O controle de coleção gerencia a programação e o recebimento de fascículos através das seguintes atividades:
1 Programar #
A programação define uma descrição padrão para os fascículos de um título.
A programação pressupõe a criação de uma assinatura para o título e deve corresponder ao período da mesma.
Devem ser feitas alterações na programação para um novo período quando ocorrem mudanças na periodicidade, numeração de volume/fascículo, etc.
Usado para:
- prever e otimizar o recebimento dos fascículos cobertos pela assinatura
- possibilitar a reclamação de fascículos atrasados
- criar uma descrição padrão para os fascículos de um título, evitando inconsistência na sua descrição e, consequentemente, problemas na circulação
- compartilhar a programação de um título entre as bibliotecas que o possuem.
Políticas de uso da programação
- Para programar um título comum a mais de uma biblioteca, não excluir da área de programação os fascículos que a biblioteca não possui, pois a outra poderá tê-los e, neste caso, terá que incluí-los novamente
- Para publicações que possuem dupla numeração, ou seja, fascículos com numeração sequencial e também começando nova numeração a cada ano, seguir a programação já existente. Em caso de discordância, entrar em contato com a biblioteca cooperante
- Não devem ser feitas alterações relativas a procedimentos exclusivos de uma biblioteca (p. ex. fascículos encadernados pela biblioteca) na programação. Esse tipo de alteração deve ser realizada sempre na Lista de itens, guia Lista de itens, duplicando o fascículo
- Pesquisar o título na Barra de periódicos
No ícone 
Na árvore de navegação:
- Selecionar Controle de coleção/ Programar
No frame superior direito, abre as guias 1. Informação e 2. Texto dos fascículos
Botões disponíveis nas guias:
– Adicionar – inclui uma programação nova
– Atualizar – altera os dados de uma programação existente
– Excluir – excluir a programação
– Cancelar – cancela uma ação
- Clicar no botão Adicionar para iniciar a programação de um título de periódico
Campos da guia 1. Informação:
– Ano – preenchido com o ano de publicação a ser programado. Ao programar títulos em que os volume abrange mais de um ano os mesmos devem ser registrados com quatro dígitos separados por barra, no padrão AAAA/AAAA. Após a programação, para efeito de padronização deve-se modificar o período, por exemplo 1980/81
– Volume – preenchido com a indicação de volume a ser programado, em caracteres alfanuméricos, e sem a abreviatura de volume, tomo, etc. Caso não possua indicação de volume o campo deve ser preenchido com ^
– Fascículo – preenchido com a indicação do primeiro fascículo correspondente ao ano e/ou volume a ser programado, sem a abreviatura de parte, seção, etc. Se não houver indicação de fascículo esta informação será preenchida automaticamente, pelo sistema, com zero
– Parte do fascículo – preenchido com a indicação da parte, em caracteres alfanuméricos
OBS.: A numeração dos campos Volume, Fascículo e Parte do fascículo deve ser indicada em números arábicos.
Para indicação de Ano, Volume, Fascículo e Parte do fascículo sequenciais que formam um único item físico e correspondem a um período único de cobertura, usar barra diagonal (/). Por exemplo: 1997/99.
– Data do fascículo – campo obrigatório preenchido com a data prevista de recebimento dos fascículos da assinatura do título que está sendo programado. Esta informação pode ser utilizada para o controle do envio das reclamações.
Caso não tenha certeza da data, informe uma data estimada.
– Novo volume a cada – campo obrigatório preenchido com o número correspondente ao intervalo de tempo previsto pelo editor para publicação de cada volume.
Usar a seta para preencher com um dos códigos de tempo abaixo:
Y – Ano
M – Mês
W – Semana
D – Dia
– Novo fascículo a cada – campo obrigatório preenchido com o número correspondente ao intervalo de tempo previsto pelo editor para publicação de cada fascículo.
