Formulário – Banca

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O que deve fazer o orientador proponente da banca:

  1. Preencher o formulário com as informações necessárias para que a Secretaria providencie a vinda de convidados para eventos.
  2. Considerando períodos de acúmulo de trabalho na secretaria, é recomendável que o docente se agende para certificar-se que 1) está sendo efetuada a compra da passagem/diárias já solicitada (15 dias antes do evento) e 2) a reserva do hotel (uma semana antes do evento).
  3. Após o banca, deve encaminhar à Secretaria o bilhete da passagem de vinda, Ata e Recibo Modelo A da CAPES/PROEX, referente ao pagamento de diárias documentos essenciais à Prestação de Contas.

Após o recebimento do formulário, a secretaria deve proceder da seguinte forma:

  1. Providenciar a compra da passagem e/ou reserva de hotel, definindo voos conforme normas do Ministério de Planejamento (fatores custo e proximidade do evento).
  2. Providenciar o encaminhamento de vaucher (de voo e/ou reserva de hotel) ao convidado e ao docente proponente da banca.
  3. Encaminhar ao proponente a documentação nos dias anteriores à banca.

Obs: A mediação do docente local responsável pelo convite é necessária, explicando ao convidado o funcionamento do sistema federal, caso ele desconheça.

 

GASTOS COM BANCAS

HOSPEDAGEM OU DIÁRIA

Diárias: convidado recebe cheque do PROEX, mas deve pagar o hotel (quando houver reserva pelo PPGH), lanches e taxi. Tende a ser lucrativo, quando o preço do hotel é médio e quando convidado é buscado em aeroporto. O pagamento de diárias pode ser mais conveniente, pois muitos hotéis não

Hospedagem: convidado não paga nada na saída do hotel, mas não recebe nenhuma verba para taxi. Empresa de Turismo envia a fatura para pagamento pelo PROEX e garante o hotel em qq situação. Recomendado quando se quer um hotel de alto padrão e refeições garantidas para o convidado.

 

PASSAGEM RODOVIÁRIA

O ressarcimento da passagem rodoviária (convidados do estado) é bastante complexo. Como o valor a ser ressarcido é, via de regra, pequeno, a secretaria tem dado preferência à simples emissão de diárias (sempre acrescidas de auxilio deslocamento urbano), que costumam cobrir os gastos com hospedagem e deslocamento interurbano.

VOOS

-Uma vez emitida, a passagem não pode ser alterada, exceto se 1) o interessado negociar diretamente com a empresa aérea, que é o melhor caminho; 2) pagar os custos da alteração junto à empresa de viagens credenciada (costuma ser oneroso).

 

-O pagamento de passagens aéreas/diárias é estritamente para a função designada e chegada e partida devem ser contíguos ao evento (VINDA-EVENTO-RETORNO) o que impossibilita a permanência do convidado na cidade para outros assuntos, que não sejam atividades do PPGH.

 

-Como o convidado viaja a serviço do governo federal, as empresas não podem deixar de embarcá-lo por overbooking (multa é altíssima). Caso isso aconteça, o convidado deve pressionar os agentes da empresa aérea com este argumento.