A página Caixa do Manual de Circulação & Caixa foi atualizada com a inclusão de um novo vídeo com informações gerais sobre o uso de abono, posicionado na seção 7 Vídeos, que também reúne vídeos antes localizados na página Vídeos, em Gestão.
O novo vídeo apresenta os diferentes tipos de abonos, com explicações e exemplos de uso e enfatiza as diferentes utilizações do abono total e do abono parcial.
Será adotado o limite de 50 itens em empréstimo simultâneo nas bibliotecas da UFRGS para os seguintes usuários: alunos de graduação; alunos de pós-graduação; alunos de ensino fundamental, médio e profissional; alunos ensino infantil; e alunos de extensão. Outras categorias de usuários não terão limites de empréstimo no SBUFRGS neste momento.
O novo limite entrará em vigor a partir de 1º de setembro de 2025, com a devida configuração no SABi. Essa medida será acompanhada quanto ao impacto na circulação de coleções nos próximos semestres e poderá ser ajustada, caso necessário.
É importante destacar que:
Para realizar novos empréstimos após atingir o limite, será necessário devolver itens já retirados;
O limite não impede a renovação dos materiais em posse de usuários que atualmente ultrapassem 50 itens.
Lembramos que fica a critério de cada biblioteca setorial estabelecer o limite de itens de suas coleções que podem ser emprestados simultaneamente por categoria de usuário. Solicitações de alteração devem ser enviadas à Biblioteca Central via formulário Circulação / Caixa: Dúvidas gerais, com justificativa.
A página Empréstimo, da categoria Manuais Sabi, foi atualizada para incluir informações sobre os Procedimentos de Gestão de Empréstimos (seção 8).
A seção inclui orientações e procedimentos sugeridos para a gestão de empréstimos pelas bibliotecas, com subseções sobre gestão de empréstimos ativos, em atraso e de prováveis formandos, bem como campanhas de sensibilização sobre a importância da devolução dos itens emprestados.
Informamos que as políticas de empréstimo foram atualizadas no Document@, com a inclusão de orientação sobre o limite de itens que podem ser emprestados simultaneamente por usuário.
Caso haja necessidade de alteração desse limite, a solicitação deve ser enviada à Biblioteca Central por meio do formulário Circulação / Caixa: Dúvidas gerais, com a devida justificativa.
Foram realizadas alterações na página Procedimentos para livros extraviados/danificados na enchente:
Divulgação da data final para comunicação do extravio e envio da lista com orçamentos: 18 de outubro de 2024;
Revisão dos procedimentos de circulação;
Revisão dos procedimentos de Catalogação/Aquisição.
Salientamos que o envio do Processo SEI para a Biblioteca Central não deve ser realizado neste momento, a prioridade é o envio da lista com orçamentos.
A Divisão de Sistemas de Repositório e de Bibliotecas do CPD informa que está ocorrendo atrasos na entrada de dados de novos alunos no SABi. Consequentemente, estudantes estão procurando as bibliotecas e não conseguindo efetuar empréstimos, pois seus cadastros ainda não foram automaticamente criados.
O atraso na entrada de dados está afetando também questões relacionadas à troca de senhas do SABi pelo Portal do Aluno/Servidor.
A Divisão está providenciando a correção desses atrasos e recomenda que as bibliotecas orientem os alunos que estão enfrentando dificuldade a aguardar alguns dias ou abrir chamado pelo Catálogo de Serviços de TI relatando o problema.
07/10/2024 – Atualização: o problema foi resolvido. Segundo a Divisão de Sistemas de Repositório e de Bibliotecas do CPD, todos os cadastros pendentes foram atualizados. Além disso, a partir de agora a sincronização de dados será mais rápida.
Foi adicionado um vídeo explicativo na página Procedimentos para livros extraviados/danificados na enchente, com a demonstração dos procedimentos que devem ser realizados até o momento da inclusão dos documentos no Processo SEI para a reposição pela UFRGS.
Salientamos a data de 25/09 como data limite para envio do Processo SEI para a Biblioteca Central para que possamos realizar a aquisição dos itens durante a vigência do Decreto de Calamidade Pública.
Foram incluídos, na página Procedimentos para livros extraviados/danificados na enchente, os procedimentos a serem aplicados para os casos de livros extraviados na enchente e que se aplicam às condições previstas na Nota da Procuradoria da UFRGS.
Foi incluída na página Procedimentos para livros extraviados/danificados na enchente a NOTA n. 00082/2024/PROCURS/PFUFRGS/PGF/AGU que é a resposta da Procuradoria da UFRGS ao processo SEI, aberto pela BC, para consultar sobre a viabilidade de a UFRGS assumir a reposição dos livros que foram extraviados na calamidade pública que atingiu o RS.
Os procedimentos completos para os casos de itens extraviados na enchente serão disponibilizados em breve.
No Módulo de Circulação do Aleph, especificamente na janela Lista de usuários foram nomeados dois campos, originalmente em branco, conforme imagem abaixo.
A alteração é resultado de atendimento de RT da Biblioteca CSH.
Foi incluída a nova página Procedimentos para livros extraviados/danificados na enchente no Manual de Circulação & Caixa.
Essa página apresenta procedimentos iniciais para os casos em que os usuários comunicarem o extravio ou o dano de itens emprestados em decorrência da enchente ocorrida em maio de 2024.
Os procedimentos completos serão atualizados em breve.
As páginas Introdução e Empréstimo do Manual de Circulação & Caixa foram revisadas e atualizadas (inclusão de imagens, exemplos e formatação). Não houve atualização nas políticas e procedimentos.
As demais páginas de Circulação & Caixa serão revisadas em breve.
