Procedimentos de armazenamento de documentos eletrônicos nato digitais de PI

Com a finalidade de garantir a preservação, os documentos eletrônicos nato digitais de PI devem, obrigatoriamente, ser armazenados em um servidor de arquivos da UFRGS. A preparação e o envio dos arquivos (veja Anexo A – Instruções para preparação, nomeação e envio de arquivos) para armazenamento no servidor (equipe Lume-CPD ou DPT-BC) depende da situação definida pelo tipo de documento e autorização para arquivamento em repositório da versão do editor (Quadro 1) em todos os idiomas disponíveis.

Todos os arquivos na situação 3 (Quadro 1) são disponibilizados no SABi com acesso aberto. Aqueles que se enquadrarem no Anexo B – Tipos de produção intelectual no SABi incluídos no Lume, também são disponibilizados no Lume.

Arquivos enviados para armazenamento ao DPT-BC terão acesso restrito a computadores na rede UFRGS ou a computadores fora dessa rede com proxy configurado.

Os arquivos que possuírem embargo, com o campo 290 preenchido, serão transferidos, ao final do embargo, para o Lume por sua equipe. Preprints não são aceitos. 

1 Situação dos documentos #

Quadro 1 – Situação dos documentos eletrônicos para armazenamento

Situação Tipo de documento Autorização de arquivamento em repositório Responsabilidade Envio do arquivo
Recebimento de arquivo e verificação ou obtenção de autorização Registro no SABi,b nomeação e envio do arquivo Pasta chasque Notificar
1
Patente Informação INPI SEDETEC DPT-BC Lume-CPD
Recurso educacional Termo do Autor SEAD DPT-BC
E-book publicado pela Editora da UFRGS Termo da Editora
Editora Editora Lume-CPD
2
(Anexo C)
Tese, dissertação e trabalho de conclusão de curso de mestrado Termo do Autor – pós-graduação Biblioteca setorial Biblioteca setorial CPD-TD e TCC Lume-CPD
Trabalho de conclusão de curso de especialização
Trabalho de conclusão de curso de graduação Termo do Autor – graduação
3 Demais tipos de documentos com disponibilização da versão do editor autorizada Termos de autorização ou Informação do Editora Biblioteca setorial Biblioteca setorial CPD-livros e capítulos

CPD-artigos e outros
Lume-CPD
4 Demais tipos de documentos, nato digitais, sem disponibilização autorizada ou com embargo Não há ou Informação do Editora com embargo vigente Biblioteca setorial Biblioteca setorial BC-outros DPT-BC

a Informação do Editor: os termos de copyright e as políticas de arquivamento (diretórios como Sherpa Romeo, AuraDiadorim e Dulcinea) auxiliam a identificar as versões que podem ser arquivadas em repositório. No caso do Lume, a política deve permitir o arquivamento da versão publicada/PDF do editor. Para uma relação de títulos de periódicos que forneceram autorização para arquivamento no Lume, consultar Anexo D.
b A responsabilidade de inclusão do 856 para servidor de arquivos da UFRGS é da equipe do Lume-CPD ou do DPT-BC.

Se detectado erro no destino de armazenamento do arquivo, abra RT para o Lume informando o número de sistema. Não é necessário o reenvio do arquivo.

2 Fluxograma de armazenamento #

Os procedimentos para as bibliotecas sobre o armazenamento de documentos eletrônicos nato digitais de PI estão especificados abaixo por situação (Figura 1).

Figura 1 – Fluxograma de procedimentos de armazenamento de documentos eletrônicos nato digitais de PI

1

Receber documento

Receber documento da produção intelectual entregue à Biblioteca Setorial

Próximo item


2

Verificar se é patente

Sim: Passe para o próximo item

Não: Pule para o item 4


3

Orientar docente ou técnico a contatar a SEDETEC

ENCERRADOS OS PROCEDIMENTOS


4

Verificar se é recurso educacional

Sim: Passe para o próximo item

Não: Pule para o item 6


5

Orientar docente ou técnico a contatar a SEAD

Procedimentos de registro de recurso educacional

ENCERRADOS OS PROCEDIMENTOS


6

Verificar se é e-book publicado pela Editora da UFRGS

Sim: Passe para o próximo item

Não: Pule para o item 8


7

Orientar docente ou técnico a contatar a Editora da UFRGS

ENCERRADOS OS PROCEDIMENTOS


8 SABi

Catalogar documento

Registro de produção intelectual

Próximo item


9 WINDOWS EXPLORER

Nomear o arquivo conforme Quadro 1 do Anexo A

Após catalogar o documento e salvar o registro, nomear o arquivo

Próximo item


10

Verificar se é tese, dissertação ou TCC

Sim: Passe para o próximo item

Não: Pule para o item 14


11 CHASQUEBOX

Copiar arquivo no diretório criado para o Lume-CPD

Transferir os arquivos via ChasqueBox conforme Anexo A

Próximo item


12 RT

Enviar link público para Lume-CPD

Avisar via RT sobre o compartilhamento de arquivos a serem salvos

Próximo item


13 PROTOCOLO OU OUTRO

Enviar Termo de Autorização para o Lume-CPD

Pelo setor de Protocolo da UFRGS ou outro meio, enviar o Termo de Autorização, quando necessário, original para o Lume-CPD

ENCERRADOS OS PROCEDIMENTOS


14 SHERPA ROMEO, DOCUMENTO, ETC.

Verificar termos de copyright, políticas de arquivamento em repositório e o Anexo D

Próximo item


15

As políticas permitem arquivamento em repositório?

Sim: Passe para o próximo item

Não: Pule para o item 18


16

Há embargo vigente na data da catalogação?

Sim: Passe para o próximo item

Não: Pule para o item 11


17 SABi

Preencher campo 290 com data final do embargo

Quando existir uma data de embargo, indicar no campo 290

Próximo item


18 CHASQUEBOX

Copiar arquivo no diretório criado para DPT-BC

Próximo item


19 RT

Enviar link público para o DPT-BC

Avisar via RT sobre o compartilhamento de arquivos a serem salvos

ENCERRADOS OS PROCEDIMENTOS


FIM