Fluxo SEI: Termos de Compromisso das Monitorias de Atividades de Ensino e  Monitorias de Acompanhamento Discente

Com o objetivo de atender as recomendações estipuladas pelo Ministério da Saúde e do Comitê responsável pelo Plano de Contingenciamento da COVID-19 na UFRGS, informamos que, a partir do dia 20 de Abril de 2020, a tramitação dos Termos de Compromisso das Monitorias de Atividades de Ensino Presenciais, Utilizando Tecnologia EaD e Monitorias de Acompanhamento Discente, tanto de Departamentos quanto de COMGRADs, será realizada, exclusivamente, por meio eletrônico, através do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Novos procedimentos para homologação:

Documentos:
• 1(uma) via do Termo de Compromisso de Monitoria, em PDF, sem assinaturas;
• Documento interno do SEI “Graduação: Declaração de Concordância TC Monitoria“.

Procedimentos:

1. O setor responsável pelo cadastro dos monitores abre um processo SEI para acompanhamento dos Termos daquele semestre e daquela modalidade;
2. Aberto o processo SEI o setor realiza o cadastro do aluno selecionado como monitor e gera o pdf do Termo de Compromisso de Monitoria;
3. Gerado o pdf, o setor  o insere como documento externo nato-digital no processo SEI;
4. Além do documento inserido como externo nato-digital, o setor inclui junto ao Processo uma (01) declaração SEI “Graduação: Declaração de Concordância TC Monitoria” para cada um (01) dos Termos, ou seja, cada Termo deve estar acompanhado de uma Declaração;
5. Feita essa inclusão (o pdf nato-digital do termo e a declaração), o setor libera a declaração para assinatura do aluno através do próprio SEI.
6. O setor disponibiliza a declaração para a assinatura do aluno através do ícone existente clicando na declaração no qual se requer a assinatura (o nome do ícone é Gerenciar Liberações para Assinatura Externa).
7. O setor responsável verifica se o aluno recebeu em sua caixa de e-mail o aviso automático do SEI o convidando para acessar a página do Conecte-se UFRGS “Acesso de Usuário Externo”;
8. Para acessar a pagina do Conecte-se, o aluno fará seu login (numero do cartão@ufrgs.br e mesma senha do portal do aluno);
9. Dentro da pagina o aluno visualizará o ambiente do SEI clicando em “Controle de Acessos Externos” e assinará a declaração clicando em um ícone em formato de caneta escolhendo o cargo/função “estudante” (NÃO usuário externo), inserindo a senha do portal e clicando “Assinar”. Atenção: não é preciso realizar o cadastramento de usuário externo pois alunos da UFRGS têm o acesso automático;
10. O setor, uma vez assinada a declaração pelo aluno, incia o processo para que se inclua a assinatura do Orientador no mesmo documento SEI “Graduação: Declaração de Concordância TC Monitoria“. No caso do Orientador, o acesso e a assinatura ao Processo SEI se dá da mesma forma como qualquer Servidor Técnico/Docente do quadro da Universidade.
11. Uma vez assinada declaração que homologa o Termo de Compromisso, eletronicamente, pelo Orientador e pelo Monitor, o aluno está autorizado a iniciar a atuação na Monitoria conforme vigência estipulada no Termo de Compromisso de Monitoria;
12. Inserir o Plano de Monitoria dentro do SEI, assinado pelo orientador, ou seja, para cada monitor haverão 3(três) documentos vinculados: o pdf do Termo de Compromisso, a Declaração e o Plano de Monitoria;
13. Após coletadas pelo setor responsável todas as assinaturas de todas as declarações relativas a todos os Termos, o Processo SEI pode ser remetido para o órgão responsável pela gestão das respectivas Monitorias (PROGRAD ou SEAD).

O monitor deverá estar necessariamente em atividade no período de excepcionalidade.
Reiteramos também a importância do registro das ações de monitoria obrigatoriamente em plataformas institucionais da UFRGS (Moodle e MConf, por exemplo).

Contatos 
Monitorias Presenciais e de Acompanhamento: monitoria@prograd.ufrgs.br
Monitorias Utilizando Tecnologia EaD: monitoria.ead@sead.ufrgs.br

Clique aqui para acessar o Tutorial do Fluxo SEI dos Termos das Monitorias.

Ofício Circular Nº 003/2020 PROGRAD/SEAD

Atenção:

a) O SEI, em sua funcionalidade de liberação de assinatura externa, somente aceita, para alunos, endereço de correio eletrônico com domínio da Universidade (cartãoufrgs@ufrgs.br ou nome.sobrenome@ufrgs.br), denominado ChasqueMail. É necessário, portanto, que o aluno acesse e habilite seu e-mail UFRGS no Portal do Aluno.

b) Os processos SEI das monitorias são restritos, no entanto, isso não impede a liberação de assinatura externa.