1 Apresentação #

Este manual reúne as políticas e as rotinas de circulação de coleções do SBUFRGS.

As políticas visam esclarecer eventuais procedimentos, não previstos nas rotinas do manual, com o objetivo de unificar a operação do módulo de circulação nas bibliotecas da Universidade.

As rotinas abrangidas pela circulação de coleções – empréstimo, renovação, devolução, reserva, caixa e agendamento, além do cadastro de usuários – estão descritas separadamente, tendo sido contemplados todos os caminhos para sua realização através do GUI e da WEB.

Ainda como produto da circulação são incluídas as correspondências e impressos emitidos pelo operador ou gerados, automaticamente, pelo sistema.

O módulo de Circulação de Coleções realiza o registro e controle do cadastramento de usuários, a habilitação de usuário local, executa as atividades de empréstimo, renovação, devolução, reserva de itens, controle de débitos, pagamento de taxas por devolução com atraso, inclusão de obra pela função de catalogação rápida e agendamento para uso de equipamentos e salas de estudo.

Neste módulo são consideradas as categorias de usuários habilitados a utilizar o serviço de empréstimo domiciliar nas bibliotecas do SBUFRGS e os prazos de empréstimo por status de item definidos pelo Regulamento de Circulação de Coleções no Sistema de Bibliotecas da UFRGS. Quando um item é emprestado, renovado, devolvido ou reservado o sistema verifica esses dois elementos. Caso haja alguma restrição quanto a um deles o operador é informado para as devidas providências.

2 Interfaces #

O módulo apresenta duas interfaces:

– WEB, onde o usuário faz:

  • o agendamento para uso de equipamentos e salas de estudo em grupo;
  • a renovação e reserva de itens;
  • verifica suas transações/histórico de empréstimos;
  • verifica os débitos e emite a guia de pagamento.

 – GUI, onde o operador realiza as seguintes atividades:

  • cadastramento de usuários com vínculo temporário ou que não possuam cartão de identificação;
  • empréstimo;
  • renovação;
  • devolução;
  • gerencia o agendamento de equipamentos e salas de estudo em grupo;
  • gerencia as reservas;
  • catalogação rápida;
  • controle de caixa;
  • emite correspondências.

3 Comunicação com o usuário #

A comunicação sobre transações de circulação entre a biblioteca e o usuário é feita através do envio de correspondência por e-mail (Correspondências e impressos).

Quando o endereço eletrônico do usuário apresenta algum problema que impeça o recebimento das correspondências (Lembrete da biblioteca e Anexo 5 – Avisos de atraso) o sistema inclui, automaticamente, no cadastro do usuário, o impedimento 16 – Problema com e-mail (ver Impedimentos em Usuário GUI) que impossibilita o empréstimo e renovação de documentos.

Quando os avisos de agendamento cancelado, reserva disponível ou reserva cancelada retornam para o e-mail da biblioteca, esta deverá incluir, manualmente, o impedimento 16 – Problema com e-mail (ver Impedimentos em Usuário GUI), impossibilitando o empréstimo e renovação de documentos.

4 Relação com outros sistemas da UFRGS #

A integração dos diversos sistemas de informação e de controle acadêmico, desenvolvidos pelo CPD, possibilita maior controle dos usuários em débito de taxas e/ou de itens com devolução em atraso nas bibliotecas da Universidade.

Essa integração está relacionada às seguintes ações: 

4.1 Alerta a usuários em débito #

A mensagem Você está em débito no Sistema de Bibliotecas da UFRGS. Regularize sua situação é:

  • exibida quando o usuário acessa o Portal do Aluno ou o Portal do Servidor,
  • impressa na encomenda de matrícula e em atestados e históricos solicitados pelo aluno de graduação e de pós-graduação,
  • informada automaticamente à PROREXT quando da emissão/impressão de certificados.

4.2 Restrições na concessão de benefícios #

Servidores e discentes em débito com o SBU não poderão ser candidatos a bolsas (monitoria, extensão, iniciação científica, permanência e treinamento), à coordenação e fiscalização de concurso vestibular e extra-vestibular e à utilização da colônia de férias e do estacionamento. As restrições a esses benefícios foram regulamentadas pela Portaria nº 1546/2006 do Gabinete do Reitor.

4.3 Consulta de débitos antes do desligamento institucional #

Antes da aposentadoria do servidor a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas verifica a existência de débitos do mesmo nas bibliotecas, realizando procedimento similar àquele que já executa para a responsabilidade patrimonial (Memo n°GR 008/2006 do Gabinete do Reitor).

