SisGrad – Monitoria

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Programa de Monitoria Acadêmica da UFRGS

Fluxograma Geral da Monitoria

Para entender melhor o Programa é necessário conhecer o passo a passo que comporta todas as etapas do processo, desde a divulgação do Cronograma de Atividades até a avaliação final do aluno

Legenda de cores:

 

Apresentação do Cronograma de Atividades

Para dar início ao Programa Semestral de Bolsas de Monitoria os Departamentos/COMGRADs serão informados das datas de cada atividade através de um cronograma, divulgado através de Ofício Circular, conforme modelo abaixo (a cada semestre ocorrem alterações nas datas do Cronograma, este exemplo se refere ao semestre letivo de 2016/2):

 

Acesso às Informações Exclusivas dos Departamentos

Para efetuar a solicitação de bolsas, o usuário (servidor do Departamento/COMGRAD responsável pela monitoria) deve efetuar o login no Portal da UFRGS. Em seguida, acessar Informações Departamento, seguindo o caminho demonstrado na figura:

Catálogo de Serviços >> ENSINO GRADUAÇÃO >> DEPARTAMENTO >> Informações Departamento

Nas Informações Exclusivas dos Departamentos o usuário deverá acessar o link da Monitoria localizado na barra superior do Portal que dará acesso ao menu lateral. No menu lateral, deverá clicar no ícone correspondente à ação que deseja ser efetuada.

 

Solicitação de Bolsa

1. Clique em Monitoria (1) e em Solicitação de Bolsas (2)

  • O acesso lateral só será ativo após clicar em Monitoria

 

2. O Departamento/COMGRAD deverá selecionar o Órgão para o qual deseja efetuar a solicitação

 

3. A Solicitação de bolsas não é necessária na modalidade de Monitoria Presencial Voluntária, o uso é livre, não existindo limite na sua utilização

 

Justificativa da Solicitação

1. Clique em no ícone  em Monitoria presencial – Acadêmica

 

2. O usuário deverá determinar o número de vagas desejado para o período (1) no campo Vagas Solicitadas e selecionar as Atividades (2), no campo Atividades, às quais as vagas estarão vinculadas (3). No campo Justificativa deverá ser indicado o motivo pelo qual o Departamento/COMGRAD tem interesse nas vagas que está solicitando, explicitando casos de disciplinas com número elevado de reprovações, disciplinas de caráter teórico-prático ou prático e/ou disciplinas com elevada demanda de matrículas (4)

  • Após realizar o procedimento para cada uma das modalidades a solicitação deverá ser salva através do botão Solicitar

 

Solicitações Realizadas

Na sequência, são apresentadas as Solicitações Realizadas, sendo possível observar detalhes sobre as mesmas, listá-las ou excluí-las

 

1. É possível visualizar a justificativa para o pedido de bolsa ao clicar em Listar

 

2. Será mostrado

 

Solicitações dos Semestres Anteriores

Usando a barra de rolagem da tela, será possível visualizar as solicitações já concedidas em períodos anteriores

 

Solicitações Atendidas e Acompanhamento dos Resultados

Após o período de solicitações, o acompanhamento do resultado da análise e distribuição de bolsas deve ser feito pela mesma interface. Na coluna Atendidas serão informadas as bolsas concedidas, e no campo Situação será informado o nível de aprovação ou o indeferimento

  • Importante: Cabe informar que no campo Atendidas consta o valor total de bolsas que o Departamento/COMGRADS poderá utilizar, inclusive para Clonagens e Casos de Excepcionalidade. Ou seja, para casos de Excepcionalidade e Clonagens não há vagas adicionais.

 

Ajuste de Disciplinas

1. Clique em Monitoria (1) e em Ajuste de Disciplinas Oferecidas (2)

 

2. Selecione a Modalidade

 

3. Selecione o Período Letivo

 

4.  Selecione o Órgão ao qual as atividades estão vinculadas

 

5. Na sequência, serão apresentados dois quadros.

  • No quadro à esquerda (1), encontram-se as atividades disponíveis para o oferecimento de vagas de monitoria (aparecem todas as atividades a serem ministradas no semestre em questão).
  • No quadro à direita (2), encontram-se as atividades já oferecidas para monitoria

