DOCUMENT@: atualização na página Políticas e procedimentos de baixa

Redação anterior:

Nova redação (texto novo em azul):

1 Desfazimento

[…]

Para processos de desfazimento de itens ociosos é necessário acrescentar parecer técnico de professor(es) da(s) área(s) envolvida(s). Se esse(s) professor(es) já faz(em) parte da Comissão designada pelo Diretor para avaliar e identificar as causas do desfazimento, basta acrescentar no mesmo parecer a justificativa técnica da área específica para a eliminação dos itens ociosos. Caso a Comissão seja apenas de bibliotecários e mesmo que inclua professores de outras áreas especializadas diferentes das que pertencem os livros relacionados, então devem constar dois pareceres: o que determina a causa do desfazimento e o que atesta a ociosidade dos livros, sempre fundamentados na legislação vigente.

A causa apontada determina a sua destinação:

[…]

1 Desfazimento

[…]

Para processos de desfazimento de itens ociosos é necessário acrescentar parecer técnico de professor(es) da(s) área(s) envolvida(s). Se esse(s) professor(es) já faz(em) parte da Comissão designada pelo Diretor para avaliar e identificar as causas do desfazimento, basta acrescentar no mesmo parecer a justificativa técnica da área específica para a eliminação dos itens ociosos. Caso a Comissão seja apenas de bibliotecários e mesmo que inclua professores de outras áreas especializadas diferentes das que pertencem os livros relacionados, então devem constar dois pareceres: o que determina a causa do desfazimento e o que atesta a ociosidade dos livros, sempre fundamentados na legislação vigente.

Para desfazimento de itens antieconômicos sugere-se a manutenção no acervo de um exemplar de cada uma das edições mais relevantes de cada obra.

A causa apontada determina a sua destinação:

[…]

17 SEI

Incluir documentos

Biblioteca inclui:

1. Portaria do Diretor da unidade acadêmica designando a comissão de análise do desfazimento, emitida no próprio SEI ou com assinatura digital do Diretor – retornar ao nº do processo e incluir novo documento: Gerar documento/ tipo de documento/ Portaria/ data/ formato nato-digital/ anexar arquivo/ escolher arquivo/ confirmar dados;
2. Parecer da Comissão da Unidade, feito em despacho no próprio SEI – retornar nº do processo e incluir novo documento: gerar documento/ Despacho/ confirmar dados/ abre o despacho/ editar conteúdo (digitar parecer da comissão)/salvar/fechar/assinar documento (todos os membros da comissão); Se a causa for “ocioso”, incluir Parecer técnico de docente(s) da(s) área(s) específica(s) dos itens em desfazimento, caso não faça parte da Comissão da Unidade.

17 SEI

Incluir documentos

Biblioteca inclui:

1. Portaria do Diretor da unidade acadêmica designando a comissão de análise do desfazimento, emitida no próprio SEI ou com assinatura digital do Diretor – retornar ao nº do processo e incluir novo documento: Gerar documento/ tipo de documento/ Portaria/ data/ formato nato-digital/ anexar arquivo/ escolher arquivo/ confirmar dados;
2. Parecer da Comissão da Unidade, feito em despacho no próprio SEI – retornar nº do processo e incluir novo documento: gerar documento/ Despacho/ confirmar dados/ abre o despacho/ editar conteúdo (digitar parecer da comissão)/salvar/fechar/assinar documento (todos os membros da comissão); Se a causa for “ocioso”, incluir Parecer técnico de docente(s) da(s) área(s) específica(s) dos itens em desfazimento, caso não faça parte da Comissão da Unidade. Antes de assinar o despacho, enviar o texto para a revisão da Biblioteca Central pelo e-mail ddc@bc.ufrgs.br. Após a revisão da BC e realização de possíveis ajustes recomendados, todos os membros da Comissão devem assinar o despacho.

