SisGrad – Matrícula Medicina

Introdução

Para atender as especificidades de alguns cursos de graduação, em especial do curso de Medicina, foi criado um novo módulo de matrícula no Sistema de Graduação.
O módulo é formado por vários aplicativos: um conjunto inicial que trata de configurações que precisam ser feitas apenas uma vez, um aplicativo que equivale a programação de turmas do SisGrad, onde os docentes e seus horários são registrados anualmente, e um outro conjunto de aplicativos de operação semestral, com registro dos grupos de alunos e suas matrículas.

A operação desses módulos é feita por três diferentes grupos de usuários: COMGRAD, departamentos e professores regentes. Depois de feitos todos os registros, o aluno fará a confirmação da sua matrícula.

 

Módulo COMGRAD

1. O acesso da COMGRAD se dá através do Portal de Serviços, no ambiente COMGRAD, no Catálogo de Serviços, siga o caminho: ENSINO GRADUAÇÃO (1) >> COMISSÃO DE GRADUAÇÃO (2) >> Informações Comissão de Graduação (COMGRAD) (3)

 

2. No ambiente COMGRAD, o novo módulo pode ser acessado através de Matrícula (1) >> Matrícula Medicina (2)

 

3. Será aberta nova janela com as opções disponíveis para a COMGRAD:
Configuração das Etapas, Cadastro de Grupos de Alunos e Distribuição de Atividades

 

Configuração da Etapa Especial

A configuração da etapa especial é a base da Matrícula Especial. Todo funcionamento dessa matrícula depende da correta definição dos parâmetros da sua configuração. Uma vez criada, alguns campos chave, como duração da etapa e duração da disciplina, não podem ser alterados; se constar algum erro no cadastro, a configuração deve ser reiniciada desde o princípio.
Uma etapa especial corresponde a um grupo de atividades de ensino de um currículo que acontecem sequencialmente no semestre e possuem divisão em equipes, podendo corresponder a uma ou mais etapas do currículo do curso.  É importante ressaltar que uma etapa especial deve englobar atividades de ensino que NÃO ocorrem simultaneamente, mas sim sequencialmente. Se as atividades de uma etapa têm funcionamento em equipes, mas ocorrem simultaneamente, deve ser criada uma etapa especial para cada uma dessas atividades.

Quando uma etapa do currículo do curso possui apenas algumas atividades com funcionamento diferenciado, deve ser configurada uma etapa especial para gerir essas atividades. As demais, regulares, devem ser oferecidas normalmente no Sisgrad e a matrícula realizada pela COMGRAD.

Por exemplo, etapa 6 do curso X possui 5 atividades de ensino, que os alunos devem cursar de julho a novembro, uma a cada mês. Pode ser criada apenas uma etapa especial para registrar essa etapa do currículo, desde que cada disciplina tenha pelo menos uma equipe. Em outro exemplo, etapa 7 do curso Y possui 4 atividades de ensino: 2 possuem funcionamento regular e as outras duas acontecem simultaneamente de agosto a dezembro, com divisão em equipes. Para atender esse caso, as 2 atividades com funcionamento regular devem ser registradas normalmente no Sisgrad; para registrar as outras duas, deve ser criada uma etapa especial para cada atividade de ensino.

Interface do aplicativo:

Campos:

  • Nome da etapa: é o campo pelo qual essa etapa especial será identificada;
  • Períodos início e fim: é o intervalo de validade da configuração da etapa especial, ou seja, o período a partir do qual ela começou a valer e o seu período de fim de validade. Inicialmente, o período inicial deve ser o período corrente e o final deve ficar em aberto;
  • Duração total da etapa: duração total da etapa especial em meses;
  • Duração de cada disciplina: dentro da duração total da etapa, quanto dura cada atividade de ensino que a compõe;
  • Número de equipes por disciplina: número de equipes em cada atividade de ensino (se as atividades de ensino da etapa podem ter número diferente de equipes, deve-se registrar o maior número possível de etapas);
  • Permitir que um aluno repita equipe?: indica se o aluno pode ser vinculado a mesma equipe mais de uma vez;
  • Etapas correspondentes do currículo: etapas do currículo que compõe a etapa especial
    Mês início primeiro período: mês inicial, quando a etapa especial acontece no primeiro semestre do ano;
  • Mês início segundo período: mês inicial, quando a etapa especial acontece no segundo semestre do ano.

