Proteção a Dados Pessoais e a Privacidade no SEI
Documentos com dados pessoais adicionados a processos no SEI, que não estejam sujeitos a controle social e transparência pública, devem ser adicionados com nível de acesso, no mínimo, “restrito” e com o campo “Hipótese legal” preenchido com “Informação pessoal (Art. 31 da Lei nº 12527/2011)”), ou devem ser tarjados.
Estão sujeitos a controle social e transparência os dados pessoais estritamente relacionados a:
- vínculos com a administração pública;
- valores financeiros oriundos de orçamento público;
- resultados e comprovações de requisitos de editais, convênios ou contratos com a administração pública; e
- serviços prestados à administração pública.
Devem ser tarjados aqueles dados pessoais que constem em documentos públicos de processos públicos do SEI e que não estejam relacionados ao supracitado. Algumas precauções ao tarjar documentos do SEI constam aqui.
Em outras palavras, não devem ser disponibilizadas de forma pública (documento público em processo público do SEI) informações pessoais relativas à intimidade, à vida privada, à honra ou à imagem, conforme Portaria da UFRGS nº 5986 de 07/07/2017 e art. 31 da Lei nº 12.527/2011 (LAI – Lei de Acesso à Informação).
O procedimento para alterar o nível de acesso para restrito, em documentos no SEI, consta aqui.
Detalhes sobre a forma de definir o tipo de nível de acesso em documentos são demonstrados no vídeo disponível em https://youtu.be/wmhSqWY_Ncw?t=98.
Um documento restrito pode ser adicionado a um processo SEI com nível de acesso público e continuará restrito. Entretanto, há raras situações em que a opção “Restrito” não fica habilitada para documentos no SEI, pois há alguns tipos de processo no SEI (SEI-UFRGS) que ainda não permitem atribuir esse nível de acesso e que estão listados abaixo.
Caso seja necessário adicionar um documento com dados pessoais e acesso restrito em algum processo do tipo listado abaixo, por favor, entre em contato com sei@ufrgs.br.
| Adesão a RP externo |
| Apostila |
| Aquisição por doação |
| Assistência estudantil: Representação Discente e Coordenação CA/DA |
| Ata/Contrato vigente da UFRGS |
| Atos Normativos/Regulamentação de Normas |
| Autorização de credenciamento para Fundação de Apoio |
| Baixa de bens móveis |
| Candidatura à Direção e Vice-Direção de Unidade |
| CIBIO: Certificado de Qualidade em Biossegurança |
| Concessão de Distinção Universitária |
| CONCUR: Eleição de membros |
| CONCUR: Eleição de Presidente |
| CONCUR: Indicação de representação das organizações da comunidade |
| Consulta de Preços |
| CONSUN: Deliberações relativas à progressão e promoção docente |
| Contrato de Comodato |
| Contrato de Concessão |
| Contrato de Fornecimento |
| Contrato de Locação |
| Contrato de Obras e Reformas |
| Contrato de Parcelamento |
| Contrato de Permissão |
| Contrato de Seguro |
| Contrato de Serviços Gerais |
| Contratos: Acompanhamento da execução contratual |
| Contratos: Defesa prévia |
| Contratos: Diferenças de Repactuação |
| Contratos: Repactuação do Contrato |
| Contratos: Revisão de glosa |
| Controle interno |
| COORLICEN: Indicação de representante |
| Creche: Análise de edital de seleção |
| Demanda de contratada |
| Desfazimento de bens móveis |
| Desfazimento de livros |
| Devolução de saldo de convênios |
| Doação de material permanente e de consumo |
| Eleição de Câmara do CEPE |
| Eleição para CONSUN/CEPE |
| Eleição para Órgão Colegiado de Unidade |
| Eleição para Representante NGD |
| Empréstimo de material permanente |
| Exportação Definitiva |
| Exportação Temporária |
| Fiscalização administrativa de contrato |
| Fundação de Apoio: Aprovação anual de projetos abertos |
| Fundação de Apoio: Avaliação anual de projetos realizados |
| GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO: Análise da situação arquivística |
| GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO: Eliminação |
| GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO: Normas e manuais/Procedimentos técnicos |
| Graduação: Alteração curricular |
| Graduação: Avaliação de proposta para convênio de estágio – Pessoa Jurídica |
| Graduação: Avaliação de proposta para convênio de estágio – Profissional Liberal |
