No contexto de implementação do Projeto de Gestão Documental em todos os âmbitos da Universidade Federal do Rio Grande do Sul, iniciado no ano de 2015, pela Divisão de Documentação, a Escola de Engenharia apresenta-se como partícipe do projeto piloto, tornando-se uma das primeiras Unidades da Universidade a integrar-se a esse Projeto. Ao longo de seus 125 anos, em função de suas atividades, a Escola de Engenharia produziu e acumulou um inestimável patrimônio documental.

Datado de 1896 até o presente momento, o acervo abriga documentos administrativos, jurídicos, contábeis e funcionais, os quais subsidiam, com suficiência de dados, informações e provas, a histórica trajetória administrativa, de ensino, pesquisa e extensão desta Escola.

Em 2016, o Engenheiro Flávio Luís César de Lima, na época responsável pelo setor de infraestrutura da Escola, ao identificar a existência da documentação, procurou o Arquivo Central buscando auxílio para o tratamento da massa documental, produzida e acumulada. Decorrente desse cenário, o “arquivo” da Engenharia passou a ser objeto de permanente atenção por parte da Divisão de Documentação e do Arquivo Central da UFRGS. Essa conjuntura subsidiou o processo de conscientização da Direção da Escola, assim como dos demais agentes institucionais para a necessidade de ações sistemáticas e permanentes, visando a gestão dos documentos arquivísticos, tendo em vista seu vasto potencial institucional, social e científico.

Objetivando atender uma necessidade institucional, assim como buscar uma adequação ao aparato legal vigente no que diz respeito à gestão de documentos públicos, a Universidade aprovou no ano de 2020 sua Política Arquivística. Esse cenário tem estimulado as Unidades e demais órgãos a refletirem sobre suas práticas diárias relativas ao tratamento dispensado a seus acervos documentais, possibilitando a inserção de novas metodologias de trabalho, a definição de responsabilidades e políticas de gestão, assim como a utilização dos instrumentos legais. Nesse contexto, o Projeto de Implementação da Gestão Documental em todos os âmbitos da Escola de Engenharia se materializou, tendo como missão organizar, tratar e conservar os conjuntos documentais acumulados pela EEng, garantindo que esses reflitam suas atribuições e competências, funções e atividades ao longo de sua existência, e ainda divulgá-los e socializá-los. O histórico de fazeres e saberes da Escola permitiu acumular, além do acervo arquivístico, um considerável acervo museológico. Resultando assim, numa readequação do Projeto do Arquivo, com a inserção da criação do Museu da Escola de Engenharia.