botão Adicionar
  A

Monografia com pedido da sua biblioteca no SABi

Na guias 2 a 4 do formulário do pedido:

Na guia 3. Fornecedor:

  • Alterar o fornecedor SUGESTÃO para o fornecedor real 
  • Alterar, se necessário, o campo Envio pedido de LILista para LECarta
  • Clicar no botão Adicionar   
A  

Periódico com pedido da sua biblioteca no SABi

Na guias 2 a 4 do formulário do pedido:

Na guia 3. Fornecedor:

  • Alterar o fornecedor SUGESTÃO para o fornecedor real
  • Alterar, se necessário, o campo Envio pedido de LILista para LECarta
  • Preencher os campos: 

Cód. assinante (para renovação de assinatura) 

Assinatura De/Até

  • Clicar no botão Adicionar       
A A

Para adicionar orçamento ao pedido já existente

Na árvore de navegação

  • Selecionar Pedido/Adicionar orçamento

Na guia Orçamentos do pedido

  • Preencher o campo Código do orçamento
  • Clicar no botão Ad. Orçamento 
A A

Para enviar pedido de cotação/fatura

Na árvore de navegação

  • Selecionar Lista de pedidos

Na guia Lista de pedidos

Selecionar o pedidoPara solicitar cotação/fatura:

–  Para um pedido – campo Envio pedido = LECarta

–  Para um grupo de pedidos  – campo Envio pedido de LILista

  • Clicar no botão Enviar

A emissão de solicitação de cotação/fatura para um grupo de pedidos é feita no módulo de Serviços

A A

Dar andamento ao processo de aquisição

Procedimento não registrado no módulo de Aquisição & Periódicos e corresponde ao recebimento de cotações, escolha de fornecedor e pagamento.

A A

Para registrar a nota fiscal/fatura 

Na Barra de fatura

  • Pesquisar fornecedor, n. de NF/fatura e criar se não existe 

Na árvore de navegação

  • Selecionar Faturas/NF/Fatura
  • Preencher os campos da guia 1. NF/Fatura
  • Clicar no botão Atualizar
  • Selecionar Pedido na NF/Fatura 

Na guia Pedidos na NF/Fatura

  • Clicar no botão Ad. Pedido
  • Preencher os campos da guia 1. Pedido na NF/Fatura
  • Clicar no botão Adicionar 
A  A 

Para registrar o pagamento após o registro de todos os pedidos da nota fiscal

Na árvore de navegação

  • Selecionar Faturas/NF/Fatura 

Na guia 2. Reg. pagamento

  • Alterar o campo Status para PRegistrar pagamento
  • Clicar no botão Calcular
  • Clicar no botão Atualizar 
  A

Para registrar o item de monografia

Na árvore de navegação

  • Selecionar Itens/Assinatura

Abre a guia Lista de itens

  • Clicar no botão Novo

No frame inferior direito abre as guias 2 a 5 do formulário do item

  • Preencher os dados de item
  • Clicar no botão Adicionar  
  A

Para finalizar o processo de aquisição de monografia

Na árvore de navegação

  • Selecionar Finalizar 

Na guia Lista de chegadas

  • Clicar no botão Adicionar

No frame inferior direito abre a guia Formulário de chegada

  • Preencher os dados da chegada
  • Clicar no botão Atualizar  
A  

Para incluir a assinatura do título de periódico

Na árvore de navegação

  • Selecionar Itens/Assinatura

Abre a guia Lista de assinaturas:

  • Clicar no botão Adicionar

No frame inferior direito abre as guias 2 e 3 da assinatura

  • Preencher o campo Status do item
  • Clicar no botão Atualizar 
A A

Para título novo

Enviar documento para revisar o processamento técnico e o registro de item ou o controle de coleção do periódico 

A A

Para título já existente no SABi

Enviar novos exemplares para revisão de registro de item ou inclusão de fascículos no controle de coleção do periódico 

5 Solicitação de doação #

Usado pela biblioteca para solicitar a uma instituição, entidade, etc. doação de documento.

