Sistema de Agendamento de Recursos – Usuário Administrador

Solicitando o serviço

Você deverá pedir que o dirigente de sua Unidade/Órgão solicite o serviço de agendamento a partir do catálogo de serviços de TI: https://www1.ufrgs.br/catalogoti/servicos/servico?servico=830

É necessário que você faça um primeiro acesso ao sistema, em https://www.ufrgs.br/agendamentoderecursos, para que seu usuário seja carregado na base de dados do sistema e a permissão de administração de recursos lhe seja concedida.

Criando agenda de recursos

Você poderá criar uma Agenda, agrupando mais de um recurso, para que os usuários solicitem reservas em um layout de calendário. A Agenda serve também como uma forma de agrupar seus recursos disponíveis.

1. Para criar uma Agenda, clique no menu Responsabilidades – Agendas e role a página para baixo até localizar o formulário para adicionar nova agenda.

2. Defina um nome, um dia da semana para início da agenda e número de dias visíveis. Você pode usar uma Agenda já existente como modelo.

  • Uma vez criada a Agenda você poderá definir faixas de horários disponíveis para reserva. Você pode suprimir, por exemplo, o turno da noite ou o horário do almoço.

3. Para relacionar recursos com a Agenda criada, acesse o menu Responsabilidades – Recursos. Nas configurações do recurso selecione a Agenda criada.

Criando e configurando recursos

Uma vez solicitado o serviço, você ganhará permissão no sistema para criar novos recursos e calendário de recursos, além de administrar as reservas sob sua responsabilidade.
Para criar um novo recurso:
1. Acesse o menu Responsabilidades – Recursos e role a página para baixo até localizar o formulário para adicionar novo recurso.

2. Preencha o nome do recurso que deseja criar, selecione uma Agenda (se existir) e selecione o Administrador do Recurso, que será informado para você na resposta à solicitação de uso do serviço de agendamento.

3. Localize o recurso adicionado na lista e proceda com as configurações possíveis. Você poderá incluir uma imagem, descrição, localização e contatos.

  • É importante informar e-mail e telefone de contato para que os interessados possam sanar dúvidas adicionais sobre o recurso em questão.

 

4. Complete as configurações do recurso: você poderá definir tempo (em dias ou horas) para a duração máxima e mínima das reservas, antecedência necessária, intervalos entre as reservas e, ainda, a capacidade do recurso (ilimitada ou limitado a “x” unidades).

Configurando as permissões de acesso

Existem basicamente duas configurações de permissões possíveis para cada recursos:
a. A permissão é concedida automaticamente: Se esta propriedade for configurada como “sim”, então qualquer usuário com acesso ao sistema poderá solicitar uma reserva no recurso em questão. Se a propriedade for configurada como “não”, então somente os usuários com permissão no recurso poderão solicitar reservas. Neste caso, você precisará atribuir permissão para os usuários que desejar clicando em “Permissões: User”. Localize os usuários pelo nome para conceder permissão de acesso ao recurso;
b. As reservas devem ser aprovadas: Se esta propriedade for configurada como “sim”, então toda solicitação de reserva deverá ser aprovada pelo administrador responsável. Se for configurada como “não”, então as reservas solicitadas são automaticamente aceitas e entram na Agenda de reservas do recurso.

Administrando as reservas

Por padrão, os administradores sempre recebem notificações automáticas por e-mail quando um usuário cria, altera ou exclui uma reserva. Também é enviado e-mail quando uma reserva necessita de aprovação. Entretanto, você pode acessar o sistema e no menu Responsabilidades, você poderá conferir a lista de reservas clicando nas opções Reservas por Grupos, Reservas de Recursos ou ainda Reservas na Agenda. Você pode aplicar filtros para localizar reservas específicas. As ações aprovar e excluir estarão disponíveis, se necessário.

Gerando relatórios

O sistema provê uma série de relatórios padrão das reservas, que pode ser obtido no menu Relatórios – Relatórios Gerais. Entretanto, você também pode criar novos formatos de relatórios e salvá-los para futura conferência.

Faça um comentário relacionado ao conteúdo deste documento

avatar