Professor substituto, colaborador convidado e aluno especial são categorias para as quais não há um procedimento padrão de desligamento da Universidade, o que dificulta o controle de débitos com o SBU no momento em que perdem o vínculo com a Instituição. Nestes casos, foi elaborado um termo de compromisso, a ser assinado no momento em que formalizam seu vínculo com a UFRGS, estabelecendo o compromisso de, ao se desligarem, estar em situação regular com as bibliotecas, sob pena de sofrer sanções administrativas e judiciais (Memo n°GR 007/2006 do Gabinete do Reitor).

Para aluno de pós-graduação o controle de débito com o SBU é feito pelo sistema de pós-graduação antes da emissão/homologação do diploma.

5 Características especiais #

As transações de circulação são controladas pela biblioteca local.

A devolução do item só pode ser feita na biblioteca onde foi efetuado o empréstimo.

O agendamento para uso de equipamentos e salas de estudo de qualquer biblioteca deve ser feito pelo usuário na WEB. Para tanto ele deve estar habilitado na biblioteca.

A renovação de um empréstimo pode ser feita em qualquer biblioteca do SBU ou pela WEB, em qualquer equipamento com acesso à Internet.

A reserva de itens e o agendamento para uso de equipamentos e salas de estudo só são permitidos ao usuário habilitado na biblioteca à qual pertence o item. Devem ser feitos pelo próprio usuário, através da WEB, em qualquer equipamento com acesso à Internet.

A quitação de um débito só pode ser feita na biblioteca onde o mesmo foi gerado.

6 Acesso ao módulo de Circulação #

  • Clicar em Iniciar/Programas/ALEPH500/Circulação

ou

  • Clicar no ícone  
  • Digitar identificação do operador e senha

7 Barras #

Nas subseções seguintes são apresentadas as barras disponíveis no módulo de Circulação. Os demais módulos têm barras semelhantes, com diferenças em algumas funções.

As barras exibem informação e/ou realizam funções de circulação.

7.1 Barra de título #

Exibe as seguintes informações:

MÓDULOCirculação
NOME DO PROGRAMA E VERSÃOAleph versão 20
BASE DE DADOSURS50
SERVIDORNº IP e porta
OPERADORIdentificação do operador

7.2 Barra de menu #

Arquivo

Utilizada para selecionar a base de dados Administrativa, configurar opções de empréstimo e de devolução, trocar de módulo, atualizar versão e sair do módulo de Circulação.

Visualizar

Exibe as guias de empréstimos, devoluções, usuários, itens, pesquisa e finaliza a sessão atual.

Excluir usuário

Utilizada para excluir cadastro de usuário.

Catalogação rápida

Utilizada na rotina de catalogação rápida.

Renovação/Estatística consulta

Utilizada na renovação de itens e na coleta estatística de documentos consultados na biblioteca.

Reservas

Utilizada para reservar documentos, excluir e ativar reservas.

Relatório de caixa

Utilizada para emitir de relatório de caixa.

OBS.: As opções de cada função que não estão preenchidas NUNCA devem ser selecionadas, pois se referem a rotinas Aleph não implementadas na UFRGS.

7.3 Barra de usuário #

Ativada quando o ícone de usuários, na Barra de ícones, é selecionado.

Usada para acesso direto às transações e dados cadastrais do usuário, a partir do seu ID, e à lista de usuários.

7.4 Barra de item #

Ativada quando o ícone de itens, na Barra de ícones, é selecionado.

Usada para acesso direto ao item, pelo código de barras, e à catalogação rápida.

7.5 Barra de ícones #

Os ícones permitem executar as funções de empréstimo e devolução, acessar informações do usuário, dos itens e realizar pesquisas.  

O ícone Empréstimos  habilita a função de empréstimo e exibe, na árvore de navegação, as seguintes opções:

Sessão – habilita as barras de usuário e de item para realizar um empréstimo; mostra informações do usuário e do item emprestado; permite emitir comprovante de empréstimo, logo após o empréstimo, e trocar de data de devolução. O comprovante de empréstimo deve ser emitido antes do encerramento da sessão, ou seja, antes de clicar no botão Limpar.

Histórico – mostra o histórico dos itens emprestados na estação de trabalho e permite a emissão de comprovante do(s) empréstimo(s) selecionado(s) na janela Histórico de empréstimos.

O ícone Devolução  habilita a função de devolução e exibe, na árvore de navegação, as seguintes opções:

Sessão – habilita a barra de item para realizar uma devolução; mostra informações do usuário  e do item devolvido.

Histórico – mostra o histórico dos itens devolvidos na estação de trabalho e permite a emissão de comprovante da(s) devolução(ções) selecionada(s) na janela Histórico de devoluções.

 O ícone Usuários habilita a função de pesquisar usuário e exibe, na árvore de navegação, as seguintes funções:

Transações do usuário – mostra informações sobre empréstimo, caixa, pedidos de reserva, resumo da circulação e histórico de circulação.

