Políticas e procedimentos de baixa

A identificação da baixa dos livros permanentes somente pode ocorrer com autorização do Conselho de Curadores da UFRGS (ConCur) registrada em processo administrativo.

Os livros que possuem registro no SABi, bem como os que constam no antigo catálogo de registro e/ou topográfico e não incluídos no SABi, mas foram computados em levantamentos anteriores, devem compor um processo administrativo para realização da baixa do item no acervo.

O tipo de processo é definido de acordo com a situação do item no acervo identificado: 

  • desfazimento – item disponível com características específicas que decidiu-se por sua retirada do acervo em um processo de avaliação;
  • extravio, roubo ou desaparecimento – item indisponível para o qual se solicitará providências institucionais em processo administrativo (políticas e procedimentos em fase de redação).

Somente após a autorização da retirada definitiva do item do acervo pode-se fazer o registro da baixa no SABi.

1 Desfazimento #

A retirada definitiva de livros permanentes do acervo bibliográfico é denominada Desfazimento, que é regido pelo Decreto nº 9.373, de 11 de maio de 2018 em qualquer instituição pública federal. O desfazimento é feito por processo administrativo no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da UFRGS.

São causas passíveis de desfazimento livros permanentes com as seguintes características previstas na legislação:

  1. antieconômico: item com manutenção onerosa ou em condições precárias em virtude de desgaste prematuro (manchado por alimentos, sujo, rasgado) ou de obsoletismo (conteúdo desatualizado ou que a biblioteca possua edição mais recente);
  2. irrecuperável: item que não pode ser utilizado por perda parcial do conteúdo (ex. falta de folhas) ou em razão de ser o seu custo de recuperação ou reencadernação mais de 50% do seu valor de mercado ou de a análise do seu custo e benefício demonstrar ser injustificável a sua recuperação;
  3. ocioso: item em perfeitas condições de uso, mas não é aproveitado porque possui exemplar(es) em duplicata. Deve permanecer ao menos um exemplar na biblioteca;
  4. cópia xerox: item fotocopiado, considerando que sua permanência na coleção de livros não é permitida segundo a legislação brasileira sobre direitos do autor (Lei nº 9.610/98), independentemente da causa ou finalidade.

Os processos devem ser organizados pela causa do desfazimento seguindo a mesma estrutura. Se a biblioteca possuir duas ou mais causas, deverá apresentar dois ou mais processos separadamente. 

Todas as etapas do processo devem ser supervisionados pelo bibliotecário-chefe, que é o responsável patrimonial dos livros.

A determinação da causa do desfazimento exige a avaliação de uma comissão especialmente designada para esse fim pelo Diretor da unidade acadêmica, sendo composta por bibliotecários e/ou professores da respectiva unidade (Decreto 9.373/2018, Art.10). Cabe a esta Comissão elaborar parecer fundamentado sobre a causa do desfazimento dos itens listados a partir de informações registradas no SABi. As duas informações básicas que compõe o processo administrativo são o parecer da Comissão e a lista de itens correspondente. 

Para processos de desfazimento de itens ociosos é necessário acrescentar parecer técnico de professor(es) da(s) área(s) envolvida(s). Se esse(s) professor(es) já faz(em) parte da Comissão designada pelo Diretor para avaliar e identificar as causas do desfazimento, basta acrescentar no mesmo parecer a justificativa técnica da área específica para a eliminação dos itens ociosos. Caso a Comissão seja apenas de bibliotecários e mesmo que inclua professores de outras áreas especializadas diferentes das que pertencem os livros relacionados, então devem constar dois pareceres: o que determina a causa do desfazimento e o que atesta a ociosidade dos livros, sempre fundamentados na legislação vigente.

A causa apontada determina a sua destinação: 

  • eliminação definitiva: irrecuperável, antieconômico e cópia xerox;
  • manutenção de seu uso em outra instituição: ocioso. 

Os procedimentos para o desfazimento de livros se aplicam apenas a itens da “Coleção SBU=LIVRO” e estão especificados abaixo (Figura 1). 

Figura 1 – Fluxograma de procedimentos para desfazimento de livros permanentes

1 BIBLIOTECA

Identificar e organizar os itens

Identificação preliminar dos itens passíveis de desfazimento, retirando-os do acervo e organizando-os de acordo com a causa: Irrecuperável, Antieconômico, Ocioso e Cópia xerox. 

A organização deve ser feita em área distinta da coleção ativa e de modo que permita sua fácil identificação e conferência pela Comissão da Unidade e ocasionalmente pelo ConCur. Exemplo: em caixas de papelão com identificação dos itens ali contidos ou em espaço físico ordenados de forma a recuperá-los rapidamente.

Esta organização deverá se manter até a destinação final item 26.

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2 SEI

Iniciar processo

Biblioteca inicia processo no SEI escolhendo o tipo de processo “Desfazimento livros”.

Preenche campos, “Salvar” e anotar o número de processo gerado. 

