Sistema de Gerenciamento de Chamados – RT – Tutorial de uso

Introdução

O Request Tracker – RT é um sistema Web de controle e gerenciamento de solicitações de usuários. Essas solicitações são denominadas Tickets e o sistema as organiza em filas de atendimento.

Definições no RT

Ticket: O Ticket é o objeto central do RT (uma solicitação de um usuário). Ele pode ser criado via interface web do RT pelo atendente ou quando um e-mail é enviado pelo requisitante para um endereço específico. Um Ticket contém metadados (informações básicas sobre o Ticket) e um registro de todas as comunicações relacionadas a ele.
Um Ticket pode assumir vários Status, onde ele pode ter apenas um por vez:

  • Novo: o Ticket acabou de ser criado e não foi tratado por ninguém.
  • Aberto: alguém está tratando no Ticket.
  • Rejeitado: o Ticket foi rejeitado, mas ficará guardado nos registros.
  • Pendente: o Ticket foi atrasado e não está sendo tratado no momento.
  • Resolvido: o Ticket foi atendido.
  • Removido: a mensagem não deveria ser um Ticket e será removida. Um Spam por exemplo

Fila: Como os Tickets são organizados no RT. As filas são geralmente usadas como classificação para diferentes tipos de solicitações, onde cada fila de atendimento possui um e-mail associado.

Requisitante: É a pessoa que envia uma solicitação. Alguém que envia um e-mail para criar um Ticket será automaticamente rotulado como o requisitante.

CC: Alguém que deve ser notificado de atualizações para um Ticket, mas não está necessariamente envolvido em trabalhar no Ticket.

Proprietário: É a pessoa responsável pelo Ticket e sua resolução. Os Tickets podem ter apenas um proprietário e podem ser passados de um proprietário para outro.

Prioridade: Representa a importância de um Ticket numa escala de 0 a 100. A prioridade pode ser usada para designar Tickets que precisam ser trabalhados antes dos outros.

Fluxo de Atendimento no RT

Existem duas maneiras de se criar um Ticket no RT, a primeira é manual, realizada pelo atendente via interface web do sistema, e a segunda de forma automática, quando um e-mail é enviado pelo requisitante para um endereço específico.

Ao receber um e-mail, o RT encaminha para a fila correspondente (nesta fila ficam armazenadas as solicitações dos requisitantes) e enviará um e-mail com uma resposta automática ao requisitante. Neste e-mail, constará às instruções para o requisitante se comunicar com os atendentes e o número de sua requisição. Criado o Ticket, os atendentes tomam as ações necessárias para a solução do problema. Algumas ações irão fazer com que o Ticket mude de status, outras adicionam informações ou informam ao requisitante sobre o tratamento do Ticket.

Tratamento de um Ticket:

Depois de criado, o Ticket encontra-se no estado novo. Ao entrar no RT, um atendente tem a visão de todos os Tickets (novos e existentes) que estão nas filas de atendimento que ele tem acesso. O atendente seleciona o Ticket que irá atender e escolhe uma das ações básicas que deseja tomar:

Comentar: um comentário é inserido no Ticket apenas para consulta dos atendentes, o requisitante não tem acesso a esse comentário;

Responder: o atendente faz um comentário no Ticket que é enviado ao requisitante;

Resolver: ao resolver o Ticket, o atendente muda o estado do mesmo para Resolvido, com isso, o mesmo deixará de aparecer na fila e uma reposta automática será enviada ao requisitante avisando sobre do fechamento da requisição.

Interface do RT

O RT é uma plataforma open source utilizada para gerenciar solicitações de usuários, onde possui uma interface Web que é suportada por praticamente todos os navegadores disponíveis.

Acessando o RT

Para acessar o RT utilize o endereço: https://rt.ufrgs.br

O Usuário é o número do cartão da UFRGS com os zeros a esquerda e a senha é a mesma utilizada no portal de serviços da UFRGS.

 

Página Inicial do RT

Após acessar o RT, o usuário visualiza sua página inicial no sistema, onde é exibida a barra superior de opções e vários painéis configuráveis. A seguir, segue a descrição de cada um:

1) 10 Tickets de alta prioridade que eu possuo: os Tickets em que o atendente que está logado no sistema está tratando. Em cada Ticket é exibido o seu número, prioridade, fila, e seu status.

2) 10 Tickets mais recentes sem proprietário: novos Tickets criados e sem proprietário.

3) Criação rápida de Ticket: use para criar rapidamente um Ticket.

4) Busca rápida: contém uma lista de todas as filas que o atendente tem permissão de acesso e exibem o número de Tickets novos, abertos e pendentes.

5) Atualizar: permite selecionar se a página é atualizada automaticamente ou não.

6) Novo Ticket em: use para criar rapidamente um Ticket em uma fila. Escolha uma fila a partir do menu suspenso e clique em Novo Ticket em.

7) Pesquisa: use para buscar Tickets. Digite o número de um Ticket para ir diretamente para ele.

8) Menu superior: exibe botões de Início, Tickets (buscar Tickets), Ferramentes e o usuário logado.

Personalizar a Página Inicial do RT

O RT permite que se altere ou remova os painéis da página principal. Para isto, clique no botão Editar no lado superior direto da página, abaixo do campo de pesquisa.

Será exibida a seguinte tela:

 

No painel RT por alto: body, na caixa de seleção Disponível, estão listados todos os painéis disponíveis para serem incluídos na parte central da página principal. Na outra caixa de seleção, do lado direito, estão todos os painéis que estão sendo exibidos na página principal no momento.

No painel RT por alto: summary, na caixa de seleção Disponível, estão listados todos os painéis disponíveis para serem incluídos na parte direita da página principal. Na outra caixa de seleção, do lado direito, estão todos os painéis que estão sendo exibidos na página principal no momento.

Para incluir um novo painel
1. Selecione o painel na caixa de seleção Disponível.
2. Clique na seta que está entre as duas caixas de seleção.

O Painel foi incluído com sucesso.

 

Para remover um painel
1. Selecione o painel na segunda caixa de seleção.
2. Clique no botão Remover.

 

Para alterar a ordem de exibição de um painel
1. Selecione o painel na segunda caixa de seleção.
2. Clique em um dos botões que indicam para cima ou para baixo.

 

Configurar número de Tickets que são exibidos nos Painéis da Página Inicial

No painel Opções, é possível configurar número de Tickets que são exibidos nos painéis da página inicial. Por padrão são exibidos 10 Tickets. Para alterar, basta informar um novo valor e clicar no botão Salvar.

 

Restaurar visualização padrão dos painéis

No painel Reset RT at glace, clique no botão Restaurar valor padrão para restaurar visualização padrão dos painéis.

Alterar as preferências de usuário

Para alterar o idioma de exibição do RT e a assinatura do usuário:

Alterar idioma de exibição

No menu superior, clique sobre o nome do usuário, Definições e depois em Sobre mim.

 

No campo Língua (Language), selecione o idioma desejado em clique em Salvar Preferências.

 

Assinatura

Para adicionar ou alterar uma assinatura que será exibida por padrão na parte inferior de todos os comentários e respostas:

No menu superior, clique sobre o nome do usuário, Definições e depois em Sobre mim.

No campo Assinatura, insira ou altere a assinatura conforme desejado e clique em Salvar Preferências.

 

Gerenciar Tickets

Visualizar Tickets

Existem maneiras diferentes de se visualizar um Ticket no RT. A seguir veremos quais são elas:

A partir da página inicial:

No painel 10 Tickets de alta prioridade que eu possuo, clique no assunto do Ticket. Ou visualize um Ticket sem dono no painel 10 Tickets mais recentes sem proprietário clicando em seu assunto também.

 

Buscando na caixa de pesquisa:

Informe o número ou assunto do Ticket no campo de pesquisa e pressione ENTER.

 

No painel de Busca rápida:

Clique em um nome de uma fila no painel de Busca rápida, e em seguida clique em um Ticket. Ou no mesmo painel, clique em uma das categorias: novo, aberto ou pendente.

 

Após abrir um Ticket, visualizamos que ele possui uma barra superior, um menu de opções e os painéis: Metadados do Ticket na parte superior e o painel Histórico na parte inferior.

 

No lado esquerdo da barra superior é exibido o número e o assunto do Ticket

 

No lado superior direito é exibido o menu de opções

  • Exibir: exibe o Ticket.
  • Histórico: exibe todas as atualizações que o Ticket sofreu, incluindo os comentários, respostas, anexos, mudanças de status e propriedade.
  • Básicos: utilizado para alterar o assunto do Ticket, status, tempo de trabalho, tempo restante, prioridade e a fila.
  • Datas: utilizado para modificar as datas do Ticket.
  • Vínculos: faz relacionamentos entre Tickets, como união, dependência entre outros.
  • Jumbo: utilizado para modificar vários aspectos de um Ticket de uma única vez como: datas, pessoas, vínculos entre outros.
  • Ações: utilizado para tomar as ações básicas sobre um Ticket como responder, comentar, resolver entre outras.

No painel Metadados do Ticket são exibidos as seguintes informações: Sumário, Pessoas, Datas e Vínculos.

Em Sumário é exibido o Número do Ticket, Status, Prioridade e a fila que ele pertence.

Em Pessoas é exibido o dono e o requisitante do Ticket.

Em Datas são exibidas informações com a data e hora de criação do Ticket.

Em Vínculos são exibidas informações de referência a outros Tickets, caso ela exista.

O painel Histórico exibe todas as atualizações que o Ticket sofreu, incluindo os comentários, respostas, anexos e mudanças de status.

 

Pesquisar Tickets

O RT possibilita as seguintes formas de buscar Tickets: busca rápida, busca simples e busca avançada (construtor de consulta).

Busca rápida:

A pesquisa é realizada através do painel Busca rápida que está disponível na página inicial. Nele está disponível as filas e os status dos Tickets, onde estes elementos são clicáveis e exibem os resultados da pesquisa.

Pesquisa simples:

A pesquisa simples é realizada através do campo de busca localizado no canto superior direito de todas as páginas. Esta pesquisa permite digitar o número do Ticket ou outro termo.

 

Outra forma de utilizar a Busca Simples é através do menu superior, clicando em Tickets e Busca Simples

Informe o termo desejado conforme as orientações e clique em Buscar

 

Pesquisa Avançada:

A busca avançada está disponível no menu superior, clicando em Tickets e Nova Busca

 

É exibido um construtor de consulta, onde podem ser definidos vários critérios como: assunto, fila, data de criação, requisitante, entre outros. Após definir os filtros desejados, clique em Adicionar estes termos e Buscar.

