A ficha catalográfica, também conhecida como CIP (Catalogação na Publicação) é obrigatória em trabalhos acadêmicos como TCCs, dissertações e teses de acordo com a NBR 14724/2014 e em todo livro conforme a lei nº10753/2003.
Para os trabalhos acadêmicos produzidos na UFRGS a ficha pode ser gerada através do Sistema para Geração Automática de Ficha Catalográfica.
Para outros materiais como: livros, anais de eventos e periódicos publicados por técnicos e docentes do Instituto de Pesquisas Hidráulicas a equipe da BIBIPH elabora as fichas mediante solicitação via formulário.
A solicitação da ficha deve ser feita assim que, mas não antes, da definição dos principais elementos bibliográficos da publicação, sendo eles:
- os autores;
- o título;
- se o material fará parte de uma série;
- os assuntos e sua estrutura no texto;
- o ISBN
Isso porque qualquer alteração, diminui as chances de que a ficha atenda seu propósito: padronizar a catalogação do item em diferentes bases de dados e catálogos, permitindo que o material seja claramente descrito.
Sempre que possível, o texto completo da obra, em sua versão mais próxima do resultado final esperado deve ser enviado à biblioteca.
Quando o texto completo não estiver disponível, para que a equipe da BIBIPH consiga elaborar uma ficha catalográfica de boa qualidade é necessário:
- arquivo contendo páginas de identificação (página de rosto, e outras páginas iniciais que contenham informações sobre responsáveis, direitos sobre o conteúdo e série);
- arquivo contendo algumas páginas de conteúdo (sumário, prefácio, introdução e amostra de capítulos);
- data prevista para publicação;
- número total de páginas previsto;
- indicação da presença de figuras;
- indicação do tipo de material.
Após receber a ficha, verifique o conteúdo da mesma, caso tenha dúvidas ou acredite que exista algum erro contate a BIBIPH.
A ficha por padrão é incluída no verso da folha de rosto, sozinha ou junto com outras informações de caráter editorial.
As pontuações, espaços e capitalização de palavras não devem ser alteradas, porque cada um desses elementos tem função conforme as regras utilizadas para elaboração da ficha: ISBD - Descrição Bibliográfica Internacional Normalizada e Código de Catalogação Anglo-Americano, amplamente adotado no Brasil. A formatação do conteúdo, de forma padronizada, auxilia centros de informação internacionais a identificar os elementos do livro, mesmo que suas equipes não dominem o idioma do material.
Se houver mudanças significativas no material, desde o período em que a ficha foi elaborada, verifique com a equipe da BIBIPH, se não é necessário elaborar nova ficha, mais fidedigna a versão a ser publicada.