O preparo físico dos materiais envolve a etiquetagem, o carimbo, a inclusão da fita magnética, entre outros.
STATUS E PRAZO DE EMPRÉSTIMO
O prazo de empréstimo definido para o item está relacionado ao tipo de coleção a qual pertence, frequência de uso e número de exemplares disponíveis. Também pode variar conforme a categoria de usuários (ver Regulamento de Circulação de Coleções no Sistema de Bibliotecas da UFRGS). O conjunto desses fatores define o status do item, que pode ser:
Consulta Local: obra que pode ser emprestada por até no máximo três horas. Possibilita empréstimo noturno/final de semana, com devolução no primeiro dia útil subsequente ao dia da retirada, sem permissão de reserva ou renovação. Status utilizado para:
- Coleção Geral: quando o item possuir grande número de consultas e quantidade insuficiente de exemplares para atender a demanda fica separado e é designado com a expressão “item congelado”;
- Coleção Referência;
- Periódicos.
Regular: usado para a Coleção Geral e Folhetos, para empréstimo de acordo com as categorias de usuários:
- 7 dias: para corpo discente de graduação, de ensino médio, de ensino técnico e de ensino fundamental, corpo técnico-administrativo e bolsistas de fundações vinculadas a UFRGS; funcionários do HCPA; funcionários de instituições reconhecidas e credenciadas pela UFRGS; e outras categorias de usuários que venham a ser definidas;
- 14 dias: para corpo docente e corpo discente de pós-graduação.
Consulta Restrita: usado para as obras raras coleção Rio Grande do Sul (CRS) que somente podem ser consultadas com autorização prévia do Bibliotecário e dentro das dependências da Biblioteca.
- CRS: pode ser Cons. Restrita, Cons. Local e Regular. Obs.: a coleção particular doada pelo Prof. Guilhermino César entre 1998-1999. Não incluir títulos novos, somente itens já existentes nesse acervo.
- COE: sempre será Cons. Restrita (alguns estão C. Local)
Estendido: utilizado para itens provenientes de projetos no empréstimo para docentes. Seguir as orientações do Document@.
Outros: itens com status Processamento Técnico, Encadernação, Esgotado, Não Disponível, Desfazimento e outros, que venham a ser definidos por necessidade do Sistema para restringir a circulação de documentos, não são passíveis de consulta e/ou empréstimo.
MATERIAL ADICIONAL
Segundo o Document@, os materiais adicionais não devem conter valor (R$ 0,00), portanto não se deve criar aquisição. As orientações são as seguintes:
a) Material adicional: não criar pedido para material (CD, DVD, mapa, etc.) que acompanha documento. Caso haja a necessidade de registros bibliográficos separados, usar o campo LKR (subcampo a, ITM) no registro bibliográfico do material adicional, para fazer o vínculo com a obra principal. Para a criação de pedidos, acessar o Document@.
b) Material adicional adquirido a partir de 01/07/2008: preencher com o valor simbólico de R$ 0.00.
Como incluir o material adicional:
- Fazer aquisição apenas para o livro (pedido somente para o livro)
- Em Catalogação, clicar no binóculo e “Atualizar itens”. Clicar em “Novo” e preencher os campos:
– Item 2.Inf.geral:
Status do item: 10 – regular
Coleção: CDR ou DVD
Coleção SBU: CDROM ou DVD
Tipo/Localização: 4 – Localização fixa
– Item 3.Inf.geral:
Preço em R$: 0.00
Exemplo de obra com 17 materiais adicionais (reg. 001093699):
Campo 300 : 94 p. : il. + 17 fac-símiles de documentos históricos
Campo 590: Os fac-símiles estão reunidos em uma pasta e localizam-se junto à coleção de folhetos. Bib. CSH
Itens: cada fac-símile contém um código de barras e todos estão reunidos numa pasta classificada como folheto. Cada item adicional contém a mesma classificação: F5812 (neste exemplo)