 

É exibido o resultado encontrado a partir do critérios estabelecidos na busca.

 

Criar um novo Ticket

Caso um usuário entre em contato via telefone, é possível criar um Ticket manualmente para registar sua demanda.

Para criar um novo Ticket:

No menu superior, a partir de qualquer página, selecione a fila desejada e clique no botão Novo Ticket em

 

Será carregada a página de criação de Ticket. O preenchimento dos campos deve seguir as seguintes orientações:

No painel Básicos é possível definir o Status (por padrão deixar novo) e o proprietário (por padrão deixar Nobody) do Ticket.

 

No painel Criar um novo Ticket preencher os campos destacados e clicar no botão Criar

 

  • Requisitantes: e-mail do requisitante do Ticket
  • Assunto: Assunto do Ticket
  • Descreva o problema: descrever o objetivo do Ticket (qual é a solicitação ou problema)
  • Anexar: é possível anexar arquivos (imagens, documentos, etc) ao Ticket caso seja necessário

Comentar um Ticket

Para comentar um Ticket:

Acesse o Ticket desejado

No menu de opções clique em Ações e depois em Comentário

 

Digite o comentário desejado e clique no botão Atualizar Ticket

 

O comentário fica registrado no Histórico do Ticket para consulta dos atendentes e não é enviado ao usuário.

 

Responder um Ticket

Para responder um Ticket:

Acesse o Ticket desejado

No menu de opções clique em Ações e depois em Responder

 

Digite a resposta desejada e clique no botão Atualizar Ticket

 

A resposta fica registrada no Histórico do Ticket e é enviada por e-mail ao usuário.

Resolver um Ticket

Para resolver um Ticket:

Acesse o Ticket desejado

No menu de opções clique em Ações e depois em Resolver

 

Digite o comentário informando sobre a resolução do Ticket e clique no botão Atualizar Ticket

 

Ao resolver um Ticket o seu Status muda para Resolvido, com isso, ele deixará de aparecer na fila e uma reposta automática é enviada ao requisitante, avisando sobre o fechamento da requisição.

 

Transferir um Ticket para outra fila

Acesse o Ticket desejado e no menu de opções clique em Básicos

 

Escolha a fila de destino e clique no botão Salvar as Alterações

Sistema de Protocolo

Sistema de Protocolo

Serviço

Sistema web onde é transcrita a entrada e saída de documentos em uma entidade. Tem a finalidade de registrar, controlar e acompanhar os documentos que tramitam dentro da universidade.

Processos

Dentro deste Sistema da UFRGS, iremos controlar apenas um determinado tipo de documentação: os Processos da Universidade. Os processos possuem sempre uma capa padrão, onde podem ser encontrar informações importantes e que sempre serão informadas nos registros do Sistema. São elas:

  • Número do Processo que sempre inicia com a seqüência 23078.
  • Data de abertura do Processo.
  • Departamento que solicitou sua abertura.
  • Código do assunto do Processo.
  • Descrição do assunto.
  • A quem se refere o Processo (servidor, aluno, prestadores de serviço, outros departamentos…).

Na capa também são encontrados os locais por onde o processo já tramitou e as respectivas datas.

Acesso

1. Acesse http://www.ufrgs.br/ufrgs/inicial e faça login com o seu usuário.

2. Clique na aba Gestor.

3. Clique em Protocolo.

4. Acesse seus processos.

Entrada de Processos

Cadastrando a Entrada de Processos

Quando há o cadastramento de um Processo, o Sistema lança um número de Guia de Andamento para este trâmite. Quando o Órgão recebe um processo, é seu papel indicar que esta Guia foi recebida. Isso acontece através do próprio Sistema.

Guia de Andamento de Processo

Nela, podemos encontrar a procedência, número e destino do processo, bem como o número da guia de andamento do último trâmite. É permitido o registro de um ou mais processos dentro de uma única guia, desde que o destinatário seja o mesmo.

Recebendo a Guia de Andamento de Processo

Há duas possibilidades de recebimento.

1. Receber Guia Individual ou atalho de teclado F9. Escreva o número da guia e a busca no Sistema.

  • Selecione a data de recebimento da Guia e clique em Enviar.

 

2.  Receber Guia por Órgão. Escreva o nome do Órgão que enviou o processo, e busque as guias que deseja. Esta busca facilita quando há uma quantidade grande de guias a receber.

  • Selecione as Guias que deseja receber e clique em Receber Guias.

Encaminhando Processos

As três situações encontradas

Quando recebemos um processo, podemos encontrar 3 situações. Observe a seguir, quais são elas e como proceder em cada caso.

Recebimento de Processos Próprios

Recebimento de um processo com guia endereçada ao seu departamento. Exemplo: A Secretária da Escola de Engenharia (SECENG) recebe um processo com guia para a SECENG.

  • Procedimento: dar andamento ao processo e encaminhar para o destinatário que desejar, utilizando a ferramenta Envio de Processos.

Recebimento de Processos Internos

Recebimento de um processo com guia endereçada a um departamento interno ao seu. Exemplo: A Secretária da Escola de Engenharia (SECENG) recebe um processo com guia para a Direção da Escola de Engenharia (DIRENG).

  • Procedimento: a SECENG será apenas o transmissor do processo, utilizando a ferramenta Guia de Manual, que deixará o registro de tramitação interna no Sistema.

Recebimento de Processos de Terceiros

Recebimento de um processo com guia endereçada a um departamento que não é o seu, e nem interno ao seu. Exemplo: A Escola de Engenharia (EENG) recebe um processo com guia para a Escola de Enfermagem (EENF). Pode acontecer, visto que as siglas são semelhantes.

  • Procedimento: a EENG encaminha para o SPG (Seção de Protocolo Geral) com informação do erro no despacho, utilizando a ferramenta Envio de Processos.

Emissão de Guia Manual

Ferramenta para tramitação interna de um Processo. Ela é utilizada quando recebemos um processo que não é nosso, mas pertence a um departamento interno, e permite que o Sistema guarde um histórico de andamento interno de Processos.

Observe o exemplo:

SUINFRA envia processo para DECIV.

SECENG recebe o malote contendo o processo para o DECIV.

SECENG encaminha o processo para o DECIV, utilizando a Guia Manual.

DECIV recebe o processo que a SUINFRA encaminhou.

Andamento final: SUINFRA > DECIV > SECENG > DECIV

Funcionamento

1. Clique em Guia Manual.

2. Insira:

Órgão Origem:  sigla do órgão que está enviando o Processo.

Órgão Destino:  sigla do órgão interno para onde desejamos encaminhar o Processo. Caso não a saiba, basta pesquisar clicando no ícone  .

Pessoa Destino: número do cartão da pessoa que deve receber o Processo, ou buscar pelo nome no ícone  . Este campo não é de preenchimento obrigatório, podemos utilizá-lo como garantia de que a pessoa correta receba o Processo.

Data de Expedição: data do dia em que está ocorrendo a emissão da Guia.

Indicador Emissão Guia: Se desejar imprimir a Guia Manual para anexar ao processo, marque esta opção: .

  • No início da implantação do Sistema de Protocolo, podem ocorrer falhas, devido à alteração da forma de controle do andamento de Processos. Por isso é aconselhado que se selecione a opção Indicador Emissão Guia para manter o controle sobre o receptor do processo (que terá que assinar a guia). Quando todos os usuários da Unidade já estiverem bem treinados, poderá manter-se apenas o arquivo digital, e o recebimento das Guias ocorrerá apenas na opção Receber Guia.

3. Coloque o número do Processo neste campo e clique no ícone .

  • Caso tenha mais de um processo para o mesmo Órgão, utilize a mesma Guia Manual para encaminhá-los. Os Processos vão aparecer na Lista de Processos.

4. Para anexar outras informações sobre um determinado Processo, basta selecioná-lo na Lista de Processos. O campo Arquivos e Comentários irá surgir com novas opções de informações.

  • Podem ser anexados arquivos (como a capa de um anexo do processo, portarias, ofícios…) ou inseridos comentários (se o processo possui anexos, se deve passar por alguém específico…).

Emissão de Guia de Andamento de Processos

Ferramenta para tramitação de processo. Utilizada quando damos despacho a um processo, permitindo que o Sistema guarde um histórico de andamento.

Funcionamento

1. Clique em Envio de Proc. (veja imagem abaixo) ou atalho de teclado F8 e insira:

Órgão Destino:

a) Destinatário Interno: caso o destinatário seja um departamento interno ao seu, faça o despacho diretamente para ele. Exemplo: SECENG encaminhando um processo ao DIRENG (Direção da Escola de Engenharia).

b) Destinatário Externo: caso o destinatário seja um departamento externo ao seu, tente inserir sua sigla no campo Órgão Destino, se houver permissão de acesso, faça o despacho diretamente para ele. Se não houver permissão de acesso, insira SPG (Seção de Protocolo Geral) no campo Órgão Destino. Neste caso, o despacho na capa deve ter formato DPG/Órgão Destino. Exemplo: DPG/SUINFRA. O que informa que o processo passou pela Divisão de Protocolo Geral e depois seguiu para o Órgão Destino.

Pessoa Destino: número do cartão da pessoa que deve receber o Processo, ou buscar pelo nome no ícone  . Este campo não é de preenchimento obrigatório, podemos utilizá-lo como garantia de que a pessoa correta receba o Processo.

Data de Expedição: data do dia em que está ocorrendo a emissão da Guia.

Indicador Emissão Guia: Se desejar imprimir a Guia Manual para anexar ao processo, marque esta opção: .

  • No início da implantação do Sistema de Protocolo, podem ocorrer falhas, devido à alteração da forma de controle do andamento de Processos. Por isso é aconselhado que se selecione a opção Indicador Emissão Guia para manter o controle sobre o receptor do processo (que terá que assinar a guia). Quando todos os usuários da Escola já estiverem bem treinados, poderá manter-se apenas o arquivo digital, e o recebimento das Guias ocorrerá apenas na opção Receber Guia.

2. Coloque o número do Processo neste campo e clique no ícone .

  • Caso tenha mais de um processo para o mesmo Órgão, utilize a mesma Guia Manual para encaminhá-los. Os Processos vão aparecer na Lista de Processos.