Após selecionar as atividades de ensino, estas migrarão do quadro à esquerda para o quadro à direita. A qualquer momento o usuário poderá alternar atividades de um quadro para outro. Contudo, deverá atentar para algumas questões fundamentais: As atividades uma vez ajustadas para o oferecimento aparecerão em cinza e poderão, sendo selecionadas, alternar de quadro deixando de ser oferecidas. Se já houver alunos inscritos na atividade, ela aparecerá em vermelho indicando a impossibilidade de removê-la do quadro Atividades de Ensino Oferecidas. Se não houver mais necessidade de oferecer uma disciplina em que haja alunos inscritos (as que aparecem em vermelho) para a inscrição de novos alunos, o usuário deverá bloqueá-la no link Confirmação de disciplinas (próximo item deste tutorial) localizado no menu lateral, acessível no ícone Monitoria.

  • Importante: As atividades constantes no quadro Atividades de Ensino Oferecidas estarão automaticamente disponíveis para inscrição dos alunos via Portal do Aluno

 

Confirmação de Disciplinas

Uma vez ajustadas as atividades do Órgão, para que os alunos possam inscrever-se, estas serão gerenciadas no link Confirmação de Disciplinas, acessível no em Monitoria, do ambiente de Informações Exclusivas dos Departamentos.

 

1. Clique em Monitoria (1) e em Confirmação de Disciplinas (2)

 

2.  Selecione Órgão de representação

 

3.  Serão apresentadas as modalidades oferecidas

  • Selecionando a modalidade, o usuário visualizará as atividades que foram oferecidas (ajustadas), conforme indicado no item anterior , Ajuste de Disciplinas Oferecidas, para a inscrição dos alunos.

 

4.  O usuário poderá verificar o número de vagas solicitadas (1) e o número de vagas atendidas (2). As Atividades aparecerão automaticamente selecionadas na coluna Selecione (3). Caso o usuário decida momentaneamente não oferecer a atividade para inscrição dos alunos, ele deverá clicar na caixa seleção da coluna Bloqueada na linha da respectiva atividade (4).  É importante destacar que o número de atividades não precisa ser igual ao número de vagas atendidas, uma vez que poderá ser selecionado mais do que um monitor por disciplina, após, clique em Salvar Alterações (5)

 

Casos Excepcionais de Monitorias

A partir do cronograma de monitorias de 2016/1, foi inserido um período para os Departamentos/ COMGRADs, que receberam bolsas de monitorias acadêmicas, encaminharem processos para análise de atividades de ensino consideradas excepcionalidades. Atualmente, o procedimento é necessário uma vez que o sistema de monitorias, permite a inscrição de alunos no processo seletivo de monitorias acadêmicas apenas para estudantes que cursaram com aprovação a atividade de ensino oferecida para monitoria. Neste formato algumas atividades de ensino não possuem candidatos aptos, pois são oferecidas pela primeira vez, ou são de última etapa e, até mesmo, atividades de ensino equivalentes. Nestes casos as inscrições dos candidatos ao processo seletivo devem ser feitas manualmente pela PROGRAD.

  • Importante: A análise da excepcionalidade NÃO está relacionada a ampliação de bolsas de monitorias para os Departamentos/COMGRADS.

São considerados casos excepcionais de monitoria:

1° Atividades de ensino que estão sendo oferecida pela primeira vez – Cursos novos ou atividades de ensino novas, a partir de alterações curriculares;

2° Atividades de ensino de último semestre;

3° Atividades de ensino consideradas equivalentes para fins de monitoria. Nestes casos a comprovação de disciplinas equivalentes, para fins de monitoria, está regulamenta no Art. 7°, parágrafos 1° e 2°, da Instrução Normativa n°03/2013 – PROGRAD/SEAD:

§ 1° Entende-se por disciplina equivalente para fins de Monitoria a atividade de ensino oferecida a outro curso, cuja ementa abrange os conteúdos previstos na disciplina objeto da Monitoria.

§ 2° Cabe ao Colegiado do Departamento definir as equivalências para fins de monitoria entre atividades de ensino, devendo essa informação constar no Edital de Seleção de Monitoria Acadêmica.

Nos casos 1° e 2° os alunos terão que estar matriculados na atividade de ensino, para as quais pretendem candidatarem-se. No 3° caso o aluno deve ter cursado com aprovação a atividade de ensino equivalente que o libera para participar da seleção de monitoria.

