Extensão

A responsabilidade pela coordenação de programa ou projeto de Extensão deve ser de servidor ativo da UFRGS, docente ou técnico-administrativo com formação superior completa, ou de docente convidado nos termos das normas regimentais da UFRGS.

Mais informações aqui: www.ufrgs.br/prorext/wp-content/uploads/2021/10/Atribuicoes-Coordenadora.pdf

Qualquer atividade de extensão deve ser proposta por meio do Portal do Servidor, percorrendo o seguinte caminho:

a) Acessar o Portal do Servidor com o número do cartão da UFRGS e a senha;

b) Na aba “Geral”, clicar em “Extensão”;

c) Dentro da aba “Extensão”, acessar “Formulários de Ação”;

d) Ao ser aberta a página “Formulários de Extensão”, clicar em “Iniciar nova ação”.

Ao chegar nesse ponto, será necessário o preenchimento de doze etapas do formulário de proposta de ação de extensão.

Nessa etapa do formulário, é possível registrar o título da ação proposta, classificação, departamento, unidade acadêmica ou órgão da UFRGS promotor da ação e se há existência de vinculações entre ações de extensão. Dessa forma, devem ser preenchidas as categorias:

a) Título – pode ter até 122 caracteres e constará no certificado da atividade;

b) Nível – a proposta deve ser classificada por nível, que identifica a abrangência da atividade de extensão e se divide em projeto e programa;

c) Modalidade – define a forma de execução da ação de extensão, considerando curso (presencial ou a distância), evento (congresso, ciclo de debates, seminário ou exposição), prestação de serviços (ação social ou comunitária, assessoria e consultoria, desenvolvimento de produtos, hospital / clínica / laboratório), produção e publicação;

d) Órgão gestão institucional – campo automaticamente preenchido com o órgão ao qual o coordenador da ação está vinculado, sendo possível realizar alteração, quando necessário. A proposta e o relatório de ação de extensão serão apreciados pela comissão de extensão do órgão de gestão indicado pelo coordenador neste campo;

e) Área temática principal / linha de extensão – a classificação em áreas e linhas temáticas objetivam a sistematização, favorecendo os estudos e relatórios sobre a produção de extensão universitária brasileiro e a articulação de indivíduos ou grupos que trabalhem com os mesmos assuntos.

No segundo momento, é preciso inserir o resumo da ação, que deve sintetizar o desenvolvimento da atividade, possibilitando uma visão geral da ação, e descritores, que são as palavras-chave que caracterizam a ação. Além disso, é nessa seção que é possível indicar se a ação proposta está vinculada a algum projeto de pesquisa.

Na terceira etapa do formulário, é preciso indicar objetivo geral e objetivos específicos da atividade proposta, apontar o número previsto de participantes, definir se há emissão de certificados e descrever um público-alvo.

Nesse passo, é preciso detalhar uma justificativa ou a relevância da atividade, indicando razões para a realização da ação em até mil caracteres.

Nessa etapa deve ser feita a descrição detalhada de como a atividade será realizada, incluindo o planejamento, a execução e a avaliação. Nos casos de realização de cursos ou eventos, o programa de atividade dessas ações pode ser incluído nesse campo.

Na sexta etapa, devem ser registrados os procedimentos, ou seja, determinar o período de existência da ação e, consequentemente, o período em que será possível contar com bolsista de extensão, caso a proposta seja contemplada com cota no processo seletivo anual. Nessa seção, devem ser preenchidos os seguintes itens:

a) Inscrição – campo que deve ser preenchido no caso das ações voltadas a participantes que necessitem realizar inscrição em um período determinado;

b) Planejamento – se refere ao período e à carga horária utilizados para planejar a atividade;

c) Realização – registro do período, carga horária e local em que a ação de extensão efetivamente é realizada. Podem ser informados diversos períodos, de acordo com o desenvolvimento da atividade;

d) Relatório – se refere ao período e à carga horária utilizados para elaborar o relatório da ação de extensão.

A equipe de trabalho é composta pelas pessoas que atuam na coordenação e/ou na execução da ação de extensão, desenvolvendo funções como apoio administrativo, apoio pedagógico, ministrante, expositor, consultor, entre outras disponíveis no Formulário. É importante destacar que o campo Equipe de Trabalho tem vinculação direta com o campo Procedimentos, que já deve estar preenchido.

