Empréstimo

1 Introdução #

Este capítulo trata das políticas e procedimentos de empréstimos adotados no SABi.

Para utilizar o serviço de empréstimo no SBUFRGS o usuário cadastrado no Banco Pessoa da UFRGS deve apresentar seu cartão de identificação. Usuários sem direito a cartão devem apresentar documento de identificação para sua localização no Banco de Usuários SABi.

Para efetuar o empréstimo de um item o sistema verifica: o cadastro global, a habilitação do usuário na biblioteca local, a data de validade do cadastro, as permissões, os impedimentos e a existência de itens atrasados ou débitos do usuário; o número de itens que podem ser emprestados, conforme a categoria do usuário (para as bibliotecas que adotam esta restrição), a disponibilidade para empréstimo, a existência de pedidos de reserva e o status do item.

OBSERVAÇÃO: Usuários que não possuem cartão Não estão habilitados a realizar empréstimos de salas de estudo em grupo e equipamentos.

Os prazos de empréstimo são definidos no Regulamento de Circulação de Coleções no Sistema de Bibliotecas da UFRGS.

2 Políticas #

Políticas de empréstimo 

• Todos os itens para circulação devem estar registrados no SABi e seu empréstimo deve ser feito somente através do módulo de Circulação; 
• O uso do cartão de identificação por terceiros é de inteira responsabilidade do seu titular, não cabendo à biblioteca local qualquer restrição ao empréstimo/renovação de itens, a menos que haja registro do Impedimento 14 – Cartão ID perdido/danificado, no cadastro do usuário;
• Em 1º de setembro de 2025 entrou em vigor o limite de 50 itens em empréstimo simultâneo no SBUFRGS, com a devida configuração no SABi, como uma medida para a gestão proativa dos empréstimos domiciliares. O limite foi definido para os seguintes usuários: alunos de graduação; alunos de pós-graduação; alunos de ensino fundamental, médio e profissional; alunos de ensino infantil; alunos de extensão. Essa medida será acompanhada quanto ao impacto na circulação de coleções nos próximos semestres e poderá ser ajustada, caso necessário. Outras categorias de usuários não terão limites de empréstimo no SBUFRGS neste momento.

• Fica a critério de cada biblioteca setorial:
  • Estabelecer o limite (número máximo) de itens da biblioteca que podem ser emprestados simultaneamente por usuário. A solicitação de alteração deve ser enviada à Biblioteca Central via formulário Circulação / Caixa: Dúvidas gerais, com justificativa.
  • Realizar empréstimo para reprodução quando o usuário tem débito ou impedimento no SABi. 
  • Realizar empréstimo para biblioteca de outra Instituição;

• Em caso de fechamento temporário da circulação na biblioteca local (por imprevisto como problemas na rede elétrica, de dados, etc.):
  • não realizar empréstimos manual para itens já incluídos no SABi;
  • orientar os usuários a renovar os itens pela internet ou aplicativo;
  • realizar a devolução no sistema utilizando o recurso Trocar data do sistema para evitar débitos indevidos para os usuários e;
  • se possível, receber os itens para posterior devolução
•  A troca de data de devolução dos empréstimos ativos por fechamento da biblioteca local ou da UFRGS deve seguir as Políticas de renovação
• A política de agendamento de equipamentos e salas de estudo em grupo deve ser verificada na página Agendamento GUI

3 Barras #

Nesta seção serão tratadas as barras e os ícones com funções relativas exclusivamente ao empréstimo. Para ver as demais funções de circulação, consulte as respectivas seções do manual.

3.1 Barra de usuário #

Usada para identificar o usuário para o qual está sendo emprestado o documento.

Permite acesso à janela Lista de usuários  para pesquisar usuários pela identificação ou nome.

3.3 Barra de item #

 Usada para leitura do código de barras do item que está sendo emprestado.

3.3 Barra de ícones #

Abre a função ícone Empréstimo e permite navegar para outras funções da circulação (devolução, usuários, itens, administração e pesquisa). Para mais detalhes, acesse a Introdução do Manual.

