A identificação da baixa dos livros permanentes somente pode ocorrer com autorização do Conselho de Curadores da UFRGS (ConCur) registrada em processo administrativo.
Os livros que possuem registro no SABi, bem como os que constam no antigo catálogo de registro e/ou topográfico e não incluídos no SABi, mas foram computados em levantamentos anteriores, devem compor um processo administrativo para realização da baixa do item no acervo.
O tipo de processo é definido de acordo com a situação do item no acervo identificado:
- desfazimento – item disponível com características específicas que decidiu-se por sua retirada do acervo em um processo de avaliação;
- extravio, roubo ou desaparecimento – item indisponível para o qual se solicitará providências institucionais em processo administrativo (políticas e procedimentos em fase de redação).
Somente após a autorização da retirada definitiva do item do acervo pode-se fazer o registro da baixa no SABi.
1 Desfazimento #
A retirada definitiva de livros permanentes do acervo bibliográfico é denominada Desfazimento, que é regido pelo Decreto nº 9.373, de 11 de maio de 2018 em qualquer instituição pública federal. O desfazimento é feito por processo administrativo no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da UFRGS.
São causas passíveis de desfazimento livros permanentes com as seguintes características previstas na legislação:
- antieconômico: item com manutenção onerosa ou em condições precárias em virtude de desgaste prematuro (manchado por alimentos, sujo, rasgado) ou de obsoletismo (conteúdo desatualizado ou que a biblioteca possua edição mais recente);
- irrecuperável: item que não pode ser utilizado por perda parcial do conteúdo (ex. falta de folhas) ou em razão de ser o seu custo de recuperação ou reencadernação mais de 50% do seu valor de mercado ou de a análise do seu custo e benefício demonstrar ser injustificável a sua recuperação;
- ocioso: item em perfeitas condições de uso, mas não é aproveitado porque possui exemplar(es) em duplicata. Deve permanecer ao menos um exemplar na biblioteca;
- cópia xerox: item fotocopiado, considerando que sua permanência na coleção de livros não é permitida segundo a legislação brasileira sobre direitos do autor (Lei nº 9.610/98), independentemente da causa ou finalidade.
Os processos devem ser organizados pela causa do desfazimento seguindo a mesma estrutura. Se a biblioteca possuir duas ou mais causas, deverá apresentar dois ou mais processos separadamente.
Todas as etapas do processo devem ser supervisionados pelo bibliotecário-chefe, que é o responsável patrimonial dos livros.
A determinação da causa do desfazimento exige a avaliação de uma comissão especialmente designada para esse fim pelo Diretor da unidade acadêmica, sendo composta por bibliotecários e/ou professores da respectiva unidade (Decreto 9.373/2018, Art.10). Cabe a esta Comissão elaborar parecer fundamentado sobre a causa do desfazimento dos itens listados a partir de informações registradas no SABi. As duas informações básicas que compõe o processo administrativo são o parecer da Comissão e a lista de itens correspondente.
Para processos de desfazimento de itens ociosos é necessário acrescentar parecer técnico de professor(es) da(s) área(s) envolvida(s). Se esse(s) professor(es) já faz(em) parte da Comissão designada pelo Diretor para avaliar e identificar as causas do desfazimento, basta acrescentar no mesmo parecer a justificativa técnica da área específica para a eliminação dos itens ociosos. Caso a Comissão seja apenas de bibliotecários e mesmo que inclua professores de outras áreas especializadas diferentes das que pertencem os livros relacionados, então devem constar dois pareceres: o que determina a causa do desfazimento e o que atesta a ociosidade dos livros, sempre fundamentados na legislação vigente.
A causa apontada determina a sua destinação:
- eliminação definitiva: irrecuperável, antieconômico e cópia xerox;
- manutenção de seu uso em outra instituição: ocioso.
Os procedimentos para o desfazimento de livros se aplicam apenas a itens da “Coleção SBU=LIVRO” e estão especificados abaixo (Figura 1).
1 BIBLIOTECA
Identificar e organizar os itens
Identificação preliminar dos itens passíveis de desfazimento, retirando-os do acervo e organizando-os de acordo com a causa: Irrecuperável, Antieconômico, Ocioso e Cópia xerox.
A organização deve ser feita em área distinta da coleção ativa e de modo que permita sua fácil identificação e conferência pela Comissão da Unidade e ocasionalmente pelo ConCur. Exemplo: em caixas de papelão com identificação dos itens ali contidos ou em espaço físico ordenados de forma a recuperá-los rapidamente.
Esta organização deverá se manter até a destinação final item 26.
2 SEI
Iniciar processo
Biblioteca inicia processo no SEI escolhendo o tipo de processo “Desfazimento livros”.
Preenche campos, “Salvar” e anotar o número de processo gerado.
