Baixa

Redação anterior:

Nova redação (texto alterado ou novo em azul):

1 Desfazimento

A retirada definitiva de livros permanentes do acervo bibliográfico é denominada Desfazimento, que é regido pelo Decreto nº 9.373, de 11 de maio de 2018 em qualquer instituição pública federal. O desfazimento é feito por processo administrativo no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da UFRGS.

São causas passíveis de desfazimento livros permanentes com as seguintes características previstas na legislação:

1. antieconômico: item com manutenção onerosa ou em condições precárias em virtude de desgaste prematuro (manchado por alimentos, sujo, rasgado) ou de obsoletismo (conteúdo desatualizado ou que a biblioteca possua edição mais recente);
2. irrecuperável: item que não pode ser utilizado por perda parcial do conteúdo (ex. falta de folhas) ou em razão de ser o seu custo de recuperação ou reencadernação mais de 50% do seu valor de mercado ou de a análise do seu custo e benefício demonstrar ser injustificável a sua recuperação;
3. ocioso: item em perfeitas condições de uso, mas não é aproveitado porque possui exemplar(es) em duplicata. Deve permanecer ao menos um exemplar na biblioteca;
4. cópia xerox: item fotocopiado, considerando que sua permanência na coleção de livros não é permitida segundo a legislação brasileira sobre direitos do autor (Lei nº 9.610/98), independentemente da causa ou finalidade.

[…]

A determinação da causa do desfazimento exige a avaliação de uma comissão especialmente designada para esse fim pelo Diretor da unidade acadêmica, sendo composta por bibliotecários e/ou professores da respectiva unidade (Decreto 9.373/2018, Art.10). Cabe a esta Comissão elaborar parecer fundamentado sobre a causa do desfazimento dos itens listados a partir de informações registradas no SABi. As duas informações básicas que compõe o processo administrativo são o parecer da Comissão e a lista de itens correspondente.

[…]

1 Desfazimento

A retirada definitiva de livros permanentes do acervo bibliográfico é denominada Desfazimento e é regida pelo Decreto nº 12.785, de 19 de dezembro de 2025, que dispõe sobre a circularidade de bens móveis no âmbito da administração pública federal autárquica, incluindo as instituições federais de ensino. O desfazimento é feito por meio de processo administrativo no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da UFRGS.

As classificações de bens móveis previstas na legislação são utilizadas como causas de desfazimento de livros permanente, sendo elas:

1. antieconômico: livro com manutenção onerosa ou em condições precárias em virtude de desgaste prematuro (manchado por alimentos, sujo, rasgado) ou de obsoletismo (conteúdo desatualizado ou que a biblioteca possua edição mais recente);
2. irrecuperável: livro que não pode ser utilizado por perda parcial do conteúdo (ex. falta de folhas) ou quando o custo de sua recuperação ou reencadernação for superior a 50% do seu valor de mercado ou, ainda, quando a análise de custo e benefício demonstrar ser injustificável a sua recuperação;
3. ocioso: livro em perfeitas condições de uso, mas não é aproveitado porque possui exemplar(es) em duplicata. Deve permanecer ao menos um exemplar na biblioteca;
4. cópia xerox: livro fotocopiado, cuja permanência na coleção não é permitida pela legislação brasileira sobre direitos autorais (Lei nº 9.610/98), independentemente da causa ou finalidade.

[…]

A determinação da causa do desfazimento exige a avaliação de uma comissão especialmente designada para esse fim pelo Diretor da unidade acadêmica, sendo composta por bibliotecários e/ou professores da respectiva unidade (Decreto 12.785/2025, Art. 19). Cabe a essa Comissão elaborar parecer fundamentado sobre a causa do desfazimento dos itens listados a partir de informações registradas no SABi. As duas informações básicas que compõe o processo administrativo são o parecer da Comissão e a lista de itens correspondente.

