Elaboramos um passo a passo básico para ajudar os formandos ao longo do processo de colação de grau. No entanto, a ordem dos passos não necessariamente será esta, e a organização da solenidade pode envolver outras atividades não previstas aqui, conforme cada turma ou formando (festas, churrascos, baile, recepção, escolha das músicas, etc.).
PASSO 1: Comissão de Formatura
O grupo de prováveis formandos deverá eleger até cinco representantes para compor a Comissão de Formatura, sendo um deles o coordenador. A Comissão também terá um representante docente e um representante técnico-administrativo, indicados pela direção da Unidade Acadêmica. Veja na Decisão 405/2011 do CONSUN quais são as atribuições e a composição da Comissão. Fale com o gerente administrativo da sua Unidade.
PASSO 2: Sorteio das Datas de Colação de Grau
O sorteio das datas de colação de grau ocorre aproximadamente quatro meses antes do início do período de colações de grau de cada semestre. Pelo menos um membro da Comissão de Formatura deve estar presente no dia. Caso a Comissão ainda não tenha sido formada, a turma poderá ser representada por um provável formando. E em caso de ausência de representante, a turma poderá, posteriormente, escolher uma data dentre as que não tiverem sido escolhidas por ninguém. Veja aqui se o sorteio do seu semestre já foi agendado.
PASSO 3: Alteração da Data ou Unificação com outra Unidade Acadêmica
Depois do sorteio, um calendário provisório é divulgado e as turmas têm um prazo de aproximadamente 30 dias para fazer alterações. É possível escolher outra data dentre as que tiverem sobrado, trocar de data com outra turma ou promover unificações com outra Unidade Acadêmica. As regras para os pedidos de alteração constam do próprio ofício do sorteio e também são divulgadas junto com a publicação do calendário provisório. Terminado o prazo, o calendário definitivo é divulgado e não são mais permitidas alterações.
PASSO 4: Documentação do Salão de Atos
No dia do sorteio, o representante da turma recebe orientações sobre os documentos que precisam ser preenchidos, assinados e entregues à Administração do Salão de Atos dentro do prazo estipulado. Faça aqui o download dos formulários.
PASSO 5: Solicitação da Colação de Grau no Portal do Aluno
O aluno que está matriculado em TODAS as últimas atividades de ensino obrigatórias do curso (incluindo o TCC) e pretende colar grau ao término do semestre letivo vigente deverá solicitar colação de grau no Portal do Aluno dentro do prazo estipulado (mais detalhes aqui). Também é neste momento que o provável formando escolhe se irá colar grau no Salão de Atos ou em Gabinete.
PASSO 6: Homologação da Documentação no Portal do Aluno
Verifique, no Portal do Aluno, se a sua documentação para solicitação de colação de grau foi homologada. O momento da homologação depende do período definido para a solicitação de colação de grau no Portal do Aluno em cada semestre.
PASSO 7: Contratação da Produtora
As produtoras oferecem alguns serviços fundamentais para a realização da solenidade no Salão de Atos, tais como sonorização, decoração do palco e fornecimento da beca. Outros serviços são opcionais. A escolha da produtora fica a critério de cada turma.
PASSO 8: Contato com Gerente da Unidade Acadêmica
A Comissão de Formatura deve estabelecer contato com o gerente administrativo da Unidade Acadêmica (ou outro servidor designado), que é responsável por várias atividades relacionadas à formatura. Entre as informações que ele precisa receber, destacamos o Formulário de Colação de Grau e o Requerimento para Entrega de Canudo por Pai, Mãe ou Filho(a) (a serem entregues pelo menos 30 dias antes da solenidade). Não sabe quem é o gerente da sua Unidade? Esta lista pode te ajudar.
PASSO 9: Escolha dos Homenageados
A turma deverá eleger, do quadro de docentes e técnico-administrativos, o paraninfo e os homenageados. Veja aqui quantos homenageados sua turma poderá escolher. O convite aos homenageados é de inteira responsabilidade dos formandos – algumas turmas, por exemplo, promovem “apitaços” com este objetivo.
PASSO 10: Preenchimento do Formulário de Colação de Grau
A Comissão de Formatura deve preencher o Formulário de Colação de Grau, com diversas informações relativas à formatura, como ordem de chamada dos formandos, nome dos juramentistas e oradores, paraninfos, professores e técnico-administrativos homenageados. Este formulário deve ser enviado 30 dias antes da solenidade para o gerente administrativo da Unidade Acadêmica. Não sabe quem é o gerente da sua Unidade? Esta lista pode te ajudar.
PASSO 11: Prova de Toga
A prova de toga (ou prova de beca) costuma fazer parte das preparações para a colação de grau. Normalmente, as turmas aproveitam o encontro de todos os formandos para experimentar a beca, fazer as fotos que serão utilizadas no convite e gravar o vídeo de homenagem aos pais. A prova de toga, incluindo o agendamento do local, é de responsabilidade da turma. Veja aqui mais informações.
PASSO 12: Confecção do Convite
Este é um item opcional. Se a turma decidir fazer o convite, não deixe para a última hora e siga estas orientações.
PASSO 13: Ensaio de Colação de Grau
Todos os formandos devem participar do ensaio. Veja aqui o calendário e outros detalhes importantes.
PASSO 14: Solenidade de Colação de Grau
Chegou o grande dia! Esteja no Salão de Atos no horário informado no ensaio. Não se atrase! Aproveite este importante momento!