Para pleitear a reserva destes espaços, é necessário o encaminhamento de ofício assinado pela direção da unidade administrativa ou acadêmica (solicitações internas), ou pela presidência/direção do órgão (solicitações externas à UFRGS). Devem ser anexados à solicitação um projeto resumido, contendo a natureza do evento, público-alvo e estimativa de participantes. As solicitações devem ser encaminhadas pelo site http://www.ufrgs.br/salaodeatos.