[…]

26 BIBLIOTECA

Encaminhar itens para destinação final

Encaminhar itens para destinação final solicitando recibo de entrega a ser anexado ao processo no SEI:

• irrecuperável, antieconômico ou cópia xerox: eliminação por meio de doação para entidades como ATUT, Mensageiros da Caridade, ou congênere, conforme Decreto 9.373/2018, Art. 8º:
  A doação prevista no art. 17, caput, inciso II, alínea “a”, da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, após avaliação de sua oportunidade e conveniência socioeconômica, relativamente à escolha de outra forma de alienação, poderá ser feita em favor: ( . . .) II – dos estados, do Distrito Federal e dos Municípios e de suas autarquias e fundações públicas e de Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público, quando se tratar de bem antieconômico; e III – de Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público e de associações ou cooperativas que atendam aos requisitos do Decreto nº 5.940, de 25 de outubro de 2006, quando se tratar de bem irrecuperável.
• ociosos: doação, conforme o Decreto nº 9.373/2018, Art 8º:
  • para uso em outra instituição:
    A doação prevista ( . . . ) permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, após avaliação de sua oportunidade e conveniência socioeconômica, relativamente à escolha de outra forma de alienação, poderá ser feita em favor de:  I – das autarquias e fundações públicas federais e dos estados, do Distrito Federal e dos Municípios e de suas autarquias e fundações públicas, quando se trata de bem ocioso ou recuperável;
  • para eliminação (mesmo caso dos irrecuperável, antieconômico e cópia xerox), neste caso também deve-se acrescentar justificativa do Diretor da Unidade ao Processo no SEI:
    Parágrafo único. Excepcionalmente, mediante ato motivado da autoridade máxima do órgão ou entidade, vedada a delegação, os bens ociosos e recuperáveis poderão ser doados a Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público.

26 BIBLIOTECA

Encaminhar itens para destinação final

Encaminhar itens para destinação final solicitando recibo de entrega a ser anexado ao processo no SEI:

• irrecuperável, antieconômico ou cópia xerox: eliminação por meio de doação para entidades como ATUT, Mensageiros da Caridade, ou congênere, conforme Decreto 12.785/2025, Art. 13:
  IV – preferência para a doação a cooperativas ou outras formas de associação de catadores de materiais reutilizáveis e recicláveis, em relação a bens inservíveis classificados como antieconômicos ou irrecuperáveis.
• ociosos: doação, conforme o Decreto nº 12.785/2025, Art 11:
  • para uso em outra instituição:
    A doação dos bens de que trata o art. 10 será permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, após avaliação de sua oportunidade e conveniência socioeconômica em relação à escolha de outra forma de alienação […]
  • para eliminação (mesmo caso dos irrecuperável, antieconômico e cópia xerox), neste caso também deve-se acrescentar justificativa do Diretor da Unidade ao Processo no SEI e fazer a destinação em favor:
    V – de cooperativas ou outras formas de associação de catadores de materiais reutilizáveis e recicláveis, desde que formalmente constituídas e cadastradas no Sinir;

Redação anterior:

Nova redação

4 Descarte de periódicos

[…]

17 BIBLIOTECA

Encaminhar para destinação final

Eliminar por meio de doação para entidades como ATUT, Mensageiros da Caridade ou congênere, conforme Decreto 9.373/2018, Art. 8º:

A doação prevista no art. 17, caput, inciso II, alínea “a”, da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, após avaliação de sua oportunidade e conveniência socioeconômica, relativamente à escolha de outra forma de alienação, poderá ser feita em favor: ( . . .) II – dos estados, do Distrito Federal e dos Municípios e de suas autarquias e fundações públicas e de Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público, quando se tratar de bem antieconômico; e III – de Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público e de associações ou cooperativas que atendam aos requisitos do Decreto nº 5.940, de 25 de outubro de 2006, quando se tratar de bem irrecuperável.

4 Descarte de periódicos

[…]

17 BIBLIOTECA

Encaminhar para destinação final

Eliminar por meio de doação para entidades como ATUT, Mensageiros da Caridade ou congênere.

Redação anterior:

Nova redação (texto novo em azul):

Importante: A preferência sempre é pela reposição do item extraviado por item novo ou item usado equivalente/similar. O pagamento via GRU do item extraviado deve ser a última opção, após esgotadas todas as possibilidades de reposição.

