Utilizado para controle orçamentário de recursos usados na aquisição de documentos.
O orçamento é criado pela gerência do SABi, porém gerenciado pela biblioteca, que define o valor a ser alocado e as permissões dos operadores aptos a utilizá-lo.
O uso do orçamento é controlado por operadores com diferentes níveis de permissões:
– permissão para alocar, modificar e transferir recursos e
– permissão para consultar e imprimir informações do orçamento, adicionar orçamento a pedido e pagar pedido.
Tipos de orçamento:
CONV – recursos de convênio
PROJ – recursos de projetos ou outros
R112 – recursos do Tesouro
R250 – recursos diretamente arrecadados pela UFRGS
| Políticas de orçamento Não deve ser criado orçamento quando se utilizarem os fornecedores padrão DOADOR, USUÁRIO, FAURGS ou quando a biblioteca não gerencia a aquisição. Quando a biblioteca gerencia a aquisição, deve ser criado orçamento para controle de uso do recurso. Exemplos: FAURGS – Prof Joao da Silva – Proj 0000; FAPERGS – Prof Jose Pereira – Proj X; Grupo de Pesquisa Flora do Pampa 2008 |
1 Barra de ícones #
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- Selecionar Administração/Orçamentos
A opção Orçamentos permite criar, consultar, modificar, alocar e transferir recursos, ver balanço do orçamento.
2 Criar orçamento #
A criação do orçamento é responsabilidade do Departamento de Desenvolvimento de Coleções (DDC) da Biblioteca Central.
Para recursos gerenciados pela Biblioteca Central destinados à aquisição de documentos para o SBUFRGS a mesma solicita a criação de orçamento e seus sub-orçamentos para uso das bibliotecas setoriais.
A biblioteca que necessitar criar orçamento(s) para aquisição com recursos de projeto(s), etc. deve solicitar sua criação através do formulário Orçamento.
Não deve ser solicitado orçamento para projeto quando os documentos não tiverem por finalidade a sua incorporação ao acervo da biblioteca e sim ao acervo de outra instituição.
| O orçamento é criado em reais R$, adotando a seguinte grafia:- usa ponto (.) para indicar os centavos e- não utiliza ponto (.) para separar a terceira casa decimal Exemplo: R$ 5000.00 |
3 Consultar orçamento #
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- SelecionarAdministração/Orçamentos
No frame superior direito, guia Lista de orçamentos
Opção disponível na guia:
– Filtrar – possibilita buscar um orçamento em lista, por código da biblioteca-departamento de aquisição, por status do orçamento e por ano
Botões disponíveis na guia:
– Adicionar – abre no frame inferior direito as guias 1 e 2 para inclusão de informações do novo orçamento
– Duplicar – abre no frame inferior direito as guias 1 e 2 para inclusão de informações do novo orçamento a partir de um registro de orçamento já existente
– Excluir – abre a janela Exclusão de orçamento com a mensagem Tem certeza que deseja excluir o orçamento?
Para o orçamento selecionado:
Exibe no frame inferior direito as guias 1 a 5:
Guia 1. Inf. orçamento – exibe os campos com informações de data de registro, nome, código, tipo, status, datas de validade, órgão/programa de pós-graduação ou graduação de vinculação do orçamento
Guia 2. Inf. orçamento – exibe os limites em R$ que podem ser ultrapassados nos débitos estimados e nos pagamentos
Guia 3. Balanço – exibe os recursos alocados, a movimentação financeira e os tipos de documento adquiridos pelo orçamento selecionado.
Ao pesquisar um orçamento pai, mantendo marcada a opção Por hierarquia, apresenta o somatório das transações realizadas nos sub-orçamentos. Ao clicar no botão Imprimir são impressas as informações do orçamento pai e a relação dos sub-orçamentos a ele vinculados.
Guia 4. Transações – exibe as transações realizadas no orçamento, permite filtrar por tipo e imprimir as transações, alocar e transferir recursos do orçamento
Guia 5. Biblioteca-aquisição – indica a biblioteca-departamento de aquisição autorizado a movimentar o orçamento. Uso exclusivo da Gerência do SABi.