3. Para anexar outras informações sobre um determinado Processo, basta selecioná-lo na Lista de Processos. O campo Arquivos e Comentários irá surgir com novas opções de informações.

  • Podem ser anexados arquivos (como a capa de um anexo do processo, portarias, ofícios…) ou inseridos comentários (se o processo possui anexos, se deve passar por alguém específico…).

Consulta de Processos

Ferramenta utilizada para acompanhar o andamento dos Processos: onde estão, por onde já passaram, data de abertura, entre outros.

Funcionamento

1. Clique em Busca de Processos.

  • Para encontrar o processo desejado há diversas opções de busca. Saber o número do processo buscado é a maneira mais eficaz de encontrá-lo, mas caso não o saiba, pode buscá-lo através de uma das informações abaixo:

a) Data de abertura ou período onde possa ter sido aberto.

b) Tipo de Solicitante: pessoa da UFRGS, servidor, pessoa física, pessoa jurídica, órgão interno, órgão externo, indefinido, aluno. Insira o número do solicitante no campo Nro Solicitante.

c) Nome do Solicitante: selecione Fonética do Primeiro Nome assim o Sistema busca nomes semelhantes.

d) Órgão de Procedência.

e) Órgão de Destino Inicial.

f) Assunto, onde pode-se buscar o assunto padrão selecionando o ícone . 

g) Assunto do Processo: em Descrição do assunto.

Considerações Finais

O Sistema de Protocolo WEB foi desenvolvido pelo Centro de Processamento de Dados (CPD) da UFRGS, com base no antigo sistema de Protocolo. Essa modernização visa atender mais usuários na Universidade e melhorar o registro de andamentos dos processos físicos e, futuramente, os processos eletrônicos.

Sistema de Espaço Físico

Tutorial de Espaço Físico

1. Faça o caminho Servidor > Portal de Serviços > Tutoriais > Espaço Físico.

Instalação

1. Faça o caminho Servidor > Portal de Serviços > Downloads > Clientes (se necessário) > Sistemas > Espaço Físico.

2. Clique em Enviar. 

3. Clique em Executar.

4.Será executado o arquivo de instalação, abrindo o Sistema de Espaço Físico.

  • Não esqueça de fechar o portal de serviços antes de utilizar o sistema.

Sistema de Espaço Físico

Tem por finalidade manter o cadastro de espaço físico da UFRGS e realizar o gerenciamento dos dados sobre o espaço físico da Universidade.

 

Consulta de Espaço Físico, suas gerências e contatos

Faça o caminho Servidor > Portal de Serviços > Gestão > Espaço Físico.

Cadastro de Usuários

Para ter acesso ao Sistema de Espaço Físico como gerente de órgão é necessário solicitar cadastro para o analista responsável pelo sistema, via e-mail zeluis@cpd.ufrgs.br, especificando o órgão de sua competência.

Cadastro do Espaço Físico

Operações básicas

São executadas a partir dos  ícones de atalhos disponíveis na barra de ferramentas da tela principal do sistema ou por menus de comandos habilitados. São eles: Ícone de inclusão de registros, Ícone de alteração de registros, Ícone de exclusão de registros, Ícone de localização de registros, Ícone salvar e Ícone cancelar operação.

Guias padrões do Sistema

Guia Dados do Espaço Físico: registra as características do espaço físico.

Guia Atributos: será implementada.

Guia Responsabilidade: permite consultar o(s) órgão(s) responsável(is) pelo espaço físico.

 

Procedimentos

1. Faça o caminho Cadastro > Prédio – Pavimento – Sala – Circulação – Área Externa.

2. Escolha o Campus e a Unidade.

 

Prédios

  • Cadastrados via solicitação ao analista responsável pelo sistema. É permitida somente a alteração dos dados, com exceção dos campos Nome do Prédio, Código do Prédio e Código Semântico.

Alteração de Prédio

1. Selecione o Prédio e clique em Alterar Prédio.

2. Clique no campo a ser alterado da Guia Dados.

Área Física: medida externa
Área Ocupada: área interna
Registro Legal: registro de imóveis

3. Faça as alterações desejadas e clique em Salvar.

 

Áreas Externas

  • Cadastradas pelos gerentes dos espaços físicos.

Inclusão de Área Externa

1. Selecione o prédio

2. Clique em áreas externas

3. Clique em Incluir Área externa

4. Tela Responsável – Gerência: define sob qual órgão o novo espaço físico estará subordinado. Quando um novo espaço físico é criado o sistema sugere a herança de responsabilidade. Se herdar a responsabilidade de gerência do espaço físico superior ao novo espaço físico, clicar em OK. Caso contrário, desmarcar este campo e informar o órgão responsável. Este controle de gerência será abordado no módulo Controle de Responsabilidades.

Preencha todos os campos

Denominação: nome do espaço físico pode conter até 72 caracteres.

Tipo de área externa: estacionamento, guarita, torre de arrefecimento ( para ar condicionado ) são exemplos já cadastrados. Outros tipos deverão ser solicitados ao analista responsável.

Descrição/Localização: detalhamento e localização geográfica do espaço físico.

Código Semântico: até 12 caracteres, ver quadro de sugestões CPD.

Área Física: medida externa.

Área Ocupada: área interna.

5. Para cancelar  qualquer procedimento antes de salvá-lo: Clicar no ícone cancelar alterações

Exclusão de Areá Externa

1. Selecionar a área externa

2. Clique no ícone de exclusão

3. Clique em Sim.

  • Os procedimentos de cancelamento e exclusão são válidos também para pavimentos, circulação e salas, desde que previamente selecionados.

 

Pavimentos

  •  Cadastrados pelos gerentes dos espaços físicos.

Inclusão de Pavimento

1. Selecione o prédio.

2. Clique em Pavimentos.

3. Clique em Incluir pavimento.

4. Preencha todos os campos

Denominação: nome do espaço físico pode conter até 72 caracteres.

Código Semântico: pode conter  até 12 caracteres, ver  quadro de sugestões CPD.

Área Física: medida externa.

Área Ocupada: área interna.

Habilite o campo Apto a atender Deficientes Físicos se necessário.

5. Clique em Salvar.

 

Salas

  • Cadastradas pelos gerentes dos espaços físicos.

Inclusão de Sala

1. Selecione o pavimento

2. Clique em Incluir sala.

3. Preencha todos os campos

Código Semântico: pode conter  até 12 caracteres, ver  quadro de sugestões CPD.

Tipo de sala: tipo desejado na janela de busca.

Capacidade: capacidade de atendimento do espaço físico.

Denominação da sala: pode conter até 72 caracteres.

Área Física: medida externa.

Área Ocupada: área interna.

Habilite o campo Permite Solicitação quando o espaço físico for disponibilizado para outros órgãos.

Habilite o campo Apto a atender Deficientes Físicos se necessário.

4. Clique em Salvar.

 

Visualização das Salas cadastradas

1. Clique em Lista de Salas.

2. Selecione a sala desejada

3. Clique em Sala.

4. Faça as alterações desejadas e clique em Salvar.

 

 

Circulação

  • Cadastrada pelos gerentes dos espaços físicos.

 

 Inclusão de Circulação

1. Selecione o pavimento.

2. Clique em Circulação.

3. Clique em Incluir Circulação

4. Preencha todos os campos

Código Semântico: pode conter  até 12 caracteres, ver  quadro de sugestões CPD.

Tipo de circulação: selecione o tipo desejado na janela de busca.

Denominação da Circulação

5. Clique em Salvar.

 

Controle  de responsabilidade

O gerente do espaço físico(prédio, pavimento, salas) poderá autorizar a outros órgãos direitos  sobre o(s) seu(s) espaço(s) físico(s).

 

Responsabilidades do Espaço Físico

Gerência: cadastramento e ocupação do espaço físico.

Ocupação: habilitado pelo gerente com direitos de ocupação do espaço físico.

Consulta/Reserva: habilitado pelo gerente com direitos de solicitação do espaço físico.

  • Estas responsabilidades podem ser específicas para um espaço físico, ou podem ser hierárquicas, ou seja, habilita-se um pavimento dando direito às salas que estão sob a mesma responsabilidade, ou  mesmo um prédio com seus pavimentos e salas.

1. Clique no menu Cadastro.

2. Clique em Controle de responsabilidade.

3. Selecione o tipo de espaço físico. Localize-o e clique em OK

4. Inclua o responsável de acordo com o tipo de responsabilidade.

5. Busque o órgão responsável e defina período da responsabilidade

Alterar Responsabilidade

  • Gerente do espaço físico selecionado poderá alterar datas e responsáveis do(s) espaço(s) físico(s) selecionado(s).

1. Clique em Alterar datas.

2  Clique no calendário o período desejado.

3  Clique em Ok.

4 Clique em Alterar Responsável.

5 Busque o novo órgão responsável.

6 Clique em OK

Excluir Responsável

  • Quando existir somente um órgão responsável vinculado ao espaço físico selecionado, não será possível sua exclusão.  A exclusão é definida através do término(Data fim da responsabilidade) da responsabilidade sobre o espaço físico.

1. Clique em Alterar responsabilidade.

2. Clique em Alterar datas.

3. Coloque a data fim da responsabilidade.

4. Clique em OK.

 

Anexos

Campos obrigatórios

Denominação: 72 caracteres

Código Semântico: 12 caracteres

NrSala: 10 caracteres

Tipo de sala (ver tabela anexa)

Não obrigatórios mas importantes

Capacidade (numérico)

Possibilidade de solicitação espaço físico(S/N)

Disponibilidade de ocupação via Web(S/N)

 

Complementares

Área ocupada (numérico)

 

Formação código semântico (sugestão CPD)

ALMOX: Almoxarifado. AULA: Indica que é uma sala de aula.
1*: Indica que se está no primeiro andar. T: Indica que se está no térreo.
F: Indicação de Feminino. M: Indicação de Masculino.
SANIT: Sanitário. BIBLIO: Biblioteca.
C-AR: Central de Ar Condicionado. C-ATEND: Central de Atendimento.
CONC: Concursos. HALL: Hall.
CORRED: Corredores. E: Indica parte externa.
I: Indica parte interna. COSAT: Comissão de Saúde do Trabalhador.
PATRI: Patrimônio. 1,2,3 …: Caracteriza ou diferencia as salas com mesmo nome ou funções.
DIR: Direção CAFÉ: Indica sala do café.
LAB: Laboratório. REUNIÃO: Sala de reunião.
EVENTOS: Sala de eventos

Tipos de Sala cadastrados

Administrativo Almoxarifado
Anfiteatro Área de lazer
Auditório Bar/Lancheria
Biblioteca Biotério
Central Telefônica Centro Acadêmico
Depósito Estúdio
Exposição Gabinete
Garagem Ginásio Esportivo
Laboratório Laboratório de Informática
Orientação Pinacoteca
Refeitório Reunião
Sala Agregada Sala de aula
Sanitário Subestação
Vestiário

Tipos de Áreas Externas cadastrados

Estacionamento
Guarita
Torre de Arrefecimento ( para ar condicionado )

Tipos de Circulação cadastrados

Corredor
Escada
Hall
Jardim
Portaria
Rampa
Saguão
  • Quando não for encontrado o tipo de espaço físico que estiver sendo cadastrado, solicitar o cadastro para o analista responsável pelo sistema, via e-mail: zeluis@cpd.ufrgs.br .

