Antes de iniciar o processamento técnico de um documento pesquisar na base SABi a existência do registro bibliográfico para o mesmo.

Caso já exista o registro na base deverá ser realizada uma catalogação cooperativa (ver Catalogação cooperativa). Em não existindo, catalogá-lo na base Bibliográfica (ver Catalogação de novo documento).

Ressalta-se que pequenas diferenças entre um registro já existente no SABi e a representação que se pretende elaborar para um documento não necessariamente exigem a criação de um novo registro na base de dados. Sempre que se fizer necessário, verifique com a biblioteca responsável pelo registro se a obra a ser descrita é a mesma.

Também deverá ser consultada a base de Autoridades (ver Registro de autoridades) para verificar a existência ou não das entradas de nome (pessoal, entidade, evento), título uniforme, assunto, nome geográfico como assunto e série a serem adotadas no registro bibliográfico do documento.

1 Registro de autoridades #

O registro de autoridades permite inclusão e correção de registros.

1.1 Inclusão de registros #

Antes de incluir o registro bibliográfico de um documento na base Bibliográfica é necessário verificar na base de Autoridades a existência de entradas de nome (pessoal, entidade, evento), título uniforme, assunto, nome geográfico como assunto e série :

  • já existem entradas de de nome (pessoal, entidade, evento), título uniforme, e série – ir para Catalogação de novo documento
  • já existem entradas de assunto e nome geográfico como assunto – incluir sigla da biblioteca nos registros
  • não existem entradas de de nome (pessoal, entidade, evento), título uniforme, assunto, nome geográfico como assunto ou série – criar os registros, selecionando a planilha adequada

Para correta definição das autoridades para nomes pessoais e registro das informações de fontes consultadas para determinação das entradas e remissivas, consulte a Política para controle de autoridades no SABi.

Para autores de trabalhos que constituem produção intelectual da UFRGS ver Registro de produção intelectual e a seção 3.5.6 Autoridade para nome pessoal de PI, da Política para controle de autoridades no SABi.

1.2 Correção de registros #

A alteração de registros na base de Autoridades (acentuação, cedilha, uso de letra maiúscula/minúscula) deverá, OBRIGATORIAMENTE, ser sucedida da alteração de TODOS os registros bibliográficos correspondentes, INCLUSIVE os de outras bibliotecas. Caso contrário, a alteração do registro de autoridade não deverá ser realizada e a entrada já existente será utilizada exatamente na forma como está registrada (GATDD e GATID Norma de 05/2000).

A correção de um registro de autoridade de nome geográfico (campo 151) deve, obrigatoriamente, ser seguida da correção de todos os registros bibliográficos (campo 651) a ela vinculados. Também devem ser corrigidos todos os registros de autoridade de assunto (campo 1XX) e registros bibliográficos (campo 6XX) que contêm um subcampo z com o termo que foi alterado no campo 151.

EXEMPLOS

De:

151 __ |a Porto Alegre

Para:

151 __ |a Porto Alegre (RS)

De:

151 __ |a Porto Alegre v| Fotografias

Para:

151 __ |a Porto Alegre (RS) v| Fotografias

De:

150 __ |a Poluição ambiental z| Porto Alegre

Para:

150 __ |a Poluição ambiental z| Porto Alegre (RS)

2 Registro bibliográfico #

2.1 Documento sugerido para aquisição #

2.1.1 Sem registro no SABi #

Para registro dos dados bibliográficos do documento usar o formato SU – Sugestão e a planilha Sugestão que contém campos básicos (ISBN/ISSN, autor, título, edição, imprenta, colação e disciplina de curso de graduação).

Sempre que o documento sugerido for destinado ao ensino de Graduação preencher os campos 902 – Disciplina de curso de graduação e 903 – Disponibilidade comercial do livro.

As informações bibliográficas registradas no formato SU são visualizadas somente no OPAC.