 

Cadastro de Grupos de Alunos

Esse cadastro consiste em registrar os diferentes grupos de alunos que cursarão as etapas especiais. Os grupos devem ser criados semestralmente, com alunos cujo ordenamento está na etapa do currículo correspondente a etapa especial.

Na tela inicial do aplicativo, deve-se selecionar comissão de graduação (se tiver permissão em mais de uma), curso, habilitação, currículo e etapa especial. Para iniciar o cadastro de grupos ou consultar grupos já cadastrados, também é necessário informar o período letivo inicial da etapa especial a que o grupo pertence.

 

1. Para criar um grupo, clica-se no botão Cadastrar Novo Grupo

 

2. É necessário informar o Nome do grupo (1). Os alunos podem ser vinculados ao grupo no momento da sua criação ou posteriormente, através do botão Editar. Para vincular alunos, basta selecioná-los (2) e clicar na seta para a direita (3). Depois de selecionar todos os alunos do grupo, clique em Salvar (4)

Devido ao curto prazo existente entre cada etapa do curso, pode chegar a data de iniciar os registros dos grupos sem ter sido finalizado o lançamento de notas do semestre anterior. Devido a essa excepcionalidade, também é permitido vincular aos grupos alunos que estão na etapa anterior com atividades de ensino ainda em aberto (sem conceito). Esses alunos recebem destaque em vermelho na lista de alunos não vinculados, com identificação da sua situação na legenda abaixo.
Também está contemplada no aplicativo a possibilidade de registrar o vínculo de alunos irregulares aos grupos. Esse registro permite vincular o aluno a um grupo em apenas um período da etapa especial, ou vincular o aluno a grupos diferentes durante os períodos da etapa especial. Por exemplo: aluno vem para a UFRGS como aluno mobilidade para cursar o Internato de Emergência do 9º semestre apenas no mês de dezembro. Ele deve ser vinculado ao grupo C apenas no mês de Dezembro, que é o grupo que tem esse internato nesse mês.

Na tela abaixo, os campos para vinculação diferenciada de aluno aos grupos:

 

3. Primeiramente, seleciona-se o aluno, para depois clicar no botão Iniciar Configuração Diferenciada Para Este Aluno

 

4. Na tela a seguir, será possível fazer a configuração diferenciada para o aluno, podendo selecionar diferentes grupos para cada mês e sendo possível deixar meses sem grupo algum. Para registrar a configuração especial do aluno, é necessário clicar no botão Salvar

 

Distribuição de Disciplinas no Semestre

 

Nesse cadastro é possível definir a ordem em que cada grupo definido para um semestre letivo de uma etapa especial realiza as atividades de ensino daquela etapa.

1. Inicialmente, deve-se selecionar comissão de graduação (se tiver permissão em mais de uma), curso, habilitação, currículo, etapa especial e o período letivo inicial da etapa especial que terá a definição de sequência das atividades de ensino. Se a distribuição ainda não foi iniciada, é necessário clicar no botão Iniciar configuração da grade

 

2. Uma vez iniciada a configuração da grade, os grupos já cadastrados serão carregados logo após selecionar todos os parâmetros iniciais e será possível fazer a distribuição das atividades de ensino. Depois de selecionar as atividades, clique em Salvar

 

Confirmação de Matrícula de Alunos Externos

 

Nesse aplicativo a COMGRAD poderá fazer a confirmação de matrícula para alunos visitantes ou em mobilidade. Ele poderá ser acessado através da aba Confirmação de Matrícula (1), no ambiente da COMGRAD.

O funcionamento é simples: basta pesquisar o aluno pelo seu nome ou número de cartão e selecioná-lo. A seguir, serão exibidos os vínculos do aluno com atividades e suas equipes.

A COMGRAD pode conferir as equipes que o aluno está vinculado através do botão com símbolo de mais  ao lado do nome da atividade de ensino (2).

Atividades que estão com o símbolo que indica matrícula a ser confirmada podem ser confirmadas pela COMGRAD. Para confirmar, basta clicar no botão Confirmar Matrícula (3).

Após confirmar, o símbolo mudará, indicando matrícula já confirmada.

Existe uma legenda na página sobre as possíveis situações das atividades.

