1 Introdução #

O usuário pode consultar seus débitos nas bibliotecas do SBUFRGS na interface do Catálogo on-line SABi.

As bibliotecas podem controlar as transações de caixa no módulo de Circulação e no Menu de Serviços com as seguintes finalidades:

  • registrar as transações geradas pela circulação, como a cobrança de taxa por atraso na devolução, dano ao patrimônio, perda de documento ou material pertencente ao Sistema de Bibliotecas da UFRGS, conforme definido pelo Regulamento de Circulação de Coleções no Sistema de Bibliotecas da UFRGS;
  • visualizar os valores de taxa devidos, os pagamentos e abonos efetuados e emitir relatórios.

A seguir são descritas as informações gerais na guia “Usuários” Transações do usuário/Caixa do “Módulo de Circulação”:

No frame superior direito, exibe guias 1. Transações não pagas, 2. Transações pagas, 3. Transações abonadas e 4. Todas as transações

No frame inferior direito, exibe detalhes de cada transação de caixa selecionada nas guias 1 a 4 do frame superior e também a sua respectiva informação bibliográfica, do item e do empréstimo.

Botões disponíveis nas guias: 

  • Pagar soma – abre a janela Caixa, onde pode ser efetuado o registro do pagamento total da dívida na biblioteca local
  • Pagar seleção – abre a janela Caixa com a soma dos débitos selecionados para registro de pagamento
  • Criar débito – abre a janela Criar débito, onde o operador registra um débito não gerado pelas transações de circulação
  • Abonar – abre a janela Motivo de abono, onde o operador registra o motivo do abono do débito
  • Imprimir – imprime o extrato de transações de caixa do usuário, no SBU
  • Por biblioteca – permite visualizar o valor de débitos nas bibliotecas do SBU. Débito que não pertença à biblioteca local só pode ser quitado na biblioteca onde foi criado
  • Hist. circulação – abre a guia Histórico de circulação, que exibe as transações de circulação do usuário e permite filtrá-las por tipo

Outras informações disponíveis nas guias:

Os dados dos campos Débito total e Débito selecionado referem-se à guia 1. Transações não pagas 

  • Débito total – mostra o valor total dos débitos do usuário na biblioteca local
  • Débito selecionado – exibe o valor do débito selecionado  
  • Não alterar – mostra o total dos débitos do usuário na biblioteca local

O campo Ordenar por, permite ordenar as colunas das guias por título, transação, débito, data e status, tanto de forma ascendente como descendente.

2 Transações #

2.1 Pagar #

Os pagamentos das taxas por atraso na devolução são feitos mediante a Guia de Recolhimento da União (GRU).

O procedimento padrão adotado no SBUFRGS é a geração da GRU dentro do SABi. 

Quando a GRU for emitida fora do SABi, a biblioteca setorial pode dar a baixa na multa desde que o usuário apresente a GRU e o comprovante de pagamento. Se constar a Biblioteca Central como órgão para pagamento deve-se emitir uma RT para o NAD pelo formulário Revisão de Órgão/UGR da GRU – Emissão fora do SABi, anexando os mesmos documentos apresentados para baixa.

O registro do pagamento do débito depende da forma como a GRU foi gerada e da urgência do usuário de regularizar sua situação no SABi.

2.1.1 Registro automático do pagamento do débito #

O registro automático do pagamento do débito ocorre 48 horas úteis após o pagamento de GRUs geradas dentro do SABi.

O pagamento das GRUs geradas dentro do SABi não ocorrem automaticamente quando os valores pagos são inferiores ao valor da GRU, ou seja, quando o usuário faz o pagamento informando um valor no campo ‘Desconto/Abatimento’.

2.1.2 Registro do pagamento do débito no Módulo de Circulação #

Usuários que queiram regularizar sua situação antes das 48h úteis ou tenham feito pagamento de GRU gerada fora do SABi, devem apresentar a GRU e o comprovante de pagamento na biblioteca em que foi gerado o débito ou enviá-los por e-mail. Comprovantes de agendamento não são aceitos como forma de comprovação de pagamento.

O registro do pagamento pode ser realizado no momento da devolução do item na guia “Empréstimo” ou consultando a guia “Usuários” do Módulo de Circulação.

2.1.2.1 Na guia “Empréstimo” ou na guia “Devolução” #

Na guia “Informações do usuário”, 

  • Botão “Pagar soma” – abre opção de pagamento de todos os débitos do usuário na biblioteca;
  • Botão “Caixa” – abre “Caixa” na guia “Usuários” com opções adicionais de pagamento de débitos.
2.1.2.2 Na guia “Usuários”  #

Na “Barra de usuário”  

  • Ler o cartão do usuário ou; 
  • Clicar no ícone  para localizá-lo na janela “Lista de usuários”
  • Na árvore de navegação, selecionar Transações do usuário/Caixa e clicar conforme opção de pagamento:
    1. a) Botão “Pagar soma” – abre opção de pagamento de todos os débitos do usuário na biblioteca; 
    2. b) Botão “Pagar seleção” – abre opção de pagamento dos débitos selecionados na guia “1. Transações não pagas”.