Redação anterior:

Nova redação (texto alterado ou novo em azul):

2 Reposição de livro por extravio ou dano

[…]

Ao contrário do processo de desfazimento, o processo de reposição de extravio não exige avaliação de comissão especialmente designada para esse fim, tampouco parecer técnico.

Importante: Não se deve criar um processo SEI de reposição de extravio para cada item extraviado. A biblioteca deve criar um único processo SEI para todos os itens nessa situação de um determinado período. Esse processo ficará aberto ao longo do ano, recebendo os casos de extravio que ocorrerem, e será encaminhado ao CONCUR após a finalização do ano.

Importante: A preferência sempre é pela reposição do item extraviado por item novo. O pagamento via GRU do item extraviado deve ser a última opção, após esgotadas todas as possibilidades de reposição.

[…]

2 Reposição de livro por extravio ou dano

[…]

Ao contrário do processo de desfazimento, o processo de reposição de extravio não exige avaliação de comissão especialmente designada para esse fim, tampouco parecer técnico.

O processo de reposição de extravio é exclusivo para reposição feita por usuários e não deve ser usado se a reposição for feita pela própria Universidade, suas unidades ou órgãos, mediante compra.

Importante: Não se deve criar um processo SEI de reposição de extravio para cada item extraviado. A biblioteca deve criar um único processo SEI para todos os itens nessa situação de um determinado período. Esse processo ficará aberto ao longo do ano, recebendo os casos de extravio que ocorrerem, e será encaminhado ao CONCUR após a finalização do ano.

Importante: Conforme orientação do Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF), após a baixa dos itens no SABi é necessário que as bibliotecas façam a emissão da lista de livros repostos e seu encaminhamento ao DCF via SEI rapidamente, no mesmo mês ou no máximo até o quinto (5º) dia útil do mês seguinte. Também é necessário que a biblioteca efetue a baixa no SABi de todos os itens que façam parte do processo SEI na mesma data.

Importante: A preferência sempre é pela reposição do item extraviado por item novo ou item usado equivalente/similar. O pagamento via GRU do item extraviado deve ser a última opção, após esgotadas todas as possibilidades de reposição.

[…]

2.1 Etapa 2: processamento técnico/SEI

[…]

8 MENU SERVIÇOS

Gerar lista de livros repostos

Acessar o Menu de Serviços/Itens/Lista de livros repostos, informar o nº do processo (formato 23078.xxxxxx/20xx-xx) e exportar como planilha.

[…]

19 GUI CATALOGAÇÃO

Alterar status de item extraviado para “Baixa”

A baixa de livros só pode ocorrer após autorização do ConCur no respectivo processo SEI. 

A biblioteca deve então alterar status do item para “96 – Baixa” na aba “2.Inf.geral”.

[…]

21 MENU SERVIÇOS

Gerar PDF da lista de livros repostos

No Menu de Serviços, gerar “Lista de livros repostos” em formato PDF com status atualizado para “Baixa” e anexar ao processo.

2.1 Etapa 2: processamento técnico/SEI

[…]

8 MENU SERVIÇOS

Gerar lista de livros repostos

Acessar o Menu de Serviços/Itens/Lista de livros repostos, informar o nº do processo (formato 23078.xxxxxx/20xx-xx), selecionar a etapa CONCUR e exportar como planilha.

[…]

19 GUI CATALOGAÇÃO

Alterar status de item extraviado para “Baixa”

A baixa de livros só pode ocorrer após autorização do CONCUR no respectivo processo SEI. 

A biblioteca deve então alterar status do item para “96 – Baixa” na aba “2.Inf.geral”. Caso haja mais do que um item, a biblioteca deve alterar o status de todos os itens na mesma data.

[…]

21 MENU SERVIÇOS

Gerar PDF da lista de livros repostos

No Menu de Serviços, gerar “Lista de livros repostos” em formato PDF com etapa DCF selecionada e campo Data da baixa preenchido.