A identificação da baixa dos livros permanentes somente pode ocorrer com autorização do Conselho de Curadores da UFRGS (ConCur) registrada em processo administrativo.
Os livros que possuem registro no SABi, bem como os que constam no antigo catálogo de registro e/ou topográfico e não incluídos no SABi, mas foram computados em levantamentos anteriores, devem compor um processo administrativo para realização da baixa do item no acervo.
O tipo de processo é definido de acordo com a situação do item no acervo identificado:
- desfazimento – item disponível com características específicas que decidiu-se por sua retirada do acervo em um processo de avaliação;
- extravio ou desaparecimento – item indisponível para o qual se solicitará providências institucionais em processo administrativo.
Somente após a autorização da retirada definitiva do item do acervo pode-se fazer o registro da baixa no SABi.
Periódicos e documentos monográficos não identificados como livros (não permanentes) passam por procedimentos de descarte, e não por processo administrativo de desfazimento.
Importante: Desfazimento ou descarte de acervo são procedimentos de responsabilidade do bibliotecário-chefe e da biblioteca setorial e, portanto, devem ser realizados com o devido embasamento e seguindo as instruções desta página.
1 Desfazimento #
A retirada definitiva de livros permanentes do acervo bibliográfico é denominada Desfazimento e é regida pelo Decreto nº 12.785, de 19 de dezembro de 2025, que dispõe sobre a circularidade de bens móveis no âmbito da administração pública federal autárquica, incluindo as instituições federais de ensino. O desfazimento é feito por meio de processo administrativo no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da UFRGS.
As classificações de bens móveis previstas na legislação são utilizadas como causas de desfazimento de livros permanente, sendo elas:
- antieconômico: livro com manutenção onerosa ou em condições precárias em virtude de desgaste prematuro (manchado por alimentos, sujo, rasgado) ou de obsoletismo (conteúdo desatualizado ou que a biblioteca possua edição mais recente);
- irrecuperável: livro que não pode ser utilizado por perda parcial do conteúdo (ex. falta de folhas) ou quando o custo de sua recuperação ou reencadernação for superior a 50% do seu valor de mercado ou, ainda, quando a análise de custo e benefício demonstrar ser injustificável a sua recuperação;
- ocioso: livro em perfeitas condições de uso, mas não é aproveitado porque possui exemplar(es) em duplicata. Deve permanecer ao menos um exemplar na biblioteca;
- cópia xerox: livro fotocopiado, cuja permanência na coleção não é permitida pela legislação brasileira sobre direitos autorais (Lei nº 9.610/98), independentemente da causa ou finalidade.
Os processos devem ser organizados pela causa do desfazimento seguindo a mesma estrutura. Se a biblioteca possuir duas ou mais causas, deverá apresentar dois ou mais processos separadamente.
Todas as etapas do processo devem ser supervisionados pelo bibliotecário-chefe, que é o responsável patrimonial dos livros.
A determinação da causa do desfazimento exige a avaliação de uma comissão especialmente designada para esse fim pelo Diretor da unidade acadêmica, sendo composta por bibliotecários e/ou professores da respectiva unidade (Decreto 12.785/2025, Art. 19). Cabe a essa Comissão elaborar parecer fundamentado sobre a causa do desfazimento dos itens listados a partir de informações registradas no SABi. As duas informações básicas que compõe o processo administrativo são o parecer da Comissão e a lista de itens correspondente.
Para processos de desfazimento de itens ociosos é necessário acrescentar parecer técnico de professor(es) da(s) área(s) envolvida(s). Se esse(s) professor(es) já faz(em) parte da Comissão designada pelo Diretor para avaliar e identificar as causas do desfazimento, basta acrescentar no mesmo parecer a justificativa técnica da área específica para a eliminação dos itens ociosos. Caso a Comissão seja apenas de bibliotecários e mesmo que inclua professores de outras áreas especializadas diferentes das que pertencem os livros relacionados, então devem constar dois pareceres: o que determina a causa do desfazimento e o que atesta a ociosidade dos livros, sempre fundamentados na legislação vigente.
Para desfazimento de itens antieconômicos sugere-se a manutenção no acervo de um exemplar de cada uma das edições mais relevantes de cada obra.
A causa apontada determina a sua destinação:
- eliminação definitiva: irrecuperável, antieconômico e cópia xerox;
- manutenção de seu uso em outra instituição: ocioso.
Os procedimentos para o desfazimento de livros se aplicam apenas a itens da “Coleção SBU=LIVRO” e estão especificados abaixo (Figura 1).
No caso de livros que façam parte do acervo da biblioteca (possuem carimbo e número de registro) mas não estão registrados no SABi e não possuem código de barras, a lista de desfazimento terá que ser criada manualmente, incluindo a informação do número de registro como substituto da informação do código de barras. Aplicam-se a esses livros todos os procedimentos especificados a seguir, com exceção dos relacionados ao SABi e ao Menu de Serviços.