Ao incluir a equipe, é necessário informar: nome (quem atua – docente, técnico administrativo, discente ou pessoa externa à Universidade), forma de participação (funções desenvolvidas pela pessoa na ação) e dados da participação nos procedimentos (etapa da atividade em que a pessoa atua). No momento da indicação dos membros da equipe de trabalho, é necessário informar também, para cada forma de participação, se a atuação é remunerada ou não. Caso haja remuneração, o registro do pagamento correspondente deve ser feito no campo Financeiro.

Após incluir novos membros na equipe de trabalho, é preciso clicar no campo “salvar” para que as informações sejam atualizadas.

Nessa etapa, é possível registrar as informações financeiras da ação de duas formas, de acordo com a movimentação dos recursos:

a) Financeiro simplificado – deve ser utilizado quando houver movimentação de recursos somente para o pagamento dos certificados;

b) Financeiro completo – deve ser utilizado quando houver movimentação de diversos recursos. Além das informações relativas à receita (origem e valor) e à despesa (tipo de despesa e valor), o coordenador deve indicar quem fará a administração financeira dos recursos, que pode ser realizada pela própria Unidade/Órgão da UFRGS ou por alguma Fundação, a seu critério. Caso a ação resulte em saldo, por determinação superior, o respectivo valor deve ser recolhido à UFRGS.

A décima etapa define os meios de contato com os responsáveis pela ação proposta. É possível indicar a pessoa responsável pelas informações e inscrições com quem se deve falar, e-mail e telefone para contato e se há página da web relacionada.

Neste campo devem ser descritos os indicadores e/ou recursos que serão utilizados pela coordenação da atividade para avaliar, monitorar e acompanhar o desenvolvimento da execução da ação de Extensão. Os indicadores para a avaliação variam conforme a especificidade da ação, podendo aparecer na forma de dados quantitativos e/ou qualitativos. As informações referentes aos indicadores de avaliação também visam subsidiar a apreciação da Proposta e do Relatório por parte da Câmara ou Comissão de Extensão.

A última etapa disponibiliza espaço para comentários finais sobre a proposta, quando necessário.

Para finalizar o preenchimento do formulário de proposta de ação de extensão, é preciso verificar as pendências na aba indicada. Após solucioná-las, então, é possível salvar a proposta de ação e encaminhá-la.

Caso a ação seja encaminhada sem a antecedência mínima de 30 dias em relação à data de início da sua realização, será necessário informar o motivo do atraso.

Após o encaminhamento eletrônico pelo coordenador da proposta de atividade de Extensão no Portal do Servidor, os dados devem ser avaliados pela chefia de departamento. Quando o chefe de departamento ou chefe imediato do órgão de exercício do coordenador da ação de Extensão autoriza, a proposta é encaminhada para apreciação da Comex.

Finalmente, a proposta de ação de Extensão é submetida ao processo de homologação por Direção, sendo dirigida à instância máxima do órgão responsável pela atividade.

Os tutoriais sobre a apreciação das atividades de Extensão estão disponíveis na página da Prorext.

As atividades propostas anteriormente podem ser reoferecidas. Para isso, o seguinte caminho deve ser percorrido:

a) Acessar o Portal do Servidor com o número do cartão da UFRGS e a senha;

b) Na aba “Geral”, clicar em “Extensão”;

c) Dentro da aba “Extensão”, acessar “Formulários de Ação”;

d) Ao ser aberta a página “Formulários de Extensão”, ao lado do código e título da ação que será oferecida novamente, clicar em “Reoferecimento / Cópia da Ação”;

e) Será necessário efetuar alteração no título e selecionar os dados que devem ser mantidos. Também será possível alterar os dados mantidos.

Para realizar o preenchimento do relatório de atividade de extensão, que é disponibilizado a partir do momento em que a ação se encontra em execução, é necessário percorrer o seguinte caminho:

a) Acessar o Portal do Servidor com o número do cartão da UFRGS e a senha;

b) Na aba “Geral”, clicar em “Extensão”;

c) Dentro da aba “Extensão”, acessar “Formulários de Ação”;

d) Ao ser aberta a página “Formulários de Extensão”, ao lado do código e título da ação cujo relatório deve ser editado, clicar em “Edição do relatório de Ação de Extensão”;

e) Será necessário efetuar alteração no título e selecionar os dados que devem ser mantidos. Também será possível alterar os dados mantidos.

Mais detalhes sobre a elaboração do relatório de ações de extensão podem ser encontrados neste link.

Certificado é o documento que comprova que uma pessoa fez parte de uma ação de Extensão como organizador ou participante. De acordo com as Normas Gerais da UFRGS para atividades de Extensão, compete exclusivamente à Prorext a emissão dos certificados referentes a essas ações.

