Sistema de Protocolo

Sistema de Protocolo

Serviço

Sistema web onde é transcrita a entrada e saída de documentos em uma entidade. Tem a finalidade de registrar, controlar e acompanhar os documentos que tramitam dentro da universidade.

Processos

Dentro deste Sistema da UFRGS, iremos controlar apenas um determinado tipo de documentação: os Processos da Universidade. Os processos possuem sempre uma capa padrão, onde podem ser encontrar informações importantes e que sempre serão informadas nos registros do Sistema. São elas:

  • Número do Processo que sempre inicia com a seqüência 23078.
  • Data de abertura do Processo.
  • Departamento que solicitou sua abertura.
  • Código do assunto do Processo.
  • Descrição do assunto.
  • A quem se refere o Processo (servidor, aluno, prestadores de serviço, outros departamentos…).

Na capa também são encontrados os locais por onde o processo já tramitou e as respectivas datas.

Acesso

1. Acesse http://www.ufrgs.br/ufrgs/inicial e faça login com o seu usuário.

2. Clique na aba Gestor.

3. Clique em Protocolo.

4. Acesse seus processos.

Entrada de Processos

Cadastrando a Entrada de Processos

Quando há o cadastramento de um Processo, o Sistema lança um número de Guia de Andamento para este trâmite. Quando o Órgão recebe um processo, é seu papel indicar que esta Guia foi recebida. Isso acontece através do próprio Sistema.

Guia de Andamento de Processo

Nela, podemos encontrar a procedência, número e destino do processo, bem como o número da guia de andamento do último trâmite. É permitido o registro de um ou mais processos dentro de uma única guia, desde que o destinatário seja o mesmo.

Recebendo a Guia de Andamento de Processo

Há duas possibilidades de recebimento.

1. Receber Guia Individual ou atalho de teclado F9. Escreva o número da guia e a busca no Sistema.

  • Selecione a data de recebimento da Guia e clique em Enviar.

 

2.  Receber Guia por Órgão. Escreva o nome do Órgão que enviou o processo, e busque as guias que deseja. Esta busca facilita quando há uma quantidade grande de guias a receber.

  • Selecione as Guias que deseja receber e clique em Receber Guias.

Encaminhando Processos

As três situações encontradas

Quando recebemos um processo, podemos encontrar 3 situações. Observe a seguir, quais são elas e como proceder em cada caso.

Recebimento de Processos Próprios

Recebimento de um processo com guia endereçada ao seu departamento. Exemplo: A Secretária da Escola de Engenharia (SECENG) recebe um processo com guia para a SECENG.

  • Procedimento: dar andamento ao processo e encaminhar para o destinatário que desejar, utilizando a ferramenta Envio de Processos.

Recebimento de Processos Internos

Recebimento de um processo com guia endereçada a um departamento interno ao seu. Exemplo: A Secretária da Escola de Engenharia (SECENG) recebe um processo com guia para a Direção da Escola de Engenharia (DIRENG).

  • Procedimento: a SECENG será apenas o transmissor do processo, utilizando a ferramenta Guia de Manual, que deixará o registro de tramitação interna no Sistema.

Recebimento de Processos de Terceiros

Recebimento de um processo com guia endereçada a um departamento que não é o seu, e nem interno ao seu. Exemplo: A Escola de Engenharia (EENG) recebe um processo com guia para a Escola de Enfermagem (EENF). Pode acontecer, visto que as siglas são semelhantes.

  • Procedimento: a EENG encaminha para o SPG (Seção de Protocolo Geral) com informação do erro no despacho, utilizando a ferramenta Envio de Processos.

Emissão de Guia Manual

Ferramenta para tramitação interna de um Processo. Ela é utilizada quando recebemos um processo que não é nosso, mas pertence a um departamento interno, e permite que o Sistema guarde um histórico de andamento interno de Processos.

Observe o exemplo:

SUINFRA envia processo para DECIV.

SECENG recebe o malote contendo o processo para o DECIV.

SECENG encaminha o processo para o DECIV, utilizando a Guia Manual.

DECIV recebe o processo que a SUINFRA encaminhou.

Andamento final: SUINFRA > DECIV > SECENG > DECIV

Funcionamento

1. Clique em Guia Manual.

2. Insira:

Órgão Origem:  sigla do órgão que está enviando o Processo.

Órgão Destino:  sigla do órgão interno para onde desejamos encaminhar o Processo. Caso não a saiba, basta pesquisar clicando no ícone  .

Pessoa Destino: número do cartão da pessoa que deve receber o Processo, ou buscar pelo nome no ícone  . Este campo não é de preenchimento obrigatório, podemos utilizá-lo como garantia de que a pessoa correta receba o Processo.

Data de Expedição: data do dia em que está ocorrendo a emissão da Guia.

Indicador Emissão Guia: Se desejar imprimir a Guia Manual para anexar ao processo, marque esta opção: .