Os Departamentos/COMGRADs que possuem atividades de ensino consideradas casos excepcionais devem encaminhar um processo administrativo à PROGRAD/SEAD, em período determinado pelo Cronograma de Monitorias, contendo a documentação que comprova a excepcionalidade. A PROGRAD e a SEAD analisam juntas os processos e a PROGRAD emite parecer que deve ser encaminhado à SEAD para ciência.

 

Inscrição dos Alunos no Processo Seletivo no Sistema de Monitorias (Casos de Excepcionalidades Deferidos)

As atividades de ensino que configuram casos de excepcionalidade, deferidos pela PROGRAD/SEAD, deverão constar nos editais de seleção, juntamente com os requisitos para inscrição destes alunos no processo seletivo. Tendo em vista, que nestes casos, os alunos interessados não terão como se inscrever através do Portal, os Departamentos/COMGRADs deverão encaminhar à PROGRAD/SEAD, por processo administrativo a solicitação de inscrição destes alunos no processo seletivo através de formulário. A partir das inscrições a PROGRAD encaminha os processos aos Departamentos/COMGRADs e estes darão seguimento ao processo seletivo nas referidas atividades de ensino no sistema de monitorias, nos links banca examinadora e se necessário em cadastrar monitor.

 

Modelo de Formulário

Formulário de Inscrição de Aluno

Monitoria Acadêmica

Departamento/COMGRAD:

Modalidade:

1) PRESENCIAL – PROGRAD: ( ) Remunerada( ) Voluntária

2) A DISTÂNCIA – SEAD – Utilizando tecnologia EaD ( ) Remunerada

Ambiente virtual de aprendizagem a ser utilizado nas atividades de monitoria:

( ) MOODLE ( ) NAVi ( ) ROODA ( ) Outro(s) – especifique:

Atividade de Ensino:

Atividade de Ensino Liberadora para Monitoria:

Nome Completo do Candidato:

Cartão UFRGS:

Curso:

RG:

Dados bancários – Banco do Brasil

Conta corrente:__________________

Agência:_______________

OBERVAÇÕES:

1) Preencher o formulário de forma legível;

2) A conta bancária indicada deve ser de uso exclusivo do monitor selecionado, não sendo possível a indicação de conta poupança ou conta conjunta.

 

Cadastro de Banca Examinadora

1. Clique em Monitoria (1) e em Banca Examinadora (2)

 

2. Selecione o Período Letivo

 

 

3. Selecione o Órgão

 

4. Em seguida, a Finalidade desejada para a vigência da Banca Examinadora

 

Salientamos que na categoria Monitoria – PROGRAD constam tanto alunos inscritos para a modalidade remunerada quanto voluntária.

 

5. Será aberto ao Departamento/COMGRAD um campo para seleção dos Professores que participarão da Banca Examinadora. Pode-se selecionar o Professor a partir de seu nome próprio ou a partir do número do cartão (1) e após clicar no botão Adicionar (2)

Após a inclusão dos docentes é necessário preencher o campo Plano de Atividade (3), contendo as informações do processo seletivo a ser realizado pelo Departamento/COMGRAD. Para salvar o plano de atividades é preciso clicar no botão Alterar (4)

  • Como a banca examinadora possui validade do 1° semestre para o 2° semestre letivo, o que possibilita a Clonagem de Monitores, não é possível excluir seus membros, apenas acrescentar nomes.

 

Classificação dos Alunos

Ainda na tela da Banca Examinadora, será apresentada a lista de todos os Alunos Inscritos para Monitoria.

O campo da coluna Situação (1) deverá ser, OBRIGATORIAMENTE, preenchido conforme a situação de cada aluno após a realização do processo de seleção, realizado pelo próprio Departamento/COMGRAD. A classificação dos alunos “aptos” deverá ser menciona na coluna Classificação (2) rigorosamente conforme a colocação e descrita sob a forma de numeral (1,2,3,…).

  • Importante: Nenhum aluno poderá ficar sem sua situação discriminada

 

Cadastro de Monitores

O cadastro dos estudantes junto ao Programa de Monitorias Acadêmicas é de responsabilidade dos respectivos Departamentos/COMGRADs, de acordo com as vagas concedidas pela Pró-Reitoria de Graduação. Todos os estudantes devem ter sua situação mantida atualizada no sistema, pois tal procedimento interfere diretamente na folha de pagamento.