Para selecionar a planilha Sugestão:

  • Clicar no ícone Ícone Planilha ou selecionar, na barra de menu, Catalogação/Abrir planilha
  • Preencher a planilha utilizando os recursos do sistema
  • Usar as teclas de função ou selecionar, na barra de menu, Catalogação, Editar ações e Editar texto

Para ordenar o registro:

  • Selecionar, na barra de menu, Editar ações/Ordenar registro ou CTRL+M

Para conferir o registro e identificar os campos/subcampos incorretos:

  • Clicar no ícone Ícone Conferir ou selecionar, na barra de menu, Editar ações/Conferir registro ou CTRL+U

As mensagens são exibidas no frame inferior direito, guia 1. Mensagens

Para salvar o registro no servidor:

  • Clicar no ícone Ícone Salvar no Servidor  ou selecionar, na barra de menu, Catalogação/Salvar no servidor e drive local ou CTRL+L

Para revisar o registro no OPAC ou na WEB:

  • Clicar no ícone Ícone Navegar OPAC ou selecionar, na barra de menu, Catalogação/Visualizar no OPAC ou ao selecionar Catalogação/Visualizar na WEB, habilita no frame inferior direito, a guia3. Visualizar na WEB

Para incluir o pedido no módulo de Aquisição & Periódicos:

  • Clicar no ícone Ícone Navegar Aquisição

Para procedimentos relativos à aquisição consulte o Manual de Aquisição.

Após a chegada do documento adquirido:

  • Pesquisar o registro bibliográfico do documento no OPAC
  • Selecionar, na barra de menu, Editar ações para trocar o formato SU para o formato adequado à descrição do documento e 
  • Revisar a catalogação incluindo os campos específicos da biblioteca utilizando as teclas de função ou selecionar, na barra de menu, Editar texto:
  • Campo 910 – Dados da biblioteca
  • Entradas secundárias de assunto e
  • se necessário, incluir novas notas, campos relativos à produção intelectual e entradas secundárias

Para emitir a etiqueta de lombada para os itens:

  • Selecionar, na barra de menu, Itens/Gerar etiquetas de itens

2.1.2 Com registro no SABi #

Para incluir o pedido no módulo de Aquisição & Periódicos:

  • Clicar no ícone  Ícone Navegar Aquisição

Para procedimentos relativos à aquisição consulte o Manual de Aquisição.

Após a chegada do documento adquirido:

  • Pesquisar a obra no módulo de Catalogação
  • Revisar a catalogação incluindo os campos específicos da biblioteca utilizando as teclas de função ou selecionar, na barra de menu, Editar texto:

– Campo 910 – Dados da biblioteca

– Entradas secundárias de assunto e

– se necessário, incluir novas notas, campos relativos à produção intelectual e entradas secundárias

Para emitir as etiquetas de lombada para os itens:

  • Selecionar, na barra de menu, Itens/Gerar etiquetas de itens

2.2 Catalogação de novo documento #

  • Pesquisar a existência do registro bibliográfico no OPAC. Caso não exista, o registro deve ser incluído no SABi conforme as orientações abaixo:

Para selecionar a planilha utilizando os recursos do sistema:

  • Clicar no ícone Ícone Planilha ou selecionar, na barra de menu, Catalogação/Abrir planilha
  • Preencher planilha utilizando os recursos do sistema
  • Usar as teclas de função ou selecionar, na barra de menu, Catalogação, Editar ações e Editar texto

Para ordenar o registro:

  • Selecionar, na barra de menu, Editar ações/Ordenar registro ou CTRL+M

Para conferir o registro e identificar os campos/subcampos incorretos:

  • Clicar no ícone Ícone Conferir ou selecionar, na barra de menu, Editar ações/Conferir registro ou CTRL+U

As mensagens são exibidas no frame inferior direito, guia 1. Mensagens

Para salvar o registro no servidor:

  • Clicar no ícone Ícone Salvar no Servidor ou selecionar, na barra de menu, Catalogação/Salvar no servidor e drive local ou CTRL+L

Para revisar o registro no OPAC ou na WEB:

  • Clicar no íconeÍcone Navegar OPAC ou selecionar, na barra de menu, Catalogação/Visualizar no OPAC ou ao selecionar Catalogação/Visualizar na WEB, habilita no frame inferior direito, a guia3. Visualizar na WEB

Para incluir o pedido e o item no módulo de Aquisição & Periódicos:

  • Clicar no ícone  Ícone Navegar Aquisição

Para procedimentos relativos à aquisição consulte o Manual de Aquisição.