4 Modificar orçamento #
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- Selecionar Administração/Orçamentos
No frame superior direito, guia Lista de orçamentos
- Selecionar o orçamento
No frame inferior abre as guias 1 a 5
- Alterar os campos desejados nas guias 1, 2 e 4, exceto os campos data de registro e código não podem ser alterados. Ao realizar alterações o botão Atualizar é habilitado
- Clicar no botão Atualizar
5 Transações do orçamento #
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- Selecionar Administração/Orçamentos
No frame superior direito, guia Lista de orçamentos
- Selecionar o orçamento
No frame inferior direito
- Selecionar a guia 4 . Transações
Botões disponíveis na guia:
– Filtrar – exibe as transações realizadas no orçamento
Códigos das transações realizadas:
ALC – Alocação adicional
ENC – Débito estimado
ILC – Alocação inicial
INV – Nota fiscal ou fatura
TRN – Transferência
– Alocar – usado para alocação adicional de recurso em um orçamento
– Imprimir – imprime as transações do orçamento selecionado no botão Filtrar
– Transferir – usado para transferir recursos entre orçamentos
5.1 Alocar orçamento #
Usado pela biblioteca para alocações adicionais ao valor inicialmente alocado na criação do orçamento pela gerência do SABi.
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- Selecionar Administração/Orçamentos
No frame superior direito, guia Lista de orçamentos
- Selecionar o orçamento
No frame inferior direito
- Selecionar a guia 4 . Transações
- Clicar no botão Alocar
Abre a janela Transação de alocação
Campos disponíveis na janela:
– Data – preenchida, automaticamente, com a data corrente
– Inicial/Adicional – assinalar o tipo de alocação de recurso que está sendo feito para o orçamento.
– Moeda – preencher sempre com BRL – Real
– Valor em R$ – preencher com o valor em reais (R$) a ser creditado no orçamento
– Crédito – assinalar sempre esta opção
5.2 Transferir orçamento #
Usado pela biblioteca para transferir valores entre orçamentos.
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- Selecionar Administração/Orçamentos
No frame superior direito, guia Lista de orçamentos
- Selecionar o orçamento
No frame inferior direito
- Selecionar a guia 4 . Transações
- Clicar no botão Transferir
Abre a janela Transferir orçamento
Campos disponíveis na janela:
– Orçamentos – informar o código do orçamento selecionado
– Valor – informar o valor em reais, do recurso a ser transferido
Use a seta direcional para transferir recursos entre os orçamentos.
6 Balanço do orçamento #
Visualização condensada das transações realizadas no orçamento.
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- Selecionar Administração/Orçamentos
No frame superior direito, guia Lista de orçamentos
- Selecionar o orçamento
No frame inferior direito
- Selecionar a guia 3 . Balanço
Exibe a guia Balanço
Informações disponíveis na guia:
– Alocação inicial – valor alocado originalmente no orçamento
– Alocações adicionais – valor das alocações adicionais (ALC) feitas na guia 4. Transações, botão Alocar, do formulário do orçamento
– Transferências – valor das transferências de recursos efetuadas no orçamento
– Débitos estimados – valor total dos pedidos enviados (status do pedido=SV) ou prontos para envio (status do pedido=RSV) ao fornecedor
– NF/Faturas não pagas – valor das notas fiscais ou faturas não pagas
– NF/Faturas pagas – valor total das notas fiscais ou faturas pagas
– Total orçamento – valor da soma de: Alocação inicial +Alocações adicionais
– Saldo disponível – valor calculado a partir da fórmula: Total orçamento = notas fiscais/faturas não pagas + notas fiscais/faturas pagas
– Saldo líquido – valor calculado a partir da fórmula: Total orçamento = notas fiscais/faturas não pagas + notas fiscais/faturas pagas + débitos estimados
– Pagamentos – percentual do orçamento utilizado no pagamento das notas fiscais ou faturas
– Débito est. – percentual do débito estimado para o pagamento das notas fiscais ou faturas
– Pagamento pode ultrapassar até – valor permitido para ultrapassar os pagamentos
– Débito est. pode ultrapassar até – valor permitido para ultrapassar os débitos estimados
| Para abater do orçamento o valor do pedido Clicar no botão Enviar, na guia Lista de pedidos Atenção: para pedido com fornecedor comercial e campo Envio pedido = LE – Carta a correspondência solicitando cotação/fatura será enviada imediatamente O status do pedido muda para SV – Enviado ao fornecedor ou RSV – Pronto para envio |