 

Relatório para gerenciar informações sobre os espaços físicos cadastrados

1. Faça o caminho Relatórios > Espaços Físicos.

2. Selecione o tipo de espaço físico.

3. Busque o espaço físico desejado.

4. Clique nos campos que deseja obter os dados cadastrais (Salas, Pavimentos, Circulações)

5. Clique em Visualizar.

6. Clique em Imprimir.

 

Atendimento às solicitações

  • Neste módulo está previsto o processo de gerenciamento de todas as solicitações encaminhadas ao sistema. Os gerentes deverão confirmar ou negar as solicitações pendentes. Atualmente predominam solicitações originadas do Sistema de Graduação realizadas pelos departamentos e comissões de graduação através de dois processos:

Previsão de turmas: o departamento solicitante do espaço físico precisa ter direitos, atribuídos pelo Sistema de Espaço Físico, de consulta/reserva do mesmo.

Processo de clonagem do oferecimento de turmas: o departamento solicitante do espaço físico herda os direitos de consulta/reserva do período clonado.

1. Clique em Cadastro.

2. Clique em Atendimento a solicitações.

3. Selecione a solicitação. A  janela de atendimento exibe duas áreas:

Área das solicitações pendentes identificando o código do órgão ou o código da pessoa solicitante e a finalidade.

Área de detalhamento da solicitação selecionada.

 

Formas de visualização das solicitações:

Ordenação: especifique os critérios e clique em Aplicar Ordenamento.

Filtros: escolha os critérios de filtros e clique em Aplicar Filtros.

 

4. Selecione o espaço solicitado

5. Clique em Confirmar Ocupação ou Negar Ocupação.

6. Clique em Sair.

 

Legenda

Sem colisão: a solicitação poderá ser atendida.

Com colisão: a solicitação não poderá ser atendida.

Fora dos atributos requisitados: a solicitação deverá ser analisada, pois o espaço físico disponível não tem a capacidade solicitada.

  • A gerência poderá obter informações sobre o espaço físico solicitado clicando em Mais Informações.

 

Relatório para gerenciar informações sobre as solicitações dos espaços físicos

1. Faça o caminho Relatórios > Relatório de Solicitações.

2. Defina os critérios para filtrar a montagem do relatório

Data da solicitação: listadas somente as solicitações realizadas no período informado

Finalidade da solicitação: selecionar a Finalidade de Ocupação

Tipo de espaço físico: selecionar o tipo de espaço físico

Situação da solicitação: selecionar o tipo de situação

 

Ocupação do espaço físico

  • Neste módulo está previsto o processo de gerenciamento de todas as ocupações realizadas pelo  sistema.

Consulta ou cancelamento do espaço físico

1. Clique em Cadastro.

2. Clique em Ocupação de Espaço Físico

3. Clique no Campus.

4. Clicar em Prédios.

5. Clique na unidade

6. Clique em Pavimentos.

7. Clique no pavimento selecionado.

8. Selecione a sala desejada.

Situações das ocupações e reservas do espaço físico

C – Cancelado

P – Ocupação passada

E – Em ocupação

F – Ocupação futura

  • Ocupações anteriores ao período 2005/1 somente terão disponíveis informações relacionadas aos  Dados da ocupação, posteriores a este período, terão os Dados da solicitação e ocupação..

9. Selecione a ocupação

10. Clique em Cancelar.

11. Clique em Sim.

  • Se for necessário realocar outro espaço físico, clique em Sim para tornar a solicitação pendente. Caso contrário, clique em Não.

 

Relatório para gerenciar informações sobre as ocupações dos espaços físicos

1. Faça o caminho Relatórios > Mapa/Sala.

2. Selecione o tipo de espaço físico.

3. Selecione o espaço físico e clique em OK.

4. Selecione o tipo de Sala.

5. Selecione o Semestre.

6. Clique em Visualizar ou em Imprimir.

 

 

 

Sistema de Graduação – Matricula de Veteranos

Matricula pela Internet

Acesse o sistema no período definido e faça sua Encomenda de Matrícula. As encomendas são analisadas pelo sistema, que, seguindo as regras do Ordenamento e usando um conjunto pré-estabelecido de critérios, distribui as vagas e divulga os resultados. Alterações nestas matrículas poderão ser feitas nas fases de matrícula posteriores: Ajuste de Matrícula.

 

1. Acesse http://www.ufrgs.br e clique em Aluno.

2. Clique em Login.

3. Informe seu usuário e senha e clique em Enviar

4. Faça o caminho Ensino Graduação > Aluno Informações Aluno.

5. Faça o caminho Matricula > Encomenda de Matricula

  • Fique atento ao prazo em que pode ser realizada a encomenda de matricula.

6. Escolha as disciplinas que deseja realizar no semestre e clique em Enviar.

 

Quem pode realizar a Encomenda de Matrícula

À exceção dos alunos em processo de Jubilamento, todos os alunos ativos vinculados a um dos cursos de graduação da UFRGS podem realizar a Encomenda de Matrícula, inclusive Calouros que possam e queiram fazer matrícula em etapas mais adiantadas de seu currículo.

  • O aluno pode não participar da fase de Encomenda de Matrícula, indo diretamente às fases de Ajuste porém não é recomendado. Ainda que o aluno tenha o direito de realizar seus pedidos na fase de Ajuste sem participar da etapa de Encomenda, recomenda-se, no entanto, que não proceda dessa forma, já que concorrerá apenas às vagas remanescentes da etapa anterior.

 

Bloco na fase de Encomenda de Matrícula

Combinação de disciplinas/turmas que será considerada como um plano de estudo do aluno para o próximo semestre.

  • O aluno poderá solicitar quantos blocos quiser, contendo quantas combinações de disciplinas/turmas forem possíveis e convenientes dentro de suas possibilidades, sem colisão de horário entre elas.

Colisão de horários entre as disciplinas solicitadas na Encomenda de Matrícula

O sistema não deixa que sejam encaminhados blocos que contenham colisão de horário. Caso o aluno queira solicitar algum pedido de colisão, deve fazê-lo, de preferência, antes do processo de Encomenda, diretamente em sua Comgrad. Se ele for aceito, a encomenda estará alterada: o sistema permitirá que seja enviado o bloco com a(s) colisão(ões) previamente autorizada(s).

 

Pedidos de autorizações especiais (Quebra de Pré-requisito, Colisão de Horário e Adaptação Curricular)

  • Em qualquer momento do processo de matrícula, preferencialmente antes de realizar a 1ª fase de matrícula.

Vá na sua COMGRAD (Comissões de Graduação) e solicite:

autorização de quebra de pré-requisito: a qual permite a um aluno solicitar matrícula numa disciplina mesmo sem possuir os pré-requisitos curriculares exigidos.

autorização de colisão de horário: que permite ao aluno cursar duas turmas que tenham horário comum.

adaptação curricular: A partir do momento em que a autorização é concedida, o aluno poderá realizar a solicitação que dela depender.

 

Alunos de graduação que trocarão de curso através da aprovação no Vestibular

O aluno deve comparecer à sua Matrícula de Calouros correspondente, no dia e no horário indicados na página inicial da UFRGS. Caso não compareça, permanece com o vínculo no curso de graduação ao qual já estava vinculado, perdendo a vaga alcançada no Vestibular.

Aluno “provável formando” que foi reprovado

Deve efetivar a matrícula para que possa concorrer às vagas junto com os demais veteranos.

 

Alunos em situação de Acompanhamento de Desempenho ou de Jubilamento

Alunos em processo de Acompanhamento de Desempenho podem realizar Matrícula pela Internet. Alunos em processo de Jubilamento devem procurar sua COMGRAD – Comissão de Graduação.

 

Alunos não possuem acesso ao computador para realizar a matricula

Deve procurar a Unidade de seu curso, ou dirigir-se à PROGRAD/DECORDI (Campus Centro).

 

Ordenamento

Como a UFRGS não usa um modelo seriado de curso, sendo permitido ao aluno escolher em quais disciplinas/turmas vai se matricular, é preciso um critério para a resolução de conflitos quando há mais alunos interessados numa disciplina/turma do que vagas disponíveis. Daí surge a ordem de precedência entre os alunos, ou o Ordenamento de matrícula. Um determinado aluno, cuja ordem venha antes que outro colega, deve ter a preferência para obter matrícula numa turma na qual o seu colega também tenha manifestado interesse. Essa ordem é definida através de índices de desempenho dos alunos e está definida apenas entre alunos de um mesmo curso, ou seja, não existe, na UFRGS, um ordenamento geral entre os diversos cursos. No Ordenamento, os alunos são ordenados mediante a aplicação de sete índices, que, obedecendo a determinadas regras, concedem valores aos alunos.

  • Matrícula de Veteranos e Calouros adiantando seriação – todos os pedidos de matrícula, em todas as fases, serão avaliados posteriormente, após análise, ampliação de vagas… seguindo o Ordenamento de Matrícula. Não difere o momento em que o aluno faz sua Encomenda de Matrícula, o que determina se o aluno vai ou não conseguir a vaga é seu Ordenamento.

 

 

Acessando o Ordenamento

  • Todas as regras do ordenamento vigente são aplicadas durante o processo de avaliação dos blocos (no período de Encomenda de Matrícula) e de efetivação de matrícula (durante todas as fases da matrícula).

