Orientações para utilização do contrato 126/2017 – UFRGS/ALFATEK

Para utilização dos serviços de manutenção de equipamentos de informática (computador, monitor, impressora, notebook, scanner, leitores de código de barra e projetores multimídia), objeto do Contrato 126/2017, firmado entre a UFRGS e a Alfatek Informática Ltda-EPP, a Unidade interessada deverá seguir a seguinte orientação:

1. Indicar um fiscal que será o responsável pelo acompanhamento do serviço e certificação das Notas Fiscais no âmbito da Unidade. A indicação deverá ser feita solicitando-se à Seção de Contratos da PROPLAN (e-mail: sec-contratos@ufrgs.br, telefones: (51) 3308-3397/3043) o processo nº 23078.509086/2016-17, para que a Unidade inclua despacho, assinado pela Direção, indicando o Fiscal e, após, retornando o processo à SEC para providências de inclusão do mesmo no contrato.

2. Abrir chamado técnico de atendimento através do seguinte endereço eletrônico: denise@alfatek.com.br, contendo, obrigatoriamente, as seguintes informações:

  • Identificação da Unidade Requisitante;
  • Endereço completo para o atendimento (local onde está instalado o equipamento);
  • Breve relato do defeito constatado;
  • Nº de patrimônio do bem;
  • Telefone e e-mail para contato;
  • Dados do servidor responsável pelo pagamento (nome, setor, telefone e e-mail de contato).

3. Após o atendimento preliminar a Empresa emitirá laudo técnico e o respectivo orçamento, enviando-o para o e-mail que originou a abertura de chamado.

4. O orçamento deverá ser analisado pela Unidade quanto a viabilidade econômica. Se autorizado, a Unidade deverá:

  • Emitir ou reforçar o empenho;
  • Abrir processo no SEI-UFRGS do tipo: Pagamento;
  • Anexar ao processo a Ordem de Serviço (O.S.) enviada pela Empresa: inserir como documento: externo, do tipo: Informativo, nome na árvore: OS xxxx – (número da Ordem de Serviço) – e assinalar o formato: nato-digital;
  • Gerar documento interno no SEI-UFRGS do tipo: Autorização, com o seguinte texto:
 

Contrato 126/2017 – UFRGS/ALFATEK

 

Autorizamos a execução dos serviços constantes da OS xxxx (indicar o nº da OS e linkar o documento SEI).

 

* O ordenador de despesas deve assinar este documento.

 

5. Gerar arquivo no formato pdf da autorização acima (devidamente assinada no SEI-UFRGS) e encaminhar por e-mail (denise@alfatek.com.br) à Empresa, juntamente com a Nota de Empenho.

6. De posse da autorização e da nota de empenho a Empresa procederá ao conserto e, ao término deste, emitirá a Nota Fiscal correspondente enviando-a por e-mail e solicitará à Unidade requisitante o agendamento para devolução do bem à UFRGS.

7. Após conferência e testes do equipamento a Unidade deverá inserir e certificar a Nota Fiscal no processo já aberto no SEI-UFRGS e dar continuidade a este processo de pagamento.

 

INFORMAÇÕES IMPORTANTES:

  • Nenhuma despesa pode ser realizada sem que antes haja a respectiva reserva orçamentária, portanto, antes de autorizar qualquer conserto a Unidade deverá emitir a nota de empenho.

 

  • Dados do fornecedor para empenho: 

CNPJ: 68.803.055/0001-73

Empresa: Alfatek Informática Ltda – EPP

Pregão Eletrônico: 177/2017

Contrato: 126/2017

Processo: 23078.509086/2016-17

Classificação da Despesa: 3390.40.12

Descrição do item – Prestação de serviços técnicos de manutenção corretiva de equipamentos de informática, conforme especificações técnicas do Termo de Referência Anexo I, com previsão de fornecimento de materiais de reposição.

  • Por último reforçamos que o procedimento de autorização à Empresa deve seguir obrigatoriamente as orientações contidas nos itens 4 e 5, resultando em racionalização do uso de papel, bem como em maior transparência, pois o número do processo contido na Autorização (gerado automaticamente pelo sistema) possibilitará a Empresa o acompanhamento do pagamento através da consulta pública aos processos SEI-UFRGS.