Importante: A preferência sempre é pela reposição do item extraviado por item novo ou item usado equivalente/similar. O pagamento via GRU do item extraviado deve ser a última opção, após esgotadas todas as possibilidades de reposição.

No caso de item entregue com dano, a biblioteca deve avaliar o dano com vistas à reposição ou não, informando um prazo ao usuário. Após a avaliação, se definida a necessidade de reposição, a biblioteca deve orientar o usuário e realizar os procedimentos de reposição e baixa. O item danificado pode ser entregue ao usuário após a avaliação, desde que descaracterizado.

Redação anterior:

Nova redação (texto novo em azul):

1 Desfazimento

[…]

Para processos de desfazimento de itens ociosos é necessário acrescentar parecer técnico de professor(es) da(s) área(s) envolvida(s). Se esse(s) professor(es) já faz(em) parte da Comissão designada pelo Diretor para avaliar e identificar as causas do desfazimento, basta acrescentar no mesmo parecer a justificativa técnica da área específica para a eliminação dos itens ociosos. Caso a Comissão seja apenas de bibliotecários e mesmo que inclua professores de outras áreas especializadas diferentes das que pertencem os livros relacionados, então devem constar dois pareceres: o que determina a causa do desfazimento e o que atesta a ociosidade dos livros, sempre fundamentados na legislação vigente.

A causa apontada determina a sua destinação:

[…]

1 Desfazimento

[…]

Para processos de desfazimento de itens ociosos é necessário acrescentar parecer técnico de professor(es) da(s) área(s) envolvida(s). Se esse(s) professor(es) já faz(em) parte da Comissão designada pelo Diretor para avaliar e identificar as causas do desfazimento, basta acrescentar no mesmo parecer a justificativa técnica da área específica para a eliminação dos itens ociosos. Caso a Comissão seja apenas de bibliotecários e mesmo que inclua professores de outras áreas especializadas diferentes das que pertencem os livros relacionados, então devem constar dois pareceres: o que determina a causa do desfazimento e o que atesta a ociosidade dos livros, sempre fundamentados na legislação vigente.

Para desfazimento de itens antieconômicos sugere-se a manutenção no acervo de um exemplar de cada uma das edições mais relevantes de cada obra.

A causa apontada determina a sua destinação:

[…]

17 SEI

Incluir documentos

Biblioteca inclui:

1. Portaria do Diretor da unidade acadêmica designando a comissão de análise do desfazimento, emitida no próprio SEI ou com assinatura digital do Diretor – retornar ao nº do processo e incluir novo documento: Gerar documento/ tipo de documento/ Portaria/ data/ formato nato-digital/ anexar arquivo/ escolher arquivo/ confirmar dados;
2. Parecer da Comissão da Unidade, feito em despacho no próprio SEI – retornar nº do processo e incluir novo documento: gerar documento/ Despacho/ confirmar dados/ abre o despacho/ editar conteúdo (digitar parecer da comissão)/salvar/fechar/assinar documento (todos os membros da comissão); Se a causa for “ocioso”, incluir Parecer técnico de docente(s) da(s) área(s) específica(s) dos itens em desfazimento, caso não faça parte da Comissão da Unidade.

17 SEI

Incluir documentos

Biblioteca inclui:

1. Portaria do Diretor da unidade acadêmica designando a comissão de análise do desfazimento, emitida no próprio SEI ou com assinatura digital do Diretor – retornar ao nº do processo e incluir novo documento: Gerar documento/ tipo de documento/ Portaria/ data/ formato nato-digital/ anexar arquivo/ escolher arquivo/ confirmar dados;
2. Parecer da Comissão da Unidade, feito em despacho no próprio SEI – retornar nº do processo e incluir novo documento: gerar documento/ Despacho/ confirmar dados/ abre o despacho/ editar conteúdo (digitar parecer da comissão)/salvar/fechar/assinar documento (todos os membros da comissão); Se a causa for “ocioso”, incluir Parecer técnico de docente(s) da(s) área(s) específica(s) dos itens em desfazimento, caso não faça parte da Comissão da Unidade. Antes de assinar o despacho, enviar o texto para a revisão da Biblioteca Central pelo e-mail ddc@bc.ufrgs.br. Após a revisão da BC e realização de possíveis ajustes recomendados, todos os membros da Comissão devem assinar o despacho.