Materiais adicionais de livros (CDs, DVDs, etc.) não são bens permanentes. Não passam por processo de desfazimento, portanto são descartados como documentos monográficos não permanentes.
1 BIBLIOTECA
Identificar e organizar os itens
Identificação preliminar dos itens passíveis de desfazimento, retirando-os do acervo e organizando-os de acordo com a causa: Irrecuperável, Antieconômico, Ocioso e Cópia xerox.
A organização deve ser feita em área distinta da coleção ativa e de modo que permita sua fácil identificação e conferência pela Comissão da Unidade e ocasionalmente pelo ConCur. Exemplo: em caixas de papelão com identificação dos itens ali contidos ou em espaço físico ordenados de forma a recuperá-los rapidamente.
Esta organização deverá se manter até a destinação final item 26.
2 SEI
Iniciar processo
Biblioteca inicia processo no SEI escolhendo o tipo de processo “Desfazimento livros”.
Preenche campos, “Salvar” e anotar o número de processo gerado.
Exemplo:
3 SABi GUI
Preencher informações sobre o processo nos itens
Em cada item selecionado pela Comissão para desfazimento, a Biblioteca deve:
- alterar status do item para “93 – Em desfazimento” na aba “2.Inf.geral”,
- acrescentar nº processo SEI (exemplo de formato 23078.xxxxxx/20xx-xx) no campo “Nota circ./N.Proc.” na aba “3.Inf.geral”
- preencher campo “Causa desfazimento” com causa definida no processo (81, 82, 83 ou 84)
Destacando que os três campos devem estar corretamente preenchidos para evitar inconsistências.
4 MENU SERVIÇOS
Gerar lista de inconsistência
Acessar o Menu de Serviços/Inconsistências/Lista de inconsistências do processo de desfazimento de livros e exportar como planilha para verificar problemas de preenchimento dos três campos identificados no item 3.
5
Está consistente?
Sim: Passe para o item 7.
Não: Passe para o item 6.
6 SABi GUI
Corrigir informações sobre o processo
Editar informações citadas no item 3.
7 MENU SERVIÇOS
Gerar planilha da lista de desfazimento
Acessar o Menu de Serviços/Itens/Lista de desfazimento de livros, informar o nº do processo (formato 23078.xxxxxx/20xx-xx) e exportar como planilha.
8 BIBLIOTECA
Conferir planilha da lista de desfazimento
Conferir os dados de cada item na lista. Qualquer ajuste necessário (forma de aquisição, preço ou data de registro) deve ser feito apenas no SABi GUI. Observando que:
- Itens com “Data de registro” menor ou igual a 1994: o valor apresentado na lista será de R$ 0,01 (um centavo de Real), independente de sua forma de aquisição e do seu ano de publicação. A atribuição de R$ 0,01 por item foi feita pelo Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) da UFRGS para atender a legislação vigente na conversão das moedas antigas (Ex.: Cruzado–Cz$; Cruzado Novo-NCz$; Cruzeiro-Cr$ ; Cruzeiro Real-CR$) para Real.
- Demais itens: o valor apresentado na lista será igual ao valor que consta no campo “Preço em R$” na aba “3.Inf.geral”. Alguns itens podem apresentar problemas de preenchimento: ausência de valor, valor igual a 0.00 ou erro de digitação (ausência de pontuação indicativa dos centavos, uso da vírgula ao invés do ponto, etc.).
9
Está consistente?
Sim: Passe para o item 11.
Não: Passe para o item 10.
10 SABi GUI
Corrigir informações de aquisição
Para aquisição retrospectiva:
- Verificar informações contidas nos campos “Preço em R$” (ex. erro de digitação) e “Aqui. retros./Desfaz.” (ex. começar por P ao invés de C, D ou X) da aba “3.Inf.geral” nas informações do item.
Para aquisição pelo módulo de Aquisição:
- Verificar informações do campo “Tipo de aquisição” na aba “2.Inf.pedido”
- “Preço unitário” na aba “4.Quantidade e preço”
11 MENU SERVIÇOS
Gerar PDF da lista de desfazimento
Quando todas as informações da lista estiverem consistentes, “Exportar como PDF” para anexar ao processo no SEI.
A lista gerada no formato PDF pelo Menu de Serviços é a única versão aceita no processo de desfazimento.
12 BIBLIOTECA
Acionar a Comissão da Unidade para avaliação
Biblioteca solicita à Comissão da Unidade a avaliação dos itens.
13 COMISSÃO
Avaliar os itens na biblioteca
Comissão da Unidade avalia os itens que constituirão a “Lista de desfazimento de livros” por causa.
14
Comissão aprova lista?