Usar a seta para preencher com um dos códigos de tempo abaixo:
Y – Ano
M – Mês
W – Semana
D – Dia
– N. fascículos a receber – campo obrigatório preenchido com o número de fascículos a receber no ano e/ou volume da assinatura. NUNCA deixar em branco. Se o campo não for preenchido o sistema colocará o valor 0 (zero), automaticamente, e a programação não poderá ser continuada. Caso isto ocorra, o processo de atualização deverá ser cancelado no canto inferior esquerdo e, assim, o campo poderá ser preenchido corretamente.
– N. fascículos por vol/ano – campo obrigatório preenchido com o número de fascículos publicados por ano e/ou volume. Para periódicos cuja numeração dos fascículos é sequencial deve ser preenchido com 999 e não deve ser preenchida a guia 2 – Texto do fascículo.
– Descrição – usado para registrar a forma de apresentação e a ordem dos elementos identificadores do fascículo: ano de publicação, volume, número, mês, etc. Deve ser preenchido utilizando os códigos abaixo, antecedidos do texto desejado e na ordem de exibição:
$Y – Ano
$V – Volume
$I – Fascículo
$D – Data
$N – Designação de mês, estação do ano, etc.
A apresentação e ordenação das informações propostas é exibida na Lista de itens.
Padrões adotados no registro de informações
Volume: v.
Número: n.
Parte: pt
Tomo: t.
Índice: ind
Número especial: nesp
Suplemento: supl
Material adicional: indicar a coleção e a localização do material adicional precedido do sinal +Mês: jan, fev, mar …(registrado em português, em letra minúscula, abreviado e sem ponto final)
Estação do ano: summer, winter, verão … (registrada no idioma original e em letra minúscula)
Exemplos de preenchimento:
| ENUNCIADO | DESCRIÇÃO | VISUALIZAÇÃO NO OPAC |
|---|---|---|
| Indicação de ano | $Y | 2010 |
| Indicação de ano e estação | $Y $N | 2010 verão |
| Indicação de ano e fascículo | $Y n.$I | 2010 n.8 |
| Indicação de ano e mês | $Y $N | 2010 jun |
| Indicação de ano, fascículo e mês | $Y n.$I $N | 2010 n.12 dez |
| Indicação de ano, volume e fascículo | $Y v.$V n.$I | 2010 v.1 n.1 |
| Indicação de ano, volume e mês | $Y v.$V $N | 2010 v.1 nov |
| Indicação de ano, volume, fascículo e mês | $Y v.$V n.$I $N | 2010 v.1 n.1 jan |
| Indicação de tomo em lugar de fascículo | $Y v.$V t.$I $N | 2010 v.34 t.1 out |
| Periódico semanal sem numeração de fascículo | v.$V $D | v.20 01/01/2010 |
– Nota – campo de até 90 caracteres usado para registrar informações de interesse da biblioteca.
Os campos da guia 2. Textos do fascículos devem ser preenchidos quando os fascículos possuem indicação de mês ou estação do ano. Estas informações serão exibidas na Lista de itens, guia Lista de itens.
Para títulos que publicam mais de 24 fascículos por volume/ano, não preencher a guia 2. Texto do fascículo. A informação deverá ser incluída, manualmente, no campo Descrição, na guia 1. Informação, no momento do recebimento do fascículo.
Para padrão de registro de volume, fascículo, mês, estação do ano, etc. ver campo Descrição.
- Clicar no botão Adicionar
No frame inferior direito, guia Prévia da programação
- Revisar a programação
Programação incorreta:
No frame superior direito
- Realizar as alterações necessárias
- Clicar no botão Atualizar
ou
- Clicar no botão Excluir
Programação correta:
- Clicar no botão Atualizar
OBS.: Ao clicar no botão Atualizar, do frame inferior direito, será exibida a prévia da programação do ano seguinte. Se a assinatura abrange mais de um ano (coleção retrospectiva) clicar no botão Atualizar tantas vezes quantas forem necessárias para programar todo o período da assinatura. Se a assinatura corresponde a apenas um ano (coleções novas) não clicar no botão Atualizar até que a nova assinatura seja efetivada.
