Para a utilização dos serviços de manutenção de equipamentos de tecnologia da informação e comunicação (TIC) e seus periféricos , incluindo computadores, monitores, impressoras, notebooks, scanners, leitores de código de barras e projetores multimídia, contratados por meio do Contrato nº 019/2025, celebrado entre a UFRGS e a empresa ALFATEK INFORMÁTICA LTDA., a Unidade requisitante deverá, previamente, observar as diretrizes estabelecidas Norma de Manutenção dos Equipamentos Microcomputadores da UFRGS. Caso esteja habilitada a acionar o referido contrato de manutenção, deverá seguir as orientações apresentadas a seguir:
1. Unidade UFRGS
Cada Unidade deverá indicar servidor(es) que atuará(ão) como fiscal(is) técnico(s) responsável(is) pelas seguintes atividades: abertura de chamados (ordem de serviços) conforme suas demandas; análise do laudo técnico; aprovação ou reprovação de orçamentos e laudos; certificação dos serviços executados; emissão do Termo de Recebimento Provisório; emissão do Termo de Recebimento de Único (TRU); certificação das Notas Fiscais no âmbito da Unidade, entre outros.
A indicação do(s) fiscal(is) deverá ser formalizada junto à Divisão de Gestão de Contratos (DIGECON), vinculada ao Departamento de Contratos do DECON/PROPLAN, por meio do processo nº 23078.589928/2023-27. Para isso, deve ser incluído um despacho contendo:
nome completo do(s) servidor(es) indicado(s)
e-mail funcional (precisa ser o @ufrgs.br ou @unidade.ufrgs.br)
Sigla de lotação no SEI
O despacho deverá ser devidamente assinado pela Direção da Unidade e pelo(s) servidor(es) indicado(s). Após essa etapa, o processo deverá ser encaminhado à DIGECON, para adoção das providências cabíveis ao apostilamento do contrato.
2. Unidade UFRGS
A abertura de chamado técnico para atendimento, agendamento de visita e toda tramitação desse chamado deverá ser realizada, pelo fiscal do contrato, por meio do Catálogo de Serviços de TI, no serviço Contrato de Manutenção de Equipamentos de TI, pelo botão: Solicitar Serviço. Inicialmente, para abrir um chamado, o fiscal deverá, obrigatoriamente, informar os dados abaixo:
Identificação da Unidade requisitante;
Endereço completo do local onde o equipamento está instalado;
Breve descrição do defeito constatado;
Tipo de equipamento, exemplo: desktop HP, projetor Epson modelo X14, etc;
Número de patrimônio do bem;
Nome, telefone/ramal e e-mail para contato.
3. Alfatek
A Alfatek agendará a visita ao local e após a realização do atendimento preliminar, no local da instalação do equipamento ou não*, emitirá um laudo técnico detalhado contendo: a descrição do defeito identificado no equipamento; as especificações técnicas do serviço necessário; e, se for o caso, a identificação da peça defeituosa, incluindo modelo e demais dados relevantes. O laudo também deverá informar os serviços que precisam ser executados para a correção do problema, assim como o tempo total estimado de cada serviço.
*Para o recolhimento do bem, a Alfatek deverá entregar relatório contendo informações sobre o objeto, exemplo: tipo de equipamento, modelo/marca, nº do patrimônio, composição dele, entre outras informações.
Após a análise do defeito, a Alfatek encaminhará, juntamente com o laudo, seu orçamento e, obrigatoriamente, os orçamentos de pelo menos dois (2) fornecedores distintos para as peças, especificando os respectivos valores. Toda a documentação deverá ser enviada por meio do retorno do Chamado original.
4. Unidade UFRGS
Após o recebimento do relatório técnico e dos orçamentos, o fiscal da unidade requisitante realizará a análise prévia da validação dos preços e viabilidade econômica da realização do serviço (disponibilidade de cota/ necessidade de adiantamento de crédito/ cota extra), com base nos preços médios praticados no mercado local, e poderá:
aprovar o orçamento/valor do serviço e responder o chamado com a autorização para a execução do serviço;
reprovar o orçamento/valor do serviço, informar, por meio do chamado, a não autorização para a execução do serviço ou solicitar um novo orçamento.
O caso de não aprovação ou rejeição do orçamento, os equipamentos eventualmente retirados da Universidade deverão ser restituídos em até 48 horas às expensas da contratada;
5. Unidade UFRGS
O fiscal da Unidade requisitante tem o dever de efetuar em paralelo, a pesquisa de mercado sobre as mesmas peças e/ou componentes, visando a uma melhor análise do preço cobrado. Na hipótese de obter menor valor médio do que o indicado no orçamento da Alfatek, esta deverá refazer o seu orçamento.