Para emitir as etiquetas de lombada para os itens:

  • Navegar para o módulo de Catalogação

 Na barra de operação

  • Clicar no ícone  Ícone Entrar Catalogação
  • Selecionar, na barra de menu, Itens/Gerar etiquetas de itens

Observação: a catalogação de uma nova obra pode ser feita a partir de um registro importado de outras bases, tais como Library of Congress (LC) e Biblioteca Nacional (BN). Os procedimentos específicos de importação estão descritos no Manual de Importação de Registros.

2.3 Catalogação cooperativa #

  • Pesquisar a existência do registro bibliográfico no OPAC:

No frame inferior direito

  • Clicar no botão Catalogação
  • Preencher planilha utilizando os recursos do sistema
  • Usar as teclas de função ou selecionar, na barra de menu, Catalogação, Editar ações e Editar texto

Para ordenar o registro:

  • Selecionar, na barra de menu, Editar ações/Ordenar registro ou CTRL+M

Para conferir o registro e identificar os campos/subcampos incorretos:

  • Clicar no ícone Ícone Conferir ou selecionar, na barra de menu, Editar ações/Conferir registro ou CTRL+U

As mensagens são exibidas no frame inferior direito, guia 1. Mensagens

Para salvar o registro no servidor:

  • Clicar no ícone Ícone Salvar no Servidor ou selecionar, na barra de menu, Catalogação/Salvar no servidor e drive local ou CTRL+L

Para revisar o registro no OPAC ou na WEB:

  • Clicar no íconeÍcone Navegar OPAC ou selecionar, na barra de menu, Catalogação/Visualizar no OPAC ou ao selecionar Catalogação/Visualizar na WEB, habilita no frame inferior direito, a guia3. Visualizar na WEB

Para incluir o pedido e o item no módulo de Aquisição & Periódicos:

  • Clicar no ícone  Ícone Navegar Aquisição

Para procedimentos relativos à aquisição consulte o Manual de Aquisição.

Para emitir as etiquetas de lombada para os itens:

  •  Navegar para o módulo de Catalogação

Na barra de operação

  • Clicar no ícone  Ícone Entrar Catalogação
  • Selecionar, na barra de menu, Itens/Gerar etiquetas de itens

2.4 Catalogação de novo documento a partir de registro já existente #

(nova edição, tradução, obra em suporte distinto, etc.)

  • Pesquisar a existência do registro bibliográfico no OPAC

No frame inferior direito

  • Clicar no botão Catalogação

Para duplicar o registro bibliográfico:

  • Selecionar, na barra de menu, Catalogação/Duplicar registro ou CTRL+N

Observação: verificar se a barra de identificação do registro mostra a expressão Registro local

Para expandir a planilha adequada ao tipo de registro bibliográfico:

  • Selecionar, na barra de menu, Editar ações/Expandir planilha ou CTRL+E
  • Revisar a catalogação incluindo os campos específicos da biblioteca utilizando as teclas de função ou selecionar, na barra de menu, Editar texto:

– Campo 910 – Dados da biblioteca

– entradas secundárias de assunto

– se necessário, incluir novas notas, campos relativos à produção intelectual e entradas secundárias

– para registro de outra edição da mesma obra, atentar para o conteúdo dos seguintes campos/subcampos, que normalmente são alterados:

008; 020; 240; 245 |h; 250; 260; 300 |a

Para ordenar o registro:

  • Selecionar, na barra de menu, Editar ações/Ordenar registro ou CTRL+M

Para conferir o registro e identificar os campos/subcampos incorretos:

  • Clicar no ícone Ícone Conferir ou selecionar, na barra de menu, Editar ações/Conferir registro ou CTRL+U

As mensagens são exibidas no frame inferior direito, guia 1. Mensagens

Para salvar o registro no servidor:

  • Clicar no ícone Ícone Salvar no Servidor ou selecionar, na barra de menu, Catalogação/Salvar no servidor e drive local ou CTRL+L

Para revisar o registro no OPAC ou na WEB:

  • Clicar no íconeÍcone Navegar OPAC ou selecionar, na barra de menu, Catalogação/Visualizar no OPAC ou ao selecionar Catalogação/Visualizar na WEB, habilita no frame inferior direito, a guia3. Visualizar na WEB

Para incluir o pedido e o item no módulo de Aquisição & Periódicos:

  • Clicar no ícone  Ícone Navegar Aquisição

Para procedimentos relativos à aquisição consulte o Manual de Aquisição.

Para emitir as etiquetas de lombada para os itens:

  • Navegar para o módulo de Catalogação

Na barra de operação

  • Clicar no ícone  Ícone Entrar Catalogação
  •  Selecionar, na barra de menu, Itens/Gerar etiquetas de itens

2.5 Catalogação rápida #

A catalogação rápida é um recurso utilizado no módulo de Circulação de Coleções para registro simplificado dos dados bibliográficos e do item de um documento ainda não incluído na base SABi e que precisa ser emprestado (para mais detalhes ver a página Catalogação rápida do Manual de Circulação & Caixa).

Para obras em mais de um volume deve ser feito um registro bibliográfico e de item para cada volume.

Assim que o documento for devolvido deve ser encaminhado ao Setor de processamento técnico para revisão e complementação dos dados incluídos na base SABi.

Não deve ser feita catalogação cooperativa em registros de catalogação rápida, uma vez que as informações são insuficientes para a identificação exata da obra, ou seja, deve ser feito um novo registro.

3 Críticas da catalogação #

As críticas do sistema são de conteúdo e de formato.

Para ordenar o registro:

  •  Selecionar, na barra de menu, Editar ações/Ordenar registro ou CTRL+M

Para conferir o registro e identificar os campos/subcampos incorretos:

  • Clicar no ícone Ícone Conferir ou selecionar, na barra de menu, Editar ações/Conferir registro ou CTRL+U

As mensagens são exibidas no frame inferior direito, guia 1. Mensagens

3.1 De conteúdo #

O sistema verifica se os campos Líder, 008 e subcampos do registro bibliográfico (URS01) e de autoridades (URS10) foram preenchidos com as informações definidas nos respectivos manuais.

CRÍTICAS DE CONTEÚDO Campos de dados variáveis
Bibliográfico – URS01
Líder
008
013 lb, f
020 |a
022 |a
024 |2, 9
044
047
048 
100 |4
110 |4
111 |4
240 |o
245 lh
590 |w
591 la
692 l2
700 |4
710 |4
711 |4
772 |x 
773 |x
775 |x
780 |x
785 |x
787 |x
901 |w
902 |d
903 |a, w
909 la, b, c, d, e, g
910 la, b
930 la
IBI |w
EBK |a, b, c
LKR la, l, r
Autoridades – URS10
130 |o 
Todos os lv
Todos os l2

3.2 De formato #

Campos, indicadores e subcampos são criticados em relação a sua obrigatoriedade e repetitividade nos registros bibliográfico e de autoridades.

4 Exclusão de registro bibliográfico #

É usado somente para:

  • registro bibliográfico novo, incluído erroneamente ou
  • identificado como duplo na base. Neste caso, solicite a exclusão à Gerência do SABi

Registro bibliográfico de item que se tornou indisponível (status 92, 93, 94, 95 e 96) não deve ser excluído da base.Não devem ser reaproveitados os números de sistema de registros deletados nas bases de Autoridades e Bibliográfica. 5.4.1  Exclusão de registro bibliográfico que possua registro ADM

  • Localizar a obra no SABi (através da função Pesquisar)

 No frame inferior direito é exibido o registro bibliográfico 

  • Clicar no botão Catalogação

Abre a planilha de Catalogação

Na barra de Menu

  • Selecionar Editar texto/Deletar registro do Servidor

Abre a janela Catalogação ALEPH com a mensagem Tem certeza que deseja excluir o registro do servidor?