 

Módulo Departamento

  • O acesso do Departamento se dá através do Portal de Serviços

1. Siga o caminho Catálogo de Serviços >> Departamento >> Informações Departamento

 

2. No ambiente Departamento, o novo módulo pode ser acessado através de Matrícula (1) >> Matrícula Medicina (2)

 

3. Ao acessar esse menu, será aberta nova janela com as opções disponíveis para o Departamento:

Cadastro das Equipes, Vínculo de Equipes com Disciplinas e Vínculo de Professores e Horários.

 

Cadastro Equipes

As equipes são a subdivisão das atividades de ensino. Seu cadastro é fundamental, pois o vínculo dos alunos será feito nas equipes.
As equipes serão vinculadas aos departamentos das atividades de ensino a que serão associadas. Esse vínculo vai permitir que uma equipe atenda a mais de uma atividade de ensino, se for o caso.
Campos:
Nome: descrição da equipe, que deve ser única dentro do departamento
Data início e data fim: período de validade da equipe. Inicialmente, a data inicial pode ser a data do dia de cadastro e a final deve ficar em aberto.

1. Para cadastrar nova equipe, é necessário clicar no botão Cadastrar Nova Equipe

 

2. A seguinte tela será aberta, que, após informar nome (1) e data de início (2), é necessário clicar no botão Salvar (3)

 

3. Será criado

 

Vínculo Equipe X Disciplina

As equipes cadastradas devem ser associadas às atividades de ensino que atendem.
1. Para fazer o vínculo, é necessário selecionar o departamento da atividade de ensino – se o usuário tiver permissão em mais de um- (1) e a atividade de ensino (2) . A seguir, seleciona-se a equipe desejada, faz-se o vínculo clicando na seta para a direita (3) e clica-se no botão Salvar (4)

 

2. As equipes vinculadas a atividade de ensino aparecerão no painel da direita

 

Vínculo de Professores e Horários

Neste aplicativo, o departamento fará a programação dos docentes vinculados às suas equipes.

1. Para iniciar a programação, deve-se selecionar departamento – se tiver permissão em mais de um- (1), ano e mês (2) e, a seguir, expandir a equipe que se deseja realizar o cadastro, clicando no ícone  (3) ao lado do seu nome

 

2. Expandindo a equipe, aparece a lista de regentes já vinculados e o botão Adicionar Novo Professor, clique neste botão

 

3. Abrirá a tela para pesquisa de docentes do departamento, que pode ser realizada pelo nome ou pelo cartão

 

4. Se o docente for regente de equipe, é necessário marcar o campo correspondente, ao lado do seu nome

  • Só é permitido um regente de equipe para cada equipe.

 

5. Após vincular o docente, é necessário fazer o cadastro dos seus horários, clicando no item Adicionar Horário, clicando no ícone 

 

6. Será aberta uma nova janela, as datas de início e fim do horário devem estar contidas no ano e mês selecionados inicialmente. Após preencher todos os campos, clique em Salvar

 

7.  O cadastro será confirmado

 

8. Esse aplicativo também possui a possibilidade de cópia de informações de docente e seus horários de um mês para outro(s). Para acessar essa função, basta clicar em Copiar dados de um mês/ano para outros meses

 

9. Será aberta uma nova janela. No primeiro quadro, está o mês/ano de origem (1), ou seja, o mês/ano de onde serão copiados os dados. No segundo quadro, existe possibilidade de marcar vários meses do ano para receber a cópia dos dados. Somente é possível copiar as informações para um mês/ano que ainda não possua nenhum registro de docentes e horários (2). Assim, indica-se fazer o cadastro de um mês e utilizá-lo como cópia para os demais que são semelhantes e somente depois disso fazer ajustes de particularidades que cada mês possa ter. Após, clique em Salvar (3)

 

Módulo Professor Regente

  • No módulo de Matrícula Especial, o professor regente é o mesmo docente responsável pelo plano de ensino da atividade de ensino.