Exemplo:
3 SABi GUI
Preencher informações sobre o processo nos itens
Em cada item selecionado pela Comissão para desfazimento, a Biblioteca deve:
- alterar status do item para “93 – Em desfazimento” na aba “2.Inf.geral”,
- acrescentar nº processo SEI (exemplo de formato 23078.xxxxxx/20xx-xx) no campo “Nota circ./N.Proc.” na aba “3.Inf.geral”
- preencher campo “Causa desfazimento” com causa definida no processo (81, 82, 83 ou 84)
Destacando que os três campos devem estar corretamente preenchidos para evitar inconsistências.
4 MENU SERVIÇOS
Gerar lista de inconsistência
Acessar o Menu de Serviços/Inconsistências/Lista de inconsistências do processo de desfazimento de livros e exportar como planilha para verificar problemas de preenchimento dos três campos identificados no item 3.
5
Está consistente?
Sim: Passe para o item 7.
Não: Passe para o item 6
6 SABi GUI
Corrigir informações sobre o processo
Editar informações citadas no item 3.
7 MENU SERVIÇOS
Gerar planilha da lista de desfazimento
Acessar o Menu de Serviços/Itens/Lista de desfazimento de livros, informar o nº do processo (formato 23078.xxxxxx/20xx-xx) e exportar como planilha.
8 BIBLIOTECA
Conferir planilha da lista de desfazimento
Conferir os dados de cada item na lista. Qualquer ajuste necessário (forma de aquisição, preço ou data de registro) deve ser feito apenas no SABi GUI. observando que:
- Itens com “Data de registro” menor ou igual a 1994: o valor apresentado na lista será de R$ 0,01 (um centavo de Real), independente de sua forma de aquisição e do seu ano de publicação. A atribuição de R$ 0,01 por item foi feita pelo Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) da UFRGS para atender a legislação vigente na conversão das moedas antigas (Ex.: Cruzado–Cz$; Cruzado Novo-NCz$; Cruzeiro-Cr$ ; Cruzeiro Real-CR$) para Real.
- Demais itens: o valor apresentado na lista será igual ao valor que consta no campo “Preço em R$” na aba “3.Inf.geral”. Alguns itens podem apresentar problemas de preenchimento: ausência de valor, valor igual a 0.00 ou erro de digitação (ausência de pontuação indicativa dos centavos, uso da vírgula ao invés do ponto, etc.).
9
Está consistente?
Sim: Passe para o item 11.
Não: Passe para o item 10
10 SABi GUI
Corrigir informações de aquisição
Para aquisição retrospectiva:
- Verificar informações contidas nos campos “Preço em R$” e “Aqui. retros./Desfaz.” da aba “3.Inf.geral” nas informações do item.
Para aquisição pelo módulo de Aquisição:
- Verificar informações do campo “Tipo de aquisição” na aba “2.Inf.pedido”
- “Preço unitário” na aba “4.Quantidade e preço”
11 MENU SERVIÇOS
Gerar PDF da lista de desfazimento
Quando todas as informações da lista estiverem consistentes, “Exportar como PDF” para anexar ao processo no SEI.
A lista gerada no formato PDF pelo Menu de Serviços é a única versão aceita no processo de desfazimento.
12 BIBLIOTECA
Acionar a Comissão da Unidade para avaliação
Biblioteca solicita à Comissão da Unidade a avaliação dos itens.
13 COMISSÃO
Avaliar os itens na biblioteca Comissão da Unidade avalia os itens que constituirão a “Lista de desfazimento de livros” por causa.
14
Comissão aprova lista?
Sim: Passe para o item 17.
Não: Passe para o item 15
15 SABi GUI
Adequar informações sobre o processo nos itens
Possíveis alterações da Comissão.
16 MENU SERVIÇOS
Gerar PDF da lista de desfazimento
“Exportar como PDF” a lista com os itens aprovados pela Comissão para anexar ao processo no SEI.
A lista gerada no formato PDF pelo Menu de Serviços é a única versão aceita no processo de desfazimento.
17 SEI
Incluir documentos
Biblioteca inclui:
- Portaria do Diretor da unidade acadêmica designando a comissão de análise do desfazimento, emitida no próprio SEI ou com assinatura digital do Diretor – retornar ao nº do processo e incluir novo documento: Gerar documento/ tipo de documento/ Portaria/ data/ formato nato-digital/ anexar arquivo/ escolher arquivo/ confirmar dados;
- Parecer da Comissão da Unidade, feito em despacho no próprio SEI – retornar nº do processo e incluir novo documento: gerar documento/ Despacho/ confirmar dados/ abre o despacho/ editar conteúdo (digitar parecer da comissão)/salvar/fechar/assinar documento (todos os membros da comissão); Se a causa for “ocioso”, incluir Parecer técnico de docente(s) da(s) área(s) específica(s) dos itens em desfazimento, caso não faça parte da Comissão da Unidade.