 

1. Clique em Monitoria (1) e em Cadastro de Monitores (2)

 

2. Analise inicialmente as vagas liberadas e ocupadas (1), após, selecione a Modalidade (2)

 

3. Selecione o Período Letivo

  • Ao fazê-lo, os campos Data Início, Data Fim, Valor da Bolsa e Carga Horária Semanal serão preenchidos automaticamente.

 

4. O campo Data Início deverá ser ajustado para a data efetiva de início das atividades do monitor. O campo Data Fim será preenchido com a data do último dia letivo do semestre; conforme o calendário acadêmico da universidade

 

5. Selecione o Órgão

 

6. No campo Atividades o usuário selecionará a atividade na qual o bolsista será incluído. Lembrando que somente as atividades cadastradas em Ajuste de Disciplinas Oferecidas e Confirmação de Disciplinas aparecerão nesta interface

 

7. No campo Monitor o usuário deverá selecionar o aluno desejado para ocupar a vaga da Bolsa de Monitoria

  • Lembrando que aparecerão nesta interface somente os alunos que tenham se inscrito no processo de seleção via Portal do Aluno e selecionados em Banca Examinadora.

 

8. Os campos de identificação do aluno, bem como os referentes à sua conta bancária, serão preenchidos automaticamente de acordo com os dados fornecidos no momento da inscrição

 

9. No campo Orientadores, deve-se selecionar o Professor desejado para orientar a atividade do Monitor. A busca deve ser feita digitando o nome do Professor, escolhendo-o entre os listados e após deve-se clicar em Adicionar

 

10. Para encaminhar o cadastro do Monitor, deve-se clicar e Salvar Alterações

 

Editar Monitores Cadastrados

Para editar os monitores já cadastrados, o usuário deve acessar as Informações Exclusivas dos Departamentos

 

1. Clique em Monitoria (1) e em Editar Monitores Cadastrados (2)

 

2. O Departamento/COMGRAD deverá informar a Modalidade (1), Período Letivo (2) e Órgão (3)

 

3. Serão exibidos os nomes de todos os alunos cadastrados, a Data de Início e a Data de Fim, período de vigência de sua Bolsa

  • Sempre que as informações referentes ao período de vigência da bolsa e ao período de orientação do Professor Orientador forem alteradas, é necessária a emissão de um novo Termo de Compromisso, que deve ser assinado pelas partes (Professor Orientador e aluno) e ter uma via encaminha ao DCPGrad para arquivo.

 

4. Clicando sobre o nome desejado, os dados do aluno serão informados abaixo da lista e será possível realizar alterações, caso necessário

 

Alteração de Dados Bancários

1. As alterações de Dados Bancários são sempre de responsabilidade dos Departamentos/COMGRADs e devem ser efetuadas em Editar Monitores Cadastrados

 

2. Após as alterações, clicar no botão Salvar Alterações

 

Desistência da Monitoria Antes do Início do Semestre Letivo

Se o aluno desistir da monitoria antes do início do semestre letivo, a opção para Departamentos/COMGRADs neste caso é cancelar a ocupação da bolsa. Alunos cadastrados no sistema, que desistirem da bolsa antes do início do semestre letivo devem ter a ocupação da bolsa cancelada por Departamentos/COMGRADs, impreterivelmente, até o final da primeira semana de aula.

 

Desistência da Monitoria Depois do Início do Semestre Letivo

Se o aluno desistir da monitoria depois do início do semestre letivo, a opção para Departamentos/COMGRADs neste caso é alterar a data fim das atividades do estudante e inserir seu conceito na monitoria.

Após o período do Cronograma Suplementar, alunos que solicitam desligamento da bolsa de monitoria, devem ter a data fim das atividades registrada no sistema de monitorias até o dia 15 de cada mês. Tal procedimento foi adotado para estar em consonância com o fechamento da folha de pagamento e está de acordo com parágrafo segundo do Art. 13 da instrução Normativa n°03/2013 que regra o Programa de Monitorias:

O monitor que optar por se desligar do Programa antes do término da vigência do termo de compromisso deve informar sua decisão ao professor orientador com antecedência mínima de 15 (quinze) dias.

