Sistema de Espaço Físico

Tutorial de Espaço Físico

1. Faça o caminho Servidor > Portal de Serviços > Tutoriais > Espaço Físico.

Instalação

1. Faça o caminho Servidor > Portal de Serviços > Downloads > Clientes (se necessário) > Sistemas > Espaço Físico.

2. Clique em Enviar. 

3. Clique em Executar.

4.Será executado o arquivo de instalação, abrindo o Sistema de Espaço Físico.

  • Não esqueça de fechar o portal de serviços antes de utilizar o sistema.

Sistema de Espaço Físico

Tem por finalidade manter o cadastro de espaço físico da UFRGS e realizar o gerenciamento dos dados sobre o espaço físico da Universidade.

 

Consulta de Espaço Físico, suas gerências e contatos

Faça o caminho Servidor > Portal de Serviços > Gestão > Espaço Físico.

Cadastro de Usuários

Para ter acesso ao Sistema de Espaço Físico como gerente de órgão é necessário solicitar cadastro para o analista responsável pelo sistema, via e-mail zeluis@cpd.ufrgs.br, especificando o órgão de sua competência.

Cadastro do Espaço Físico

Operações básicas

São executadas a partir dos  ícones de atalhos disponíveis na barra de ferramentas da tela principal do sistema ou por menus de comandos habilitados. São eles: Ícone de inclusão de registros, Ícone de alteração de registros, Ícone de exclusão de registros, Ícone de localização de registros, Ícone salvar e Ícone cancelar operação.

Guias padrões do Sistema

Guia Dados do Espaço Físico: registra as características do espaço físico.

Guia Atributos: será implementada.

Guia Responsabilidade: permite consultar o(s) órgão(s) responsável(is) pelo espaço físico.

 

Procedimentos

1. Faça o caminho Cadastro > Prédio – Pavimento – Sala – Circulação – Área Externa.

2. Escolha o Campus e a Unidade.

 

Prédios

  • Cadastrados via solicitação ao analista responsável pelo sistema. É permitida somente a alteração dos dados, com exceção dos campos Nome do Prédio, Código do Prédio e Código Semântico.

Alteração de Prédio

1. Selecione o Prédio e clique em Alterar Prédio.

2. Clique no campo a ser alterado da Guia Dados.

Área Física: medida externa
Área Ocupada: área interna
Registro Legal: registro de imóveis

3. Faça as alterações desejadas e clique em Salvar.

 

Áreas Externas

  • Cadastradas pelos gerentes dos espaços físicos.

Inclusão de Área Externa

1. Selecione o prédio

2. Clique em áreas externas

3. Clique em Incluir Área externa

4. Tela Responsável – Gerência: define sob qual órgão o novo espaço físico estará subordinado. Quando um novo espaço físico é criado o sistema sugere a herança de responsabilidade. Se herdar a responsabilidade de gerência do espaço físico superior ao novo espaço físico, clicar em OK. Caso contrário, desmarcar este campo e informar o órgão responsável. Este controle de gerência será abordado no módulo Controle de Responsabilidades.

Preencha todos os campos

Denominação: nome do espaço físico pode conter até 72 caracteres.

Tipo de área externa: estacionamento, guarita, torre de arrefecimento ( para ar condicionado ) são exemplos já cadastrados. Outros tipos deverão ser solicitados ao analista responsável.

Descrição/Localização: detalhamento e localização geográfica do espaço físico.

Código Semântico: até 12 caracteres, ver quadro de sugestões CPD.

Área Física: medida externa.

Área Ocupada: área interna.

5. Para cancelar  qualquer procedimento antes de salvá-lo: Clicar no ícone cancelar alterações

Exclusão de Areá Externa

1. Selecionar a área externa

2. Clique no ícone de exclusão

3. Clique em Sim.

  • Os procedimentos de cancelamento e exclusão são válidos também para pavimentos, circulação e salas, desde que previamente selecionados.

 

Pavimentos

  •  Cadastrados pelos gerentes dos espaços físicos.

Inclusão de Pavimento

1. Selecione o prédio.

2. Clique em Pavimentos.

3. Clique em Incluir pavimento.

4. Preencha todos os campos

Denominação: nome do espaço físico pode conter até 72 caracteres.

Código Semântico: pode conter  até 12 caracteres, ver  quadro de sugestões CPD.

Área Física: medida externa.

Área Ocupada: área interna.

Habilite o campo Apto a atender Deficientes Físicos se necessário.

5. Clique em Salvar.

 

Salas

  • Cadastradas pelos gerentes dos espaços físicos.