4 Empréstimo #

Para efetuar um empréstimo 

• Clicar no ícone  da barra de ícones

ou

• Selecionar, na Barra de menu, Visualizar/Exibir guia Empréstimos

ou

• Teclar F5

Na Barra de usuário

• Ler o cartão do usuário ou clicar no ícone  para localizá-lo na janela Lista de usuários (ver Usuário GUI)

Abre a janela Senha do usuário

• O usuário deve digitar sua senha para a primeira transação de empréstimo

Na Barra de item

• Ler o código de barras do item

No frame superior direito, guia Informações do usuário/Detalhes – exibe as informações do cadastro.

Campos na guia:

– Deve – o valor total do débito do usuário na biblioteca local (ver Caixa)

–  Previsão de multa  – exibe o valor previsto de débitos do usuário com base na informação da função Transações do usuário/Empréstimos;

–  Paga – exibe o valor total do débito do usuário na biblioteca local e permite o pagamento do débito, desde que ocorra a apresentação do comprovante de pagamento da GRU. 

Botões disponíveis na guia:

– Criar débito – utilizado para criar um débito de caixa (ver Caixa)

– Pagar soma – utilizado para receber o pagamento de débitos de caixa (ver Caixa)

– Caixa – navega para a função Transações do usuário/Caixa (ver Caixa)

– Limpar – apaga as informações referentes à última sessão de empréstimo realizado

– Cartas – abre a janela Cartas para o usuário, que apresenta as opções para imprimir ou enviar por e-mail a lista de empréstimos e reservas no SBUFRGS e a solicitação de devolução/quitação de débito.

O ícone – abre a janela Enviar e-mail para…, que permite a edição de uma mensagem para o usuário, quando as correspondências automáticas não atendem às necessidades da biblioteca (ver Correspondências & Impressos).

No frame inferior direito:

Guia 1. Sessão de empréstimo – exibe as informações bibliográficas do(s) itens emprestado(s), data e hora prevista para devolução/renovação e o status do item.

Botões disponíveis na guia:

– Comprovante – imprime o comprovante de empréstimo dos itens que estão sendo emprestados. Só deve ser emitido mediante solicitação do usuário ou para empréstimo entre bibliotecas. Neste último caso, o comprovante deve ser assinado e carimbado pelo responsável do setor de empréstimo da biblioteca (ver seção Empréstimo para biblioteca de outra instituição)

– Trocar data – abre a janela Trocar data de devolução. Usada para alterar a data e hora de devolução de um item para empréstimo noturno, de fim de semana ou para fechamento programado da biblioteca (ver seções Empréstimo noturno ou de fim de semana e 2 Políticas)

– Notas – abre a janela Nota de empréstimo. Usada para incluir anotações para o empréstimo selecionado. A nota é exibida na guia Item no momento da devolução do item e na aba Lista de empréstimos/Detalhes do empréstimo nas Transações do usuário/Empréstimos.   

Guia 2. Impedimentos – exibe os impedimentos do usuário para realização do empréstimo.

5 Orientações para situações especiais de empréstimo #

5.1 Empréstimo para usuário com reserva disponível #

Ao realizar um empréstimo, o sistema exibe a mensagem Item(ns) em reserva para esse usuário informando que itens reservados pelo usuário estão disponíveis para empréstimo.

 Para identificar os itens reservados:

• Clicar no botão OK
• Clicar no ícone 

Na árvore de navegação

• Selecionar Transações do usuário/ Pedidos de reserva

No frame superior direito, guia Lista de pedidos de reserva – exibe as informações de título, datas em que a reserva foi realizada, data em que a reserva ficou disponível e biblioteca.

5.2 Empréstimo para usuário com data de validade do cadastro expirada #

De acordo com o Regulamento de Circulação de Coleções no Sistema de Bibliotecas da UFRGS, usuários com data de validade do cadastro expirada não podem retirar por empréstimo ou renovar documentos nas bibliotecas do SBUFRGS.

Ao tentar realizar um empréstimo o sistema exibe a mensagem Cadastro expirado em dd/mm/aaaa.

Consulte Usuário GUI para informações sobre a validade do cadastro de usuários com cartão de identificação e de usuários sem cartão de identificação.