É de responsabilidade do professor orientador, informar imediatamente Departamentos/COMGRADs sobre o desligamento dos monitores para que estes façam os devidos registros no sistema de monitorias.

 

Termo de Compromisso

Para visualizar o Termo de Compromisso, basta acessar as Informações Exclusivas dos Departamentos

 

1. Clique em Monitoria (1) e em Termo de Compromisso (2)

 

2. Para consultar, o usuário deverá informar um critério de busca, que pode ser o nome (pelo primeiro nome, Termo inicial, ou parte do nome, Qualquer termo) ou o número do cartão (1) e logo clicar em Pesquisar (2)

 

3. Depois, o usuário deve confirmar a opção clicando em Selecionar

 

4. Ainda, o usuário deverá escolher qual dos Termos de Compromisso do aluno deseja visualizar (caso o aluno tenha participado de monitorias em outros semestres, todos os Termos de compromissos aparecerão para escolha), clicando em Termo de Compromisso

  • Encontrado o nome desejado, basta clicar em Termo de Compromisso para visualizá-lo em PDF

 

5. O termo será aberto

Uma vez gerado o Termo de Compromisso e impresso as novas visualizações trarão sempre a data de “Emissão” igual a data da primeira emissão.

  • Importante: Atentem ao prazo, estabelecido no Cronograma Semestral de Monitorias Acadêmicas, para envio à PROGRAD de uma via do Termo de Compromisso devidamente assinado. Os Termos de Compromisso das Monitorias Presenciais e Voluntárias não devem ser encaminhadas via malote avulso. Os Departamentos/COMGRADs receberão processos administrativos próprios solicitando o envio dos seus respectivos Termos de Compromissos.

 

Ausências

Caso o monitor não compareça às suas atividades em período não justificado o Professor deverá comunicar ao Departamento/COMGRAD para cadastro no sistema, o que acarretará desconto no valor da bolsa.

1. Clique em Monitoria (1) e em Termo de Compromisso (2)

 

2. Em seguida, deverá selecionar o Órgão (1) e após o Monitor (2)

 

3. Serão apresentadas as datas de início e fim do período ausência (1) e após clique em Salvar (2)

  • Após o registro o usuário deverá salvar as alterações. Dessa forma os registros migrarão para o campo Registros Anteriores.

 

Apropriar Conceito de Monitores

Após o encerramento do período de atuação dos monitores, os orientadores devem apropriar o conceito da monitoria.

 

1. Acesse o Portal do Servidor e selecionar as opções Ensino Graduação (1), Professor (2) e Informações do Professor (3)

 

2. Clique em Graduação (1) e em Monitoria – Apropriação de Conceitos (2)

 

3. Selecione o Período Letivo (1), insira o Conceito (2) e clique em Salvar (3)

 

Clonagem de Monitores

Para clonar monitores cadastrados, o usuário deve acessar as Informações Exclusivas dos Departamentos

 

1. Clique em Monitoria (1) e em Clonagem de Monitores (2)

 

2. Na tela seguinte, o Departamento/COMGRAD deverá informar a Modalidade (1) e Órgão (2)

  • Logo, o usuário visualizará os monitores do primeiro semestre do ano em questão e poderá clonar os que desejam seguir na monitoria. Somente será possível clonar as Atividades que foram oferecidas pelo Departamento/COMGRAD no semestre (conforme item deste tutorial) e que esteja na lista de solicitação do Departamento.

 

3. Para realizar a Clonagem Departamentos/COMGRADs devem observar os itens abaixo listados:

  • Indica-se confirmar a permanência dos monitores junto aos Professores Orientadores antes de realizar a Clonagem;
  • Somente será possível clonar os monitores que permaneçam atuando na mesma disciplina e sob a orientação do mesmo Professor, no mesmo Departamento/COMGRAD;
  • Após a Clonagem, deve ser emitido e assinado o Termo de Compromisso e uma via do mesmo deve ser enviada ao DCPGrad;
  • É importante lembrar que a Clonagem ocupa uma vaga disponível do Departamento/COMGRAD no semestre em questão.

 

4. Selecione os Monitores a serem clonados (1) e clique em Realizar clonagem (2)

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