| Graduação: Criação de curso |
| Graduação: ERE – Alteração de oferecimento de atividades de ensino |
| Graduação: ERE – Cancelamento de atividade de ensino |
| Graduação: ERE – Informações |
| Graduação: ERE – Não oferecimento de atividade de ensino |
| Graduação: ERE – Planos de ensino adaptados |
| Graduação: Liberação/Exclusão de acesso ao SISGRAD |
| Graduação: Oferta de disciplinas |
| Graduação: Projeto pedagógico |
| Graduação: Seleção Tutor Grupos PET |
| Importação por concorrência internacional |
| Importação por dispensa |
| Importação por doação |
| Importação por inexigibilidade |
| Importação por remessa |
| Incorporação contábil de material permanente |
| Indicação de representante em comissão |
| Inexigibilidade |
| Inventário de almoxarifado |
| Inventário de bens imóveis |
| Inventário de bens intangíveis |
| Inventário de bens móveis |
| Inventário: Localização de bens não inventariados |
| Licitação |
| Manifestação de interesse em IRP |
| Modernização administrativa |
| Notificação de greve |
| Orçamento e Finanças: Aprovação de balanço, relatório de atividades e proposta orçamentária |
| Orçamento e Finanças: Normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decisões |
| Ordem de pagamento do exterior |
| Pagamento |
| Pagamento em moeda estrangeira |
| Pagamento/Remessa de valores para o exterior |
| Participação em órgãos colegiados: criação e atuação |
| Patrimônio imobiliário |
| Patrimônio: Luz e força |
| Permissão de acesso ao SAM/SAP |
| Permissão de acesso ao SEI |
| Pesquisa: Iniciação Científica |
| Pesquisa: Patrimônio Genético |
| Pessoal: Alteração de contrato terceirizado |
| Pessoal: Relatório da folha de pagamento |
| Pessoal: Solicitação de cargo de Professor do MS/EBTT para ampliação do quadro de servidores |
| Pessoal: Solicitação de cargo técnico-administrativo para ampliação do quadro de servidores |
| Planejamento anual de atividades |
| Planejamento de aquisições |
| Planejamento de contratação de terceirizados |
| Pós-Graduação lato sensu: Alteração de projeto acadêmico para cursos com financiamento externo |
| Pós-Graduação lato sensu: Relatório final de curso |
| Pós-Graduação stricto sensu: Alteração de estrutura curricular |
| Pós-Graduação stricto sensu: Alteração de regimento |
| Pós-Graduação stricto sensu: Criação de curso |
| Pós-Graduação stricto sensu: Proposta de oferecimento de MINTER/DINTER/Turma fora de Sede |
| Pós-Graduação stricto sensu: Relatório de avaliação do projeto CAPES PrInt-UFRGS |
| Prestação de contas de convênios ou contratos |
| Prestação de Contas: Importação |
| Processo eleitoral para Reitor |
| Processo para elaboração de Lista Tríplice para Direção e Vice-Direção de Unidade |
| Programa de extensão |
| Projeto de Desenvolvimento Institucional: Suplemento |
| Projeto de trabalho: processos e sistemas |
| Proposta de renovação de Centros de Estudos Interdisciplinares |
| Protocolo de aula prática envolvendo animais |
| Reajuste de Contrato |
| Recebimento em moeda estrangeira |
| Recolhimento de veículos |
| Recurso administrativo |
| Reequilíbrio de Contrato |
| Relatório de atividades |
| Relatório de gestão |
| Relatório mensal de almoxarifado |
| Relatório mensal de bens móveis |
| Renovação de autorização para Fundação de Apoio |
| Renúncia a Órgão Colegiado |
| Responsabilidade Patrimonial/Transferência de responsabilidade patrimonial |
| Sinistro |
| Solicitação de atestado de capacidade técnica |
| Solicitação de tombamento de bens |
| Solicitação de uso de dependências |
| Substituição de Membro de NGD |
| Suprimento de Fundos |
| Termo Aditivo de Contrato |
| Termo de Compromisso |
| Termo de Compromisso e Posse |
| Transferência financeira entre Unidades |
| Transferência interna de material bibliográfico |
| Uso Salão de Atos: Quebra de calendário |
Além da LAI, há demais legislações que determinam o sigilo de dados pessoais e a privacidade como regra (vide https://www.ufrgs.br/proprivacidade/direitos-correlatos) e os dados pessoais sujeitos a controle social e transparência são a exceção a essa regra. As demais exceções, em circunstâncias específicas, podem ser consultadas no banco de precedentes do CGU e CMRI.