Exemplo:  

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3 SABi GUI

Preencher informações sobre o processo nos itens

Em cada item selecionado pela Comissão para desfazimento, a Biblioteca deve:

  • alterar status do item para “93 – Em desfazimento” na aba “2.Inf.geral”,
    GUI-status de item
  • acrescentar nº processo SEI (exemplo de formato 23078.xxxxxx/20xx-xx) no campo “Nota circ./N.Proc.” na aba “3.Inf.geral”
    GUI-Número processo
  • preencher campo “Causa desfazimento” com causa definida no processo (81, 82, 83 ou 84)
    GUI-causa desfazimento

Destacando que os três campos devem estar corretamente preenchidos para evitar inconsistências.

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4 MENU SERVIÇOS

Gerar lista de inconsistência

Acessar o Menu de Serviços/Inconsistências/Lista de inconsistências do processo de desfazimento de livros e exportar como planilha para verificar problemas de preenchimento dos três campos identificados no item 3

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5

Está consistente?

Sim: Passe para o item 7

Não: Passe para o item 6


6 SABi GUI

Corrigir informações sobre o processo

Editar informações citadas no item 3.

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7 MENU SERVIÇOS

Gerar planilha da lista de desfazimento

Acessar o Menu de Serviços/Itens/Lista de desfazimento de livros, informar o nº do processo (formato 23078.xxxxxx/20xx-xx) e exportar como planilha. 

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8 BIBLIOTECA

Conferir planilha da lista de desfazimento

Conferir os dados de cada item na lista. Qualquer ajuste necessário (forma de aquisição, preço ou data de registro) deve ser feito apenas no SABi GUI. observando que:

  • Itens com “Data de registro” menor ou igual a 1994: o valor apresentado na lista será de R$ 0,01 (um centavo de Real), independente de sua forma de aquisição e do seu ano de publicação. A atribuição de R$ 0,01 por item foi feita pelo Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) da UFRGS para atender a legislação vigente na conversão das moedas antigas (Ex.: Cruzado–Cz$; Cruzado Novo-NCz$; Cruzeiro-Cr$ ; Cruzeiro Real-CR$) para Real.
  • Demais itens: o valor apresentado na lista será igual ao valor que consta no campo “Preço em R$” na aba “3.Inf.geral”. Alguns itens podem apresentar problemas de preenchimento: ausência de valor, valor igual a 0.00 ou erro de digitação (ausência de pontuação indicativa dos centavos, uso da vírgula ao invés do ponto, etc.). 

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Está consistente?

Sim: Passe para o item 11

Não: Passe para o item 10


10 SABi GUI

Corrigir informações de aquisição

Para aquisição retrospectiva:

  • Verificar informações contidas nos campos “Preço em R$” e “Aqui. retros./Desfaz.” da aba “3.Inf.geral” nas informações do item.
    GUI-Dados aquisição retrospectiva

Para aquisição pelo módulo de Aquisição: 

  • Verificar informações do campo “Tipo de aquisição” na aba “2.Inf.pedido”
    GUI-Dados aquisição módulo
  • “Preço unitário” na aba “4.Quantidade e preço”
    GUI-Dados valor módulo

Passe para o item 9


11 MENU SERVIÇOS

Gerar PDF da lista de desfazimento

Quando todas as informações da lista estiverem consistentes, “Exportar como PDF” para anexar ao processo no SEI. 

A lista gerada no formato PDF pelo Menu de Serviços é a única versão aceita no processo de desfazimento.  

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12 BIBLIOTECA

Acionar a Comissão da Unidade para avaliação

Biblioteca solicita à Comissão da Unidade a avaliação dos itens.

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13 COMISSÃO

Avaliar os itens na biblioteca Comissão da Unidade avalia os itens que constituirão a “Lista de desfazimento de livros” por causa. 

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14 

Comissão aprova lista?

Sim: Passe para o item 17.

Não: Passe para o item 15


15 SABi GUI

Adequar informações sobre o processo nos itens

Possíveis alterações da Comissão.

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16 MENU SERVIÇOS

Gerar PDF da lista de desfazimento

“Exportar como PDF” a lista com os itens aprovados pela Comissão para anexar ao processo no SEI. 

A lista gerada no formato PDF pelo Menu de Serviços é a única versão aceita no processo de desfazimento.  

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17 SEI

Incluir documentos

Biblioteca inclui:

  1. Portaria do Diretor da unidade acadêmica designando a comissão de análise do desfazimento, emitida no próprio SEI ou com assinatura digital do Diretor – retornar ao nº do processo e incluir novo documento: Gerar documento/ tipo de documento/ Portaria/ data/ formato nato-digital/ anexar arquivo/ escolher arquivo/ confirmar dados;
  2. Parecer da Comissão da Unidade, feito em despacho no próprio SEI – retornar nº do processo e incluir novo documento: gerar documento/ Despacho/ confirmar dados/ abre o despacho/ editar conteúdo (digitar parecer da comissão)/salvar/fechar/assinar documento (todos os membros da comissão); Se a causa for “ocioso”, incluir Parecer técnico de docente(s) da(s) área(s) específica(s) dos itens em desfazimento, caso não faça parte da Comissão da Unidade.
  3. Lista de desfazimento gerada no formato PDF pelo Menu de Serviços – gerar documento externo: registrar documento externo/ Tipo de documento; nato-digital/ data do documento/ tipo de documento: Relatório/ anexar arquivo/ capturar pdf no micro e anexar/ confirmar dados;