Sim: Passe para o item 17.
Não: Passe para o item 15.
15 SABi GUI
Adequar informações sobre o processo nos itens
Possíveis alterações da Comissão.
16 MENU SERVIÇOS
Gerar PDF da lista de desfazimento
“Exportar como PDF” a lista com os itens aprovados pela Comissão para anexar ao processo no SEI.
A lista gerada no formato PDF pelo Menu de Serviços é a única versão aceita no processo de desfazimento.
17 SEI
Incluir documentos
Biblioteca inclui:
- Portaria do Diretor da unidade acadêmica designando a comissão de análise do desfazimento, emitida no próprio SEI ou com assinatura digital do Diretor – retornar ao nº do processo e incluir novo documento: Gerar documento/ tipo de documento/ Portaria/ data/ formato nato-digital/ anexar arquivo/ escolher arquivo/ confirmar dados;
- Parecer da Comissão da Unidade, feito em despacho no próprio SEI – retornar nº do processo e incluir novo documento: gerar documento/ Despacho/ confirmar dados/ abre o despacho/ editar conteúdo (digitar parecer da comissão)/salvar/fechar/assinar documento (todos os membros da comissão); Se a causa for “ocioso”, incluir Parecer técnico de docente(s) da(s) área(s) específica(s) dos itens em desfazimento, caso não faça parte da Comissão da Unidade. Antes de assinar o despacho, enviar o texto para a revisão da Biblioteca Central pelo e-mail ddc@bc.ufrgs.br. Após a revisão da BC e realização de possíveis ajustes recomendados, todos os membros da Comissão devem assinar o despacho.
- Lista de desfazimento gerada no formato PDF pelo Menu de Serviços – gerar documento externo: registrar documento externo/ Tipo de documento; nato-digital/ data do documento/ tipo de documento: Relatório/ anexar arquivo/ capturar pdf no micro e anexar/ confirmar dados;
18 SEI
Elaborar requisição de desfazimento de livros
- incluir documento, gerando: Requisição de desfazimento de livros.
- Descrição: preencher com o assunto do processo. Ex: desfazimento de livros irrecuperáveis. Confirmar dados.
- Preencher (editar conteúdo, salvar e fechar) as lacunas com as respectivas informações:
- quantidade total de itens;
- valor total dos itens (compra + doação);
- informar a causa do desfazimento;
- preencher o quadro com as quantidades e valores para cada forma de aquisição, bem como seu total;
- bibliotecário-chefe e diretor da unidade assinam a requisição;
19 SEI
Conferir documentos
Biblioteca confere documentos.
20
Documentos estão completos?
Sim: Passe para o item 22.
Não: Passe para o item 21.
21 SABi GUI/SEI
Revisar inconsistências
Biblioteca revisa, corrige inconsistências no SABi e/ou no SEI e atualiza documentos corrigidos no processo.
22 SEI
Encaminhar processo para Biblioteca Central
Biblioteca encaminha processo para Biblioteca Central.
23 SEI
Enviar para ConCur
Biblioteca Central registra número do processo e quantidade de itens a serem baixados para informar em futuros relatórios institucionais e envia processo para ConCur.
24
ConCur autoriza baixa?
Sim: Passe para o próximo item.
Não: Passe para o item 21.
25 SABi GUI
Alterar status de item para “Baixa”
A baixa de livros só pode ocorrer mediante autorização do ConCur através do respectivo processo SEI.
A biblioteca deve então :
- alterar status do item para “96 – Baixa” na aba “2.Inf.geral”,
- marcar fisicamente os livros: recomenda-se que cada livro tenha suas indicações de propriedade da biblioteca anulados. Para isso, por um X no carimbo de identificação da biblioteca, como também no código de barras, anotando próximo a esse carimbo o número do processo de baixa realizado através do SEI.
26 BIBLIOTECA
Encaminhar itens para destinação final
Encaminhar itens para destinação final solicitando recibo de entrega a ser anexado ao processo no SEI:
- irrecuperável, antieconômico ou cópia xerox: eliminação por meio de doação para entidades como ATUT, Mensageiros da Caridade, ou congênere, conforme Decreto 12.785/2025, Art. 13:
IV – preferência para a doação a cooperativas ou outras formas de associação de catadores de materiais reutilizáveis e recicláveis, em relação a bens inservíveis classificados como antieconômicos ou irrecuperáveis. - ociosos: doação, conforme o Decreto nº 12.785/2025, Art 11:
- para uso em outra instituição:
A doação dos bens de que trata o art. 10 será permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, após avaliação de sua oportunidade e conveniência socioeconômica em relação à escolha de outra forma de alienação […]; - para eliminação (mesmo caso dos irrecuperável, antieconômico e cópia xerox), neste caso também deve-se acrescentar justificativa do Diretor da Unidade ao Processo no SEI e fazer a destinação em favor:
V – de cooperativas ou outras formas de associação de catadores de materiais reutilizáveis e recicláveis, desde que formalmente constituídas e cadastradas no Sinir;
- para uso em outra instituição:
27 SEI
Incluir recibo de doação
Concluídas as etapas anteriores, biblioteca deve acrescentar no processo:
- recibo de entrega de doação;
- despacho do Diretor da Unidade no caso de ociosos para eliminação.
