Com a finalidade de garantir a preservação, os documentos eletrônicos nato digitais de PI devem, obrigatoriamente, ser armazenados em um servidor de arquivos da UFRGS. A preparação e o envio dos arquivos (veja Anexo A – Instruções para preparação, nomeação e envio de arquivos) para armazenamento no servidor (equipe Lume-CPD ou DPT-BC) depende da situação definida pelo tipo de documento e autorização para arquivamento em repositório da versão do editor (Quadro 1) em todos os idiomas disponíveis.
Todos os arquivos na situação 3 (Quadro 1) são disponibilizados no SABi com acesso aberto. Aqueles que se enquadrarem no Anexo E – Tipos de PI incluídos no Lume, também são disponibilizados no Lume.
Arquivos enviados para armazenamento ao DPT-BC terão acesso restrito a computadores na rede UFRGS ou a computadores fora dessa rede com proxy configurado.
Arquivos que possuírem embargo, com o campo 290 preenchido, serão transferidos, ao final do embargo, para o Lume por sua equipe.
Arquivos digitalizados e disponibilizados na internet pelos editores – como fascículos retrospectivos de periódicos – devem receber o mesmo tratamento que documentos nato digitais.
Preprints não são aceitos.
1 Situação dos documentos #
Quadro 1 – Situação dos documentos eletrônicos para armazenamento
| Situação | Tipo de documento | Autorização de arquivamento em repositório | Responsabilidade | Envio do arquivo | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Recebimento de arquivo e verificação ou obtenção de autorização | Registro no SABi,b nomeação e envio do arquivo | Pasta chasque | Notificar | |||
| 1 |
Patente | Informação INPI | SEDETEC | DPT-BC | – | Lume-CPD |
| Recurso educacional | Termo de concordância | SEAD | DPT-BC | – | – | |
| E-book publicado pela Editora da UFRGS | Termo da Editora |
Editora | Editora | – | Lume-CPD | |
| 2 (Anexo C) |
Tese, dissertação e trabalho de conclusão de curso de mestrado | Termo de autorização – pós-graduação | Biblioteca setorial | Biblioteca setorial | CPD-TD e TCC | Lume-CPD |
| Trabalho de conclusão de curso de especialização | ||||||
| Trabalho de conclusão de curso de graduação | Termo de autorização – graduação | |||||
| Tese, dissertação, trabalho de conclusão de curso de mestrado, de especialização e de graduação | Não há termoc | CPD-TD e TCC-sem termo | ||||
| 3 | Demais tipos de documentos com disponibilização da versão do editor autorizada | Termos de autorização ou Informação do Editora | Biblioteca setorial | Biblioteca setorial | CPD-livros e capítulos CPD-artigos e trabalhos de eventos CPD-resumos de eventos CPD-outros |
Lume-CPD |
| 4 | Demais tipos de documentos, nato digitais, sem disponibilização autorizada ou com embargo | Não há ou Informação do Editora com embargo vigente | Biblioteca setorial | Biblioteca setorial | BC-outros | DPT-BC |
a Informação do Editor: os termos de copyright e as políticas de arquivamento (diretórios como Open policy finder (antigo Sherpa), Aura, Diadorim e Dulcinea) auxiliam a identificar as versões que podem ser arquivadas em repositório. No caso do Lume, a política deve permitir o arquivamento da versão publicada/PDF do editor. Para uma relação de títulos de periódicos que forneceram autorização para arquivamento no Lume, consultar Anexo D – Autorização para arquivamento no Lume.
b A responsabilidade de inclusão do 856 para servidor de arquivos da UFRGS é da equipe do Lume-CPD ou do DPT-BC.
c Conforme orientações presentes na página 290 – Data final de embargo para disponibilidade de produção intelectual no Lume.
Se detectado erro no destino de armazenamento do arquivo, abra solicitação para o Lume informando o número de sistema. Não é necessário o reenvio do arquivo.
2 Fluxograma de armazenamento #
Os procedimentos para as bibliotecas sobre o armazenamento de documentos eletrônicos nato digitais de PI estão especificados abaixo por situação (Figura 1 e Figura 2).
Documentos eletrônicos nato digitais (geral) #
Figura 1 – Fluxograma de procedimentos de armazenamento de documentos eletrônicos nato digitais de PI
1
Receber documento
Receber documento da produção intelectual entregue à Biblioteca Setorial, certificando-se de que possui o documento completo para armazenamento
2
É analítica de periódico?
Verificar se é analítica de periódico
Sim: Passe para o próximo item
Não: Pule para o item 4
3
Fluxograma analítica de periódico
Seguir os passos na figura 2.
Passe para o Fluxograma de analítica de periódico
4
É patente?
Verificar se é patente
Sim: Passe para o próximo item
Não: Pule para o item 6
5
Orientar docente ou técnico a contactar a SEDETEC
6
É recurso educacional?
Verificar se é recurso educacional
Sim: Passe para o próximo item
Não: Pule para o item 8
7
Orientar docente ou técnico a contatar a SEAD
Procedimentos de registro de recurso educacional
8
É e-book publicado pela Editora da UFRGS?