No Portal do Servidor, o coordenador geral da ação de Extensão deve incluir a equipe de trabalho e os participantes da atividade. Com base nessas informações e registros, são emitidos os respectivos certificados.

O sistema de extensão que possibilita a emissão de certificados de procedimentos já realizados, mas em ações de extensão ainda em andamento. A funcionalidade é útil para os casos em que a ação contempla a realização de vários procedimentos (como mensais, por exemplo), possibilitando que os participantes obtenham os certificados das atividades já realizadas, sem que a ação seja encerrada.

As orientações estão registradas em tutorial elaborado pelo Centro de Processamento de Dados da UFRGS, disponível aqui.

Para obter o certificado de uma ação de Extensão da qual fez parte, o participante deve:

a) Acessar o Portal de Extensão com o número do cartão da UFRGS e a senha;

b) Abrir a aba “Participações”;

c) Dentro da aba “Participações”, clicar no ano em que a ação foi oferecida;

d) No número de registro da ação, clicar em “certifcados”;

e) Em seguida, imprimir e fazer o pagamento da guia de recolhimento da União (GRU), no valor de R$ 6,00, fixado pela Portaria nº 5804, de 11/07/2019;

f) Após 48h úteis, o sistema processa o pagamento e o certificado estará disponível nessa mesma página.

Essas e outras informações sobre certificados estão disponíveis nesta página do site da Prorext.

O Programa de Fomento tem como objetivo propiciar o desenvolvimento da Extensão universitária, estimulando e qualificando suas atividades por meio de apoio e custeio, priorizando ações que não possuem arrecadação financeira.

O Programa é efetivado na forma de edital anual, no qual os coordenadores de ação podem se inscrever por meio de formulário específico, solicitando auxílio para a execução das atividades de Extensão. São oferecidos diversos benefícios, como bolsa evento, auxílio financeiro para alunos de graduação, auxílio para material de consumo e material gráfico, locação do Salão de Atos e de outros espaços e apoio para a realização de eventos.

As regras e orientações para concessão de fomento à Extensão podem ser conferidas aqui. Os novos editais do Programa de Fomento à Extensão são publicados no site da Prorext.

O Programa de Bolsas da Extensão é destinado exclusivamente a alunos de graduação da UFRGS, regularmente matriculados e vinculados a uma atividade de Extensão adequadamente registrada. O objetivo do Programa é contribuir para a formação acadêmica, profissional e cidadã de graduandos, proporcionando experiências junto à comunidade interna e externa à UFRGS, por meio da participação em ações que promovam a interação transformadora entre a Universidade e os demais setores da sociedade.

A inscrição no Programa de Bolsas de Extensão deve ser feita pelo coordenador da atividade no período determinado em edital anual, publicado no site da Prorext.

Ao acessar o Portal de Extensão com o número do cartão da UFRGS e a senha, é possível visualizar uma lista com ações de Extensão com inscrições abertas. As atividades vinculadas à Faculdade de Ciências Econômicas também são divulgadas no calendário do Portal FCE, na página do Facebook e são incluídas no FCE Notícias, boletim informativo semanal enviado por e-mail a alunos, professores e técnico-administrativos e a todos os inscritos.

Organizadores de atividades de Extensão da FCE podem solicitar auxílio à área de Comunicação da Faculdade de Ciências Econômicas para realizar a divulgação da ação. As solicitações devem ser realizadas eletronicamente, pelo e-mail comunicafce@ufrgs.br, ou presencialmente, das 13h às 18h, de segunda a sexta, no mezanino da secretaria administrativa.

As atividades de Extensão são inseridas no calendário do site (ufrgs.br/fce/eventos) e aparecem na capa do Portal, na coluna “Próximos eventos”. Além disso, são incluídas no FCE Notícias, boletim informativo semanal enviado por e-mail a alunos, professores e técnico-administrativos e a todos os inscritos no ufrgs.br/fce/newsletter.

Para não prejudicar a divulgação, é recomendável que as solicitações de divulgação de atividades com data marcada sejam enviadas com pelo menos 2 dias de antecedência.

É importante lembrar, no entanto, que a antecedência da divulgação está intimamente ligada à eficácia das ações de comunicação: uma publicação sobre um evento pode não atingir todo o público potencial caso seja divulgada com pouca antecedência. Encaminhar à Comunicação as informações cerca de 10 (dez dias) antes da ocorrência da atividade é o ideal.