28 MENU SERVIÇOS
Gerar PDF da Lista de desfazimento
No menu de serviços, gerar “Lista de desfazimento de livros” em formato PDF com status atualizado para “Baixa” e anexar ao processo.
29 SEI
Enviar processo para DCF
Bibliotecário-chefe inclui despacho para o DCF, informando que a baixa física foi executada e solicitando a baixa contábil.
Enviar o processo para avaliação do DCF.
30
DCF realiza baixa contábil?
Sim: Passe para o item 32.
Não: Passe para o próximo item.
31 SABi GUI
Revisar inconsistências
Revisar motivos pelos quais DCF não autoriza baixa e corrigir as inconsistências no SABi.
Passe para o item 28.
32 SEI
Biblioteca Central registra ciência e conclui processo
Dessa forma se encerra a baixa, sendo que a finalização do processo ocorrerá na Biblioteca Central após os respectivos registros necessários.
FIM
2 Reposição de livro por extravio ou dano #
O extravio ou dano de material bibliográfico causado por usuário durante a utilização do serviço de empréstimo domiciliar requer:
- reposição conforme previsto na Portaria nº 8.452, de 14 de novembro de 2014, que dispõe sobre o Regulamento de Circulação de Coleções no Sistema de Bibliotecas da UFRGS;
- baixa definitiva patrimonial e contábil do acervo, especificamente para livros permanentes, por processo administrativo de “Reposição de livro por extravio ou dano” no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da UFRGS.
O processo de “Reposição de livro por extravio ou dano” ocorre em duas etapas, cada qual com procedimentos e fluxograma específicos:
- circulação: da comunicação do extravio até a reposição por parte do usuário;
- processamento técnico/SEI: processamento dos itens reposto e novo e andamento do processo SEI de reposição.
As duas etapas devem ser feitas consecutivamente para completa regularização patrimonial da situação de extravio.
Todas as etapas do processo de “Reposição de livro por extravio ou dano” devem ser supervisionadas pelo bibliotecário-chefe, que é o responsável patrimonial dos livros extraviados.
Ao contrário do processo de desfazimento, o processo de reposição de extravio não exige avaliação de comissão especialmente designada para esse fim, tampouco parecer técnico.
O processo de reposição de extravio é exclusivo para reposição feita por usuários e não deve ser usado se a reposição for feita pela própria Universidade, suas unidades ou órgãos, mediante compra.
Importante: Não se deve criar um processo SEI de reposição de extravio para cada item extraviado. A biblioteca deve criar um único processo SEI para todos os itens nessa situação de um determinado período. Esse processo ficará aberto ao longo do ano, recebendo os casos de extravio que ocorrerem, e será encaminhado ao CONCUR após a finalização do ano.
Importante: Conforme orientação do Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF), após a baixa dos itens no SABi é necessário que as bibliotecas façam a emissão da lista de livros repostos e seu encaminhamento ao DCF via SEI rapidamente, no mesmo mês ou no máximo até o quinto (5º) dia útil do mês seguinte. Também é necessário que a biblioteca efetue a baixa no SABi de todos os itens que façam parte do processo SEI na mesma data.
Importante: A preferência sempre é pela reposição do item extraviado por item novo ou item usado equivalente/similar. O pagamento via GRU do item extraviado deve ser a última opção, após esgotadas todas as possibilidades de reposição.
No caso de item entregue com dano, a biblioteca deve avaliar o dano com vistas à reposição ou não, informando um prazo ao usuário. Após a avaliação, se definida a necessidade de reposição, a biblioteca deve orientar o usuário e realizar os procedimentos de reposição e baixa. O item danificado pode ser entregue ao usuário após a avaliação, desde que descaracterizado.
2.1 Etapa 1: circulação #
A partir do momento em que o usuário comunica à Biblioteca o extravio ou dano de item, os seguintes procedimentos devem ser realizados (Figura 3):
Figura 3 – Fluxograma de procedimentos de circulação de item extraviado
1 BIBLIOTECA
Receber a comunicação do extravio ou dano do item
Receber a comunicação do extravio ou dano do item por e-mail ou formulário, a critério da biblioteca.
2
A obra tem reserva?
Sim: passe para o item 3
Não: passe para o item 6
3
Há outros itens com status que permitem reserva?