Cadastro do usuário – permite o acesso à informação global, habilitação local e endereço.

O ícone Itens  habilita a função de pesquisar itens e exibe, na árvore de navegação, as seguintes funções:

Lista de itens– Exibe detalhes sobre o empréstimo e informação bibliográfica.  Permite fazer reserva e navegar para a Lista de itens da catalogação.

– Histórico de todos os itens – exibe informações de  empréstimo, pedidos de reserva e modificações nos itens de um registro bibliográfico.

Item – Exibe detalhes e a informação bibliográfica do item selecionado na Lista de itens.

Pedidos de reserva – Exibe a lista de pedidos de reserva, informações da reserva e grupo de itens de reserva. Permite ativar as reservas.

Empréstimos (Data de devolução dd/mm/aaaa) – Exibe informações sobre o empréstimo e o item.

– Histórico do item (Última atualização dd/mm/aaaa) – exibe informações de empréstimo, pedidos de reserva e as modificações efetuadas num item de um registro bibliográfico.

– Histórico da circulação (dd/mm/aaaa) – exibe as transações de circulação do item, com a possibilidade do uso de filtro, e permite inclusão de Nota do operador

– Resumo da circulação – abre, no frame superior direito, as guias Resumo atual (informações de empréstimos e de reservas) e Resumo do histórico(informa o número de transações de circulação em um dado período)

Informação bibliográfica – Exibe, no frame direito, o registro bibliográfico no formato completo.

O ícone Pesquisa  habilita as funções de pesquisa e exibe, na árvore de navegação, as seguintes funções:

Pesquisar palavras – acessa palavras em qualquer campo do registro ou em campos específicos. Apresenta três opções de pesquisa: Avançada, Multibase/CCL e Multicampo,  permitindo refinar e cruzar resultados.

As opções disponíveis nos botões:

– Imprimir/Enviar – permite selecionar o formato do registro bibliográfico para imprimir, enviar por e-mail ou salvar em disco os resultados de uma pesquisa.

– Excluir – permite excluir os resultados de uma pesquisa.

– Salvar servidor – permite salvar os resultados de uma pesquisa no servidor, atribuindo-lhe um nome.

– Abrir servidor – permite recuperar os resultados de uma pesquisa salva no servidor através do nome atribuindo ao arquivo. O resultado da pesquisa salva fica disponível no servidor por 2 dias.

– Exibir – navega para a função Resultados.

Percorrer índice – permite selecionar a base de dados para pesquisa e realizar buscas por meio de índices alfabéticos ou numéricos de campos/subcampos pré-definidos trazendo também entradas acima e abaixo do termo pesquisado e informando o número de documentos a elas associados. Permite salvar a pesquisa, exibir o registro bibliográfico e navegar para a catalogação.

Resultados – exibe os resultados de uma pesquisa por palavras ou por índice.

Na guia 1. Lista resumida é possível visualizar os resultados de uma pesquisa salva a partir do Pesquisar palavras ou Percorrer índice, ordenar a lista de registros por data, autor ou título, salvar uma seleção de registros, selecionar o formato para  imprimir, enviar por e-mail ou salvar em disco e adicionar uma seleção de registros na Minha pasta.

Na guia 2. Minha pasta são visualizados os registros bibliográficos selecionados possibilitando o salvar no drive local, abrir as pesquisas salvas no drive local, limpar todos os resultados, excluir os registros selecionados e selecionar o formato do registro bibliográfico para imprimir, enviar por e-mail ou salvar em disco os resultados de uma pesquisa.

7.6 Barra de operação #

Disponível em todos os módulos, exibe informações e permite ações.

ÍCONEFUNÇÃO
Indica que o servidor está ativo. Usado também para desconectar a base de dados
Indica o processamento de uma transação
Permite navegação entre módulos
Identifica o operador e possibilita a troca de operador e de senha ao clicar com o botão direito do mouse
Identifica o idioma da interface
Identifica a base de dados ativa
Permite configurar a impressão (para imprimir diretamente ou visualizar antes de imprimir)
Fecha todos os módulos que estão em uso

8 Estatística de consulta #

A versão 20 do ALEPH oferece uma forma otimizada para a coleta de estatística de consulta de documentos na biblioteca.

Para efetuar a coleta de dados:

Na Barra de menu

  • Selecionar Renovação/Estatística consulta, opção Estatística de consulta

Abre a janela Estatística de consulta

  •  Ler o código de barras do item

9 Relatórios #

Para consulta à situação do usuário no SBU e para emissão de relatórios gerenciais de circulação e de caixa, acessar o módulo de Serviços, opções Caixa, Circulação ou Usuários, no endereço http://sabix.ufrgs.br/S.