5.3 Empréstimo para usuário com item em atraso #

Pelo Regulamento de Circulação de Coleções no Sistema de Bibliotecas da UFRGS, usuários com itens em atraso não estão habilitados a retirar documentos por empréstimo nas bibliotecas do SBUFRGS.

Ao tentar realizar um empréstimo, o sistema exibe a mensagem Usuário possui item(ns) em atraso.

Para poder utilizar o serviço de empréstimo o usuário deverá efetuar a devolução do(s) item(ns) em atraso e o pagamento de seus débitos, caso ultrapasse o limite de débito estabelecido  (ver Devolução e Caixa).

5.4 Empréstimo para usuário em débito #

Usuários com débitos devem pagar o mais rápido possível, seguindo as orientações da biblioteca. Isso evita ultrapassar o limite de débito estabelecido no Regulamento de Circulação de Coleções no Sistema de Bibliotecas da UFRGS, que é de valor superior a cinco vezes o valor da multa fixada, o que impediria a retirada ou renovação de itens em qualquer biblioteca do SBUFRGS.

Ao tentar realizar um empréstimo, o sistema exibe a mensagem Usuário em débito no SBU – valor.

Para efetuar o pagamento do débito do usuário (mediante apresentação de comprovante de pagamento da GRU) ver Caixa.

Para consultar o débito que não for na biblioteca local utilize o botão Por biblioteca na guia Transações do usuário/ Caixa.

5.5 Empréstimo para usuário com cartão ID perdido/danificado #

Usuário com cartão de identificação perdido, roubado ou danificado, sem condição de ser passado pelo leitor de código de barras, deve providenciar nova via do cartão para voltar a utilizar o serviço de empréstimo domiciliar.

O operador deverá registrar o impedimento informando que o cartão de identificação foi perdido, roubado ou danificado e retirá-lo somente mediante apresentação de nova via do cartão

Para registrar o impedimento:

• Clicar no ícone 

Na árvore de navegação

• Selecionar Cadastro do usuário/Informação global

No frame direito, guia 2. Impedimentos e notas

No campo Impedimento

• Clicar na seta
• Selecionar a opção 14 – Cartão ID perdido/danificado 
• Clicar no botão Atualizar

Quando a Central de Identificação da UFRGS não estiver funcionando, o empréstimo poderá ser efetuado, desde que o cadastro do usuário esteja ativo no Banco de Usuários SABi e ele apresente documento de identidade com foto.

5.6 Empréstimo noturno ou de fim de semana #

As informações de data e hora de devolução são estabelecidas pelo sistema, considerando a categoria do usuário e o status do item, conforme o Regulamento de Circulação de Coleções no Sistema de Bibliotecas da UFRGS.

Para documentos com status de item 98 – Consulta local (prazo de 3 horas) e 97 – Exposição (prazo de empréstimo de 1 hora), quando a devolução coincidir com horários em que a biblioteca está fechada, a data e hora de devolução devem ser ajustadas pela biblioteca para evitar que o sistema gere débito por atraso.

Para efetuar a troca de data:

• Realizar o empréstimo do item

No frame inferior direito, guia 1. Sessão de empréstimo

• Selecionar o empréstimo
• Clicar no botão Trocar data

Abre a janela Trocar data de devolução

• Trocar data e hora de devolução
• Clicar no botão OK

5.7 Empréstimo para reprodução #

Para usuários cadastrados na base SABi efetuar o empréstimo regular.

Para usuários externos, ou seja, sem cadastro na base SABi, o empréstimo para reprodução fica a critério da biblioteca, conforme o Regulamento de Circulação de Coleções do Sistema de Bibliotecas da UFRGS.

Se, nestes casos, a biblioteca optar pelo empréstimo manual, quando o item for devolvido:

Na Barra de menu

• Selecionar Estatística consulta/Renovação/Estatística de consulta

Abre a janela Estatística de consulta

• Ler o código de barras do item

5.8 Empréstimo para setor/órgão da UFRGS ou HCPA por prazo diferenciado #

A Portaria n. 2266 de 30 de abril de 2009, da Pró-Reitoria de Planejamento e Administração, fixou normas para o recebimento de livros adquiridos pela Universidade com recursos do Tesouro e/ou através de convênios. Estes livros serão utilizados em diferentes Projetos, Núcleos e/ou setores da UFRGS, e deverão, a partir desta data, serem registrados no SABi com o status de empréstimo estendido.