Verificar se é e-book publicado pela Editora da UFRGS
Sim: Passe para o próximo item
Não: Pule para o item 11
9
Revisar a catalogação do documento
Conferir se catalogação está correta ou se é necessário aguardar a Editora da UFRGS fazer a catalogação.
Passe para o próximo item
10
Tem analítica?
Verificar se tem analítica
Sim: Passe para o próximo item
Não: ENCERRADOS OS PROCEDIMENTOS
11 SABi
Catalogar documento
Registro de produção intelectual
12 WINDOWS EXPLORER
Preparar arquivo conforme Quadro 1 do Anexo A
Após catalogar o documento e salvar o registro, nomear o arquivo
13
É tese, dissertação ou TCC?
Verificar se é tese, dissertação ou TCC
Sim: Passe para o próximo item
Não: Pule para o item 17
14 CHASQUEBOX
Copiar arquivo no diretório criado para o Lume-CPD
Transferir os arquivos via ChasqueBox conforme Anexo A
15 CHASQUEBOX
Adicionar Termo de autorização
Adicionar Termo de autorização na mesma pasta do ChasqueBox do arquivo
16 RT
Enviar link público para o Lume-CPD
Avisar via RT sobre o compartilhamento de arquivos a serem salvos
17
Política sobre armazenamento é expressa claramente?
Consultar Anexo D
Se editora não estiver no Anexo D, verificar se a política editorial sobre armazenamento é expressa claramente no documento ou no site da editora
Sim: Passe para o próximo item
Não: Pule para o item 23
18
Política permite arquivamento em repositório?
Verificar se a política permite arquivamento em repositório
Sim: Passe para o próximo item
Não: Pule para o item 21
19
Há embargo vigente na data da catalogação?
Sim: Passe para o próximo item
Não: Pule para o item 14
20 SABi
Preencher campo 290 com data final do embargo
Quando existir uma data de embargo, indicar no campo 290
21 CHASQUEBOX
Copiar arquivo no diretório criado para o DPT-BC
22 RT
Enviar link público para o DPT-BC
Avisar via RT sobre o compartilhamento de arquivos a serem salvos
23
Contatar editor
Contatar editor para buscar permissão de arquivamento em repositório da versão do editor
24
Obteve permissão?
Sim: Passe para o próximo item
Não: ENCERRADOS OS PROCEDIMENTOS
25
Anexar autorização
Pule para o item 19
FIM
Analíticas de periódicos #
Figura 2 – Fluxograma de procedimentos de armazenamento de analíticas de periódicos nato digitais de PI
1
Receber documento
Receber documento da produção intelectual entregue à Biblioteca Setorial, certificando-se de que possui o documento completo para armazenamento
2 SABi
Catalogar documento
Registro de produção intelectual
3 WINDOWS EXPLORER
Preparar arquivo conforme Quadro 1 do Anexo A
Após catalogar o documento e salvar o registro, nomear o arquivo
4 DOCUMENTA
Consultar Anexo D
5
Título encontrado?
Sim: Passe para o próximo item
Não: Pule para o item 9
6 CHASQUEBOX
Copiar arquivo no diretório criado para o Lume-CPD
Transferir os arquivos via ChasqueBox conforme Anexo A
7 CHASQUEBOX
Adicionar Termo de autorização
Adicionar Termo de autorização na mesma pasta do ChasqueBox do arquivo
8 RT
Enviar link público para o Lume-CPD
Avisar via RT sobre o compartilhamento de arquivos a serem salvos
9 DIRETÓRIO
Buscar título do periódico
Buscar nos diretórios disponíveis o título do periódico em que a analítica foi publicada
Passe para o próximo item
10
Título encontrado?
Sim: Passe para o próximo item
Não: Pule para o item 12
11 DIRETÓRIO E DOCUMENTO
Analisar características de publicação do artigo e condições indicadas para arquivamento
Passe para o item 14
12 SITE DO EDITOR/PUBLISHER
Buscar política de arquivamento
Passe para o item 13
13
A política de arquivamento é expressa claramente?
Verificar se a política é expressa claramente
Sim: Passe para o próximo item
Não: Pule para o item 17
14
A política permite arquivamento em repositório?
Sim: Passe para o próximo item
Não: Pule para o item 20
15
Há embargo vigente na data da catalogação?
Sim: Passe para o próximo item
Não: Pule para o item 6
16 SABi
Preencher campo 290 com data final do embargo
Quando existir uma data de embargo, indicar no campo 290
Pule para o item 20
17 E-MAIL
Contatar editor
Contatar editor para buscar permissão de arquivamento em repositório da versão do editor
18
Teve permissão?
Sim: Passe para o próximo item
Não: Pule para o item 20
19 CHASQUEBOX
Anexar autorização
Pule para o item 15
20 CHASQUEBOX
Copiar arquivo no diretório criado para o DPT-BC
21 RT
Enviar link público para o DPT-BC
Avisar via RT sobre o compartilhamento de arquivos a serem salvos
FIM