Política para controle de autoridades no SABi

1 Introdução #

O catálogo de autoridades do SABi é instrumento de trabalho do catalogador no SBUFRGS a ser utilizado para otimizar a entrada de dados nos registros bibliográficos e para dar consistência à base bibliográfica na recuperação de informações. A Política para Controle de Autoridades tem por objetivo apresentar diretrizes gerais para o trabalho de autoridades, a fim de subsidiá-lo e uniformizá-lo no Sistema de Bibliotecas da UFRGS. Além da Política aqui apresentada, para o correto registro de autoridades, é imprescindível a consulta ao Manual de Registro de Autoridades.

2 Elementos do controle de autoridades #

Elementos a serem observados no controle de autoridades no SABi:

2.1 Catalogação de autoridades #

A inclusão de um registro de autoridade no SABi é feita através do preenchimento de dados na base de autoridades, em uma das diferentes planilhas, conforme o tipo de autoridade a ser incluída. 

2.2 Responsabilidades do catalogador #

Ao catalogar um documento, cabe ao catalogador:

  • a criação de registro de autoridade para entrada de nome (pessoal, entidade, evento), título uniforme, assunto, nome geográfico como assunto e série, que não exista na base de autoridades;

ou

  • a revisão, quando necessária, de registro de autoridade já existente na base de autoridades, visando torná-lo único, consistente, não ambíguo e apto a ser utilizado por todas as bibliotecas da UFRGS e,
  • após a criação ou alteração em registro de autoridade verificar a vinculação do mesmo aos registros bibliográficos correspondentes.

2.3 Registro de autoridades detalhado #

Ao pesquisar no SABi para localizar uma autoridade, o catalogador pode identificar a necessidade da criação ou da revisão de um registro de autoridade com informações mais detalhadas quando:

  • há conflito entre entradas (como por exemplo, entre autores homônimos);
  • se faz necessária a inclusão de remissivas (campos 400 e/ou 500);
  • se faz necessária a inclusão de notas explicativas para uma entrada (campos 667 e/ou 680)
  • há necessidade de registrar procedimentos que auxiliaram a identificação da entrada (pesquisas, fontes e decisões tomadas durante o processo de catalogação) e que não aparecem na mesma tais como datas e afiliação (campos 667; 670; 675 e/ou 688).

3 Nome pessoal #

Política para controle de autoridades

3.1 Objetivos do controle de nome pessoal #

  • Estabelecer a forma preferida de entrada de nome pessoal, a qual será utilizada de forma consistente, única e sem ambiguidade para representar uma pessoa;
  • Definir as demais formas ocorrentes e não autorizadas do nome pessoal (remissivas) associadas à entrada preferida, estabelecendo as relações entre as entradas;
  • Registrar as fontes consultadas para escolha de entrada de nome pessoal e das remissivas, bem como as notas que esclareçam as decisões do catalogador sobre essas escolhas.

3.2 Fontes recomendadas para definição de entradas/remissivas #

AUTORIDADEFONTE
Estrutura da entradaCódigo de Catalogação Anglo-Americano, 2. ed. rev. 2002 (CCAA2)
Formas do nome na literatura especializada  A própria obra  
Obras de referência (dicionários, enciclopédias, por ex.)  
Literatura especializada na área do autor  
Nomes brasileiros/ portuguesesCatálogo de Autoridades da Biblioteca Nacional do Brasil: http://acervo.bn.gov.br/sophia_web
Nomes estrangeirosCatálogo de autoridades da Library of Congress: http://authorities.loc.gov/
Catálogo de Autoridades da Biblioteca Nacional da França: https://catalogue.bnf.fr/recherche-auteurs.do?pageRech=rau  
Catálogo de Autoridades da Biblioteca Nacional da Alemanha: https://portal.dnb.de/opac.htm?method=showSearchForm  
Catálogo de Autoridades da Biblioteca Nacional da Espanha: http://catalogo.bne.es/uhtbin/authoritybrowse.cgi
WorldCat Identities: http://www.worldcat.org/identities/
Pesquisadores brasileiros e catalogação de PI  Currículos da Plataforma Lattes: http://lattes.cnpq.br/
Banco Pessoa da UFRGS: http://sabi.ufrgs.br/servicos/autenticacao/login.php