As bibliotecas setoriais ficarão responsáveis pelo registro desses livros.

O prazo de empréstimo para esta categoria de usuário é de um ano a contar da data do empréstimo.

• Cadastrar o órgão/setor na categoria Usuário empréstimo estendido. (Ver Cadastro de usuário).
• Verificar se o status do item é 90 – Empréstimo estendido
• Realizar o empréstimo

ATENÇÃO: Para evitar abonos, o prazo deste tipo de empréstimo deve ser controlado/renovado pela biblioteca, uma vez que o usuário não pode renovar pela web.

5.9 Empréstimo para biblioteca de outra instituição #

A realização de empréstimo para biblioteca de outra instituição fica a critério da biblioteca local.  

O empréstimo deverá ser realizado para o usuário cadastrado (ver Usuário GUI)  e será efetuado exclusivamente para o funcionário da biblioteca solicitante, mediante apresentação de correspondência assinada pelo bibliotecário, identificando os documentos a serem retirados. 

A senha será digitada pelo operador do balcão de empréstimo.

Recomenda-se emitir o comprovante de empréstimo para este tipo de transação, que deve ser assinado e carimbado pelo responsável pelo setor de empréstimo da biblioteca local.

5.10 Empréstimo de equipamentos e de salas de estudo #

O empréstimo de equipamentos e de salas de estudo apresenta algumas particularidades:

• Só pode ser emprestado a usuário portador de cartão ID/UFRGS e vínculo ativo no SABi;
• Os itens de equipamentos e salas podem ser agendados previamente pelo usuário para uso, por empréstimo;
• Os status de item (tempo de uso) são definidos pela biblioteca em número de horas;
• A taxa por atraso na devolução é cobrada por hora. 

1)  Caso o item tenha agendamento:

• só poderá ser emprestado ao usuário que o solicitou,
• o sistema admite uma tolerância de 15 minutos, a partir do horário agendado, para a realização do empréstimo para o usuário responsável pelo agendamento,
• caso o usuário não se apresente para realizar o empréstimo, após o tempo de tolerância, o item de equipamento ou sala pode ser emprestado pelo tempo restante (mais ou menos 45 minutos) a qualquer usuário sem necessidade de agendamento;

2) Item sem agendamento pode ser emprestado ao usuário, habilitado a tal, que solicitar o empréstimo.

6 Comprovante de empréstimo #

O comprovante é o documento emitido para empréstimo entre bibliotecas ou mediante solicitação do usuário no final da sessão de empréstimo.

Informações disponíveis: identificação completa do usuário e a lista dos itens emprestados incluindo a informação bibliográfica (autor e título), número da transação, código de barras, datas de empréstimo e de devolução e código da biblioteca que efetuou o empréstimo.

Para emitir o comprovante, após realizar o empréstimo:

No frame inferior direito, guia 1. Sessão de empréstimo

• Clicar no botão Comprovante

7 Histórico de empréstimos #

O histórico de empréstimos lista os itens emprestados em um terminal usado para circulação de coleções, desde a última limpeza.

O histórico deve ser limpo a cada troca de operador ou ao final do turno/dia de trabalho, clicando no botão Limpar, para que as informações dos empréstimos realizados estejam sempre atualizadas.

Na árvore de navegação

• Selecionar Empréstimo/Histórico

No frame direito, guia Histórico de empréstimos

Informações disponíveis: número de identificação, nome do usuário e código de barras do item.

Botões disponíveis na guia:

– Comprovante – emite comprovante para o(s) empréstimo(s) selecionado(s)

– Comprovante usuário – emite comprovante listando todos os empréstimos do usuário selecionado até a limpeza do histórico

– Item – navega para a função Lista de itens do módulo de Circulação, a partir de um empréstimo selecionado

– Usuário – navega para a função Cadastro do usuário/Informação global, a partir de um empréstimo selecionado

– Limpar – apaga a lista de empréstimos do terminal, numa sessão de trabalho

8 Procedimentos de gestão de empréstimos #

8.1 Gestão de empréstimos #

A gestão proativa dos empréstimos é essencial para preservar o acervo bibliográfico do SBUFRGS e assegurar a continuidade do acesso à informação pela comunidade.