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18 SEI

Elaborar requisição de desfazimento de livros

  1. incluir documento, gerando: Requisição de desfazimento de livros
  2. Descrição: preencher com o assunto do processo. Ex: desfazimento de livros irrecuperáveis. Confirmar dados. 
  3. Preencher (editar conteúdo, salvar e fechar) as lacunas com as respectivas informações:      
    1. quantidade total de itens;
    2. valor total dos itens (compra + doação);
    3. informar a causa do desfazimento;
    4. preencher o quadro com as quantidades e valores para cada forma de aquisição, bem como seu total;
    5. bibliotecário-chefe e diretor da unidade assinam a requisição;

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19 SEI

Conferir documentos

Biblioteca confere documentos.

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20

Documentos estão completos?

Sim: Passe para o item 22.

Não: Passe para o item 21


21 SABi GUI/SEI

Revisar inconsistências

Biblioteca revisa, corrige inconsistências no SABi e/ou no SEI e atualiza documentos corrigidos no processo.

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22 SEI

Encaminhar processo para Biblioteca Central

Biblioteca encaminha processo para Biblioteca Central.

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23 SEI

Enviar para ConCur

Biblioteca Central envia processo para ConCur.

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24

ConCur autoriza baixa?

Sim: Passe para o próximo item

Não: Passe para o item 21


25 SABi GUI

Alterar status de item para “Baixa”

A baixa de livros só pode ocorrer mediante autorização do ConCur através do respectivo processo SEI. 

A biblioteca deve então :

  • alterar status do item para “96 – Baixa” na aba “2.Inf.geral”,
  • marcar fisicamente os livros: recomenda-se que cada livro tenha suas indicações de propriedade da biblioteca anulados. Para isso, apor um X no carimbo de identificação da biblioteca, como também no código de barras, anotando próximo a esse carimbo o número do processo de baixa realizado através do SEI.

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26 BIBLIOTECA

Encaminhar itens para destinação final

Encaminhar itens para destinação final solicitando recibo de entrega a ser anexado ao processo no SEI:

  • irrecuperável, antieconômico ou cópia xerox: eliminação por meio de doação para entidades como ATUT, Mensageiros da Caridade, ou congênere, conforme Decreto 9.373/2018, Art. 8º:
    A doação prevista no art. 17, caput, inciso II, alínea “a”, da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, após avaliação de sua oportunidade e conveniência socioeconômica, relativamente à escolha de outra forma de alienação, poderá ser feita em favor: ( . . .) II – dos estados, do Distrito Federal e dos Municípios e de suas autarquias e fundações públicas e de Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público, quando se tratar de bem antieconômico; e III – de Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público e de associações ou cooperativas que atendam aos requisitos do Decreto nº 5.940, de 25 de outubro de 2006, quando se tratar de bem irrecuperável.
  • ociosos: doação, conforme o Decreto nº 9.373/2018, Art 8º:
    • para uso em outra instituição:
      A doação prevista ( . . . ) permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, após avaliação de sua oportunidade e conveniência socioeconômica, relativamente à escolha de outra forma de alienação, poderá ser feita em favor de:  I – das autarquias e fundações públicas federais e dos estados , do Distrito Federal e dos Municípios e de suas autarquias e fundações públicas, quando se trata de bem ocioso ou recuperável;
    • para eliminação (mesmo caso dos irrecuperável, antieconômico e cópia xerox), neste caso também deve-se acrescentar justificativa do Diretor da Unidade ao Processo no SEI:
      Parágrafo único. Excepcionalmente, mediante ato motivado da autoridade máxima do órgão ou entidade, vedada a delegação, os bens ociosos e recuperáveis poderão ser doados a Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público.

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27 SEI

Incluir recibo de doação

Concluídas as etapas anteriores, biblioteca deve acrescentar no processo:

  • recibo de entrega de doação;
  • despacho do Diretor da Unidade no caso de ociosos para eliminação.

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28 MENU SERVIÇOS

Gerar PDF da Lista de desfazimento

No menu de serviços, gerar “Lista de desfazimento de livros” em formato PDF com status atualizado para “Baixa” e anexar ao processo. 

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29 SEI

Enviar processo para DCF

Bibliotecário-chefe inclui despacho para o DCF, informando que a baixa física foi executada e solicitando a baixa contábil. 

Enviar o processo para avaliação do DCF.

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30

DCF realiza baixa contábil?

Sim: Passe para o item 32

Não: Passe para o próximo item


31 SABi GUI

Revisar inconsistências

Revisar motivos pelos quais DCF não autoriza baixa e corrigir as inconsistências no SABi.

Passe para o item 28


32 SEI

Biblioteca Central registra ciência e conclui processo

Dessa forma se encerra a baixa, sendo que a finalização do processo ocorrerá na Biblioteca Central após os respectivos registros necessários.

ENCERRADOS OS PROCEDIMENTOS.


FIM

2 Extravio, roubo ou desaparecimento #

Em fase de redação.