2 Receber fascículo programado #
Políticas de registro de fascículos
Fascículos duplicados
a) Se o recebimento é regular e caracteriza uma assinatura, registrar duas assinaturas para o mesmo título e programar o recebimento dos fascículos;
b) Se o recebimento é esporádico duplicar o fascículo recebido em mais de um exemplar, na árvore de navegação, Controle de coleção/Receber fascículo, botão Duplicar e receber o fascículo.
Item genérico
Até a implantação do módulo de Aquisição & Periódicos era obrigatória a inclusão de um item genérico, no módulo de Itens, para cada registro bibliográfico de título incluído no SABi.
Com a implantação do módulo o item genérico deve ser excluído após a descrição da coleção do título.
Registro de coleção de periódico que não será cadastrada no CCN
Após o recebimento dos fascículos deve ser excluído o campo 901 Ind.1=1 do registro bibliográfico, pois este indicador corresponde à coleção que não faz parte do CCN e passa a ser descrita somente no módulo de Aquisição & Periódicos.
Registro de fascículo não disponível
a) Quando a biblioteca possui o fascículo registrado no kardex e não o localiza no momento de recebê-lo no módulo de Aquisição & Periódicos deve fazer seu recebimento, informando a data de chegada, manter o código de barras fornecido pelo sistema e alterar o Status do item para 92 – Não disponível;
b) Quando o fornecedor informa que o fascículo esperado está esgotado alterar o Status de processamento para EG – Esgotado.
Separata
Separatas não são registradas no módulo de Aquisição & Periódicos e devem ser tratadas como analíticas de periódico.
Existem duas maneiras de registrar o recebimento de fascículos:
O acesso a essas funções deve ser feito:
Na árvore de navegação
– pelo Controle de coleção/Receber fascículo ou Receber grupo de fascículos
2.1 Receber fascículo #
No ícone
Na árvore de navegação:
- Selecionar Controle de coleção/Receber fascículo
No frame superior direito, abre as guias 1. Todos os fascículos e 2. Fascículos esperados/não recebidos
Botões disponíveis nas guias
- Receber – recebe o fascículo selecionado
- Anular receb. – anula o recebimento do fascículo selecionado
- Reclamar – abre a janela lista de reclamações para reclamar o fascículo selecionado
- Excluir – exclui o(s) fascículo(s) selecionado(s)
- Novo – inclui um fascículo que não faz parte da programação do título. Por exemplo: índice, suplemento, número especial, etc.
- Duplicar – inclui um novo fascículo, a partir de um fascículo já existente
- Atualizar lista – atualiza as informações da coluna Descrição quando alguma alteração é realizada nos itens no Módulo de catalogação.
- Selecionar o fascículo a receber na guia 2. Fascículos esperados/não recebidos
- Clicar no botão Receber
No frame inferior direito, abre as guias 2 e 3 do formulário de recebimento do fascículo.
- Clicar no botão Receber
Abre a janela Confirmação de procedimento
- Clicar no botão Fechar
A informação da data de recebimento do fascículo é visualizada o frame superior direito guia 1. Todos os fascículos.
Caso seja necessário é possível alterar as informações de um fascículo recebido. Selecionar o fascículo, no frame superior direito guia 1. Todos os fascículos, realizar as alterações nas guias 2 e 3 do frame inferior direito e clicar no botão Atualizar
2.2 Receber grupo de fascículos #
No ícone
Na árvore de navegação:
- Selecionar Controle de coleção/Receber grupo de fascículos
No frame superior direito, abre as guias 1. Todos os fascículos e 4. Fornecedores/biblioteca
Botões disponíveis nas guias:
– Receber – recebe os fascículos selecionados
– Anular receb. – anula o recebimento do fascículo selecionado
– Mesclar – usado para receber 2 ou mais fascículos publicados em conjunto e não previstos na programação. As informações do último fascículo selecionado são mantidas e os demais são deletados. No frame inferior direito alterar os campos Volume, Fascículo e Descrição e clicar no botão Atualizar.Depois de alterar os dados do fascículo o mesmo deverá ser recebido clicando no botão Receber do frame superior direito.
