--- title: Correspondências e impressos description: "CATEGORIA: Circulação & Caixa | CONTEÚDO: 1 Introdução; 2 Empréstimo; 3 Devolução; 4 Reserva; 5 Caixa; 6 Geral; 7 Agendamento" url: "https://www.ufrgs.br/documenta/d/correspondencias-impressos/" updated: "2025-07-25" category: "Manuais SABi / Circulação & Caixa" --- # Correspondências e impressos ## 1 Introdução O módulo de Circulação de Coleções permite emitir impressos e correspondências para cada transação, automaticamente ou mediante solicitação do operador. A tabela abaixo apresenta os impressos e as correspondências, para cada tipo de transação, com o respectivo emissor. | **TRANSAÇÃO** | **IMPRESSOS** | **EMISSOR** | **CORRESPONDÊNCIAS (E-MAIL)** | **EMISSOR** | | --- | --- | --- | --- | --- | | **Empréstimo** | Relação de empréstimos e reservas no Sistema de Bibliotecas | Operador | Devolução/quitação de débito | Operador | | Comprovante de empréstimo | Operador | Lembrete da biblioteca | Sistema | | | | Avisos de atraso | Sistema | | | | **Devolução** | Comprovante de devolução | Sistema | | | | **Reserva** | Papeleta de item reservado | Sistema | Aviso de reserva disponível | Sistema | | Aviso de reserva cancelada | Sistema | | | | | **Caixa** | Recibo de pagamento de taxa | Sistema | | | | Relatório de caixa | Operador | | | | | Extrato de transações de caixa | Operador | | | | | **Geral** | | Enviar e-mail | Operador | | As correspondências previstas para envio por e-mail são impressas, caso o usuário não possua endereço eletrônico. ## 2 Empréstimo Os impressos e correspondências emitidos a partir das transações de empréstimo são: ### 2.1 Relação de empréstimos e reservas no sistema de bibliotecas Apresenta a relação dos itens retirados por empréstimo e a lista dos itens reservados por um determinado usuário ([Anexo 1](https://www.ufrgs.br/documenta/d/anexos-modelos-correspondencias-impressos/#anexo-relacao)). Impresso na opção **Usuários/Cadastro do Usuário/Informação Global**, guia **1. Informação global**, botão **Cartas**, opção **Empréstimos e reservas no SBU**, botão **Impr./enviar**. ### 2.2 Comprovante de empréstimo Recomenda-se utilizar no caso de empréstimo entre bibliotecas. Contém a identificação completa do usuário e a lista dos itens emprestados incluindo a informação bibliográfica, código de barras, datas de empréstimo e de devolução e código da biblioteca que efetuou o empréstimo ([Anexo 2](https://www.ufrgs.br/documenta/d/anexos-modelos-correspondencias-impressos/#anexo-comprovante)). Impresso na opção** Empréstimos/Histórico, **botão** Compr. usuário****OBS.:** Essa opção lista os itens emprestados para determinado usuário em um terminal desde a última limpeza do histórico de empréstimos. ### 2.3 Devolução/Quitação de débito Utilizada pela biblioteca para solicitar a devolução dos itens retirados por empréstimo/quitação de débitos. Não relaciona os itens emprestados, nem o valor do débito ([Anexo 3](https://www.ufrgs.br/documenta/d/anexos-modelos-correspondencias-impressos/#anexo-quitacao)). Impresso na opção **Usuários/Cadastro do Usuário/Informação Global**,  guia **1. Informação global**, botão **Cartas**, opção **Devolução/quitação de débito**, botão **Impr./enviar**. ### 2.4 Lembrete da biblioteca Utilizado para informar ao usuário o próximo vencimento do(s) item(ns) emprestados ([Anexo 4](https://www.ufrgs.br/documenta/d/anexos-modelos-correspondencias-impressos/#anexo-lembrete)). Enviado pela Gerência do SABi, por e-mail, dois dias antes da data prevista de devolução. Quando o usuário não possui e-mail ou o mesmo apresenta problemas o sistema inclui automaticamente o Impedimento 16 - Problema com e-mail no seu cadastro para alertá-lo. ### 2.5 Avisos de atraso Utilizados para lembrar o usuário que possui itens com devolução em atraso ([Anexo 5](https://www.ufrgs.br/documenta/d/anexos-modelos-correspondencias-impressos/#anexo-avisos)). Enviados pela Gerência do SABi por e-mail. Podem