Assessoria de Imprensa (AI)
Setor responsável por atender aos jornalistas dos veículos de comunicação que contatam a UFRGS em busca de pautas ou de fontes para suas matérias, por fazer a cobertura dos eventos que acontecem na Universidade e por elaborar o conteúdo noticioso do Portal UFRGS.
A produção de notícias a respeito das atividades de ensino, pesquisa e extensão, bem como o acompanhamento do cotidiano acadêmico para as mídias digitais é a maneira pela qual a AI estabelece conexões com todos os seus públicos. O setor administra ainda as páginas institucionais no Facebook, no Twitter, no LinkedIn e no Instagram.
Além dessas atribuições, sempre que solicitada pelo Gabinete do Reitor, por Pró-Reitorias ou por Secretarias da Administração Central, cria materiais como folders, cartazes, vídeos, animações e campanhas promocionais, em conjunto com outros setores da Secom.
Estrutura
A Assessoria de Imprensa é coordenada pela vice-secretária de Comunicação e conta com uma Divisão de Fotografia, que registra as principais atividades realizadas no âmbito da instituição, mantendo um banco de imagens, de acesso livre, com mais de 5 mil fotos e um banco de imagens privado com cerca de 50 mil fotos de uso exclusivo da Secom; e o projeto UFRGS Ciência, um portal de divulgação científica que, a partir da produção e divulgação de materiais jornalísticos sobre as pesquisas desenvolvidas na Universidade, busca aproximar a comunidade de atividades científicas e grupos de pesquisa, apresentando o conhecimento produzido por alunos, técnico-administrativos e professores.
Fluxo de trabalho
A fim de atender demandas a partir do recebimento de solicitação de divulgação de eventos das unidades, pró-reitorias e secretarias, a Assessoria de Imprensa segue alguns fluxos e rotinas de trabalho, fazendo uma avaliação sobre o encaminhamento e enfoque que cada notícia deve ter, bem como estabelecendo a prioridade e o destaque que terá no portal. Nessa mesma análise é realizada a seleção de fotos que vão ilustrar a matéria em parceria com os fotógrafos.
A partir de uma agenda previamente feita pela vice-secretária, jornalistas e fotógrafos são designados para as pautas. Essa agenda tem cobertura majoritária de eventos que têm a participação do reitor e da vice-reitora.
As redes sociais são monitoradas constantemente, pois configuram um termômetro de como a Universidade está sendo vista externamente, além de permitir a antecipação de fatos que poderão comprometer a imagem institucional. Sempre que possível, dúvidas dos internautas são respondidas ou encaminhas. Atualmente, a página UFRGS Notícias, criada por este setor, busca o engajamento de um número cada vez maior de seguidores, mantendo o cuidado com o conteúdo postado. Materiais como gifs, memes e posts são pensados estrategicamente e, em algumas situações, são criadas campanhas específicas em parceria com outros setores.