Orientações para aquisições.

As aquisições de materiais e bens permanentes na UFRGS seguem os regramentos e regulamentos existentes, além disso, há disposições internas que devem ser seguidas pelas unidades acadêmicas.

Conhecer estes regramentos e a sua formatação é fundamental para a correta instrução dos processos, nesse sentido, a Divisão Financeira do IBio elaborou dois quadros (aquisição por dispensa e por ata) para demonstrar, em linhas gerais, os aspectos que devem ser verificados e a sistemática a ser adotada.

Fluxo para aquisições por dispensa de licitação – IBio

	AÇÃO	RESPONSÁVEL	OBJETIVO
1.	Identificação da demanda	Servidor (a) do Setor/Dept. demandante	Aquisição de materiais/bens ou contratação de serviço, devidamente, justificadas.
2.	Autorização	Direção IBio	Análise da necessidade e disponibilidade orçamentária.
3.	Pesquisa de mercado, com no mínimo 03 empresas	Servidor (a) do Setor/Dept. demandante	Encontrar fornecedor adequado e o melhor preço.
4.	Consulta regularidade fiscal da empresa	Divisão Financeira.	Exigência legal.
5.	Abertura de processo SEI	Divisão Financeira	Formalização da demanda junto à Proplan.
6.	Análise e autorização Proplan	DPCA>Pró-Reitor Proplan>DPO>DPCA.	DPCA: checagem da vinculação ao PAAQ e da natureza do objeto da contratação; Pró-Reitor: avaliação e autorização; DPO: indicação do recurso orçamentário; DPCA: Para os registros pertinentes.
7.	Emissão do empenho	Divisão Financeira	Cria a obrigação de pagamento, sendo vedada a realização de despesa sem prévio empenho.
8.	Análise e registro do empenho no Siafi	SAEMP	Ratificar regularidade fiscal e a compatibilidade da solicitação com o empenho.
9.	Impressão e controle do empenho	Divisão Financeira	Disponibilizar o empenho ao servidor (a) demandante e efetuar os devidos registros.
10.	Confirmação da aquisição ou serviço junto à empresa	Servidor (a) do Setor/Dept. demandante	Agendar e acompanhar a entrega do material ou serviço.
11.	Recebimento, conferência e certificação da NF	Servidor (a) do Setor/Dept. demandante	Analisar se a NF está de acordo com empenho e autorizar o pagamento.
12.	Processo de pagamento SEI	Divisão Financeira	Inicio de outro fluxo de processo administrativo.

Outras informações e a legislação vigente podem ser consultadas no site da Proplan: https://bit.ly/3ff1TVP

Fluxo para aquisições por ata de registro de preços – IBio

	AÇÃO	RESPONSÁVEL	OBJETIVO
1.	Consulta atas disponíveis	Servidor (a) do Setor/Dept. demandante	Elaborar planilha com a demanda necessária e justificar a necessidade.
2.	Autorização	Direção IBio	Análise da necessidade e disponibilidade orçamentária.
3.	Consulta regularidade fiscal da empresa e abertura de processo SEI	Divisão Financeira.	Formalização da demanda junto à Proplan.
4.	Análise e autorização Proplan	DPCA>DPO>DPCA.	DPCA: análise e controle do saldo da ata de registro de preço; DPO: indicação do recurso orçamentário; *DPCA: Para os registros pertinentes.
5.	Emissão do empenho	Divisão Financeira	Cria a obrigação de pagamento, sendo vedada a realização de despesa sem prévio empenho.
6.	Análise e registro do empenho no Siafi	SAEMP	Ratificar regularidade fiscal e a compatibilidade da solicitação com o empenho.
7.	Impressão e controle do empenho	Divisão Financeira	Disponibilizar o empenho ao servidor (a) demandante e efetuar os devidos registros.
8.	Confirmação da aquisição ou serviço junto à empresa	Servidor (a) do Setor/Dept. demandante	Agendar e acompanhar a entrega do material ou serviço.
9.	Recebimento, conferência e certificação da NF	Servidor (a) do Setor/Dept. demandante	Analisar se a NF está de acordo com empenho e autorizar o pagamento.
10.	Processo de pagamento SEI	Divisão Financeira	Inicio de outro fluxo de processo administrativo.

As atas de registro de preço estão disponíveis no site da Proplan: https://bit.ly/36UP4fo

O fluxo acima é exclusivamente para aquisição de materiais e bens permanentes, solicitação de serviços disponível em ata segue outro fluxo (clique aqui).