  • No início da implantação do Sistema de Protocolo, podem ocorrer falhas, devido à alteração da forma de controle do andamento de Processos. Por isso é aconselhado que se selecione a opção Indicador Emissão Guia para manter o controle sobre o receptor do processo (que terá que assinar a guia). Quando todos os usuários da Unidade já estiverem bem treinados, poderá manter-se apenas o arquivo digital, e o recebimento das Guias ocorrerá apenas na opção Receber Guia.

3. Coloque o número do Processo neste campo e clique no ícone .

  • Caso tenha mais de um processo para o mesmo Órgão, utilize a mesma Guia Manual para encaminhá-los. Os Processos vão aparecer na Lista de Processos.

4. Para anexar outras informações sobre um determinado Processo, basta selecioná-lo na Lista de Processos. O campo Arquivos e Comentários irá surgir com novas opções de informações.

  • Podem ser anexados arquivos (como a capa de um anexo do processo, portarias, ofícios…) ou inseridos comentários (se o processo possui anexos, se deve passar por alguém específico…).

Emissão de Guia de Andamento de Processos

Ferramenta para tramitação de processo. Utilizada quando damos despacho a um processo, permitindo que o Sistema guarde um histórico de andamento.

Funcionamento

1. Clique em Envio de Proc. (veja imagem abaixo) ou atalho de teclado F8 e insira:

Órgão Destino:

a) Destinatário Interno: caso o destinatário seja um departamento interno ao seu, faça o despacho diretamente para ele. Exemplo: SECENG encaminhando um processo ao DIRENG (Direção da Escola de Engenharia).

b) Destinatário Externo: caso o destinatário seja um departamento externo ao seu, tente inserir sua sigla no campo Órgão Destino, se houver permissão de acesso, faça o despacho diretamente para ele. Se não houver permissão de acesso, insira SPG (Seção de Protocolo Geral) no campo Órgão Destino. Neste caso, o despacho na capa deve ter formato DPG/Órgão Destino. Exemplo: DPG/SUINFRA. O que informa que o processo passou pela Divisão de Protocolo Geral e depois seguiu para o Órgão Destino.

Pessoa Destino: número do cartão da pessoa que deve receber o Processo, ou buscar pelo nome no ícone  . Este campo não é de preenchimento obrigatório, podemos utilizá-lo como garantia de que a pessoa correta receba o Processo.

Data de Expedição: data do dia em que está ocorrendo a emissão da Guia.

Indicador Emissão Guia: Se desejar imprimir a Guia Manual para anexar ao processo, marque esta opção: .

  • No início da implantação do Sistema de Protocolo, podem ocorrer falhas, devido à alteração da forma de controle do andamento de Processos. Por isso é aconselhado que se selecione a opção Indicador Emissão Guia para manter o controle sobre o receptor do processo (que terá que assinar a guia). Quando todos os usuários da Escola já estiverem bem treinados, poderá manter-se apenas o arquivo digital, e o recebimento das Guias ocorrerá apenas na opção Receber Guia.

2. Coloque o número do Processo neste campo e clique no ícone .

  • Caso tenha mais de um processo para o mesmo Órgão, utilize a mesma Guia Manual para encaminhá-los. Os Processos vão aparecer na Lista de Processos.

3. Para anexar outras informações sobre um determinado Processo, basta selecioná-lo na Lista de Processos. O campo Arquivos e Comentários irá surgir com novas opções de informações.

  • Podem ser anexados arquivos (como a capa de um anexo do processo, portarias, ofícios…) ou inseridos comentários (se o processo possui anexos, se deve passar por alguém específico…).

Consulta de Processos

Ferramenta utilizada para acompanhar o andamento dos Processos: onde estão, por onde já passaram, data de abertura, entre outros.

Funcionamento

1. Clique em Busca de Processos.

  • Para encontrar o processo desejado há diversas opções de busca. Saber o número do processo buscado é a maneira mais eficaz de encontrá-lo, mas caso não o saiba, pode buscá-lo através de uma das informações abaixo:

a) Data de abertura ou período onde possa ter sido aberto.

b) Tipo de Solicitante: pessoa da UFRGS, servidor, pessoa física, pessoa jurídica, órgão interno, órgão externo, indefinido, aluno. Insira o número do solicitante no campo Nro Solicitante.

c) Nome do Solicitante: selecione Fonética do Primeiro Nome assim o Sistema busca nomes semelhantes.

d) Órgão de Procedência.

e) Órgão de Destino Inicial.

f) Assunto, onde pode-se buscar o assunto padrão selecionando o ícone . 

g) Assunto do Processo: em Descrição do assunto.

Considerações Finais

O Sistema de Protocolo WEB foi desenvolvido pelo Centro de Processamento de Dados (CPD) da UFRGS, com base no antigo sistema de Protocolo. Essa modernização visa atender mais usuários na Universidade e melhorar o registro de andamentos dos processos físicos e, futuramente, os processos eletrônicos.

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