Rotinas de processamento técnico

Antes de iniciar o processamento técnico de um documento pesquisar na base SABi a existência do registro bibliográfico para o mesmo.

Caso já exista o registro na base deverá ser realizada uma catalogação cooperativa (ver Catalogação cooperativa). Em não existindo, catalogá-lo na base Bibliográfica (ver Catalogação de novo documento).

Ressalta-se que pequenas diferenças entre um registro já existente no SABi e a representação que se pretende elaborar para um documento não necessariamente exigem a criação de um novo registro na base de dados. Sempre que se fizer necessário, verifique com a biblioteca responsável pelo registro se a obra a ser descrita é a mesma.

Também deverá ser consultada a base de Autoridades (ver Registro de autoridades) para verificar a existência ou não das entradas de nome (pessoal, entidade, evento), título uniforme, assunto, nome geográfico como assunto e série a serem adotadas no registro bibliográfico do documento.

1 Registro de autoridades #

O registro de autoridades permite inclusão e correção de registros.

1.1 Inclusão de registros #

Antes de incluir o registro bibliográfico de um documento na base Bibliográfica é necessário verificar na base de Autoridades a existência de entradas de nome (pessoal, entidade, evento), título uniforme, assunto, nome geográfico como assunto e série :

• já existem entradas de de nome (pessoal, entidade, evento), título uniforme, e série – ir para Catalogação de novo documento
• já existem entradas de assunto e nome geográfico como assunto – incluir sigla da biblioteca nos registros
• não existem entradas de de nome (pessoal, entidade, evento), título uniforme, assunto, nome geográfico como assunto ou série – criar os registros, selecionando a planilha adequada

Para correta definição das autoridades para nomes pessoais e registro das informações de fontes consultadas para determinação das entradas e remissivas, consulte a Política para controle de autoridades no SABi.

Para autores de trabalhos que constituem produção intelectual da UFRGS ver Registro de produção intelectual e a seção 3.5.6 Autoridade para nome pessoal de PI, da Política para controle de autoridades no SABi.

1.2 Correção de registros #

A alteração de registros na base de Autoridades (acentuação, cedilha, uso de letra maiúscula/minúscula) deverá, OBRIGATORIAMENTE, ser sucedida da alteração de TODOS os registros bibliográficos correspondentes, INCLUSIVE os de outras bibliotecas. Caso contrário, a alteração do registro de autoridade não deverá ser realizada e a entrada já existente será utilizada exatamente na forma como está registrada (GATDD e GATID Norma de 05/2000).

A correção de um registro de autoridade de nome geográfico (campo 151) deve, obrigatoriamente, ser seguida da correção de todos os registros bibliográficos (campo 651) a ela vinculados. Também devem ser corrigidos todos os registros de autoridade de assunto (campo 1XX) e registros bibliográficos (campo 6XX) que contêm um subcampo z com o termo que foi alterado no campo 151.

EXEMPLOS

De:

151 __ |a Porto Alegre

Para:

151 __ |a Porto Alegre (RS)

De:

151 __ |a Porto Alegre v| Fotografias

Para:

151 __ |a Porto Alegre (RS) v| Fotografias

De:

150 __ |a Poluição ambiental z| Porto Alegre

Para:

150 __ |a Poluição ambiental z| Porto Alegre (RS)

2 Registro bibliográfico #

2.1 Documento sugerido para aquisição #

2.1.1 Sem registro no SABi #

Para registro dos dados bibliográficos do documento usar o formato SU – Sugestão e a planilha Sugestão que contém campos básicos (ISBN/ISSN, autor, título, edição, imprenta, colação e disciplina de curso de graduação).

Sempre que o documento sugerido for destinado ao ensino de Graduação preencher os campos 902 – Disciplina de curso de graduação e 903 – Disponibilidade comercial do livro.

As informações bibliográficas registradas no formato SU são visualizadas somente no OPAC.

Para selecionar a planilha Sugestão:

• Clicar no ícone  ou selecionar, na barra de menu, Catalogação/Abrir planilha
• Preencher a planilha utilizando os recursos do sistema
• Usar as teclas de função ou selecionar, na barra de menu, Catalogação, Editar ações e Editar texto

Para ordenar o registro:

• Selecionar, na barra de menu, Editar ações/Ordenar registro ou CTRL+M

Para conferir o registro e identificar os campos/subcampos incorretos:

• Clicar no ícone  ou selecionar, na barra de menu, Editar ações/Conferir registro ou CTRL+U

As mensagens são exibidas no frame inferior direito, guia 1. Mensagens

Para salvar o registro no servidor:

• Clicar no ícone   ou selecionar, na barra de menu, Catalogação/Salvar no servidor e drive local ou CTRL+L

Para revisar o registro no OPAC ou na WEB:

• Clicar no ícone  ou selecionar, na barra de menu, Catalogação/Visualizar no OPAC ou ao selecionar Catalogação/Visualizar na WEB, habilita no frame inferior direito, a guia3. Visualizar na WEB

Para incluir o pedido no módulo de Aquisição & Periódicos:

• Clicar no ícone 

Para procedimentos relativos à aquisição consulte o Manual de Aquisição.