3.3 Outras fontes recomendadas #

Outras fontes de informação úteis para controle de autoridade:

  • Sites de instituições educacionais (Ex: páginas da USP, da UNICAMP, de Programas de pós-graduação, etc.);
  • Sites de instituições de pesquisa (Ex: páginas da FIOCRUZ, do Instituto Butantã, etc.);
  • Sites de organizações/instituições públicas e governamentais (Ex: páginas do IPEA, da FGV, do INEP, etc.);
  • Sites corporativos de empresas (Ex: página da Petrobrás);
  • Bases de dados por assinatura ou de livre acesso.

3.4 Documentos auxiliares #

O SBUFRGS adota uma série de documentos normalizadores e auxiliares para o trabalho de registro de autoridades:

  • Código de Catalogação Anglo-Americano, 2. ed. rev. 2002 (CCAA2);
  • Manual de Registro de Autoridades, elaborado com base no MARC21, detalha os campos fixos e variáveis adotados para registro de entradas autorizadas e remissivas de autor, título uniforme, assunto e série na base URS10;
  • Funções do Aleph (Manual de Autoridades – Anexo 1) lista as teclas de funções utilizadas para executar determinadas ações (ajuda, acesso a listas, acrescentar, excluir e conferir campo/subcampo) durante o registro de autoridade ou das informações bibliográficas do documento;
  • Tabelas auxiliares: listam códigos para países, estados brasileiros, idiomas, unidades/departamentos/órgãos da UFRGS e outros a serem usados em registros bibliográficos e de autoridades nas bases URS01 e URS10.

3.5 Orientações #

Orientações básicas para o controle de nome pessoal no SABi (URS10).

Fluxograma de registro de autoridade e remissivas no SABi

3.5.1 Criação de autoridades #

Criar registro de autoridade para todo nome incluído na base bibliográfica do SABi, independente da necessidade de criação de remissivas ou da inclusão de notas que esclareçam a forma de entrada.

3.5.2 Consistência de entradas #

A cada nome pessoal deve corresponder apenas uma entrada de autoridade única e sem ambiguidade. Eliminar a ambiguidade ou a inconsistência para o nome de um autor quando:

  • São identificadas duas ou mais entradas de autoridade de nome para mesma pessoa;
  • Pessoas diferentes são identificadas pela mesma entrada de autoridade de nome pessoal (homônimos).

Para consistir uma entrada de autoridade:

  • Elaborar a entrada da forma mais completa possível, acrescentando informações como nome e data, conforme já previsto no campo 100 de entrada para nome pessoal (de forma a diferenciá-la de entradas de autoridade semelhantes);

e/ou

  • Fazer uso, quando necessário, dos campos de notas (6XX) e remissivas (400 e 500). 

3.5.3 Uso de remissivas (campos 400 e 500) #

Incluir nos registros de autoridades de nome pessoal as remissivas quando:

  • Diferentes nomes ou formas do nome são encontrados em registros bibliográficos ou em fontes de referência (CCAA2, regra 22.3);
  • Diferentes elementos do nome podem ser escolhidos como ponto de acesso para a entrada de nome pessoal (CCAA2, regras 22.4 e 22.5);
  • Os trabalhos do autor são registrados sob duas ou mais entradas diferentes, como no caso de pseudônimos ou heterônimos (CCAA2, regra 22.2).

