SABi: revisão dos relatórios de caixa
Foi realizada a revisão dos relatórios de caixa de todas as bibliotecas do SBUFRGS no período de 01/01/2023 a 30/07/2023 e foram encontradas algumas inconsistências de preenchimento em transações de caixa.
Sugerimos que as bibliotecas realizem revisão nos seus relatórios de caixa trimestralmente para evitar que as informações sejam perdidas ou que as mesmas sejam apresentadas de forma incompleta.
Os principais erros encontrados nos relatórios foram:
- falta de informação sobre o item recebido como pagamento de débito ou reposição de item extraviado;
- utilização incorreta dos motivos de abono;
- erros na informação de abonos parciais, como a falta de uso da nota de operador.
Os erros mais comuns no abono de débitos:
- Pagamento de débito com doação de livro: na maior parte dos relatórios analisados não consta o código de barras do livro entregue como doação e há erro na escrita do motivo;
- Motivos diversos: ocorrência frequente de motivos não listados no Documenta;
- Motivo em branco: ocorrência de transações sem motivo;
- Item reposto: o motivo deve ser utilizado apenas em casos de reposição de item idêntico (novo) ao que foi extraviado ou danificado ou devolução de item anteriormente identificado como extraviado (mesmo código de barras encontrado posteriormente) – e em débitos com motivo item extraviado/danificado;
- Ajuste de valor: deve ser utilizado somente em casos de abonos parciais e a nota específica deve constar no campo nota de operador e não no motivo.
Exemplos de motivos diversos utilizados indevidamente e o motivo correto:
| Motivo/modo de pagamento | Motivo correto |
|---|---|
| abono de multa com doação de dois livros | Pagamento com livros |
| Ajuste de valor conforme NOTA Nº 1006/2015-PF-UFRGS-RCM do processo Nº 23078.028755/2 015-65, p.16 Abonado 3493.60 de 3537.60. – Pago com livro | Ajuste de valor¹ |
| ajuste de valor p/ valor atual do livro gerador de multa | Ajuste de valor¹ |
| antes e após greve) – Pagamento com livro | Pagamento com livros |
| Apresentou comprovante de pagamento | Erro do operador¹ |
| bibçioteca fechada | Biblioteca Fechada |
| Biblioteca fechada (Covid-19) Abonado 903.60 de 910.80. – Biblioteca fchada COVID 19 | Biblioteca Fechada |
| Boletim de Ocorrência | Roubo |
| Chegou na Bib e esta estava fechada.multa gerada dia 09/06, feriado dado pelo Reitor | Biblioteca Fechada |
| devolução por solicitação da biblioteca | [motivo não é adequado para abono] |
| devolveu o livro a pedido da BIB/ESEFID | [motivo não é adequado para abono] |
| DOAÇÃO COM LIVRO | Pagamento com livros |
| Doação de livro novo equivalente a multa | Pagamento com livros |
| Doença – apresentou atestados | Doença |
| Doença/luto/licença | Doença/Luto |
| emprestei por enagano 1 livro de cons. local | Erro do operador |
| encontrou a revista extraviada | Item reposto |
| erro de leitura de código na devolução | Erro do operador |
| Erro do operador – item estava na biblioteca | Erro do operador |
| Esquecimento de dar baixa do dia anterior | Erro do operador |
| Item na biblioteca | Item na estante |
| Iten reposto | Item reposto |
| Itens nas estantes | Item na estante |
| Já devolvido, erro na baixa | Erro do operador |
| Livro na estante | Item na estante |
| livro devolvido através de solicitação por e-mail. | [motivo não é adequado para abono] |
| pagamento com livro | Pagamento com livros |
| Pagamento com pix | Erro do operador² |
| pagamento de livro | Pagamento com livros |
| pagamento efetuado pelo app do banco. | Erro do operador² |
| Pago com livro | Pagamento com livros |
| PGTO COM LIVRO | Pagamento com livros |
| Problema no sistema | Problema na rede local |
| Reposição do item extraviado | Item reposto³ |
| reserva de processamento tecnico | [motivo não é adequado para abono] |
| Valor acima do valor do livro | Ajuste de valor¹ |
¹ Utilizado apenas para casos de abono parcial.
² Solicitar troca de status de abonado para pago (ver item 3).
³ Utilizado para débitos com motivo item extraviado/danificado.
No caso de abono de débitos pelo motivo de “Pagamento com livros” o novo item deve ser incluído conforme instruções de criação de pedido, com atenção especial para os campos na aba Fornecedor:
- Código:
USUÁRIO – usado exclusivamente para registro de dados de aquisição de documentos recebidos em abono de multa ou reposição de material extraviado pelo usuário - Nota:
Utilizar modelo:
“Pagamento de débito por atraso de item [número de recibo] pelo usuário [ID usuário], abonado em [aaaammdd]”.
Para ajudar a evitar futuros erros e facilitar a operação de caixa foi elaborado um resumo das operações que pode ser utilizado na forma digital ou impressa junto ao balcão de empréstimo.