  • Clicar no botão Sim

Abre a janela Conferir avisos/erros do registro com a mensagem Registro administrativo xxxxxxx na base URS50 aponta para o documento atual com link do tipo ADM

  • Clicar no botão Cancelar

No frame inferior direito 

  • Selecionar a mensagem Erros do registro…
  • Clicar no botão Ver relacionados

No frame superior direito abre o registro ADM

Na barra de Menu

  • Selecionar Editar texto/Deletar registro do Servidor

Abre a janela Catalogação ALEPH com a mensagem Tem certeza que deseja excluir o registro do servidor?

  • Clicar no botão Sim

No frame superior direito é exibido o registro de catalogação

Na barra de Menu

  • Selecionar Editar texto/Deletar registro do Servidor

Abre a janela Catalogação ALEPH com a mensagem Tem certeza que deseja excluir o registro do servidor?

  • Clicar no botão Sim

5 Alteração de status de item emprestado #

Não deve ser feita alteração de status de item para itens que estão emprestados.

Quando identificada a necessidade de alteração de status adotar o seguinte procedimento:

  • reservar o item para o usuário Biblioteca SBU da sua biblioteca (p.ex. BCBIB);
  • aguardar a devolução do item;
  • alterar o status do item.

6 Transferência de material bibliográfico registrado no SABi #

Para transferência de material bibliográfico registrado no SABi entre bibliotecas do SBUFRGS, devem ser adotadas as seguintes orientações:

a) Biblioteca cedente:

  • envia, através de processo eletrônico: https://sei.ufrgs.br, ofício à biblioteca recebedora, solicitando a anuência da mesma sobre a transferência do material bibliográfico. (Passos no SEI: Iniciar processo – Transferência interna de Material Bibliográfico – incluir documento – ofício – preencher ofício – assinar documento – enviar processo);

b) Biblioteca recebedora:

  • Inclui e preenche no SEI, despacho com a concordância da transferência, assina o documento e devolve o processo à biblioteca cedente;

c) Biblioteca cedente:

  • mantém o registro bibliográfico no SABi;
  • inclui status de processamento TI – Em transferência interna no item e inclui a informação Em transferência para a Biblioteca … no campo Aqui.retros./Desfaz. (ver Manual de Itens & Impressão de etiquetas);
  • inclui e preenche no SEI, documento “Guia de Transferência – Biblioteca cedente”, bibliotecário chefe assina o documento;
  • inclui no SEI, relatório SABi dos itens com status Em transferência interna (Relatório de itens por status – Status de processamento). Para material bibliográfico não registrado no SABi, elabora listagem dos itens a serem transferidos (nº de registro na biblioteca, nº de chamada, autor, título, data, local, forma de aquisição e valor em R$) e encaminha à biblioteca recebedora;
  • encaminha o material bibliográfico à biblioteca recebedora, mantendo a etiqueta de código de barras no item.

d) Biblioteca recebedora:

  • inclui e preenche no SEI, documento “Guia de Transferência – Biblioteca recebedora”, bibliotecário chefe assina o documento;
  • inclui e preenche no SEI, despacho à Biblioteca Central, para ciência. Assinar documento e encaminhar processo ao NAQ;
  • no SABi, substitui a sigla da biblioteca cedente por sua sigla no campo 910la, revisa os demais subcampos e os campos de assunto do registro bibliográfico;
  • solicita ao NAQ, através de RT,  a transferência do item/pedido para a sua biblioteca.