ser enviados até três avisos, obedecendo os seguintes intervalos de tempo: - [1° aviso](https://www.ufrgs.br/documenta/d/anexos-modelos-correspondencias-impressos/#aviso-1): enviado após o 1° dia de atraso - [2° aviso](https://www.ufrgs.br/documenta/d/anexos-modelos-correspondencias-impressos/#aviso-2): enviado 7 dias após o 1° aviso - [3° e último aviso](https://www.ufrgs.br/documenta/d/anexos-modelos-correspondencias-impressos/#aviso-3): enviado 7 dias após o 2° aviso **Nota**: Caso o item possua reserva, o aviso de atraso é enviado no 1° dia após a data prevista para sua devolução. Quando o usuário não possui e-mail ou o mesmo apresenta problemas a Gerência do SABi inclui o Impedimento 16 - Problema com e-mail no seu cadastro para alertá-lo. ## 3 Devolução O impresso emitido a partir da transação de devolução é o [comprovante de devolução](#comprovante-devolucao). Com a atualização da versão 22 do Aleph, os impressos de item reservado tem apresentado problemas. É possível acessar [aqui ](https://plone.ufrgs.br/documenta/documentos/problema-impressao-papeleta-item-reservado)o passo a passo para sua resolução temporária. Salientando que, após esta configuração, o corte do papel de qualquer recibo impresso deverá ser feito manualmente por meio da serrilha existente na impressora. ### 3.1 Comprovante de devolução O comprovante de devolução é emitido [automaticamente](#automatica) pelo sistema no momento da devolução. Em caso de problemas nos terminais/impressoras de circulação, pode ser emitido pelo [operador](#operador). Cada micro da circulação só emite comprovante das devoluções nele efetuadas. O comprovante de devolução contém informações do usuário, do item devolvido, a data e hora da devolução ([Anexo 6](https://www.ufrgs.br/documenta/d/anexos-modelos-correspondencias-impressos/#anexo-devolucao)). #### 3.1.1 Emissão automática O sistema emite, automaticamente, um comprovante para cada devolução efetuada pelo usuário, em impressora térmica específica do equipamento da circulação. #### 3.1.2 Emissão pelo operador O operador da circulação pode emitir o comprovante para o usuário seguindo a rotina abaixo: Com a função *Devolução* ativa - Selecionar, na barra de menu, **Circulação/Histórico de devoluções** Abre a janela Histórico de devoluções - Selecionar o usuário para o qual será emitido o comprovante - Clicar no botão **Comprovante** (emite comprovantes individuais para cada devolução) ou - Clicar no botão **Compr. usuário** (emite comprovante listando as devoluções do usuário) ## 4 Reserva Os impressos e correspondências emitidos a partir das transações de reserva são: ### 4.1 Papeleta de item reservado Deve ser anexada ao item reservado e já disponível para empréstimo. Contém a informação bibliográfica e o código de barras do item reservado, a identificação completa do usuário que efetuou a reserva, a data do pedido de reserva e a data em que o item ficou disponível para empréstimo ([Anexo 7](https://www.ufrgs.br/documenta/d/anexos-modelos-correspondencias-impressos/#anexo-papeleta)). Emitida automaticamente: - quando um item reservado é devolvido e a reserva é ativada ou**-**  durante o gerenciamento dos pedidos de reserva, na opção **Item/Pedidos de Reserva**, na guia **Lista de pedidos de reserva**, botão** Ativar**Com a atualização da versão 22 do Aleph, os impressos de item reservado tem apresentado problemas. É possível acessar [aqui](https://www.ufrgs.br/documenta/wp-content/uploads/Problema-impressao-papeleta-reserva.pdf) o passo a passo para sua resolução temporária. Salientando que, após esta configuração, o corte do papel de qualquer recibo impresso deverá ser feito manualmente por meio da serrilha existente na impressora. ### 4.2 Aviso de reserva disponível Informa ao usuário que o item por ele reservado está disponível para empréstimo. Contém a identificação completa do usuário, a data do pedido de reserva e a informação bibliográfica do item ([Anexo 8](https://www.ufrgs.br/documenta/d/anexos-modelos-correspondencias-impressos/#anexo-disponivel)). Emitida automaticamente: - quando um item que está reservado foi devolvido e a reserva ativada ou - na opção **Item/Pedidos de Reserva,** botão **Ativar**, durante o gerenciamento dos pedidos de reserva ### 4.3 Aviso de reserva cancelada Informa ao usuário que seu pedido de reserva foi cancelado. Contém a identificação completa do usuário e a informação bibliográfica do item cujo pedido de reserva foi cancelado ([Anexo 9](https://www.ufrgs.br/documenta/d/anexos-modelos-correspondencias-impressos/#anexo-cancelada)). Emitida automaticamente: - quando o pedido de reserva é excluído pelo usuário ou - na opção **Usuários/Pedidos de Reserva**, na guia **Lista de pedidos de reserva**, botão **Excluir** ou**-Item/Pedidos de Reserva**, na guia **Lista de pedidos de reserva**, botão **Excluir** ## 5 Caixa Os impressos e correspondências emitidos a partir das transações de caixa são: ### 5.1 Recibo de pagamento de taxa O recibo de pagamento de taxa contém a identificação do usuário, a biblioteca onde o débito foi gerado, a data de pagamento, o valor pago, a descrição do débito, o título do item e o respectivo código de barras ([Anexo 10](https://www.ufrgs.br/documenta/d/anexos-modelos-correspondencias-impressos/#anexo-taxa)). Impresso no momento da quitação do débito no sistema, se a biblioteca optou pela impressão do recibo ao configurar a circulação. A orientação do SBUFRGS é que não seja emitido recibo. A GRU e o respectivo comprovante de pagamento da mesma já configuram um recibo. Caso a biblioteca opte por fornecer recibo, esta opção deve ser configurada nos terminais utilizados para circulação de coleções na biblioteca. Desta forma, o recibo será impresso automaticamente no momento do registro do pagamento do débito no sistema. ### 5.2 Relatório de caixa Informa o movimento de caixa da biblioteca local, por operador ([Anexo 11](https://www.ufrgs.br/documenta/d/anexos-modelos-correspondencias-impressos/#anexo-operador)) ou IP ([Anexo 12](https://www.ufrgs.br/documenta/d/anexos-modelos-correspondencias-impressos/#anexo-ip)), correspondente ao pagamento de taxa por atraso na devolução ou reposição de item. Contém a identificação do operador ou o número de IP do micro; o período abrangido pelo relatório, data e hora inicial e final; data e hora do pagamento; descrição, valor e status dos débitos e abonos e o total do movimento de caixa. Emitido na  Barra de menu **Relatório de caixa/Relatório de caixa** ### 5.3 Extrato de transações de caixa Imprime o extrato de transações de caixa do usuário nas bibliotecas do SBUFRGS conforme a configuração definida (ver seção [4.2 Extrato de transações de caixa](https://www.ufrgs.br/documenta/d/caixa/#extrato), da página [Caixa](https://www.ufrgs.br/documenta/d/caixa/)). Contém a identificação completa do usuário, data em que foi gerado, valor, descrição e status do débito, título e o total de débitos do usuário ([Anexo 13](https://www.ufrgs.br/documenta/d/anexos-modelos-correspondencias-impressos/#anexo-extrato)). Emitido na janela Informação do usuário, guia **4. Caixa**, botão **Imprimir**. ## 6 Geral O módulo de circulação permite o envio de mensagens personalizadas para os usuários, através de [e-mail](#email). ### 6.1 Enviar e-mail Permite o envio de e-mail aos usuários quando as correspondências padronizadas não atendem às necessidades da biblioteca. Enviado na opção **Usuários/Cadastro do Usuário/Informação Global**,  guia **1. Informação global**, ícone ![Envelope e-mail](https://plone.ufrgs.br/documenta/imagens/icones/envelope.jpg/image_preview). ![](https://www.ufrgs.br/documenta/wp-content/uploads/enviar_e-mail.jpg) ## 7 Agendamento A correspondência emitida a partir do cancelamento do agendamento é o [Aviso de agendamento cancelado](https://www.ufrgs.br/documenta/d/anexos-modelos-correspondencias-impressos/#anexo-cancelado).