Inclusão de Sala

1. Selecione o pavimento

2. Clique em Incluir sala.

3. Preencha todos os campos

Código Semântico: pode conter  até 12 caracteres, ver  quadro de sugestões CPD.

Tipo de sala: tipo desejado na janela de busca.

Capacidade: capacidade de atendimento do espaço físico.

Denominação da sala: pode conter até 72 caracteres.

Área Física: medida externa.

Área Ocupada: área interna.

Habilite o campo Permite Solicitação quando o espaço físico for disponibilizado para outros órgãos.

Habilite o campo Apto a atender Deficientes Físicos se necessário.

4. Clique em Salvar.

 

Visualização das Salas cadastradas

1. Clique em Lista de Salas.

2. Selecione a sala desejada

3. Clique em Sala.

4. Faça as alterações desejadas e clique em Salvar.

 

 

Circulação

  • Cadastrada pelos gerentes dos espaços físicos.

 

 Inclusão de Circulação

1. Selecione o pavimento.

2. Clique em Circulação.

3. Clique em Incluir Circulação

4. Preencha todos os campos

Código Semântico: pode conter  até 12 caracteres, ver  quadro de sugestões CPD.

Tipo de circulação: selecione o tipo desejado na janela de busca.

Denominação da Circulação

5. Clique em Salvar.

 

Controle  de responsabilidade

O gerente do espaço físico(prédio, pavimento, salas) poderá autorizar a outros órgãos direitos  sobre o(s) seu(s) espaço(s) físico(s).

 

Responsabilidades do Espaço Físico

Gerência: cadastramento e ocupação do espaço físico.

Ocupação: habilitado pelo gerente com direitos de ocupação do espaço físico.

Consulta/Reserva: habilitado pelo gerente com direitos de solicitação do espaço físico.

  • Estas responsabilidades podem ser específicas para um espaço físico, ou podem ser hierárquicas, ou seja, habilita-se um pavimento dando direito às salas que estão sob a mesma responsabilidade, ou  mesmo um prédio com seus pavimentos e salas.

1. Clique no menu Cadastro.

2. Clique em Controle de responsabilidade.

3. Selecione o tipo de espaço físico. Localize-o e clique em OK

4. Inclua o responsável de acordo com o tipo de responsabilidade.

5. Busque o órgão responsável e defina período da responsabilidade

Alterar Responsabilidade

  • Gerente do espaço físico selecionado poderá alterar datas e responsáveis do(s) espaço(s) físico(s) selecionado(s).

1. Clique em Alterar datas.

2  Clique no calendário o período desejado.

3  Clique em Ok.

4 Clique em Alterar Responsável.

5 Busque o novo órgão responsável.

6 Clique em OK

Excluir Responsável

  • Quando existir somente um órgão responsável vinculado ao espaço físico selecionado, não será possível sua exclusão.  A exclusão é definida através do término(Data fim da responsabilidade) da responsabilidade sobre o espaço físico.

1. Clique em Alterar responsabilidade.

2. Clique em Alterar datas.

3. Coloque a data fim da responsabilidade.

4. Clique em OK.

 

Anexos

Campos obrigatórios

Denominação: 72 caracteres

Código Semântico: 12 caracteres

NrSala: 10 caracteres

Tipo de sala (ver tabela anexa)

Não obrigatórios mas importantes

Capacidade (numérico)

Possibilidade de solicitação espaço físico(S/N)

Disponibilidade de ocupação via Web(S/N)

 

Complementares

Área ocupada (numérico)

 

Formação código semântico (sugestão CPD)

ALMOX: Almoxarifado. AULA: Indica que é uma sala de aula.
1*: Indica que se está no primeiro andar. T: Indica que se está no térreo.
F: Indicação de Feminino. M: Indicação de Masculino.
SANIT: Sanitário. BIBLIO: Biblioteca.
C-AR: Central de Ar Condicionado. C-ATEND: Central de Atendimento.
CONC: Concursos. HALL: Hall.
CORRED: Corredores. E: Indica parte externa.
I: Indica parte interna. COSAT: Comissão de Saúde do Trabalhador.
PATRI: Patrimônio. 1,2,3 …: Caracteriza ou diferencia as salas com mesmo nome ou funções.
DIR: Direção CAFÉ: Indica sala do café.
LAB: Laboratório. REUNIÃO: Sala de reunião.
EVENTOS: Sala de eventos