Configurará hipótese de rejeição do serviço o fato do orçamento de reposição de peças/componentes e intervenções representarem desvantagem econômica para a UFRGS, ou seja, se a aquisição de um equipamento novo for mais vantajosa.
6. Unidade UFRGS
Devidamente analisados e aprovados o laudo e os orçamentos, a Unidade deverá:
Abrir processo no SEI-UFRGS do tipo: Pagamento e relacionar ao processo de licitação nº 23078.589928/2023-27;
Anexar ao processo os relatórios/laudos técnicos e os orçamentos enviados pela Empresa. Inserir como documento: externo; do tipo: Informativo; nome na árvore: Ordem de Serviço; e assinalar o formato: nato-digital;
Gerar documento interno no SEI-UFRGS do tipo: Autorização, com o seguinte texto.
Encaminhar o processo ao DPO para a emissão da Nota de Empenho. Aguarde a devolução do processo com a respectiva Nota de Empenho.
Salvar os arquivos no formato pdf (autorização acima devidamente assinada no SEI e a Nota de Empenho) e encaminhá-los à Alfatek, por meio do chamado que originou o atendimento.
7. Alfatek
De posse da autorização (OS) e da nota de empenho, a Alfatek procederá ao conserto e, ao término deste, também emitirá um relatório técnico, que conterá, no mínimo:
Número do chamado (Ticket);
Data e hora de abertura;
Data e hora do início e do término do atendimento;
Identificação do defeito;
Identificação do equipamento ou componente que apresentou problema;
Providências adotadas.
8. Unidade UFRGS
Assim que a Alfatek entregar o equipamento, após a conferência e os testes, o fiscal da Unidade requisitante deverá, no prazo de 5 (cinco) dias úteis elaborar e assinar o Termo de Recebimento Provisório, disponível no SEI (Contratos: Termo de Receb. Provisório – TIC), anexando-o ao processo e encaminhando-o ao Gestor do contrato (sigla SEI: CPD-DCPD-NUC).
O Gestor do contrato (CPD), verificará semanalmente os processos recebidos e os respectivos Termos de Recebimento Provisório e, não havendo inconsistências, elaborará o Termo de Recebimento Definitivo, disponível no SEI (Contratos: Termo de Receb. Definitivo – TIC), para que a unidade requisitante o envie à ALFATEK e autorize o faturamento.
Assim que a Alfatek encaminhar a Nota Fiscal (NF) do serviço (por meio do chamado), o fiscal do contrato deverá adicioná-la ao processo SEI, certificando a NF por meio da inclusão do documento SEI: Certificação de Nota Fiscal. Feito isso, o processo deverá ser encaminhado ao DEO, para providências quanto ao pagamento da NF.
* Lembrando que toda a interação da UFRGS com a Alfatek deverá acontecer por meio do chamado original. Isso inclui o envio e o recebimento de documentos e notas fiscais.
INFORMAÇÕES IMPORTANTES:
Nenhuma despesa pode ser realizada sem que antes haja a respectiva reserva orçamentária, portanto, antes de autorizar qualquer conserto, a Unidade deverá encaminhar o processo da solicitação ao DPO para emissão da nota de empenho.
Reforçamos que o procedimento de autorização à empresa deve seguir, obrigatoriamente as orientações contidas nos itens 4 e 5, resultando na racionalização do uso de papel e no aumento da transparência. Após a certificação da nota fiscal e antes do encaminhamento do processo para pagamento, este deverá ser disponibilizado à Alfatek por meio do menu SEI: Gerenciar Disponibilizações de Acesso Externo, para o e-mail: chamado@alfatek.com.br, possibilitando o acompanhamento integral do processo.
Todos os serviços executados possuem garantia total de 180(cento e oitenta) dias, portanto, se houver algum problema durante esse período, retorne ao chamado original e acione a empresa pelo botão: Relatar Problema.
Atentamos às Unidades que o serviço de manutenção corretiva consiste na identificação e reparação das eventuais falhas dos equipamentos de informática, determinando a causa raiz do problema e corrigindo-a, mediante o conserto ou substituição de partes ou os componentes que apresentem defeitos, restabelecendo a funcionalidade do equipamento em condições normais de funcionamento.
Abaixo, está a tabela com o Acordo de Nível de Serviço (SLA) pactuado com a empresa.
Em caso de dúvidas quanto à utilização do contrato ou algum procedimento, procure o CPD, por meio de um dos seguintes canais de comunicação:
Sigla SEI: CPD-DCPD-NUC – E-mail: nuc@cpd.ufrgs.br
Telefones/WhatsApp business: 3308.2110 / 3308.2320 e 3308.5075.