A Política de Proteção de Dados Pessoais da UFRGS, que foi baseada nessa legislação, resume as determinações da seguinte forma:
Art. 9º Qualquer operação com dados pessoais precisa ser compatível com as finalidades e com o contexto do tratamento, limitando o tratamento ao mínimo necessário às finalidades e aos dados pertinentes, com dados pessoais proporcionais e não excessivos, com propósitos legítimos, específicos, explícitos, tempestivos e informados ao titular, utilizando medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados de acessos não autorizados à finalidade, de situações acidentais ou ilícitas e da ocorrência de danos.
(…)
Art. 10. Conforme a Política de Segurança da Informação da UFRGS, o acesso às informações produzidas ou custodiadas pela UFRGS, que não sejam de domínio público, deve ser limitado às atribuições necessárias ao desempenho das respectivas atribuições.
Parágrafo único. Qualquer forma de uso em conformidade à legislação competente, que extrapole as atribuições necessárias ao desempenho das atividades, necessitará de prévia autorização formal, pelo custodiante.
Em atendimento a recomendação do Tribunal de Contas da União, proferida no Acórdão 484/2021-TCU-Plenário, a Auditoria Interna da UFRGS está sugerindo (conforme Despacho AUDIN nº 028/2022 – Processo SEI nº 23078.529184/2021-20) que seja mencionado em cada documento (despacho, parecer, relatório, nota técnica, etc.) de cada processo examinado/transitado pelo SEI as seguintes observações quanto à sua publicidade em pesquisa pública:
Em caso de processo SEI cujo nível de acesso seja classificado como “Público”:
Consigna-se que o presente processo está em formato eletrônico e está disponível para consulta pública no módulo de Pesquisa Pública para qualquer cidadão, ressalvadas as informações sob restrição de acesso nos termos da Lei nº 12.527/2011, mediante acesso à ferramenta SEI (link: <https://sei.ufrgs.br/sei/modulos/pesquisa/md_pesq_processo_pesquisar.php?acao_externa=protocolo_pesquisar&acao_origem_externa=protocolo_pesquisar&id_orgao_acesso_externo=0>).
Em caso de processo SEI cujo nível de acesso seja classificado como “Restrito” ou “Sigiloso”:
Consigna-se que o presente processo está em formato eletrônico. No entanto, não está disponível para consulta pública no módulo de Pesquisa Pública, uma vez que o processo tem classificação em grau <>, nos termos da <>, impedindo o acesso público ao seu conteúdo.
Em caso de processo físico:
Consigna-se que o presente processo não está em formato eletrônico e, portanto, não há como acessá-lo em módulo de Pesquisa Pública. Por outro lado, conforme indicado no Plano de Ação constante do expediente SEI nº 23078.529184/2021-20, existem estudos acerca das providências a serem adotadas.
A “informação classificada” é aquela classificada em qualquer dos três graus de sigilo previstos no § 1º do art. 24 da Lei nº 12.527/2011.
A informação sigilosa é aquela cuja restrição de acesso ocorre devido à hipótese legal (exemplos aqui), ou se for classificada como “informação classificada”.
Portanto, toda informação classificada é sigilosa, porém nem toda informação sigilosa é classificada (fonte: FAQ GSI).
Segundo a Orientação Conjunta nº 1/2021/ME/CGU sobre o SEI (Sistema Eletrônico de Informações):
“(…) nível de acesso Sigiloso não corresponde aos graus de sigilo reservado, secreto e ultrassecreto de que tratam os Art. 23 e 24 da Lei de Acesso à Informação e que documentos que contenham informações em grau de sigilo não devem ser inseridos no SEI(…)”
“(…) As categorias de nível de acesso disponibilizadas pelo Sistema Eletrônico de Informações não dizem respeito às hipóteses previstas na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 – Lei de Acesso à Informação (LAI)”
“(…) Documentos e processos que se enquadrem nas hipóteses legais da LAI (informação sigilosa classificada como reservada, secreta ou ultrassecreta) não devem ser produzidos ou inseridos no SEI segundo orientação do Ministério do Planejamento e Gabinete de Segurança Institucional da Presidência.”
Segundo https://extranet.economia.gov.br/wp-content/uploads/2020/11/Cartilha_Sei_Seguranca_da_Informacao.pdf:
“O SEI adota a filosofia da transparência administrativa, ainda que permita atribuir restrição de acesso a processos e documentos em casos específicos. Ocorre que as categorias de nível de acesso disponibilizadas pelo sistema não dizem respeito às mesmas hipóteses previstas na LAI. Documentos e processos que se enquadrem nas hipóteses da LAI não devem ser produzidos ou inseridos no SEI.”
(grifos nossos)