A alteração é resultado de estudo e revisão do Departamento de Serviços aos Usuários da Biblioteca Central.
A seção 2.1 Pagar foi atualizada para incluir informação sobre o tempo entre a geração da Guia de Recolhimento da União e o reconhecimento pelas instituições financeiras.
Indicamos, conforme informação do Departamento de Contabilidade e Finanças da UFRGS, que sejam aguardados cerca de 10 minutos após a geração para evitar erros no pagamento/reconhecimento da Guia.
A alteração é resultado de atendimento de RT da Biblioteca do IPH.
O Consulta vínculos com a UFRGS, do Menu de Serviços, foi atualizado para não recuperar usuários sem vínculo de aluno ou servidor/colaborador.
Para recuperar usuários com vínculo anterior à implementação do módulo de Circulação é preciso ativar o novo filtro “Incluir usuários sem vínculo com o SABi”.
A seção 4.4 Sobrepor reserva de item específico foi atualizada para incluir procedimento para reservar um item específico (opção “Somente este item”) de um grupo de itens.
A realização desse procedimento impede que ocorra a reserva de todo o grupo de itens vinculado ao registro e, consequentemente, ocorra o impedimento de realização de empréstimo.
A alteração é resultado de atendimento de RT da Biblioteca do ICBS.
Foi realizada a revisão dos relatórios de caixa de todas as bibliotecas do SBUFRGS no período de 01/01/2023 a 30/07/2023 e foram encontradas algumas inconsistências de preenchimento em transações de caixa.
Sugerimos que as bibliotecas realizem revisão nos seus relatórios de caixa trimestralmente para evitar que as informações sejam perdidas ou que as mesmas sejam apresentadas de forma incompleta.
Os principais erros encontrados nos relatórios foram:
falta de informação sobre o item recebido como pagamento de débito ou reposição de item extraviado;
utilização incorreta dos motivos de abono;
erros na informação de abonos parciais, como a falta de uso da nota de operador.
Os erros mais comuns no abono de débitos:
Pagamento de débito com doação de livro: na maior parte dos relatórios analisados não consta o código de barras do livro entregue como doação e há erro na escrita do motivo;
Motivos diversos: ocorrência frequente de motivos não listados no Documenta;
Motivo em branco: ocorrência de transações sem motivo;
Item reposto: o motivo deve ser utilizado apenas em casos de reposição de item idêntico (novo) ao que foi extraviado ou danificado ou devolução de item anteriormente identificado como extraviado (mesmo código de barras encontrado posteriormente) – e em débitos com motivo item extraviado/danificado;
Ajuste de valor: deve ser utilizado somente em casos de abonos parciais e a nota específica deve constar no campo nota de operador e não no motivo.
Exemplos de motivos diversos utilizados indevidamente e o motivo correto:
Motivo/modo de pagamento
Motivo correto
abono de multa com doação de dois livros
Pagamento com livros
Ajuste de valor conforme NOTA Nº 1006/2015-PF-UFRGS-RCM do processo Nº 23078.028755/2 015-65, p.16 Abonado 3493.60 de 3537.60. – Pago com livro
Ajuste de valor¹
ajuste de valor p/ valor atual do livro gerador de multa
Chegou na Bib e esta estava fechada.multa gerada dia 09/06, feriado dado pelo Reitor
Biblioteca Fechada
devolução por solicitação da biblioteca
[motivo não é adequado para abono]
devolveu o livro a pedido da BIB/ESEFID
[motivo não é adequado para abono]
DOAÇÃO COM LIVRO
Pagamento com livros
Doação de livro novo equivalente a multa
Pagamento com livros
Doença – apresentou atestados
Doença
Doença/luto/licença
Doença/Luto
emprestei por enagano 1 livro de cons. local
Erro do operador
encontrou a revista extraviada
Item reposto
erro de leitura de código na devolução
Erro do operador
Erro do operador – item estava na biblioteca
Erro do operador
Esquecimento de dar baixa do dia anterior
Erro do operador
Item na biblioteca
Item na estante
Iten reposto
Item reposto
Itens nas estantes
Item na estante
Já devolvido, erro na baixa
Erro do operador
Livro na estante
Item na estante
livro devolvido através de solicitação por e-mail.
[motivo não é adequado para abono]
pagamento com livro
Pagamento com livros
Pagamento com pix
Erro do operador²
pagamento de livro
Pagamento com livros
pagamento efetuado pelo app do banco.
Erro do operador²
Pago com livro
Pagamento com livros
PGTO COM LIVRO
Pagamento com livros
Problema no sistema
Problema na rede local
Reposição do item extraviado
Item reposto³
reserva de processamento tecnico
[motivo não é adequado para abono]
Valor acima do valor do livro
Ajuste de valor¹
¹ Utilizado apenas para casos de abono parcial. ² Solicitar troca de status de abonado para pago (ver item 3). ³ Utilizado para débitos com motivo item extraviado/danificado.
No caso de abono de débitos pelo motivo de “Pagamento com livros” o novo item deve ser incluído conforme instruções de criação de pedido, com atenção especial para os campos na aba Fornecedor:
Código: USUÁRIO – usado exclusivamente para registro de dados de aquisição de documentos recebidos em abono de multa ou reposição de material extraviado pelo usuário
Nota: Utilizar modelo: “Pagamento de débito por atraso de item [número de recibo] pelo usuário [ID usuário], abonado em [aaaammdd]”.
Para ajudar a evitar futuros erros e facilitar a operação de caixa foi elaborado um resumo das operações que pode ser utilizado na forma digital ou impressa junto ao balcão de empréstimo.