Após a chegada do documento adquirido:

• Pesquisar o registro bibliográfico do documento no OPAC
• Selecionar, na barra de menu, Editar ações para trocar o formato SU para o formato adequado à descrição do documento e 
• Revisar a catalogação incluindo os campos específicos da biblioteca utilizando as teclas de função ou selecionar, na barra de menu, Editar texto:

• Campo 910 – Dados da biblioteca
• Entradas secundárias de assunto e
• se necessário, incluir novas notas, campos relativos à produção intelectual e entradas secundárias

Para emitir a etiqueta de lombada para os itens:

• Selecionar, na barra de menu, Itens/Gerar etiquetas de itens

2.1.2 Com registro no SABi #

•  Pesquisar o registro bibliográfico do documento no OPAC e se o mesmo for destinado ao ensino de Graduação incluir os campos 902 – Disciplina de curso de graduação e 903 – Disponibilidade comercial do livro

Para incluir o pedido no módulo de Aquisição & Periódicos:

• Clicar no ícone 

Para procedimentos relativos à aquisição consulte o Manual de Aquisição.

Após a chegada do documento adquirido:

• Pesquisar a obra no módulo de Catalogação
• Revisar a catalogação incluindo os campos específicos da biblioteca utilizando as teclas de função ou selecionar, na barra de menu, Editar texto:

– Campo 910 – Dados da biblioteca

– Entradas secundárias de assunto e

– se necessário, incluir novas notas, campos relativos à produção intelectual e entradas secundárias

Para emitir as etiquetas de lombada para os itens:

• Selecionar, na barra de menu, Itens/Gerar etiquetas de itens

2.2 Catalogação de novo documento #

• Pesquisar a existência do registro bibliográfico no OPAC. Caso não exista, o registro deve ser incluído no SABi conforme as orientações abaixo:

Para selecionar a planilha utilizando os recursos do sistema:

• Clicar no ícone  ou selecionar, na barra de menu, Catalogação/Abrir planilha
• Preencher planilha utilizando os recursos do sistema
• Usar as teclas de função ou selecionar, na barra de menu, Catalogação, Editar ações e Editar texto

Para ordenar o registro:

• Selecionar, na barra de menu, Editar ações/Ordenar registro ou CTRL+M

Para conferir o registro e identificar os campos/subcampos incorretos:

• Clicar no ícone  ou selecionar, na barra de menu, Editar ações/Conferir registro ou CTRL+U

As mensagens são exibidas no frame inferior direito, guia 1. Mensagens

Para salvar o registro no servidor:

• Clicar no ícone  ou selecionar, na barra de menu, Catalogação/Salvar no servidor e drive local ou CTRL+L

Para revisar o registro no OPAC ou na WEB:

• Clicar no ícone ou selecionar, na barra de menu, Catalogação/Visualizar no OPAC ou ao selecionar Catalogação/Visualizar na WEB, habilita no frame inferior direito, a guia3. Visualizar na WEB

Para incluir o pedido e o item no módulo de Aquisição & Periódicos:

• Clicar no ícone 

Para procedimentos relativos à aquisição consulte o Manual de Aquisição.

Para emitir as etiquetas de lombada para os itens:

• Navegar para o módulo de Catalogação

 Na barra de operação

• Clicar no ícone 
• Selecionar, na barra de menu, Itens/Gerar etiquetas de itens

Observação: a catalogação de uma nova obra pode ser feita a partir de um registro importado de outras bases, tais como Library of Congress (LC) e Biblioteca Nacional (BN). Os procedimentos específicos de importação estão descritos no Manual de Importação de Registros.