Para maiores informações sobre o Ordenamento, na aba Aluno faça o caminho Matricula > Ordenamento.

A tela é dividida da seguinte forma:

Vinculo em semestre e ano vigentes (1): Informa o Curso, habilitação e currículo do curso.

Índices do Ordenamento (2): Informa os índices que são calculados segundo a Resolução do CEPE e o número do aluno no Ordenamento.

Ordenamento Geral dos Alunos no semestre e ano vigentes (3): Informa a posição do Ordenamento de cada aluno matriculado no curso.

 

 

Matricula Extracurricular

Matrícula em disciplinas de outros cursos/currículos.

1. Faça o caminho Matricula > Solicitação Extracurricular.

2. Escolha até duas disciplinas de outros cursos/currículos e clique em Enviar.

  • O aluno pode solicitar até dois pedidos por semestre.

 

Extrato e Resultado de Solicitação

Após o prazo o aluno pode conferir se conseguiu suas solicitações.

1. Faça o caminho Matricula > Extrato e Resultado de Solicitação.

A tela é dividida da seguinte forma:

 

Vinculo em semestre e ano vigentes

Resultado da Solicitação Extracurricular

Informa se a solicitação foi conseguida ou não

  • Caso nenhuma solicitação tenha sido feita, aparecerá a mensagem abaixo.

Resultado do Ajuste de Matricula

Informa se os pedidos foram atendidos e, caso não tenham sido, a sua justificativa.

Resultado da Encomenda de Matricula

Informa as atividades de ensino atendidas e contém informações sobre os blocos de matricula.

Extrato da Encomenda de Matricula

  • Não é válido como comprovante de matrícula.

Registro dos blocos de matrícula feitos pelo aluno no momento da Encomenda de Matrícula.

 

Matricula dos Calouros

Comparecer ao DECORDI (Departamento de Consultoria em Registros Discentes) com a documentação exigida para estabelecer seu vínculo no dia e no horário indicados na página inicial da UFRGS. Para realizar a matrícula nas disciplinas, o calouro deve comparecer na Unidade de seu curso, no dia e no horário indicados na página inicial da UFRGS.

  • O não comparecimento à matrícula ou a não apresentação da documentação implica a perda da vaga.

1º Chamamento: Listão

  • Caso o calouro queira se matricular em disciplinas de outro currículo, diferente do currículo em que está vinculado, poderá fazê-lo através do Portal de Serviços, no caminho já especificado, podendo solicitar até dois pedidos por semestre.

 

Comprovante de Matrícula

Pode ser obtido a partir do momento em que o aluno se encontrar matriculado em alguma disciplina.O Comprovante de Matrícula dos calouros do primeiro chamamento estará disponível antes dos demais alunos, porque estes são os primeiros a se matricular. O Comprovante de Matrícula dos veteranos estará disponível quando é divulgado o resultado da Encomenda de Matrícula.

1. Na aba Aluno, faça o caminho Informações do Aluno > Comprovante de Matricula Autenticado.

2. Clique em Imprimir comprovante de matricula autenticado.

  • Este comprovante traz, na sua emissão, um número de autenticação virtual, o qual pode ser acessado, com uma validade de 45 dias, por quem o recebe.
  • Não confunda o Comprovante de Matrícula com o Extrato de Encomenda de Matrícula, já que este último é apenas uma comprovação de que as disciplinas/turmas foram solicitadas ao sistema (sem garantia de efetivação dos pedidos), enquanto aquele comprova a matrícula, já efetivada no sistema. Além disso, esse Comprovante de Matrícula, gerado após a Encomenda de Matrícula, pode não ser definitivo, uma vez que o aluno pode querer excluir/incluir disciplinas/turmas nas fases de Ajuste.

Trancar o curso

Afastamento voluntário do curso. Ao aluno regular da UFRGS é permitido o trancamento por até 4 semestres letivos regulares, podendo ser consecutivos ou alternados. O trancamento influencia o cálculo do ordenamento nos índices I3 e I4.  Além disso, não será permitido ao aluno afastado (trancado) o uso de serviços da UFRGS, tais como Restaurantes Universitários, Bibliotecas, Colônia de Férias, participação no sorteio para Fiscais do Concurso Vestibular (Faurgs) e outros.

  • O retorno à situação de aluno ativo dar-se-á automaticamente no semestre seguinte ao término do trancamento, ou seja, é de responsabilidade do aluno estar atento ao período de trancamento que solicitou (quando inicia e quando termina o seu afastamento) e ao calendário acadêmico da UFRGS, para que não perca as datas de Encomenda de Matrícula e de seus Ajustes.

1. Na aba Aluno, faça o caminho Matricula > Trancamento.

2. Leia as informações e clique em Trancar  no semestre desejado.

 

 

  • Caso o aluno deseje se afastar para a realização de estudos em outra Instituição, desejando aproveitar os conteúdos cursados no retorno à UFRGS, não é o caso de trancamento, mas de abertura de um processo de permissão de afastamento com este fito na Comgrad de seu curso.

Resolução de problemas com o sistema de matrícula e senha

Na Central de Serviços de TI da UFRGS, através do fone: 3308-5333 (ou ramal 5333) ou pelo Catálogo de Serviços de TI, das 8h às 20h.

Informações adicionais sobre a matrícula

Na Seção de Matrícula do DECORDI, através dos fones: 3308-4105 ou 3308-4106.

 

Grade de Horários

Elaboração do bloco de matrícula

O aluno deve priorizar as disciplinas da sua seriação no curso (a etapa em que se encontra no I1 do Ordenamento) e privilegiar as disciplinas obrigatórias das suas possibilidades, evitando colisão de horário entre as disciplinas/turmas do mesmo bloco.

 

Solicitação para turmas no mesmo horário de uma mesma disciplina

Mantendo marcada, no bloco de matrícula, ao lado da opção de turma escolhida, a opção Turmas Mesmo Horário. Se não houver vaga na turma solicitada, o sistema assume, como padrão, a solicitação de uma vaga em outra turma da disciplina, no mesmo horário e no mesmo Campus.

 

Encomenda de disciplinas/turmas sem horário definido

São consideradas turmas de mesmo horário apenas aquelas que, sendo referentes à mesma disciplina, também não possuam horário definido.

 

Avaliação dos pedidos de Encomenda de Matrícula

É considerado aquele que melhor atender às seguintes regras, respectivamente:

Maior número de disciplinas obrigatórias possíveis de serem atendidas da etapa em que os alunos se encontram.

Maior número de créditos obrigatórios possíveis de serem atendidos da etapa em que os alunos se encontram.

Maior número de disciplinas obrigatórias possíveis de serem atendidas no bloco.

Maior número de créditos obrigatórios possíveis de serem atendidos no bloco.

Maior número de créditos possíveis de serem atendidos no bloco.

Ordem de precedência dos blocos (1, 2, 3, …).

  • Do bloco escolhido, nas disciplinas/turmas nas quais há vaga, o aluno é imediatamente matriculado, e, para aquelas em que não houver vaga, são gerados pedidos individuais que ficam pendentes, aguardando ampliação ou remanejamento de vagas.

Modificação da Encomenda de Matrícula

Até o prazo final, o aluno pode alterar sua Encomenda quantas vezes desejar. O sistema processará apenas o último envio.

 

Resultado da Encomenda de Matricula

Estará disponível a partir da data indicada, conforme calendário no portal do aluno. O aluno deve conferir no comprovante de matricula.

Diferença da Encomenda de Matrícula para o Ajuste

Na Encomenda de Matrícula, estão disponíveis números fixos de vagas em disciplinas/turmas. No Ajuste, além das vagas não preenchidas durante o período de Encomenda, podem estar disponíveis vagas remanescentes de exclusões e cancelamentos, além de ampliações de vagas feitas por Departamentos, ou seja, nestes períodos as vagas não são fixas.
A partir do Ajuste temos a possibilidade de matrícula em outras Comissões de Graduação, pois as vagas que restam são redistribuídas (Ex.: Departamentos que atendem a vários cursos dentro da Universidade: Depto. de Física, Depto. de Matemática, FACED, etc.).

No Ajuste, por serem etapas previstas como complementação que os alunos podem fazer na sua matrícula, a solicitação do aluno não se dá mais através de blocos, mas sim de pedidos simples, em que cada disciplina/turma solicitada é analisada posteriormente quanto à disponibilidade de vagas, ao contrário do que ocorre na efetivação da Encomenda de Matrícula.

Ajuste de Matrícula

Esse período corresponde ao que se chama 2ª fase da matrícula, também chamado Matrícula de Ajuste. Nessa fase, o aluno ainda pode solicitar:

Inclusão de matrícula em disciplinas/turmas oferecidas.

Exclusão de matrícula condicionada à efetivação de outra (Matrícula Substitutiva) – também não há prejuízos para o ordenamento dos alunos. Não precisa haver equivalência no nº. de disciplinas e/ou de créditos, ou seja, o aluno pode excluir duas disciplinas e incluir apenas uma, por exemplo.

Exclusão de matrícula efetivada (Cancelamento).

1. Dentro do prazo estipulado no calendário acadêmico, na aba Aluno, faça o caminho Informações do aluno > Possibilidade de matricula.

2. Realize os ajustes que deseja fazer e clique em Enviar.

 

  • É importante, no entanto, não confundir esta fase com a fase de Ajuste que a precede, já que, naquela, o sistema insiste automaticamente nas vagas solicitadas no período de Encomenda de Matrícula. Nesta fase de Ajuste de Matrícula, caso o aluno ainda não tenha sido contemplado em tudo o que deseja cursar, deve, ele mesmo, fazer as solicitações.
  • O aluno não poderá efetuar pedido com colisão de horário com sua matrícula já efetivada.

Restrições de Atendimento

Ferramenta que a UFRGS disponibiliza aos alunos, para que tenham maior controle sobre a sua matrícula. Esta ferramenta está disponível no período de Ajuste de Matrícula.