2.1.3 Pagamento indevido de débito #

  • ser Abonado – enviar RT para DSU (Débitos: pagamentos, abonos, GRU – Orientações) solicitando a alteração da transação para “abonado” informando o motivo do abono;
  • permanecer como Não pago – enviar RT para DSU (Débitos: pagamentos, abonos, GRU – Orientações) solicitando a alteração da transação para “abonado” informando o motivo “Erro do operador”.
    Após confirmação da alteração pelo DSU, criar novo débito com código de transação de caixa “9996 – Erro do operador” (figura abaixo).

     

2.2 Criar débito #

Utilizada para criar débito do usuário. 

Para criar débito nas funções Empréstimo/Devolução/Usuário:

Na guia Informações do usuário (Figura 1)ou na árvore Transações do usuário (Figura 2)

Figura 1 – Informações do usuário nas funções Empréstimo e Devolução

Figura 2 – Transações do usuário na função Usuário

  • Clicar no botão Criar débito

Na caixa Criar débito (Figura 3)

Figura 3 – Caixa Criar débito
  

  • Preencher os seguintes campos: 
    • Código de barras – incluir código de barras. Se o código de barras for digitado deve-se tomar cuidado para não digitar números incorretos, pois caso seja incluído um código de barras de item pertencente a outra biblioteca, o débito não poderá ser pago.
    • Informação bibliográfica – preenchida, automaticamente, pelo sistema, após o preenchimento do código de barras. Verifique se as informações estão corretas e o item pertence a sua biblioteca
    • Reg. ADM/Seq. item – preenchidos, automaticamente, pelo sistema, após o preenchimento do código de barras
    • Código – clicar na seta para selecionar o código que identifica o motivo do débito:
      • 0003 – Devolução em atraso/Erro do operador – (1) quando é dada baixa no débito mediante apresentação de comprovantes de agendamento; (2) quando é dado como pago o débito total e o usuário pagou somente parte do valor para saldar o débito.
      • 9997 – Item extraviado/danificado – usado quando for necessária reposição de item danificado ou extraviado (ver também Devolução de item extraviado ou danificado);
    • Valor do débito – informar o valor do débito;
    • Descrição – Gerado automaticamente ao selecionar código de transação de caixa;
    • Biblioteca – sigla preenchida automaticamente pelo sistema ao finalizar a criação do débito. Se necessário, clicar na seta e selecionar a sigla da biblioteca. 
  • Clicar no botão OK 

2.3 Abonar #

Utilizada para cancelar débito do usuário. Se o usuário possuir dois ou mais débitos estes devem ser abonados um a um.

O motivo do abono será exibido na árvore de navegação, Transações do usuário/Caixa, guia 3. Transações abonadas

São dois os tipos de abono disponíveis:

  • abono total: quando a totalidade do débito do usuário será abonada;
  • abono parcial: utilizado para abonar parte do valor total do débito do usuário.

2.3.1 Abono total #

Na árvore de navegação:

  • Selecionar Transações do usuário/Caixa

No frame superior direito, guia 1. Transações não pagas

  • Selecionar o débito a ser abonado
  • Clicar no botão Abonar

Abre a janela Motivo do abono

  • Digitar o motivo do abono
    • Biblioteca fechada
    • Calamidade – usado no caso de sinistro, incêndio, inundação, alagamento ou outra ocorrência de força maior que tenha atingido o usuário, desde que comprovada a calamidade.
    • Caixa coletora
    • Doença/Luto – usado quando o usuário comprova alguma destas situações.
    • Empréstimo entre bibliotecas
    • Erro do operador – usado nos seguintes casos: (1) criação incorreta de débito; (2) troca de data não efetuada no momento do empréstimo.
    • Erro na atualização do cadastro – usado quando o cadastro não foi devidamente atualizado pelo órgão competente.
    • Isento – usado por bibliotecas que isentam professores e/ou funcionários.
    • Item na estante – usado para devolução não registrada.
    • Item reposto – usado no caso de reposição de item idêntico (novo) ao que foi extraviado ou danificado. Usado também na reposição de item extraviado e encontrado posteriormente (mesmo código de barras). 
    • Pagamento com livros – usado no caso de doação de livro, como forma de pagamento do débito (o novo item deve ser incluído conforme instruções de criação de pedido com atenção especial para os campos Código e Nota na Aba Fornecedor).
    • Paralisação/greve
    • Problema na rede local – usado quando o SABi está fora do ar por problemas na rede da Unidade
    • Roubo – usado no caso de assalto, mediante apresentação da ocorrência policial.
    • Sistema fora do ar – usado quando o SABi está fora do ar em todo o SBUFRGS.
    • Status de item errado
  • Clicar no botão OK

2.3.2 Abono parcial #

Na árvore de navegação:

  • Selecionar Transações do usuário/Caixa

No frame superior direito, guia 1. Transações não pagas

  • Selecionar o débito a ser abonado
  • Clicar no botão Abonar Parcial no menu direito

Abre a janela Abono Parcial

  •  Digitar o motivo do abono
    • Ajuste de valor – usado para correção de débito indevido. Ex.: Quando débitos ultrapassarem valor de mercado do item bibliográfico retirado por empréstimo. Informar no campo nota de operador o seguinte texto “Ajuste de valor conforme NOTA Nº 1006/2015-PF-UFRGS-RCM do processo Nº 23078.028755/2 015-65, p.16.”
    • Ou motivos apresentados na lista acima
  • Preencher Valor do abono parcial

         Este campo deve ser preenchido com o valor que vai ser abonado do débito total.