Redação anterior:

Nova redação (texto alterado ou novo em azul):

2 Reposição de livro por extravio ou dano

[…]

Ao contrário do processo de desfazimento, o processo de reposição de extravio não exige avaliação de comissão especialmente designada para esse fim, tampouco parecer técnico.

Importante: Não se deve criar um processo SEI de reposição de extravio para cada item extraviado. A biblioteca deve criar um único processo SEI para todos os itens nessa situação de um determinado período. Esse processo ficará aberto ao longo do ano, recebendo os casos de extravio que ocorrerem, e será encaminhado ao CONCUR após a finalização do ano.

Importante: A preferência sempre é pela reposição do item extraviado por item novo. O pagamento via GRU do item extraviado deve ser a última opção, após esgotadas todas as possibilidades de reposição.

[…]

2 Reposição de livro por extravio ou dano

[…]

Ao contrário do processo de desfazimento, o processo de reposição de extravio não exige avaliação de comissão especialmente designada para esse fim, tampouco parecer técnico.

O processo de reposição de extravio é exclusivo para reposição feita por usuários e não deve ser usado se a reposição for feita pela própria Universidade, suas unidades ou órgãos, mediante compra.

Importante: Não se deve criar um processo SEI de reposição de extravio para cada item extraviado. A biblioteca deve criar um único processo SEI para todos os itens nessa situação de um determinado período. Esse processo ficará aberto ao longo do ano, recebendo os casos de extravio que ocorrerem, e será encaminhado ao CONCUR após a finalização do ano.

Importante: Conforme orientação do Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF), após a baixa dos itens no SABi é necessário que as bibliotecas façam a emissão da lista de livros repostos e seu encaminhamento ao DCF via SEI rapidamente, no mesmo mês ou no máximo até o quinto (5º) dia útil do mês seguinte. Também é necessário que a biblioteca efetue a baixa no SABi de todos os itens que façam parte do processo SEI na mesma data.

Importante: A preferência sempre é pela reposição do item extraviado por item novo ou item usado equivalente/similar. O pagamento via GRU do item extraviado deve ser a última opção, após esgotadas todas as possibilidades de reposição.

[…]

2.1 Etapa 2: processamento técnico/SEI

[…]

8 MENU SERVIÇOS

Gerar lista de livros repostos

Acessar o Menu de Serviços/Itens/Lista de livros repostos, informar o nº do processo (formato 23078.xxxxxx/20xx-xx) e exportar como planilha.

[…]

19 GUI CATALOGAÇÃO

Alterar status de item extraviado para “Baixa”

A baixa de livros só pode ocorrer após autorização do ConCur no respectivo processo SEI. 

A biblioteca deve então alterar status do item para “96 – Baixa” na aba “2.Inf.geral”.

[…]

21 MENU SERVIÇOS

Gerar PDF da lista de livros repostos

No Menu de Serviços, gerar “Lista de livros repostos” em formato PDF com status atualizado para “Baixa” e anexar ao processo.

2.1 Etapa 2: processamento técnico/SEI

[…]

8 MENU SERVIÇOS

Gerar lista de livros repostos

Acessar o Menu de Serviços/Itens/Lista de livros repostos, informar o nº do processo (formato 23078.xxxxxx/20xx-xx), selecionar a etapa CONCUR e exportar como planilha.

[…]

19 GUI CATALOGAÇÃO

Alterar status de item extraviado para “Baixa”

A baixa de livros só pode ocorrer após autorização do CONCUR no respectivo processo SEI. 

A biblioteca deve então alterar status do item para “96 – Baixa” na aba “2.Inf.geral”. Caso haja mais do que um item, a biblioteca deve alterar o status de todos os itens na mesma data.

[…]

21 MENU SERVIÇOS

Gerar PDF da lista de livros repostos

No Menu de Serviços, gerar “Lista de livros repostos” em formato PDF com etapa DCF selecionada e campo Data da baixa preenchido.