7 Tratamento de duplicidade #

A duplicidade de registros no SABi pode ser identificada:

  • por programa que verifica diariamente no SABi ocorrências de registros bibliográficos duplos e de autor duplicado em um mesmo registro bibliográfico;
  • pela biblioteca setorial, que comunica o fato ao DPT/BC por meio de RT com a identificação dos registros duplos.

7.1 Registro bibliográfico duplo #

Para verificar se os registros são duplos, o programa utiliza os seguintes critérios:

  • Obra no todo
CAMPOMONOGRAFIASERIADOOBSERVAÇÃO
LDR7=m*7=sObrigatório
008|7-10|7-10Obrigatório
245|a |b |h |n|a |b |h |n |pObrigatório
250|a|a
260|c|c
300|a|aApenas conteúdo numérico
440|a |v|a |v
*Inclui registros no formato sugestão (WTF=SU) e não inclui registros deletados (WDL=y).
  • Analítica
CAMPOANALÍTICA DE MONOGRAFIAANALÍTICA DE SERIADOOBSERVAÇÃO
LDR7=a7=bObrigatório
008|7-10|7-10Obrigatório
092|a* |b*
100/110/111|a*|a*
245|a* |b* |h |n†|a* |b* |h† |n†Obrigatório
300|a|a‡Apenas conteúdo numérico. Considera dois grupos de dígitos separados por – (hífen) e define como duplos (iguais) quando a diferença entre os dígitos for ≤ 10
LKR|b|b
773|t|t
*Quando iniciar por numerais ou sinais.
†Todo o conteúdo numérico do campo.
‡Considerar somente os dígitos que seguem p.

O DPT/BC revisa os registros para confirmar se a suspeita de registros duplicados procede.

Se o registro suspeito de duplicidade for de apenas uma biblioteca, o DPT/BC envia mensagem para essa biblioteca analisar o provável registro duplo.

Se o registro suspeito de duplicidade possuir 910 de duas ou mais bibliotecas, o DPT/BC envia mensagem para a biblioteca responsável pela última atualização do provável registro duplo analisar.

  • Biblioteca contesta duplicidade:
    • DPT/BC analisa registro e sugere, se for o caso, alteração no registro para evitar futuras suspeitas de duplicidade.
  • Biblioteca confirma duplicidade:
    • Se for analítica, biblioteca solicita ao DPT/BC exclusão do registro bibliográfico;
    • Se tiver item, biblioteca solicita ao DPT/BC transferência do item, indicando e completando o registro a ser mantido;
    • Se tiver 856 da Biblioteca Digital em ambos os registros, biblioteca solicita:
      • à Gerência do Lume eliminação do link, e,
      • ao DPT/BC exclusão do registro bibliográfico.

7.2 Autor duplicado em um mesmo registro bibliográfico #

O DPT/BC revisa o registro, indica o autor acusado como duplo e envia RT para a biblioteca revisar se é caso de homônimo com necessidade de completar autoridade ou se realmente é autor incluído duplamente. Após a correção, a biblioteca informa o DPT/BC, que encerra a RT.

7.3 Três ou mais registros bibliográficos do mesmo documento (diversas bibliotecas) #

No caso de ocorrência de três ou mais registros bibliográficos do mesmo documento, o procedimento adotado é:

  • DPT/BC analisa os registros;
  • DPT/BC define registro a ser mantido com base nos seguintes critérios, em ordem de relevância:
    • Número de bibliotecas vinculadas ao registro;
    • Número de itens;
    • Ocorrência de analíticas;
    • Ocorrência de 902 e 903;
    • Registro mais completo;
  • DPT/BC informa a situação às bibliotecas setoriais vinculadas aos registros duplicados e qual registro será mantido;
  • Bibliotecas setoriais:
    • Atualizam o registro a ser mantido, com criação de 910 e demais campos necessários;
    • Atualizam analíticas, conforme o caso;
    • Solicitam ao DPT/BC a transferência de seus itens para o registro a ser mantido;
    • Solicitam ao DPT/BC a exclusão do registro duplicado criado pela setorial, conforme o caso.