– Excluir – exclui os fascículos selecionados
– Novo – inclui um fascículo
– Duplicar – duplica o fascículo selecionado
No frame superior direito, guia 1. Todos os fascículos ou 4. Fornecedores/biblioteca
- Selecionar os fascículos a receber
- Clicar no botão Receber
Abre a janela Registro do fascículo para cada um dos fascículos a receber
- Clicar no botão Receber
O botão Pular permite não receber um fascículo do grupo selecionado para recebimento.
Após o recebimento, o sistema atualiza a informação da coluna Recebidos, no frame superior direito.
3 Incluir fascículo não programado #
Usado para a inclusão de fascículos não previstos na programação do título do periódico, tais como índice, número especial, suplemento, etc. O Anexo 2 apresenta exemplos desta operação.
No ícone
Na árvore de navegação:
- Selecionar Controle de coleção/Receber fascículo
No frame superior direito, guia 2. Fascículos esperados/não recebidos
- Selecionar um fascículo
- Clicar no botão Duplicar
No frame inferior direito
Guia 2. Formulário de recebimento – incluir código de barras
Guia 3. Níveis de periódicos – alterar os campos necessários para a descrição do novo fascículo.
O campo Ordem do fascículo deve ser preenchido quando houver a necessidade de indicar a posição em que o índice ou o suplemento devem ser visualizados na Lista de itens.
Exemplo:
Se o índice deve ser visualizado entre os fascículos 259 e 260 o campo deve ser preenchido com a indicação 259.1
Se o índice contendo os anos de 1998/2000 foi publicado separadamente no final de 2000, substituir a campo volume por “^” e preencher o campo Ordem do fascículo com o número do último fascículo de 2000 seguido de “.1” (Ex.: 177.1) (ver exemplo CB 05503). Assim o índice será visualizado após todos os fascículos do ano 2000.
- Clicar no botão Adicionar
No frame superior direito
- Clicar no botão Receber
4 Alteração no registro de fascículo #
Usado para incluir ou alterar informações em um registro de fascículo.
No ícone
Na árvore de navegação:
- Selecionar Lista de itens
No frame superior direito, guia 1. Lista de itens
- Selecionar o fascículo que deseja alterar
No frame inferior direito abre as guias 1 a 5
- Alterar as informações necessárias nas guias 2 a 5
Clicar no botão Atualizar
5 Transferência de itens #
Para transferência de itens de periódicos entre bibliotecas do SBUFRGS seguir os procedimentos abaixo:
a) Biblioteca cedente:
- mantém o registro bibliográfico no SABi e todos os seus itens;
- inclui status de processamento TI – Em transferência interna no(s) item(ns) transferidos e a informação Em transferência para a Biblioteca … no campo Aqui.retros./Desfaz. (ver Manual de Itens & Impressão de etiquetas);
- encaminha o material à biblioteca recebedora, mantendo a etiqueta de código de barras no(s) item(ns).
b) Biblioteca recebedora:
- caso a biblioteca cedente não mantenha outros itens na coleção de periódicos, substitui a sigla da biblioteca cedente por sua sigla no campo 910la, revisa os demais subcampos e os campos de assunto do registro bibliográfico;
- caso a biblioteca cedente mantenha itens na coleção de periódicos inclui uma nova ocorrência do campo 910|a com a sua sigla, se necessário e revisa os demais subcampos e os campos de assunto do registro bibliográfico;
- verificar a existência de assinatura correspondente ao período dos itens recebidos. Caso não exista é necessário criá-la;
- solicitar à Gerência do SABi a transferência do(s) item(ns) para a sua biblioteca.