2.3 Catalogação cooperativa #

• Pesquisar a existência do registro bibliográfico no OPAC:

No frame inferior direito

• Clicar no botão Catalogação
• Preencher planilha utilizando os recursos do sistema
• Usar as teclas de função ou selecionar, na barra de menu, Catalogação, Editar ações e Editar texto

Para ordenar o registro:

• Selecionar, na barra de menu, Editar ações/Ordenar registro ou CTRL+M

Para conferir o registro e identificar os campos/subcampos incorretos:

• Clicar no ícone  ou selecionar, na barra de menu, Editar ações/Conferir registro ou CTRL+U

As mensagens são exibidas no frame inferior direito, guia 1. Mensagens

Para salvar o registro no servidor:

• Clicar no ícone  ou selecionar, na barra de menu, Catalogação/Salvar no servidor e drive local ou CTRL+L

Para revisar o registro no OPAC ou na WEB:

• Clicar no ícone ou selecionar, na barra de menu, Catalogação/Visualizar no OPAC ou ao selecionar Catalogação/Visualizar na WEB, habilita no frame inferior direito, a guia3. Visualizar na WEB

Para incluir o pedido e o item no módulo de Aquisição & Periódicos:

• Clicar no ícone 

Para procedimentos relativos à aquisição consulte o Manual de Aquisição.

Para emitir as etiquetas de lombada para os itens:

•  Navegar para o módulo de Catalogação

Na barra de operação

• Clicar no ícone 
• Selecionar, na barra de menu, Itens/Gerar etiquetas de itens

2.4 Catalogação de novo documento a partir de registro já existente #

(nova edição, tradução, obra em suporte distinto, etc.)

• Pesquisar a existência do registro bibliográfico no OPAC

No frame inferior direito

• Clicar no botão Catalogação

Para duplicar o registro bibliográfico:

• Selecionar, na barra de menu, Catalogação/Duplicar registro ou CTRL+N

Observação: verificar se a barra de identificação do registro mostra a expressão Registro local

Para expandir a planilha adequada ao tipo de registro bibliográfico:

• Selecionar, na barra de menu, Editar ações/Expandir planilha ou CTRL+E

• Revisar a catalogação incluindo os campos específicos da biblioteca utilizando as teclas de função ou selecionar, na barra de menu, Editar texto:

– Campo 910 – Dados da biblioteca

– entradas secundárias de assunto

– se necessário, incluir novas notas, campos relativos à produção intelectual e entradas secundárias

– para registro de outra edição da mesma obra, atentar para o conteúdo dos seguintes campos/subcampos, que normalmente são alterados:

008; 020; 240; 245 |h; 250; 260; 300 |a

Para ordenar o registro:

• Selecionar, na barra de menu, Editar ações/Ordenar registro ou CTRL+M

Para conferir o registro e identificar os campos/subcampos incorretos:

• Clicar no ícone  ou selecionar, na barra de menu, Editar ações/Conferir registro ou CTRL+U

As mensagens são exibidas no frame inferior direito, guia 1. Mensagens

Para salvar o registro no servidor:

• Clicar no ícone  ou selecionar, na barra de menu, Catalogação/Salvar no servidor e drive local ou CTRL+L

Para revisar o registro no OPAC ou na WEB:

• Clicar no ícone ou selecionar, na barra de menu, Catalogação/Visualizar no OPAC ou ao selecionar Catalogação/Visualizar na WEB, habilita no frame inferior direito, a guia3. Visualizar na WEB

Para incluir o pedido e o item no módulo de Aquisição & Periódicos:

• Clicar no ícone 

Para procedimentos relativos à aquisição consulte o Manual de Aquisição.

Para emitir as etiquetas de lombada para os itens:

• Navegar para o módulo de Catalogação

Na barra de operação

• Clicar no ícone 
•  Selecionar, na barra de menu, Itens/Gerar etiquetas de itens

2.5 Catalogação rápida #

A catalogação rápida é um recurso utilizado no módulo de Circulação de Coleções para registro simplificado dos dados bibliográficos e do item de um documento ainda não incluído na base SABi e que precisa ser emprestado (para mais detalhes ver a página Catalogação rápida do Manual de Circulação & Caixa).

Para obras em mais de um volume deve ser feito um registro bibliográfico e de item para cada volume.

Assim que o documento for devolvido deve ser encaminhado ao Setor de processamento técnico para revisão e complementação dos dados incluídos na base SABi.

Não deve ser feita catalogação cooperativa em registros de catalogação rápida, uma vez que as informações são insuficientes para a identificação exata da obra, ou seja, deve ser feito um novo registro.

3 Críticas da catalogação #

As críticas do sistema são de conteúdo e de formato.

Para ordenar o registro:

•  Selecionar, na barra de menu, Editar ações/Ordenar registro ou CTRL+M

Para conferir o registro e identificar os campos/subcampos incorretos:

• Clicar no ícone  ou selecionar, na barra de menu, Editar ações/Conferir registro ou CTRL+U

As mensagens são exibidas no frame inferior direito, guia 1. Mensagens

3.1 De conteúdo #

O sistema verifica se os campos Líder, 008 e subcampos do registro bibliográfico (URS01) e de autoridades (URS10) foram preenchidos com as informações definidas nos respectivos manuais.