Tipos de Sala cadastrados

Administrativo Almoxarifado
Anfiteatro Área de lazer
Auditório Bar/Lancheria
Biblioteca Biotério
Central Telefônica Centro Acadêmico
Depósito Estúdio
Exposição Gabinete
Garagem Ginásio Esportivo
Laboratório Laboratório de Informática
Orientação Pinacoteca
Refeitório Reunião
Sala Agregada Sala de aula
Sanitário Subestação
Vestiário

Tipos de Áreas Externas cadastrados

Estacionamento
Guarita
Torre de Arrefecimento ( para ar condicionado )

Tipos de Circulação cadastrados

Corredor
Escada
Hall
Jardim
Portaria
Rampa
Saguão
  • Quando não for encontrado o tipo de espaço físico que estiver sendo cadastrado, solicitar o cadastro para o analista responsável pelo sistema, via e-mail: zeluis@cpd.ufrgs.br .

 

Relatório para gerenciar informações sobre os espaços físicos cadastrados

1. Faça o caminho Relatórios > Espaços Físicos.

2. Selecione o tipo de espaço físico.

3. Busque o espaço físico desejado.

4. Clique nos campos que deseja obter os dados cadastrais (Salas, Pavimentos, Circulações)

5. Clique em Visualizar.

6. Clique em Imprimir.

 

Atendimento às solicitações

  • Neste módulo está previsto o processo de gerenciamento de todas as solicitações encaminhadas ao sistema. Os gerentes deverão confirmar ou negar as solicitações pendentes. Atualmente predominam solicitações originadas do Sistema de Graduação realizadas pelos departamentos e comissões de graduação através de dois processos:

Previsão de turmas: o departamento solicitante do espaço físico precisa ter direitos, atribuídos pelo Sistema de Espaço Físico, de consulta/reserva do mesmo.

Processo de clonagem do oferecimento de turmas: o departamento solicitante do espaço físico herda os direitos de consulta/reserva do período clonado.

1. Clique em Cadastro.

2. Clique em Atendimento a solicitações.

3. Selecione a solicitação. A  janela de atendimento exibe duas áreas:

Área das solicitações pendentes identificando o código do órgão ou o código da pessoa solicitante e a finalidade.

Área de detalhamento da solicitação selecionada.

 

Formas de visualização das solicitações:

Ordenação: especifique os critérios e clique em Aplicar Ordenamento.

Filtros: escolha os critérios de filtros e clique em Aplicar Filtros.

 

4. Selecione o espaço solicitado

5. Clique em Confirmar Ocupação ou Negar Ocupação.

6. Clique em Sair.

 

Legenda

Sem colisão: a solicitação poderá ser atendida.

Com colisão: a solicitação não poderá ser atendida.

Fora dos atributos requisitados: a solicitação deverá ser analisada, pois o espaço físico disponível não tem a capacidade solicitada.

  • A gerência poderá obter informações sobre o espaço físico solicitado clicando em Mais Informações.

 

Relatório para gerenciar informações sobre as solicitações dos espaços físicos

1. Faça o caminho Relatórios > Relatório de Solicitações.

2. Defina os critérios para filtrar a montagem do relatório

Data da solicitação: listadas somente as solicitações realizadas no período informado

Finalidade da solicitação: selecionar a Finalidade de Ocupação

Tipo de espaço físico: selecionar o tipo de espaço físico

Situação da solicitação: selecionar o tipo de situação

 

Ocupação do espaço físico

  • Neste módulo está previsto o processo de gerenciamento de todas as ocupações realizadas pelo  sistema.

Consulta ou cancelamento do espaço físico

1. Clique em Cadastro.

2. Clique em Ocupação de Espaço Físico

3. Clique no Campus.

4. Clicar em Prédios.

5. Clique na unidade

6. Clique em Pavimentos.

7. Clique no pavimento selecionado.

8. Selecione a sala desejada.

Situações das ocupações e reservas do espaço físico

C – Cancelado

P – Ocupação passada

E – Em ocupação

F – Ocupação futura

  • Ocupações anteriores ao período 2005/1 somente terão disponíveis informações relacionadas aos  Dados da ocupação, posteriores a este período, terão os Dados da solicitação e ocupação..

9. Selecione a ocupação

10. Clique em Cancelar.

11. Clique em Sim.

  • Se for necessário realocar outro espaço físico, clique em Sim para tornar a solicitação pendente. Caso contrário, clique em Não.

 

Relatório para gerenciar informações sobre as ocupações dos espaços físicos

1. Faça o caminho Relatórios > Mapa/Sala.

2. Selecione o tipo de espaço físico.

3. Selecione o espaço físico e clique em OK.

4. Selecione o tipo de Sala.

5. Selecione o Semestre.

6. Clique em Visualizar ou em Imprimir.

 

 

 

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