Sim: passe para o item 4
Não: passe para o item 5
4 GUI CIRCULAÇÃO
Reservar o item extraviado utilizando o sobrepor
Reservar o item extraviado para o usuário da Biblioteca (SIGLA+BIB) utilizando o botão Sobrepor.
5 GUI CIRCULAÇÃO
Excluir reserva
Excluir a reserva para evitar que o usuário que reservou o item fique aguardando, pois o sistema enviará um e-mail de cancelamento.
6 GUI CATALOGAÇÃO
Alterar status de processamento do item extraviado para AR (aguardando reposição)
7 GUI CATALOGAÇÃO
Incluir nota com a data da devolução prevista na comunicação do extravio
Incluir nota de circulação com a data de devolução prevista no dia da troca de status para AR (data da comunicação do extravio). Ex.: Extravio do item comunicado pelo usuário em 30/08/2023 (data de devolução prevista em 06/09/2023)
8 BIBLIOTECA
Realizar a pesquisa de disponibilidade e valor do item
Fontes para pesquisa de valor:
- Sites de livrarias;
- Catálogos de editoras.
Para itens esgotados: Amazon; Estante Virtual.
9 BIBLIOTECA
Definir a forma de reposição do item
Opções de reposição preferenciais:
- Reposição pela mesma obra: se disponível no mercado.
- Reposição por outra obra: disponibilizar a lista de títulos para reposição.
Excepcionalmente:
- Reposição por pagamento de GRU.
10 BIBLIOTECA
Informar as condições de reposição ao usuário
Informar ao usuário a obra que será aceita para reposição, o valor e o prazo de reposição (60 dias a partir da data de devolução prevista no dia da troca de status para AR (data da comunicação do extravio) conforme o Regulamento de Circulação de Coleções).
O formato de comunicação deverá ser por e-mail para manter um registro da realização do procedimento, ficando a critério da biblioteca formas adicionais de comunicação.
11 BIBLIOTECA
Receber o usuário para sanar a pendência de item extraviado
12
O item comunicado como extraviado foi localizado?
Sim: passe para o item 13
Não: passe para o item 16
13 GUI CIRCULAÇÃO
Devolver o item
14
Há multa superior ao valor do item?
Sim: passe para o item 15
Não: ENCERRADOS OS PROCEDIMENTOS
15 GUI CIRCULAÇÃO
Ajustar o valor da multa conforme o mercado
Verificar se há multa superior ao valor do item. Caso sim, ajustar a multa conforme o valor de mercado.
16
O item trazido pelo usuário satisfaz o acordo de reposição da biblioteca?
Sim: passe para o item 18
Não: passe para o item 17
17 BIBLIOTECA
Reforçar a instrução sobre a necessidade de atender o acordo de reposição e possíveis sanções
18 GUI CIRCULAÇÃO
Retroceder a data do sistema para a data de comunicação do extravio
Retroceder a data de devolução do sistema para a data de comunicação do extravio (ver Troca de data do sistema).
Esse procedimento se aplica para garantir que será cobrada apenas a multa referente ao atraso antes da comunicação (a multa vai continuar correndo após a comunicação, pois o item não é devolvido, mas no momento da reposição, ao retrocedermos a data do sistema, o período entre a comunicação do extravio e a reposição efetiva será abonado).
19 GUI CIRCULAÇÃO
Devolver o item extraviado
20
Há multa superior ao valor do item, anterior à data de comunicação do extravio?
Sim: passe para o item 21
Não: passe para o item 22
21 GUI CIRCULAÇÃO
Ajustar o valor conforme o mercado
Verificar se há multa superior ao valor do item que seja anterior à data de comunicação do extravio. Caso sim, ajustar a multa conforme o valor de mercado.
22 GUI CIRCULAÇÃO
Retornar a data do sistema para a data corrente
Retornar a data de devolução do sistema para a data corrente utilizando o botão Desativar data.
23 GUI CIRCULAÇÃO
Criar débito de item extraviado
Criar débito de item extraviado com o valor de mercado do item extraviado (ver Criar débito).
Observação: o valor do débito de item extraviado e o valor do item reposto devem ser iguais.
24 GUI CIRCULAÇÃO
Pagar com reposição de livro
Pagar com reposição de livro no caixa do usuário o débito criado como Item extraviado/danificado.
25 GUI CIRCULAÇÃO
Anotar n. recibo, o código de barras do item extraviado, cartão do usuário
Identificar dados que serão utilizados para registrar o item no módulo de aquisição.
São necessárias as seguintes informações: o número do recibo do pagamento com reposição, o código de barras do item extraviado e o número do cartão do usuário.
26 BIBLIOTECA
Encaminhar para setor de processamento técnico
ENCERRADOS OS PROCEDIMENTOS DE CIRCULAÇÃO
2.2 Etapa 2: processamento técnico/SEI #
1
Há processo de reposição aberto na Biblioteca?