CRÍTICAS DE CONTEÚDO Campos de dados variáveis

Bibliográfico – URS01

Líder

008

013 lb, f

020 |a

022 |a

024 |2, 9

044

047

048

100 |4

110 |4

111 |4

240 |o

245 lh

590 |w

591 la

692 l2

700 |4

710 |4

711 |4

772 |x

773 |x

775 |x

780 |x

785 |x

787 |x

901 |w

902 |d

903 |a, w

909 la, b, c, d, e, g

910 la, b

930 la

IBI |w

EBK |a, b, c

LKR la, l, r

Autoridades – URS10

130 |o

Todos os lv

Todos os l2

3.2 De formato #

Campos, indicadores e subcampos são criticados em relação a sua obrigatoriedade e repetitividade nos registros bibliográfico e de autoridades.

4 Exclusão de registro bibliográfico #

É usado somente para:

• registro bibliográfico novo, incluído erroneamente ou
• identificado como duplo na base. Neste caso, solicite a exclusão à Gerência do SABi

Registro bibliográfico de item que se tornou indisponível (status 92, 93, 94, 95 e 96) não deve ser excluído da base.Não devem ser reaproveitados os números de sistema de registros deletados nas bases de Autoridades e Bibliográfica. 5.4.1  Exclusão de registro bibliográfico que possua registro ADM

• Localizar a obra no SABi (através da função Pesquisar)

 No frame inferior direito é exibido o registro bibliográfico 

• Clicar no botão Catalogação

Abre a planilha de Catalogação

Na barra de Menu

• Selecionar Editar texto/Deletar registro do Servidor

Abre a janela Catalogação ALEPH com a mensagem Tem certeza que deseja excluir o registro do servidor?

• Clicar no botão Sim

Abre a janela Conferir avisos/erros do registro com a mensagem Registro administrativo xxxxxxx na base URS50 aponta para o documento atual com link do tipo ADM. 

• Clicar no botão Cancelar

No frame inferior direito 

• Selecionar a mensagem Erros do registro…
• Clicar no botão Ver relacionados

No frame superior direito abre o registro ADM

Na barra de Menu

• Selecionar Editar texto/Deletar registro do Servidor

Abre a janela Catalogação ALEPH com a mensagem Tem certeza que deseja excluir o registro do servidor?

• Clicar no botão Sim

No frame superior direito é exibido o registro de catalogação

Na barra de Menu

• Selecionar Editar texto/Deletar registro do Servidor

Abre a janela Catalogação ALEPH com a mensagem Tem certeza que deseja excluir o registro do servidor?

• Clicar no botão Sim

5 Alteração de status de item emprestado #

Não deve ser feita alteração de status de item para itens que estão emprestados.

Quando identificada a necessidade de alteração de status adotar o seguinte procedimento:

• reservar o item para o usuário Biblioteca SBU da sua biblioteca (p.ex. BCBIB);
• aguardar a devolução do item;
• alterar o status do item.

6 Transferência de material bibliográfico registrado no SABi #

Para transferência de material bibliográfico registrado no SABi entre bibliotecas do SBUFRGS, devem ser adotadas as seguintes orientações:

a) Biblioteca cedente:

• envia, através de processo eletrônico: https://sei.ufrgs.br, ofício à biblioteca recebedora, solicitando a anuência da mesma sobre a transferência do material bibliográfico. (Passos no SEI: Iniciar processo – Transferência interna de Material Bibliográfico – incluir documento – ofício – preencher ofício – assinar documento – enviar processo);

b) Biblioteca recebedora:

• Inclui e preenche no SEI, despacho com a concordância da transferência, assina o documento e devolve o processo à biblioteca cedente;

c) Biblioteca cedente:

• mantém o registro bibliográfico no SABi;
• inclui status de processamento TI – Em transferência interna no item e inclui a informação Em transferência para a Biblioteca … no campo Aqui.retros./Desfaz. (ver Manual de Itens & Impressão de etiquetas);
• inclui e preenche no SEI, documento “Guia de Transferência – Biblioteca cedente”, bibliotecário chefe assina o documento;
• inclui no SEI, relatório SABi dos itens com status Em transferência interna (Relatório de itens por status – Status de processamento). Para material bibliográfico não registrado no SABi, elabora listagem dos itens a serem transferidos (nº de registro na biblioteca, nº de chamada, autor, título, data, local, forma de aquisição e valor em R$) e encaminha à biblioteca recebedora;
• encaminha o material bibliográfico à biblioteca recebedora, mantendo a etiqueta de código de barras no item.

d) Biblioteca recebedora:

• inclui e preenche no SEI, documento “Guia de Transferência – Biblioteca recebedora”, bibliotecário chefe assina o documento;
• inclui e preenche no SEI, despacho à Biblioteca Central, para ciência. Assinar documento e encaminhar processo ao NAQ;
• no SABi, substitui a sigla da biblioteca cedente por sua sigla no campo 910la, revisa os demais subcampos e os campos de assunto do registro bibliográfico;
• solicita ao NAQ, através de RT,  a transferência do item/pedido para a sua biblioteca.