3.5.4 Uso de notas explicativas (campos 6XX) #

Incluir nos registros de autoridades de nome pessoal notas explicativas quando:

  • Diferentes nomes ou formas do nome são encontrados em registros bibliográficos ou em fontes de referência (CCAA2, regra 22.3);
  • Há necessidade de registrar mais detalhes da elaboração de uma entrada específica, como no caso de haver uma forma anterior e uma forma posterior do nome.

3.5.5 Informar fontes, pesquisas e decisões (campos 6XX) #

Registrar na entrada de autoridade de nome pessoal as informações relativas às fontes de informação consultadas, às pesquisas realizadas e às decisões tomadas que esclareçam e documentem a escolha da entrada, evitando uma futura repetição de trabalho para definição de entrada por outro catalogador.

3.5.6 Autoridade para nome pessoal de PI #

Regra geral. Conforme a política do SBUFRGS indicada no capítulo de política de registro de Produção Intelectual, usar como entrada de autoridade para nome pessoal em PI a forma mais completa do nome que consta no “Consulta vínculos com a UFRGS” do Menu de Serviços/Catalogação.

Exceção. poderão ser usadas outras formas do nome nos seguintes casos e somente mediante solicitação do autor à biblioteca setorial:

  1. se o autor for conhecido em sua área de atuação ou utilizar em sua produção, anterior ao vínculo com a UFRGS, uma entrada diferente da forma completa do nome, adotar como entrada principal a forma do nome mais conhecida (CCAA2, regras 22.3, 22.4 e 22.5C2);
  2. se há alteração de estado civil, com alteração do nome ainda não efetuada no Banco Pessoa da UFRGS;
  3. se há utilização de nome social, com alteração do nome ainda não efetuada no Banco Pessoa da UFRGS.

Casos de exceção podem se aplicar a docentes, técnicos-administrativos, discentes e colaboradores com vínculo ativo com a UFRGS na data de solicitação.

Em todos os casos é obrigatória a inclusão, no registro de autoridade, de remissiva (campo 400) em que conste a forma completa do nome.

Enquanto a solicitação de remissiva para determinado nome pessoal de PI não for atendida, registrar no campo 100 a forma mais completa do nome.

Nos casos que envolvem alteração de estado civil ou uso de nome social, além da solicitação ao DPT/BC via sistema de RTs, a biblioteca setorial deve orientar o autor a solicitar a alteração necessária junto ao órgão competente da Universidade, para atualização do Banco Pessoa.

3.5.7 Solicitação de remissivas #

A inclusão de remissivas em registros de autoridades é feita exclusivamente pela Gerência do SABi.

Encaminhar a solicitação através de formulário específico disponível no site Document@. Indicar o nome do autor (para o qual a remissiva está sendo solicitada) no campo assunto do formulário do DPT.

A Gerência do SABi será responsável pela modificação dos registros bibliográficos para a forma determinada no formulário como a entrada de nome pessoal escolhida, fazendo a consistência dos registros já existentes na base.

Fontes consultadas #

BURKE, Susan K.; SHORTEN, Jay. Name authority work today. Library Resources & Technical Services, v. 54, n. 1, p. 4-20, Jan. 2010.

Manual de Políticas e Procedimentos, cap. 1, Guia de processamento técnico, seção 5.1 Registro de autoridades.

Manual de Registro de Autoridades.

NATIONAL LIBRARY OF AUSTRALIA. Cataloging authority control policy. Disponível em: http://www.nla.gov.au/policy-and-planning/authority-control.  Acesso em: 25/03/2013.

RUSSEL, Beth M.; SPILLANE, Jodi L. Using the web for name authority work. Library Resources & Technical Services, v. 45, n. 2, p. 73-80, Apr. 2001.

TILLETT, Barbara. Authority control: state of the art and new perspectives. In: INTERNATIONAL CONFERENCE AUTHORITY CONTROL: DEFINITION AND INTERNATIONAL  EXPERIENCES, Feb. 10-12, 2003, Florence. Disponível em: http://eprints.rclis.org/4193/1/tillett_eng.pdf.  Acesso em: 03/04/2013.