Verificar no SEI se há processo de reposição de livro aberto na Biblioteca.
Sim: Passe para o item 2.
Não: Passe para o item 3.
2 SEI
Copiar número de processo
Anotar o número de processo já existente.
Passe para o item 4.
3 SEI
Iniciar processo
Biblioteca inicia processo no SEI escolhendo o tipo de processo “Reposição de livro por extravio ou dano” e em seguida clica em “Salvar”.
Exemplo:
Passar para o item 2.
4 GUI CATALOGAÇÃO
Preencher informações no item extraviado
No item extraviado, a Biblioteca deve:
- alterar status do item para “99 – Reposto” na aba “2.Inf.geral”,
- alterar status de processamento de “AR – Aguardando reposição” para “vazio” na aba “2.Inf.geral”,
- preencher campo “Causa da baixa” com tipo de reposição (87, 88, 89 ou 90) na aba “3.Inf.geral”
- acrescentar nº do processo SEI (exemplo de formato 23078.xxxxxx/20xx-xx) no campo “Nota circ./N.Proc.” na aba “3.Inf.geral”. Desconsiderar conteúdo anterior do campo.
Destacando que os quatro campos devem estar corretamente preenchidos para evitar inconsistências.
5 GUI AQUISIÇÃO
Criar pedido do item novo
Seguir instruções de criação de pedido preenchendo informações do item extraviado no item novo.
Atenção para, no pedido do item, incluir número de recibo na nota do fornecedor conforme abaixo.
6 MENU SERVIÇOS
Gerar lista de inconsistência
Acessar o Menu de Serviços/Inconsistências/Lista de inconsistências nas informações de livros repostos e exportar como planilha para verificar problemas de preenchimento dos quatro campos identificados no item 4.
7 MENU SERVIÇOS
Está consistente?
Sim: Passe para o item 8.
Não: Passe para o item 9.
8 MENU SERVIÇOS
Gerar lista de livros repostos
Acessar o Menu de Serviços/Itens/Lista de livros repostos, informar o nº do processo (formato 23078.xxxxxx/20xx-xx), selecionar a etapa CONCUR e exportar como planilha.
Passe para o item 10.
9 GUI CATALOGAÇÃO
Corrigir informações
Editar informações citadas no item 4.
Passe para o item 6.
10 BIBLIOTECA
Conferir a lista de livros repostos
Conferir os dados de cada item na lista. Qualquer ajuste necessário deve ser feito apenas no SABi GUI.
11
Está consistente?
Sim: Passe para o item 12.
Não: Passe para o item 13.
12 MENU SERVIÇOS
Gerar PDF da lista de livros repostos
Passe para o item 14.
13 GUI CATALOGAÇÃO
Corrigir informações
Verificar se valor dos itens novos foi informado corretamente.
14 SEI
Incluir documentos
- “Requisição de livro reposto por extravio ou dano” – incluir documento e preencher dados;
- “Lista de livros repostos” gerada no formato PDF pelo Menu de Serviços (passo 12) – incluir documento externo: registrar documento externo/ Tipo de documento; nato-digital/ data do documento/ tipo de documento: Relatório/ anexar arquivo/ capturar pdf no micro e anexar/ confirmar dados;
15 SEI
Conferir documentos
Conferir se foram incluídos todos os documentos necessários e se estão com informações corretas.
16
Documentos estão completos?
Sim: Passe para o item 17.
Não: Passe para o item 14.
17 SEI
Encaminhar processo para o ConCur
18
ConCur autoriza baixa?
Sim: Passe para o próximo item.
Não: Passe para o item 20.
19 GUI CATALOGAÇÃO
Alterar status de item extraviado para “Baixa”
A baixa de livros só pode ocorrer após autorização do CONCUR no respectivo processo SEI.
A biblioteca deve então alterar status do item para “96 – Baixa” na aba “2.Inf.geral”. Caso haja mais do que um item, a biblioteca deve alterar o status de todos os itens na mesma data.
Passe para o item 21.
20 GUI/SEI
Revisar inconsistências
Revisar motivos pelos quais o ConCur não autoriza baixa e corrigir as inconsistências no SABi ou no SEI.
Passe para o item 17.
21 MENU SERVIÇOS
Gerar PDF da lista de livros repostos
No Menu de Serviços, gerar “Lista de livros repostos” em formato PDF com etapa DCF selecionada e campo Data da baixa preenchido.
22 SEI
Enviar processo para DCF
Bibliotecário-chefe inclui despacho para o DCF, informando que a baixa física foi executada e solicitando a baixa contábil.
O despacho deve mencionar que os itens novos com data de entrada (data de registro na base) a partir de 01/01/2026 foram encaminhados anteriormente pela Biblioteca Central à DICONT para registro de entrada.