Uma Restrição de Atendimento é um limite no número de disciplinas atendidas dentre um determinado grupo de pedidos do aluno. Um exemplo simples de uso dessa ferramenta se apresenta no seguinte cenário: imagine que um determinado aluno tenha a possibilidade de escolher entre 10 disciplinas para fazer pedidos de matrícula, mas todas as turmas disponíveis dessas disciplinas possuem poucas vagas e as vagas disponíveis para o seu grupo de matrícula já se esgotaram. Sua chance de obter vaga em cada uma das turmas, individualmente, não é, portanto, expressiva. Digamos, também, que esse aluno possui horário disponível para cursar apenas 3 disciplinas entre as 10 que está solicitando. Se pedir somente 3 disciplinas, corre o risco de não ganhar nenhuma. Por outro lado, se pedir as 10, corre o risco de ganhar todas as 10 (desde que seus horários não colidam entre si), e o aluno fica em um dilema sobre quais pedidos efetuar de fato. A Restrição serve para que o aluno possa pedir as 10 disciplinas, informando ao sistema que quer, no máximo, 3 disciplinas das 10 que pediu.

Para conseguir realizar uma restrição, é necessário que haja ao menos dois pedidos em disciplinas diferentes. Se forem dois pedidos para uma mesma disciplina, porém em turmas diferentes, o sistema não liberará a possibilidade de restrição, uma vez que não há o que restringir (o sistema não matricula um aluno em duas turmas de uma mesma disciplina).

Colisão de horários no período de Ajuste

O sistema não aceita solicitações com colisão. Caso o aluno queira solicitar algum pedido de colisão, deve fazê-lo, de preferência, antes do término do período de Ajuste, diretamente em sua Comgrad. Se ele for aceito o sistema permitirá que seja enviada a solicitação com a(s) colisão(ões) previamente autorizada(s).

Troca de turma com a matrícula efetivada

O aluno deve fazer o procedimento de substituição: solicitar a exclusão de uma turma na qual já está matriculado, condicionada à efetivação da inclusão de uma outra turma.

 

Impossibilidade de cursar uma disciplina na qual está matriculado

Há três procedimentos para a exclusão de disciplinas nas quais o aluno já está matriculado:

Substituição: quando o aluno não cursará, mas solicitará uma outra disciplina/turma. Esta exclusão só se efetivará se o aluno for contemplado na inclusão; caso contrário, ele permanecerá matriculado nas disciplinas/turmas com as quais foi contemplado no resultado da Encomenda de Matrícula. O processo de exclusão não implica prejuízo no ordenamento do aluno, ainda que ele exclua, por exemplo, duas disciplinas e inclua apenas uma. Isto é, não é necessário que haja equivalência em número de disciplinas, em número de créditos, ou que os mesmos horários excluídos sejam preenchidos. Esta vaga é reaproveitada por outro aluno.

Exclusão: quando o aluno desejar excluir a disciplina ainda na fase matrícula. Esse processo não implica prejuízos no próxmo ordenamento do alunoe pode ser feito até a data limite do Ajuste de matrícula.

Cancelamento: quando o aluno não cursará e também não solicitará outra disciplina/turma. Esse processo implica prejuízos no próximo ordenamento do aluno  Ao contrário do procedimento de substituição, no qual a exclusão está condicionada à efetivação da matrícula na disciplina/turma durante os procedimentos de ajuste, o cancelamento é automático.

Avaliação dos pedidos realizados no Ajuste

Por ser uma etapa prevista apenas como complementação que os alunos podem fazer na sua matrícula, a solicitação não se dá mais através de blocos, mas sim de pedidos simples. Cada disciplina/turma solicitada é posteriormente analisada, individualmente, quanto à disponibilidade de vagas, ao contrário do que ocorre na efetivação da Encomenda de Matrícula, em que é realizada uma avaliação mais ampla, combinando diversas disciplinas/turmas.

A partir do que é solicitado pelos alunos de um mesmo grupo de matrícula, entram em ação as secretarias e os departamentos, que analisam os pedidos que continuam pendentes, e avaliam as vagas surgidas das exclusões e do remanejamento de vagas entre os cursos, fazendo, conforme a necessidade e as possibilidades, as ampliações de vagas. Podem ser criadas, por exemplo, novas turmas, que absorvem o excesso de demanda de turmas que forem de seu mesmo horário e campus.
Como os alunos somente são ordenados dentro de seus próprios grupos de matrícula, nos casos de disciplinas compartilhadas entre mais de um grupo de matrícula, a ocupação se dá conforme os percentuais definidos quando do planejamento e oferecimento das turmas. A ocupação de vagas se dá conforme o número de solicitações de cada grupo. O grupo de matrícula que tem maior número de solicitações de matrícula não atendidas para aquela disciplina é atendido primeiro.

Dentro desse quadro, contam o Ordenamento e a utilização da ferramenta Restrições de Atendimentos.

 

Modificação do Ajuste de Matricula

Até o prazo final, o aluno pode alterar seu Ajuste de Matricula quantas vezes desejar. O sistema processará apenas o último envio.

 

Comprovante de Solicitação

Confira o Extrato de Solicitação.

Cancelamento de Disciplinas

1. Na aba Aluno, faça o caminho Matricula > Cancelamento

2. Para realizar o cancelamento, o aluno deve, antes, acessar o Portal de Serviços e seguir o caminho: menu ENSINO GRADUAÇÃO > ALUNO > Informações Aluno. Depois, basta utilizar os menus, como mostram as telas a seguir

Excluindo uma disciplina/turma e incluindo outra

Suponhamos que o aluno tenha sido contemplado com as disciplinas que solicitara na Encomenda de Matrícula. Ele não poderá, no entanto, cursar alguma das disciplinas. Para que a substituição possa ser feita, é necessário que seja feita a inclusão de uma outra disciplina/turma. A exclusão só se efetivará se o aluno for contemplado na disciplina que solicitou no Ajuste. O aluno pode, também, solicitar cancelamento dessa disciplina, o que é automático, mas implica, entretanto, prejuízo em seu próximo ordenamento.

 

Excluindo mais de uma disciplina/turma e incluindo outra(s)

Suponhamos que o aluno tenha solicitado na Encomenda de Matrícula as disciplinas Psicologia da Educação (turma A, terça-feira das 8:30 às 10:10) e Sociologia da Educação (turma B, terça-feira das 10:30 às 12:10). No resultado, foi contemplado apenas com Psicologia da Educação, sendo estas mesmas disciplinas também oferecidas em outras turmas, no turno da tarde. Para melhor comodidade, o aluno desejaria fazer as duas disciplinas no mesmo turno. As soluções seriam as seguintes:

  1. Permanecer cursando as disciplinas no turno da manhã, insistindo na solicitação da turma B de Sociologia da Educação (ou em turmas no mesmo horário);
  2. Cursar as disciplinas no turno da tarde. Para isso, seria necessário fazer uma matrícula substitutiva e um pedido de inclusão:
    1. Excluir a turma A de Psicologia da Educação;
    2. Incluir a disciplina Psicologia da Educação em outra turma com horário diferente (por exemplo, turma D, terça-feira das 13:30 às 15:10);
    3. Fazer outro pedido, incluindo a disciplina Sociologia da Educação em outra turma com horário diferente (por exemplo, turma D, terça-feira das 15:30 às 17:10).
  • Para que haja a exclusão, é necessário que a inclusão da matrícula substitutiva seja efetivada. Por esse motivo, é possível que se exclua a turma A de Psicologia da Educação, mas que se consiga apenas uma das disciplinas que se quer incluir. Há risco de o aluno permanecer matriculado apenas em uma das disciplinas, dessa vez no turno da tarde. Para que o procedimento seja feito com maior segurança e condiga com o desejado, é interessante que o aluno avalie se é um candidato em potencial à vaga, baseado no número de vagas que a turma oferece e no seu ordenamento.

 

Incluindo disciplinas que acarretarão em colisão de horários

Envolvendo duas disciplinas:

Suponhamos que o aluno queira incluir a disciplina Estudos Pessoanos (turma U, terça-feira das 13:30 às 16:50), que colidiria com a disciplina Literatura Comparada (turma C, terça-feira das 13:30 às 16:50), com a qual já fora contemplado na Encomenda de Matrícula. A solução seria a seguinte:

  1. Realizar uma matrícula substitutivaexcluindo a turma C de Literatura Comparada (caso contrário, haveria colisão e o sistema não deixaria este pedido se processar);
  2. Incluir a turma U de Estudos Pessoanos;
  3. Incluir a disciplina Literatura Comparada em outra turma com horário diferente.
  •  Para que haja a exclusão, é necessário que a inclusão da matrícula substitutiva seja efetivada. Por esse motivo, é possível que se exclua a turma C de Literatura Comparada, mas se consiga apenas uma das inclusões solicitadas. Há risco de o aluno permanecer matriculado apenas em uma das disciplinas. Para que o procedimento seja feito com maior segurança e condiga com o desejado, é interessante que o aluno avalie se é um candidato em potencial à vaga, baseado no número de vagas que a turma oferece e no seu ordenamento.

Envolvendo três disciplinas:

Suponhamos que o aluno tenha solicitado na Encomenda de Matrícula as disciplinas de Psicologia da Educação (turma A, terça-feira das 8:30 às 10:10), Sociologia da Educação (turma B, terça-feira das 10:30 às 12:10) e Conceitos Básicos de Lingüística (turma B, quinta-feira, das 7:30 às 10:50). No resultado, foi contemplado apenas com as duas primeiras disciplinas listadas. Sua única opção para cursar Conceitos Básicos de Lingüística seria na turma A, na terça-feira das 7:30 às 10:50. Para que o aluno insistisse na possibilidade de matrícula nas três disciplinas, as soluções seriam as seguintes:

  1. Insistir na solicitação da turma B de Conceitos Básicos de Lingüística;
  2. Montar uma nova grade. Para isso, seria necessário realizar uma matrícula substitutiva e um pedido de inclusão:
    1. Excluir as turmas A de Psicologia da Educação e B de Sociologia da Educação (caso contrário, haveria colisão e o sistema não deixaria este pedido se processar);
    2. Incluir a turma A de Conceitos Básicos de Lingüística;
    3. Incluir a disciplina de Psicologia da Educação em uma turma com outro horário;
    4. Incluir a disciplina de Sociologia de Educação em uma turma com outro horário.
  •  Para que haja as duas exclusões acima descritas, é necessário que a inclusão da matrícula substitutiva seja efetivada. Por esse motivo, é possível que se excluam as turmas A de Psicologia da Educação e B de Sociologia da Educação, mas se consiga apenas uma das inclusões solicitadas. Há risco de o aluno, ao final do processo, ficar matriculado apenas em uma das disciplinas. Para que o procedimento seja feito com maior segurança e condiga com o desejado, é interessante que o aluno avalie se é um candidato em potencial à vaga, baseado no número de vagas que a turma oferece e no seu ordenamento.