Relatórios associados ao fluxo:

Relatório de documentos adquiridos

Relatório de pedidos de monografia não recebidos

5.1 Fluxograma de solicitação de doação #

Fluxo 5 - Aquisição

5.2 Roteiro de solicitação de doação #

A = aplicável ao tipo de pedido

TIPO DE PEDIDO ROTEIRO
Periódico Monografia
A A

Módulo de Aquisição & Periódicos:

  • Identificar o fornecedor para o qual se quer solicitar a doação do documento:  

– existe no SABi: checar suas informações e endereço  

– não existe no SABi: registrar fornecedor

A A
  • Pesquisar no SABi a existência do registro bibliográfico
A A

Documento com registro no SABi

  • Clicar no botão Aquisição
A A

Documento sem registro no SABi

No módulo de Catalogação:

  • Incluir o registro bibliográfico no SABi usando a planilha Sugestão

Se é bibliografia básica:

  • Incluir os campos 902 e 903
  • Navegar para o módulo de Aquisição & Periódicos
A A

No módulo de Aquisição & Periódicos:

Na janela Lista de pedidos do registro ADM

  • Clicar no botão Adicionar 

Abre a janela Tipo de pedido:

  • Selecionar Monografia ou Periódico
  • Clicar no botão OK 
A A

Preenchendo pedido de doação

Na guias 2 a 4 do formulário do pedido:

Na guia 2. Inf. pedido

  • Preencher o campo Tipo de aquisição com DDoação
  • Preencher os campos das guias 3 e 4 
A A

Para enviar o pedido de doação

Na árvore de navegação

  • Selecionar Lista de pedidos

Na guia Lista de pedidos

  • Selecionar o pedido

Para solicitar doação:

–  Para um pedido – campo Envio pedido = LECarta

–  Para um grupo de pedidos  – campo Envio pedido de LILista

  • Clicar no botão Enviar

A emissão de solicitação de cotação/fatura para um grupo de pedidos é feita no módulo de Serviços 

A A

Para registrar a nota fiscal/fatura (se aplicável) 

Na Barra de fatura

  • Pesquisar fornecedor, n. de NF/fatura e criar se não existe 

Na árvore de navegação

  • Selecionar Faturas/NF/Fatura
  • Preencher os campos da guia 1. NF/Fatura
  • Clicar no botão Atualizar
  • Selecionar Pedido na NF/Fatura 

Na guia Pedidos na NF/Fatura

  • Clicar no botão Ad. Pedido
  • Preencher os campos da guia 1. Pedido na NF/Fatura
  • Clicar no botão Adicionar 
A A

Para registrar o pagamento (se aplicável)

Na árvore de navegação

  • Selecionar Faturas/NF/Fatura 

Na guia 2. Reg. pagamento

  • Alterar o campo Status para PRegistrar pagamento
  • Clicar no botão Calcular
  • Clicar no botão Atualizar 
  A

Para registrar o item de monografia

Na árvore de navegação:

  • Selecionar Itens/Assinatura

Abre a guia Lista de itens

  • Clicar no botão Novo

No frame inferior direito abre as guias 2 a 5 do formulário do item

  • Preencher os campos
  • Clicar no botão Adicionar  
  A

Para finalizar o processo de aquisição de monografia

Na árvore de navegação:

  • Selecionar Finalizar 

Na guia Lista de chegadas

  • Clicar no botão Adicionar

No frame inferior direito abre a guia Formulário de chegada

  • Preencher os dados da chegada
  • Clicar no botão Atualizar  
A A

 Para alterar o status do pedido para CLS – Encerrado(para periódico ou quando o pedido de monografia não tem nota fiscal)

Na árvore de navegação:

  • Selecionar Lista de pedidos

Na guia Lista de pedidos

  • Selecionar o pedido

No frame inferior direito, guia 2. Inf. pedido

  • Alterar o campo Status pedido para CLS – Encerrado
  • Clicar no botão Atualizar 
A  

Para incluir a assinatura do título de periódico

Na árvore de navegação:

  • Selecionar Itens/Assinatura

Abre a guia Lista de assinaturas:

  • Clicar no botão Adicionar

No frame inferior direito abre as guias 2 e 3 da assinatura

  • Preencher o campo Status do item
  • Clicar no botão Atualizar 
A A

Para título novo

Enviar documento para revisar o processamento técnico e o registro de item ou o controle de coleção do periódico 

A A

Para título já existente no SABi

Enviar novos exemplares para revisão de registro de item ou inclusão de fascículos no controle de coleção do periódico