Se entre os itens novos houver item que foi registrado na base antes de 01/01/2026, o despacho deve identificar esse item e solicitar que seja feito o seu registro contábil.
Enviar o processo para avaliação do DCF.
23
DCF realiza baixa contábil?
Sim: Passe para o item 24.
Não: Passe para o item 25.
24 SEI
BC/DDC registra ciência e envia para a biblioteca
Passe para o item 26.
25 SABi GUI
Revisar inconsistências
Revisar motivos pelos quais o DCF não autoriza baixa e corrigir as inconsistências no SABi.
Passe para o item 21.
26 SEI
Biblioteca conclui processo
Dessa forma se encerra a baixa.
FIM
3 Desaparecimento #
Em construção.
4 Descarte de periódicos #
A retirada definitiva de fascículos específicos ou da coleção completa de um título de periódico do acervo bibliográfico é denominada descarte. Por não serem classificados como bens permanentes, os periódicos não precisam da elaboração de processo administrativo para sua retirada da coleção. Ou seja, periódicos não passam por processo de desfazimento. Entretanto, a ausência de processo administrativo para o descarte não exime a observância de algumas rotinas importantes pelo Sistema de Bibliotecas da UFRGS.
Importante: Para realização de avaliação do acervo a ser descartado é fortemente recomendado que a biblioteca trabalhe com comissão consultiva, que inclua pelo menos um docente da respectiva unidade com amplo conhecimento da área temática coberta pelo acervo. Na ausência de comissão consultiva formalmente instalada, recomenda-se a consulta informal a docentes com amplo conhecimento temático.
As eliminações podem ser parciais, quando a biblioteca descarta alguns fascículos, mas mantém o título; e totais, quando a biblioteca descarta todos os fascículos e não mais contabiliza o título na sua coleção. Podem ocorrer das seguintes formas:
- alguns ou todos os fascículos de um título transferidos para outras bibliotecas do SBUFRGS;
- alguns ou todos os fascículos de um título doados para outras instituições educacionais ou de pesquisa, permanecendo como material informacional de consulta;
- alguns ou todos os fascículos de um título doados para outras instituições para eliminação definitiva.
Essas alternativas podem ocorrer concomitantemente. Exemplo: o SBUFRGS pode se interessar por alguns fascículos do título, outros fascículos do mesmo título serem enviados para instituições educacionais ou de pesquisa, e, finalmente, restarem ainda fascículos daquele mesmo título, cujo destino é a eliminação definitiva.
Para a tomada de decisão no descarte de periódicos é recomendado a realização de avaliação e aplicação dos critérios elencados a seguir, conforme o contexto de cada biblioteca e do acervo a ser descartado:
- número de consultas feitas na Biblioteca;
- qualidade da publicação;
- investimento financeiro realizado pela Universidade ao longo dos anos para a formação da coleção (descarte de coleções que foram resultado de investimentos altos por parte da Universidade não é recomendado);
- completeza da coleção (se há falhas ou se a coleção é muito pequena);
- pertinência do assunto (periférico ou multidisciplinar);
- manutenção de títulos que se interligam (continuação, substituição…);
- manutenção de publicações de outros cursos da área de interesse da biblioteca de universidades brasileiras e estrangeiras;
- manter publicações editadas na América do Sul ou Central;
- temas da atualidade;
- considerar a instituição publicadora;
- estado físico, coleções deterioradas, sem condições de conservação, recuperação onerosa;
- ocorrência do título em catálogos coletivos, bases de dados referenciais;
- número total de títulos que formam a coleção de determinada área;
- edições em vários idiomas;
- existência no acervo de outra biblioteca do SBUFRGS, RS ou Brasil;
- títulos de periódicos raros ou preciosos.
Importante: O descarte com base na disponibilidade do título no Portal de Periódicos da CAPES deve ser feito com extremo cuidado. Apenas após haver certeza inequívoca de que o acesso fornecido pelo Portal é perpétuo, e não mediante assinatura, é que se deve tomar a decisão. Na dúvida ou na impossibilidade de confirmação dessa informação, não deve ser feito descarte com base nesse critério.
A eliminação parcial ou total de um título pode ser feita para itens com ou sem código de barras.
É necessário:
- manter o registro da destinação de cada item, como forma de controlar a coleção bibliográfica;
- manter a informação do número do código de barras no registro original do SABi, sem reaproveitamento;
- jamais excluir registros bibliográficos no SABi por motivo de descarte, mesmo que toda a coleção de um título tenha sido descartada e que os periódicos não sejam classificados como permanentes.
Importante: Nenhum item descartado pela biblioteca pode ser vendido ou doado a particulares.
Os procedimentos para o descarte de periódicos estão especificados abaixo.
