O SEI é um sistema para tramitação eletrônica de processos. Foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e é a solução adotada pelo PEN (Processo Eletrônico Nacional). O PEN é uma iniciativa federal, que envolve diversas entidades, com o objetivo de construir uma infraestrutura pública de processo administrativo eletrônico.
O SEI substitui a tramitação em papel dos processos por uma tramitação eletrônica, gerando agilidade, redução de custos e maior segurança e transparência nos processos.
O SEI-UFRGS possui um documento modelo de Ofício. Para utilizá-lo deve-se selecionar um documento no processo do tipo “Ofício”. Após aparecerá a tela “gerar documento”. Nela, deve-se inserir o número do ofício no campo “número”.
O número do ofício é controlado pela unidade fora do SEI-UFRGS.
No editor de documento, é necessário preencher unidade, destinatário, assunto e conteúdo. Após ter certeza de que nenhuma alteração será realizada no documento, assinar, porque depois de assinado, caso outro servidor visualize o documento, ele não poderá mais ser reeditado para correção, mesmo não tramitando.
Se a sigla na qual o documento foi gerado é diferente da acessada pelo diretor, esta assinatura ocorre pela função “Bloco de Assinatura”. Para tanto, é necessário criar um bloco de assinatura (no menu principal selecione “bloco de assinatura” e depois clique em novo). Para o novo bloco de assinatura, coloque uma descrição (sugere-se uma referência a quem deve assinar) e seleciona as unidades de disponibilização (para assinatura do diretor da faculdade de odontologia, por exemplo, selecione “Faculdade de Odontologia”).
Para isso temos um tutorial com imagens. Por favor, clique em Tutorial Bloco de Assinatura x Atribuir
Este documento precisa ser guardado no Arquivo Central da Universidade (51-3308-8177 -arqc@ufrgs.br).
Mais informações estão disponíveis em: https://www.ufrgs.br/proplan/catalogo-de-servicos-comunidade-ufrgs/gestao-documental/arquivamento-de-documentos-fisicos-oriundos-do-sei-ufrgs/
Conforme o Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015 (Art. 12 § 3º):
a) Os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinaçã
b) Os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do § 1º.
Informações sobre o processo podem ser verificadas na base de conhecimento, dentro do próprio SEI, ou com o gestor do processo (responsável pelo processo/serviço).
Para mais dúvidas, entre no FAQ do site Conecte-se SEI-UFRGS.
Permissões de acesso a bolsistas são realizadas pelo Protocolo Geral através de solicitação via processo formado no SEI, cujo tipo é “Permissão de acesso ao SEI”. No processo deve ser informado o nome do bolsista, o número do cartão UFRGS e o setor a qual ele terá acesso. As permissões são dadas semestralmente, sendo necessário renová-las quando o semestre letivo for encerrado. Quando a perda do acesso se der antes do término do semestre, a solicitação de restabelecimento se dará através do e-mail sei@ufrgs.br.
O bolsista tem permissões semelhantes aos servidores, com exceções da função “iniciar processo” e assinar documentos.
Para mais dúvidas, entre no FAQ do site Conecte-se SEI-UFRGS.