 

1. O acesso do professor regente se dá através do Portal de Serviços, no ambiente Professor, pelo caminho: CATÁLOGO DE SERVIÇOS >> ENSINO GRADUAÇÃO >> PROFESSOR >> Informações Professor

 

2. No ambiente Informações Professor, o novo módulo pode ser acessado através de Graduação >> Matrícula Medicina

 

3. Ao acessar esse menu, será aberta nova janela com as opções disponíveis para o professor:
Cadastro das Equipes, Vínculo de Equipes com Disciplinas e Distribuição de Alunos

 

Cadastro de Equipes

As equipes são a subdivisão das atividades de ensino. Seu cadastro é fundamental, pois o vínculo dos alunos será feito nas equipes.
As equipes serão vinculadas aos departamentos das atividades de ensino a que serão associadas. Esse vínculo vai permitir que uma equipe atenda a mais de uma atividade de ensino, se for o caso.
Campos:
Nome: descrição da equipe, que deve ser única dentro do departamento
Data início e data fim: período de validade da equipe. Inicialmente, a data inicial pode ser a data do dia de cadastro e a final deve ficar em aberto.

 

1. Para cadastrar nova equipe, é necessário clicar no botão Cadastrar Nova Equipe

 

2. Uma nova janela será aberta. Após informar nome e data de início, é necessário clicar no botão Salvar

 

3. O cadastro será confirmado

 

Vínculo Equipe X Disciplina

As equipes cadastradas devem ser associadas às atividades de ensino que atendem.

 

1. Para fazer o vínculo, é necessário selecionar o departamento da atividade de ensino – se o usuário tiver permissão em mais de um – (1) e a atividade de ensino (2). A seguir, seleciona-se a equipe desejada (3), faz-se o vínculo clicando na seta para a direita (4) e clica-se no botão Salvar (5) para registrar a informação

 

2. As equipes vinculadas a atividade de ensino aparecem no painel da direita

 

Distribuição de Alunos

A distribuição de alunos consiste em indicar as equipes que cada aluno de cada grupo fará parte durante o semestre letivo.

 

1. Inicialmente, deve-se selecionar comissão de graduação (se tiver permissão em mais de uma), curso, habilitação, currículo, etapa especial e o período letivo inicial da etapa especial.
Será exibida toda a distribuição de atividades de ensino já registrada pela COMGRAD, sendo que o professor visualiza todas as atividades da etapa especial, não só aquelas das quais é regente.

 

2. Apesar de visualizar todas as atividades, o docente só poderá definir as equipes para os alunos daquela(s) atividade(s) de que for regente. Para isso, basta clicar no nome da atividade de ensino e uma nova janela será aberta

  • Alunos que não estão habilitados a cursar a atividade de ensino são destacados, porém, não são impedidos de serem vinculados às equipes. O docente pode fazer o vínculo, mas o aluno não conseguirá confirmar a matrícula se ainda não estiver habilitado.

 

Módulo Aluno

1. O acesso do aluno se dá através do Portal de Serviços, pelo caminho: CATÁLOGO DE SERVIÇOS >> ENSINO GRADUAÇÃO >> ALUNO >> Informações Aluno

 

 

2. No ambiente Aluno, a confirmação de matrícula pode ser acessada através de Matrícula >> Confirmação de Matrícula Medicina

 

3. Caso o período de confirmação de matrícula não estiver aberto ou se o aluno não tiver matrículas a confirmar, ele será avisado

 

4.  Caso o aluno esteja vinculado a equipes da matrícula especial, será exibida a lista das atividades de ensino e equipes correspondentes, para que o aluno confirme sua matrícula. O aluno só poderá emitir comprovante de matrícula depois de realizar essa confirmação.
Na lista de atividades de ensino disponíveis, ele pode visualizar também as equipes a que foi vinculado, expandindo a atividade através do botão mais  do lado do seu nome

Na lista de matrículas especiais, existem três situações possíveis:
. Matrícula confirmada : atividades que o aluno já confirmou
. Matrícula precisa ser confirmada : atividades que o aluno ainda não confirmou
. Confirmação não habilitada : atividades que o aluno não pode confirmar por não possuir os pré-requisitos necessários

Exemplo 1: aluno pode confirmar a matrícula em todas as atividades da lista

Aluno confirmou sua matrícula:

 

Exemplo 2: Aluno só pode confirmar matrícula em uma das atividades

Aluno confirma a matrícula na atividade que está habilitado, a outra fica aguardando confirmação até que sejam apropriados os conceitos pendentes.

Faça um comentário relacionado ao conteúdo deste documento

avatar