Exclusão de matrícula

É possível excluir uma ou mais disciplinas sem que o próximo ordenamento seja prejudicado, desde que a exclusão seja feita dentro do prazo estabelecido, isto é, até o último dia previsto para o Ajuste de matrícula.

1. Acesse o Portal de Serviços e faça o caminho Ensino Graduação > Aluno > Matrícula > Exclusão de Matrícula.

2. Clique em Excluir a disciplina desejada.

3. Informe o número do seu Cartão UFRGS e a Senha do Portal de Serviços. Clique em Confirmar.

  • Após a confirmação, a exclusão não pode ser revertida.

4. Aguarde a mensagem de confirmação.

 

Sistema de Graduação – Solicitação de Professor Substituto

1. Faça o caminho Portal do Servidor > ENSINO GRADUAÇÃO > DEPARTAMENTO > Solicitação de Substituto.

2. Escolha a opção conforme a ação que deseja realizar.

Inclusão de Solicitação de Professor Substituto

1.  Clique em Solicitação de Professor Substituto.

 

 

2. Clique em Selecione no campo Área de conhecimento.

  • A critério do usuário, após, ele poderá clicar no botão “Mostrar Hierarquia”  para visualizar no formulário toda a hierarquia da Área de Conhecimento selecionada.

3. Para localizar o possível professor substituto anterior, clicar no botão à direita do campo “Nome do Substituto anterior“: .

  • Será apresentado no formulário um frame de localização de professores substitutos do departamento. Digite parte do nome do professor (pelo menos três letras) e clique em Pesquisar. Clique sobre o nome do professor substituto clique em Selecionar.

4. Selecione a escolaridade mínima e escolha pelo menos duas modalidades de avaliação sendo que a Prova Escrita é obrigatória. Preencha as demais informações e clique em Continuar.

5. Clique em Cadastrar Disciplina.

6. Selecione o semestre e, após, clique no botão ““, localizado à direita do campo disciplina.

7. Digite parte do nome da disciplina (pelo menos três letras) e clique em Pesquisar. Selecione a disciplina desejada e clique em Selecionar.

8. Informe o número de turmas e clique em Cadastrar.

  • Os campos Créditos e CH Efetiva não são editáveis, sendo buscados diretamente do registro da disciplina no banco de dados.

 

9. Clique em Encaminhar para PROGRAD.

10. Forneça disciplinas para os dois semestres futuros e obedeça os limites da carga horária de cada semestre especificados no campo Regime, sob pena de não conseguir cadastrar a disciplina.

  • Caso isso ocorra, clique em Excluir e faça outra.

 

  • Nesse formulário, a qualquer momento após o preenchimento da “Nova solicitação” e ter clicado no botão continua, localizado na etapa 4, o usuário poderá emitir o relatório em PDF da requisição. Também poderá efetuar essa impressão via link Consulta Solicitação e Altera Solicitação – ver imagem na etapa 2.

11. Após tudo feito conforme os passos anteriores, clique em Encaminhar para PROGRAD OK.

  • O usuário, a seu critério, poderá encaminhar mais tarde via link Alteração de Solicitação.
  • Quando o usuário clicar no botão “Encaminhar para PROGRAD“, localizado na imagem acima, será emitida uma mensagem: “Solicitação encaminhada com sucesso” e então o formulário será recarregado apenas com o menu de links do módulo.
  • Para concretizar esse encaminhamento, o diretor deverá certificar a requisição em formulário próprio para esse fim. Esse formulário será apresentado como pendência tão logo o diretor entre no Portal do Servidor até que ocorra a certificação ou não da solicitação de forma explicita.

Consulta de Professor Substituto

1. Clique em Consulta Solicitações.

2. Clique em Exibir Relatório.

  • O relatório apresentará, além da Solicitação completa, os possíveis dados de encaminhamento, de certificação da direção e o parecer da PROGRAD caso já estejam cadastrados.

 

Alteração de Professor Substituto

1. Clique em Alteração de Solicitação.

2. Clique em Alterar Solicitação.

  • Só estarão disponíveis para alteração as Solicitações ainda não encaminhadas. Caso o chefe do departamento, ou seu vice, detecte algum problema em uma solicitação já enviada, deve solicitar que o diretor não a certifique de forma explicita (emita esse comando em formulário próprio para esse fim). Caso o diretor já tenha certificado, deverá ser solicitado a PROGRAD para não deferir de forma explicita a Solicitação.

3. Faça as alterações necessárias e clique em Atualizar Dados. 

4. Para alterar uma disciplina, clique no botão excluir localizado no quadro “Atividades da solicitação” e, então reinclua através do botão Cadastrar disciplina.

 

Certificação por parte da Direção da Unidade da Solicitação de

Professor Substituto

  • Caberá a direção certificar a solicitação de Professor Substituto.

1. Faça o caminho Portal do Servidor > Certificações de Solicitação de Professor Substituto pendentes > CLIQUE AQUI.

2. Caso o responsável pela Unidade resolva que não deve certificar por algum motivo a solicitação, então deverá preencher obrigatoriamente o campo Parecer, caso contrário, o preenchimento desse campo é opcional.

Sistema de Pós-Graduação – Exame de Proficiência em Língua Estrangeira

Tutorial Exame de Proficiência

Cadastro de  Eventos (PROPG)

A Pró-Reitoria de Pós-Graduação é responsável por registrar no sistema o calendário definido para o Exame de Proficiência. Esse registro é feito no Portal de Serviços –Ensino Pós-Graduação – CAPLLE – Proficiência em Leitura de Língua Estrangeira no caminho Inscrição > Gerência de Eventos no menu lateral.

 

1. Selecione o evento 15 – Proficiência, o orgão e o período letivo em que será aplicada a prova. Clique em Consultar.

2. Caso queira criar um novo evento, clique em Criar novo evento, informe os dados pedidos e clique em Criar evento.

3. Após criado o evento será exibida a seguinte tela.

4. Após criados todos os eventos que deseja, clique em Data Hora Prova, escolha o período letivo e idioma que deseja cadastrar e clique em Enviar.

5. Preencha a data da prova e o horário e clique em Salvar.

 

7. Aguarde o registro de confirmação da prova registrada.

  • Esse procedimento deve ser seguido para todos os idiomas.

 

 Registro do espaço físico (Unidades)

A liberação das salas em que ocorrerão as provas do exame deve ser realizada pelos usuários de cada unidade com permissão de ocupação ou fazer ocupação espaços físicos no sistema. Para verificar se alguma sala está sendo ocupada por alguma disciplina, verifique em Mapa > Sala Graduação.

1. Após a verificação, faça o caminho Cadastro > Ocupação de Espaço Físico e selecione o espaço físico.

2. Selecione a disciplina que está colidindo com o horário de aplicação da prova e clique em Desocupar Parte do Período.

3. Escolha o período que ocorrerá a prova de proficiência e clique em Desocupar.

  • Ideal que seja liberado um dia antes e um dia depois da realização da prova.

4. Faça o caminho Fazer Ocupação > Selecione um Espaço Físico. Localize e selecione a sala que deseja ocupar para o exame de proficiência. Clique em OK.

5. No campo Finalidade escolha a opção Exame de Proficiência informe o solicitante e clique em Próximo.

6. Informe a periodicidade e clique em Próximo.

7. Escolha o dia da semana em que ocorrerá a prova e clique em Próximo.

8. Informe o dia que acontecerá a prova e o horário que ela ficará ocupada. Clique em Próximo.

9. Confira a data no calendário exibido e clique em Ocupar.

10. Clique em OK.

  • Certifique-se de que a ocupação foi feita com sucesso indo em Mapa Sala Geral, no período solicitado e na sala solicitada para conferir que a ocupação está lá.

Lotação de salas (CAPLE)

Após a ocupação dos espaços físicos, a Caple deve fazer a lotação dos espaços para a lotação das salas. O primeiro passo é atualizar os espaços físicos.

1. Faça o caminho Lotação > Atualiza Espaço Físico. Informe o período letivo e idioma e clique em Enviar.

2. Clique em Carregar Espaço Físico.

3. Clique em OK.

4. Clique em Capacidade Sala  para verificar a ordem de ocupação de salas e a capacidade máxima de alunos em cada uma delas.

  • A ordem de ocupação define quais salas serão ocupadas primeiro. Deixando o valor padrão 999 a ordem de ocupação é aleatória.

5. Clique em Lota Sala para ocupar as salas utilizadas. Clique em Lota Salas Automático para fazer uma lotação automática dos candidatos na sala ou clique em Lota Salas Manual para fazer a lotação dos candidatos manualmente.

6. Clique em Salas para verificar a ocupação.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sistema de Almoxarifado – Cotas Materiais

Solicitação, Certificação e Consulta de Cotas Materiais

1. Acesse www.ufrgs.br e clique em Servidor.

 

2. Identifique-se no Portal do Servidor informando seu número do Cartão UFRGS e senha do Portal de Serviços. Clique em Enviar. 

 

3. Faça o caminho Gestão > Almoxarifado > Cota Material.

 

4. Selecione o Almoxarifado e clique na opção desejada.

  • As opções Realizar Solicitação e Consultar/Alterar Solicitações estarão disponíveis para usuários almoxarifes ou requisitantes de materiais. A opção Certificar Solicitações estará disponível apenas para os certificadores de solicitações de cota material.

Fazer uma nova solicitação de cota material

1. Clique em Realizar Solicitação e preencha o formulário.

  • A justificativa é um campo obrigatório e pode conter até 255 caracteres.
  • Clique no botão (…) para selecionar o material.
  • Informe a quantidade solicitada de cada material selecionado.
  • Clique em Adicionar nova cota para incluir novo material nessa mesma solicitação.
  • Clique em Excluir para excluir uma cota.

2. Após o preenchimento clique em Realizar Solicitação.

 

 

Consultar ou alterar uma solicitação de cota material

1. Clique em Realizar Solicitação e clique sobre a linha da solicitação se ele deseja apenas visualizar a solicitação. Caso deseje alterá-la, clique em Alterar Solicitação.