  •  Clicar no botão OK

3 Detalhes de uma transação de caixa #

Para visualizar as informações detalhadas de uma transação de caixa:

Na árvore de navegação:

  • Selecionar Transações do usuário/Caixa

No frame superior direito:

  • Selecionar a transação desejada

No frame inferior direito as guias da janela Detalhes de caixa exibem as informações da transação de caixa selecionada, do registro bibliográfico, do item e do empréstimo.

Botão Imprimir – imprime somente a transação selecionada.

4 Impressos #

4.1 Recibo de pagamento de taxa #

A impressão de recibo de pagamento de taxa é opcional. Na configuração da circulação a biblioteca seleciona a opção para emitir, ou não, o recibo de pagamento de taxa.

Ao optar pela impressão, o recibo será impresso sempre que for registrado um pagamento de débito no sistema.

Caso a biblioteca opte por não emitir o recibo, se o usuário solicitar o recibo de pagamento, o operador poderá:

– emitir um comprovante selecionando o débito correspondente no frame superior da janela de Caixa do usuário e clicando no botão Imprimir no frame inferior Detalhes de caixa/Transação de caixa.

– imprimir a lista de transações do caixa do usuário clicando no botão Imprimir no frame superior da janela de Caixa do usuário e selecionando a opção para imprimir todas as transações ou apenas as transações da guia selecionada.

O recibo de pagamento de taxa contém a identificação do usuário, a biblioteca onde o débito foi gerado, a data de pagamento, o valor pago, a descrição do débito, o título do item e o respectivo código de barras (ver Correspondências & Impressos).

4.2 Extrato de transações de caixa #

Imprime o extrato de transações de caixa do usuário na biblioteca local (ver Correspondências & Impressos).

É possível visualizar o extrato de transações de caixa antes de ser enviado para a impressora selecionando a opção Visualizar impressão (clicar, com o botão direito do mouse, no ícone da impressora na Barra de operação). 

Na árvore de navegação:

  • Selecionar Transações do usuário/Caixa

No frame superior direito

  • Selecionar uma das guias de 1 a 4 de acordo com o tipo de transação para a qual se deseja imprimir o extrato, transações não pagas, pagas, abonadas ou todas as transações.
  • Clicar no botão Imprimir

Abre a janela Caixa

  • Selecionar a opção desejada:

Para imprimir todas as transações de caixa

  • Clicar SIM

Para imprimir as transações da guia selecionada

  • Clicar NÃO

Quando for selecionada a guia 4. Todas as Transações a janela Caixa não será exibida, imprimindo automaticamente todas as transações de caixa do usuário.

4.3 Relatório de caixa #

4.3.1 No GUI #

Os relatórios permitem verificar o movimento de caixa: débitos pagos e/ou abonados, num determinado período, por operador ou por endereço IP.

Cada biblioteca pode emitir apenas os relatórios referentes às suas transações. Os relatórios devem ser emitidos em cada um dos micros utilizados na circulação.

Na Barra de menu

  • Selecionar Relatório de caixa/Relatório de caixa

Abre a janela Relatório de caixa

Para determinar o período abrangido pelo relatório:

  • Preencher os campos: Data inicialHora inicialData final e Hora final

Para definir o tipo de relatório por operador ou por terminal:

– Operador – lista as transações de caixa efetuadas pelos funcionários do balcão de empréstimo. Deve ser emitido pelo próprio operador, ao encerrar seu turno de trabalho

– Endereço IP – lista as transações de caixa do terminal onde está sendo emitido o relatório. Pode ser emitido por qualquer operador

Manter a opção Biblioteca selecionada para que o sistema identifique a biblioteca à qual se refere o relatório.

  • Clicar no botão OK

É exibida a mensagem Deseja atualizar a data do próximo relatório?

  • Clicar Sim – mantém a informação de data e a hora inicial e final. Usado para facilitar a geração de relatórios posteriores, pois informa o dia e a hora do último relatório emitido
  • Clicar Não – mantém as informações de data e hora inicial e final anteriores à emissão do relatório. Usado na geração de relatórios retrospectivos

4.3.2 No módulo de Serviços #

Para obter informações de caixa abrangendo período superior a um mês consultar o módulo de Serviços, na opção Caixa, o Relatório de controle de Caixa, no endereço https://sabi.ufrgs.br/S