7 Tratamento de duplicidade #

A duplicidade de registros no SABi pode ser identificada:

• por programa que verifica diariamente no SABi ocorrências de registros bibliográficos duplos e de autor duplicado em um mesmo registro bibliográfico;
• pela biblioteca setorial, que comunica o fato ao DPT/BC por meio de RT com a identificação dos registros duplos.

7.1 Registro bibliográfico duplo #

Para verificar se os registros são duplos, o programa utiliza os seguintes critérios:

• Obra no todo

CAMPO	MONOGRAFIA	SERIADO	OBSERVAÇÃO
LDR	7=m*	7=s	Obrigatório
008	|7-10	|7-10	Obrigatório
245	|a |b |h |n	|a |b |h |n |p	Obrigatório
250	|a	|a
260	|c	|c
300	|a	|a	Apenas conteúdo numérico
440	|a |v	|a |v

• Analítica

CAMPO	ANALÍTICA DE MONOGRAFIA	ANALÍTICA DE SERIADO	OBSERVAÇÃO
LDR	7=a	7=b	Obrigatório
008	|7-10	|7-10	Obrigatório
092	|a* |b*
100/110/111	|a*	|a*
245	|a* |b* |h |n†	|a* |b* |h† |n†	Obrigatório
300	|a	|a‡	Apenas conteúdo numérico. Considera dois grupos de dígitos separados por – (hífen) e define como duplos (iguais) quando a diferença entre os dígitos for ≤ 10
LKR	|b	|b
773	|t	|t

O DPT/BC revisa os registros para confirmar se a suspeita de registros duplicados procede.

Se o registro suspeito de duplicidade for de apenas uma biblioteca, o DPT/BC envia mensagem para essa biblioteca analisar o provável registro duplo.

Se o registro suspeito de duplicidade possuir 910 de duas ou mais bibliotecas, o DPT/BC envia mensagem para a biblioteca responsável pela última atualização do provável registro duplo analisar.

• Biblioteca contesta duplicidade:
  • DPT/BC analisa registro e sugere, se for o caso, alteração no registro para evitar futuras suspeitas de duplicidade.
• Biblioteca confirma duplicidade:
  • Se for analítica, biblioteca solicita ao DPT/BC exclusão do registro bibliográfico;
  • Se tiver item, biblioteca solicita ao DPT/BC transferência do item, indicando e completando o registro a ser mantido;
  • Se tiver 856 da Biblioteca Digital em ambos os registros, biblioteca solicita:
    • à Gerência do Lume eliminação do link, e,
    • ao DPT/BC exclusão do registro bibliográfico.

7.2 Autor duplicado em um mesmo registro bibliográfico #

O DPT/BC revisa o registro, indica o autor acusado como duplo e envia RT para a biblioteca revisar se é caso de homônimo com necessidade de completar autoridade ou se realmente é autor incluído duplamente. Após a correção, a biblioteca informa o DPT/BC, que encerra a RT.

7.3 Três ou mais registros bibliográficos do mesmo documento (diversas bibliotecas) #

No caso de ocorrência de três ou mais registros bibliográficos do mesmo documento, o procedimento adotado é:

• DPT/BC analisa os registros;
• DPT/BC define registro a ser mantido com base nos seguintes critérios, em ordem de relevância:
  • Número de bibliotecas vinculadas ao registro;
  • Número de itens;
  • Ocorrência de analíticas;
  • Ocorrência de 902 e 903;
  • Registro mais completo;
• DPT/BC informa a situação às bibliotecas setoriais vinculadas aos registros duplicados e qual registro será mantido;
• Bibliotecas setoriais:
  • Atualizam o registro a ser mantido, com criação de 910 e demais campos necessários;
  • Atualizam analíticas, conforme o caso;
  • Solicitam ao DPT/BC a transferência de seus itens para o registro a ser mantido;
  • Solicitam ao DPT/BC a exclusão do registro duplicado criado pela setorial, conforme o caso.