  • A opção Alterar Solicitação não é disponibilizado caso a solicitação já tenha sido certificada. Assim, se o usuário clicar na linha da solicitação de número 2, o seguinte formulário é apresentado. Depois de visualizado, clique em Voltar.

 

2. Caso tenha clicado em Alterar Solicitação preencha o formulário apresentado e clique em Confirmar Alterações.

  • É possível adicionar e excluir materiais sendo que pelo menos um material deve permanecer na solicitação. Devido a isto, a opção Excluir não aparece ao lado direito do material.
  • Para excluir toda a solicitação clique em Excluir Solicitação.

 

 

Certificar Solicitações de Cota Material

1. Clique em Certificar Solicitações e na solicitação pendente de certificação que desejar.

 

2. Opte por uma das três opções.

  • A opção Voltar retorna ao formulário anterior sem que seja efetuado qualquer registro junto a solicitação em questão.
  • A opção Certificar libera essa solicitação ao Almoxarifado correspondente para ser definitivamente registrada se for compatível com a política de cotas materiais proposta pelo DESEG. Nesse caso, o campo Observação é opcional.
  • A opção NÃO Certificar obriga o preenchimento do campo Observação para que o requisitante possa corrigir ou excluir a solicitação.

 

Sistema de Almoxarifado – Certificação de Requisições de Materiais ao Almoxarifado

Certificação de Requisições de Materiais ao Almoxarifado

1. Acesse www.ufrgs.br e clique em Servidor.

2. Identifique-se no Portal do Servidor informando seu número do Cartão UFRGS e senha do Portal de Serviços. Clique em Enviar. 

 

 

 

Certificar Requisições de Materiais

1. Faça o caminho Gestão > Almoxarifado > Certificação de Requisição.

2. Clique no número da requisição de material que deseja.

  • A primeira coluna apresenta a sigla do almoxarifado para o qual está sendo encaminhada a requisição. No caso destas requisições o almoxarifado em questão é o Almoxarifado de Testes do Sistema. Já a sigla do Almoxarifado Central é ALMCENTRAL.

 

3. Verifique a requisição e  opte por uma das opções.

  • Opção Voltar: Nada é registrado no banco de dados e a certificação continua pendente de atendimento.
  • Opção Não Certificar: A requisição não é certificada e o certificador poderá informar uma observação no campo destinado para esse fim. O requisitante que criou a requisição deverá alterá-la ou excluí-la usando o aplicativo SAM, no caminho Requisições > Consulta/Abre Requisição.
  • Opção Certificar: A requisição é certificada e liberada para possível atendimento pelo almoxarifado destino, conforme disponibilidade financeira e de cota de material.

 

  • Caso a opção escolhida tenha sido Certificar, as requisições ainda pendentes de certificação, se existirem, são apresentadas.

 

Consultar Requisições Certificadas

1. Faça o caminho Certificação de Requisições de Almox > Consultar  para ter acesso as certificações efetuadas no mês corrente.

 

2. Para consultar as certificações de um período específico, informe a data inicial e a data final das certificações e clique em Consultar.

3. Para visualiza-las clique no número de requisição. Será apresentado o formulário da requisição escolhida.

  • Para cada material, é apresentado seu código, descrição, unidade de medida, a quantidade solicitada ao almoxarifado, a quantidade realmente atendida pelo almoxarifado, o saldo da cota material, a cota material quando definida, o valor total do material (quantidade atendida * Valor unitário do material) e o valor unitário do material quando do seu atendimento.
  • As três últimas colunas apresentam, respectivamente, as datas da requisição, do atendimento e da certificação.
  • Ao final é apresentado o valor total da requisição.

 

 

 

 

 

 

 

Sistema de Extensão – Perguntas mais Frequentes

Inscrições para uma Ação de Extensão

Como me inscrever para uma Ação de Extensão pela página da UFRGS?

1. Acesse ufrgs.br e clique em unidades.

2. Selecione a unidade da qual tem uma Ação de Extensão que deseja se inscrever.

3. Selecione a ação que deseja participar e clique para se inscrever.

4. Selecione a opção de inscrição de acordo com seu vínculo.

  • Se tiver vínculo com a UFRGS, digite o número do seu cartão e a senha do Portal de Serviços.

  • Se não for aluno da UFRGS e ainda não estiver cadastrado, preencha os campos e clique em avançar e depois em cadastrar.

5. Selecione as atividades desejadas e clique em inscrever-se.

6. Se houver um questionário. preencha os campos de Dados Pessoais para Inscrição e clique em prosseguir. Se não houver, vá diretamente ao passo 7.

7. Uma tela confirmará sua inscrição e indicará os procedimentos de pré-inscrição. Opções:

Imprimir

Voltar para inscrição (caso algum dado esteja incorreto)

Finalizar (para confirmar todos os dados)

Como me inscrever para uma ação de extensão pela página da PROREXT?

1. Acesse prorext.ufrgs.br e clique em catálogo de extensão.

2. Selecione as informações desejadas para pesquisar uma Ação de Extensão e clique em Consultar.

3. Uma nova tela mostrará os detalhes da consulta feita. Mais informações poderão ser vistas no link ver detalhes da ação. Para se inscrever clique em faça sua inscrição.

4. Na página de inscrição, clique em inscrever-se.

5. Selecione a opção de acordo com seu vínculo.

  •  Se não for aluno da UFRGS e ainda não estiver cadastrado, preencha os campos e clique em avançar e depois em cadastrar.

6. Selecione as atividades que deseja participar e clique em inscrever-se.

7. Se houver um questionário. preencha os campos de Dados Pessoais para Inscrição e clique em prosseguir. Se não houver, vá diretamente ao passo 8.

8. Uma tela confirmará sua inscrição e indicará os procedimentos de pré-inscrição. Opções:

Imprimir

Voltar para inscrição (caso algum dado esteja incorreto)

Finalizar (para confirmar todos os dados)

Como posso verificar as informações de uma ação de inscrição na qual estou inscrito?

1. Acesse ufrgs.br e clique em unidades.

2. Selecione a unidade na qual tem uma Ação de Extensão que deseja verificar a inscrição.

3. Selecione a ação da qual deseja verificar as informações e clique para inscrever-se.

4. Selecione a opção de inscrição de acordo com seu vínculo. Se não for aluno da UFRGS mas já estiver cadastrado no site preencha seu e-mail ou código externo e sua senha.

5. No caso de aluno da Universidade aparecerá uma tela de identificação, na qual serão preenchido os dados com o cartão da UFRGS e a senha utilizada no Portal de Serviços.

6. Digite usuário de senha para ver as atividades inscritas. Nessa página também poderá ser visto um resumo da ação em questão, clicando em RESUMO, ao lado do nome da ação.

Inscrição de uma Ação de Extensão

Como inscrever uma nova ação de extensão?

1. Acesse seu Portal de Serviço no site http://www.ufrgs.br, por meio do link Servidor, com seu usuário e senha.

2. Após acesse no seu menu, à esquerda, o item Extensão e em seguida clique em Formulários de Ação de Extensão.

3. Aparecerá um formulário para que possa ser inscrita uma nova ação, basta clicar em INICIAR NOVA AÇÃO. Ou ainda verificada as informações de ações em edição, em execução, já executadas e formulários. Para acessar essas informações basta clicar no sinal “+” ao lado do nome do procedimento.

4. Preencha as informações para inscrição da Ação e clique em Avançar. Os campos em amarelo são de preenchimento obrigatório.

5. Após todos esses preenchimentos abrirá uma tela para que possa ser incluídos os procedimentos (eventos, palestras, seminários, etc.) que serão realizados nesse evento. Para isso clique em Incluir Procedimento.

6. Abrirá uma janela na qual deve ser selecionado o Tipo de procedimento e preenchido os campos correspondendes. Após clique em Incluir. Os campos do Período do Procedimento será o tempo em que estará disponível na Web. No caso da Data Fim, é considerada a zero horas do dia selecionado.

No caso do Tipo de Procedimento ser Inscrição, aparecerão outros campos mais abaixo.
* Exibir Informações Gerais: Dados Gerais de inscrição (Falar com, E-mail de contato, Telefone de Contato).
* Exibir Disponibilidade na Web: Selecione quais os procedimentos que estarão disponíveis pela Internet.
* Vagas para Inscrição: Seleciona pra qual público essas vagas estarão abertas (Vagas distintas para a UFRGS e fora da UFRGS, Aberta a toda a comunidade, Vagas ilimitadas, Vagas com público alvo).

7. Sendo selecionada a opção de Vagas para inscrição dependendo do tipo selecionado aparecerá informações a serem preenchidas.
Vagas distintas para a UFRGS e fora da UFRGS
Aberta a toda a comunidade
Vagas ilimitadas
Vagas com público alvo

Vagas distintas para a UFRGS e fora da UFRGS
Ao se escolher essa opção, abrirão novos campos a serem preenchidos. Nos membros internos da Universidade assim como os externos deverá se especificar uma taxa de inscrição e número de vagas. O texto informativo, caso decida por preenchê-lo, será o texto que aparecerá junto a inscrição.

Aberta a toda a comunidade

Ao escolher essa opção abrirão novos campos a serem preenchidos. Em comunidade em Geral deverá se especificar uma taxa de inscrição e número de vagas. O texto informativo, caso decida por preenchê-lo, será o texto que aparecerá junto a inscrição.

Vagas ilimitadas
Apenas será selecionada, não há mais campos a ser preenchidos.

Vagas com público alvo
Ao se escolher essa opção abrirão novos campos a serem preenchidos. Em Vagas com público alvo, tanto interno quanto externo, deverá se especificar uma taxa de inscrição e numero de vagas. O texto informativo, caso decida por preenchê-lo, será o texto que aparecerá junto a inscrição, como, por exemplo, um curso que tenha um pré-requisito e apenas esses possam se inscrever.

  • Lembre-se que é necessário existir um procedimento com o nome INSCRIÇÃO. Esse é essencial para ocorrer a Ação de Extensão. Neste caso, ao solicitar o serviço de inscrição na web (Veja solicitação de inscrição via Web), deve ser especificado o tipo de público alvo.
    Clique em Avançar para ir para o próximo passo.


8. Após preenchida toda a solicitação, voltará a página inicial de Ação de Extensão. Clique no sinal de “+” ao lado de EXECUÇÂO e clique em Solicitação de Inscrição via Web.

9. Preencha a solicitação e clique em ENVIAR.