- Lista de desfazimento gerada no formato PDF pelo Menu de Serviços – gerar documento externo: registrar documento externo/ Tipo de documento; nato-digital/ data do documento/ tipo de documento: Relatório/ anexar arquivo/ capturar pdf no micro e anexar/ confirmar dados;
18 SEI
Elaborar requisição de desfazimento de livros
- incluir documento, gerando: Requisição de desfazimento de livros.
- Descrição: preencher com o assunto do processo. Ex: desfazimento de livros irrecuperáveis. Confirmar dados.
- Preencher (editar conteúdo, salvar e fechar) as lacunas com as respectivas informações:
- quantidade total de itens;
- valor total dos itens (compra + doação);
- informar a causa do desfazimento;
- preencher o quadro com as quantidades e valores para cada forma de aquisição, bem como seu total;
- bibliotecário-chefe e diretor da unidade assinam a requisição;
19 SEI
Conferir documentos
Biblioteca confere documentos.
20
Documentos estão completos?
Sim: Passe para o item 22.
Não: Passe para o item 21
21 SABi GUI/SEI
Revisar inconsistências
Biblioteca revisa, corrige inconsistências no SABi e/ou no SEI e atualiza documentos corrigidos no processo.
22 SEI
Encaminhar processo para Biblioteca Central
Biblioteca encaminha processo para Biblioteca Central.
23 SEI
Enviar para ConCur
Biblioteca Central envia processo para ConCur.
24
ConCur autoriza baixa?
Sim: Passe para o próximo item
Não: Passe para o item 21
25 SABi GUI
Alterar status de item para “Baixa”
A baixa de livros só pode ocorrer mediante autorização do ConCur através do respectivo processo SEI.
A biblioteca deve então :
- alterar status do item para “96 – Baixa” na aba “2.Inf.geral”,
- marcar fisicamente os livros: recomenda-se que cada livro tenha suas indicações de propriedade da biblioteca anulados. Para isso, apor um X no carimbo de identificação da biblioteca, como também no código de barras, anotando próximo a esse carimbo o número do processo de baixa realizado através do SEI.
26 BIBLIOTECA
Encaminhar itens para destinação final
Encaminhar itens para destinação final solicitando recibo de entrega a ser anexado ao processo no SEI:
- irrecuperável, antieconômico ou cópia xerox: eliminação por meio de doação para entidades como ATUT, Mensageiros da Caridade, ou congênere, conforme Decreto 9.373/2018, Art. 8º:
A doação prevista no art. 17, caput, inciso II, alínea “a”, da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, após avaliação de sua oportunidade e conveniência socioeconômica, relativamente à escolha de outra forma de alienação, poderá ser feita em favor: ( . . .) II – dos estados, do Distrito Federal e dos Municípios e de suas autarquias e fundações públicas e de Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público, quando se tratar de bem antieconômico; e III – de Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público e de associações ou cooperativas que atendam aos requisitos do Decreto nº 5.940, de 25 de outubro de 2006, quando se tratar de bem irrecuperável. - ociosos: doação, conforme o Decreto nº 9.373/2018, Art 8º:
- para uso em outra instituição:
A doação prevista ( . . . ) permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, após avaliação de sua oportunidade e conveniência socioeconômica, relativamente à escolha de outra forma de alienação, poderá ser feita em favor de: I – das autarquias e fundações públicas federais e dos estados , do Distrito Federal e dos Municípios e de suas autarquias e fundações públicas, quando se trata de bem ocioso ou recuperável; - para eliminação (mesmo caso dos irrecuperável, antieconômico e cópia xerox), neste caso também deve-se acrescentar justificativa do Diretor da Unidade ao Processo no SEI:
Parágrafo único. Excepcionalmente, mediante ato motivado da autoridade máxima do órgão ou entidade, vedada a delegação, os bens ociosos e recuperáveis poderão ser doados a Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público.
- para uso em outra instituição:
27 SEI
Incluir recibo de doação
Concluídas as etapas anteriores, biblioteca deve acrescentar no processo:
- recibo de entrega de doação;
- despacho do Diretor da Unidade no caso de ociosos para eliminação.
28 MENU SERVIÇOS
Gerar PDF da Lista de desfazimento
No menu de serviços, gerar “Lista de desfazimento de livros” em formato PDF com status atualizado para “Baixa” e anexar ao processo.
29 SEI
Enviar processo para DCF
Bibliotecário-chefe inclui despacho para o DCF, informando que a baixa física foi executada e solicitando a baixa contábil.
Enviar o processo para avaliação do DCF.
30
DCF realiza baixa contábil?
Sim: Passe para o item 32
Não: Passe para o próximo item
31 SABi GUI
Revisar inconsistências
Revisar motivos pelos quais DCF não autoriza baixa e corrigir as inconsistências no SABi.
Passe para o item 28
32 SEI
Biblioteca Central registra ciência e conclui processo
Dessa forma se encerra a baixa, sendo que a finalização do processo ocorrerá na Biblioteca Central após os respectivos registros necessários.
FIM
2 Extravio, roubo ou desaparecimento #
Em fase de redação.