1 SABi GUI
Pesquisar registro bibliográfico do periódico
2 SABi GUI
Identificar e organizar os itens
Identificar e organizar os itens a partir do Pesquisar palavras do módulo de Catalogação.
3 SABi GUI
Excluir campo IBI ou 901 dos fascículos a descartar
Atualizar o registro do título no módulo de Catalogação, retirando o(s) fascículo(s) do campo IBI ou 901 referentes à coleção da sua biblioteca.
OBSERVAÇÃO: atentar para fazer a baixa apenas do que está sendo descartado, mantendo íntegro o status dos itens que permanecem.
4 BIBLIOTECA
Comunicar CCN para atualização
OBSERVAÇÃO: procedimento interrompido temporariamente.
5
Tem PI?
Um ou mais fascículos possuem analíticas de PI?
Sim: Passe para o próximo item.
Não: Passe para o item 9.
6
Está disponível em formato eletrônico nato digital?
A biblioteca possui ou pode obter o arquivo nato digital?
Sim: Passe para o próximo item.
Não: Passe para o item 9.
7 SABi GUI
Atualizar registro
Atualizar o registro bibliográfico para caracterizá-lo como documento eletrônico (008/23=”s”, 245|h=”recurso eletrônico”).
8 CHASQUEBOX / RT
Encaminhar para Lume ou acesso restrito da BC
Encaminhar arquivo digital com PI conforme o Quadro 1 – Situação dos documentos eletrônicos para armazenamento e o Fluxograma de armazenamento.
9
Há fascículo a ser mantido localmente?
Sim: Passe para o próximo item.
Não: Passe para o item 12.
10 SABi GUI
Alterar localização
Alterar dados de localização do fascículo para transformá-lo em folheto.
11 BIBLIOTECA
Guardar o documento
Guardar o documento na coleção de folhetos.
12
Alguma biblioteca do SBUFRGS tem interesse em receber?
Sim: Passe para o próximo item.
Não: Passe para o item 15.
13 SABi GUI
Alterar status de processamento para TI
Trocar status de processamento do item para TI e acrescentar nota de transferência na aba 3. Inf. Geral, campo Aqui. Retros./Desfaz.
Exemplo de nota: Transferência da BC para ENG em 07/12/2011.
14 BIBLIOTECA
Encaminhar para a biblioteca recebedora
Mediante acerto entre as bibliotecas, sem processo SEI.
15 SABi GUI
Alterar status de item para Baixa
Trocar status do fascículo/item para Baixa.
Na aba 2. Inf. Geral, campo Status do Item, indicar o status 96. Manter a informação do número do código de barras, sem reaproveitá-lo.
16 BIBLIOTECA
Descaracterizar a propriedade
Remover etiquetas de propriedade (se houver) e do código de barras. Riscar carimbos que designam a biblioteca.
17 BIBLIOTECA
Encaminhar para destinação final
Eliminar por meio de doação para entidades como ATUT, Mensageiros da Caridade ou congênere.
FIM
5 Descarte de documentos monográficos não permanentes #
Para a tomada de decisão no descarte de documentos monográficos não permanentes – fitas de vídeo VHS, DVDs, TCCs, dissertações, teses, folhetos (analíticas de periódicos, etc.) -, é recomendada a realização de avaliação e aplicação dos critérios listados na seção 2 Descarte de periódicos, no que couber, conforme o contexto de cada biblioteca e sua política de desenvolvimento de coleção.
É recomendado:
- considerar a possível relevância histórica do material em relação à biblioteca ou à sua unidade;
- consultar docente com amplo conhecimento temático na área, informalmente ou via comissão consultiva da biblioteca;
- seguir a rotina de descarte de periódicos, com exceção dos procedimentos que não forem aplicáveis ao tipo de documento em questão.
O registro bibliográfico do documento monográfico não permanente descartado não deve ser excluído da base.
Importante: No caso de documentos que necessitam de equipamento específico para acesso/leitura – CDs, CD-ROMs, DVDs, fitas de vídeo VHS, microfilme, etc. -, a ausência do equipamento na biblioteca não deve ser usado como motivo de descarte.
No caso de trabalhos acadêmicos (TCCs, dissertações e teses) e folhetos que contenham produção intelectual e que estejam armazenados em um servidor de arquivos da UFRGS (acesso restrito ou Lume), os itens físicos podem ser descartados conforme a política de desenvolvimento de coleções da biblioteca setorial e os procedimentos de baixa. O mesmo se aplica a exemplares duplicados.
Para descarte de trabalhos acadêmicos defendidos em outras instituições, é necessário observar se há vinculação de autor ou orientador à Universidade, por motivo de preservação da produção intelectual.
No caso de materiais adicionais de livros (CDs, DVDs, etc.), não incluir número de processo ou causa desfazimento.