A atuação das bibliotecas nesse processo é fundamental para evitar a retenção prolongada de materiais, promovendo o uso responsável do acervo e garantindo o acesso equitativo, especialmente em situações de alta demanda e número reduzido de exemplares. A ausência de controle pode resultar em extravios, danos e não devolução de materiais, gerando prejuízos ao patrimônio público e comprometendo a integridade do acervo, sobretudo no caso de obras sem reedições.

Cada biblioteca setorial possui autonomia e responsabilidade para gerenciar seu acervo e pode utilizar os recursos disponíveis no SABi para atender às diferentes situações. Abaixo, são apresentados procedimentos sugeridos para apoiar esse trabalho, a serem adotados conforme os critérios e demandas locais.

8.2 Procedimentos sugeridos #

8.2.1 Empréstimos ativos #

Para os empréstimos ativos, sugerem-se os seguintes procedimentos:

• Ação: gerar o relatório de Empréstimos Ativos no Menu de Serviços SABi.
• Objetivo: identificar itens emprestados há mais de 1 ano (365 dias) ou usuários com grande volume de empréstimos.
• Frequência: trimestral
• Medida sugerida: reservar os itens em nome da biblioteca (SIGLA+BIB) para impedir a renovação. A reserva deve ser feita preferencialmente um mês após o início e um mês antes do fim do semestre.
• Observação: a reserva impede a renovação dos empréstimos e a não devolução acarreta em débito por atraso.

8.2.2 Empréstimos em atraso #

Para os empréstimos em atraso, sugerem-se os seguintes procedimentos:

• Ação: gerar o relatório de Empréstimos em Atraso no Menu de Serviços SABi.
• Frequência: mensal
• Medida sugerida: solicitar a devolução dos itens por e-mail e/ou carta registrada (AR), conforme modelos disponíveis nos Anexos – Modelos de Correspondência & Impressos.

8.2.3 Empréstimos de prováveis formandos #

Para os empréstimos de prováveis formandos, sugerem-se os seguintes procedimentos:

• Ação: solicitar às COMGRADs e aos PPGs os nomes dos prováveis concluintes de cada semestre.
• Frequência: semestral.
• Medida sugerida: acompanhar os empréstimos, solicitar a devolução e/ou reservar os itens em nome da biblioteca (SIGLA+BIB) aproximadamente 30 dias antes do encerramento do semestre ou da data de término de vínculo com o PPG.

8.2.4 Campanhas de sensibilização #

As campanhas de sensibilização podem contribuir com a devolução dos empréstimos. São sugeridos os seguintes procedimentos:

• Ação: realizar campanhas de comunicação para os usuários da biblioteca.
• Frequência: semestral ou anual.
• Medidas sugeridas: conscientizar sobre a importância da devolução dos itens emprestados e os impactos negativos da retenção prolongada na preservação e no acesso ao acervo pela comunidade.

Essas ações reforçam a importância de uma gestão contínua dos empréstimos pelas bibliotecas, contribuindo para a proteção do acervo e o atendimento das necessidades informacionais da comunidade universitária.

9 Perguntas mais frequentes #

Como identificar item emprestado, quem o retirou e a data prevista de devolução #

• Pesquisar o item no ícone 

No frame inferior direito, guia 1. Completo

• Clicar no botão Circulação

Abre a árvore de navegação na função Lista de itens

No frame superior direito, guia Lista de itens são exibidos todos os itens da obra.

Para visualizar os itens emprestados:

• Assinalar a opção Filtrar empréstimos

São exibidos o ID e nome do usuário que retirou o item, data e hora de empréstimo e data e hora prevista para devolução. 

No frame inferior direito, guia Detalhes do item são exibidos os detalhes do item selecionado no frame superior direito e das informações bibliográficas e de empréstimo.

10 Vídeo: Empréstimo #