Utilizado para controle orçamentário de recursos usados na aquisição de documentos.

O orçamento é criado pela gerência do SABi, porém gerenciado pela biblioteca, que define o valor a ser alocado e as permissões dos operadores aptos a utilizá-lo.

O uso do orçamento é controlado por operadores com diferentes níveis de permissões:

– permissão para alocar, modificar e transferir recursos e

– permissão para consultar e imprimir informações do orçamento, adicionar orçamento a pedido e pagar pedido.

Tipos de orçamento:

CONV – recursos de convênio

PROJ – recursos de projetos ou outros

R112 – recursos do Tesouro

R250 – recursos diretamente arrecadados pela UFRGS

Políticas de orçamento Não deve ser criado orçamento quando se utilizarem os fornecedores padrão DOADORUSUÁRIOFAURGS ou quando a biblioteca não gerencia a aquisição. Quando a biblioteca gerencia a aquisição, deve ser criado orçamento para controle de uso do recurso. Exemplos: FAURGS – Prof Joao da Silva – Proj 0000; FAPERGS – Prof Jose Pereira – Proj X; Grupo de Pesquisa Flora do Pampa 2008

1 Barra de ícones #

No ícone Ícone Administração 

Na árvore de navegação

  •  Selecionar Administração/Orçamentos

A opção Orçamentos permite criarconsultarmodificaralocar e transferir recursosver balanço do orçamento.

2 Criar orçamento #

A criação do orçamento é responsabilidade da gerência do SABi.

Para recursos gerenciados pela Biblioteca Central destinados à aquisição de documentos para o SBU a mesma solicita a criação de orçamento e seus sub-orçamentos para uso das bibliotecas setoriais.

A biblioteca que necessitar criar orçamento(s) para aquisição com recursos de projeto(s), etc. deve solicitar sua criação enviando através do formulário de solicitações no Document@ para o NAQ, o arquivo Solicitação de criação de orçamento, informando:

– nome, código e tipo do orçamento,

– se o orçamento está vinculado a órgão da administração, programa de pós-graduação ou curso de graduação da Universidade,

– data de validade inicial e final (dd/mm/aaaa),

– operadores habilitados a usar o orçamento e

– valor inicial para alocar no orçamento.

O orçamento é criado em reais R$, adotando a seguinte grafia:- usa ponto (.) para indicar os centavos e- não utiliza ponto (.) para separar a terceira casa decimal  Exemplo: R$ 5000.00

3 Consultar orçamento #

No ícone Ícone Administração

Na árvore de navegação

  • SelecionarAdministração/Orçamentos

No frame superior direito, guia Lista de orçamentos

Opção disponível na guia:

– Filtrar – possibilita buscar um orçamento em lista, por código da biblioteca-departamento de aquisição, por status do orçamento e por ano

Botões disponíveis na guia:

Adicionar – abre no frame inferior direito as guias 1 e 2 para inclusão de informações do novo orçamento

– Duplicar – abre no frame inferior direito as guias 1 e 2 para inclusão de informações do novo orçamento a partir de um registro de orçamento já existente

Excluir – abre a janela Exclusão de orçamento com a mensagem Tem certeza que deseja excluir o orçamento?

Para o orçamento selecionado:

Exibe no frame inferior direito as guias 1 a 5:

Guia 1. Inf. orçamento – exibe os campos com informações de data de registro, nome, código, tipo, status, datas de validade, órgão/programa de pós-graduação ou graduação de vinculação do orçamento

Guia 2. Inf. orçamento – exibe os limites em R$ que podem ser ultrapassados nos débitos estimados e nos pagamentos

Guia 3. Balanço – exibe os recursos alocados, a movimentação financeira e os tipos de documento adquiridos pelo orçamento selecionado.

Ao pesquisar um orçamento pai, mantendo marcada a opção Por hierarquia, apresenta o somatório das transações realizadas nos sub-orçamentos. Ao clicar no botão Imprimir são impressas as informações do orçamento pai e a relação dos sub-orçamentos a ele vinculados.

Guia 4. Transações  exibe as transações realizadas no orçamento, permite filtrar por tipo e imprimir as transações, alocar e transferir recursos do orçamento

Guia 5. Biblioteca-aquisição – indica a biblioteca-departamento de aquisição autorizado a movimentar o orçamento. Uso exclusivo da Gerência do SABi.

4 Modificar orçamento #

No ícone Ícone Administração

Na árvore de navegação

  • Selecionar Administração/Orçamentos

No frame superior direito, guia Lista de orçamentos

  • Selecionar o orçamento

No frame inferior abre as guias 1 a 5

  • Alterar os campos desejados nas guias 12 e 4, exceto os campos data de registro e código não podem ser alterados. Ao realizar alterações o botão Atualizar é habilitado
  • Clicar no botão Atualizar

5 Transações do orçamento #

No ícone Ícone Administração

Na árvore de navegação

  • Selecionar Administração/Orçamentos

No frame superior direito, guia Lista de orçamentos

  • Selecionar o orçamento

No frame inferior direito

  • Selecionar a guia 4 . Transações

Botões disponíveis na guia:

– Filtrar – exibe as transações realizadas no orçamento

    Códigos das transações realizadas:

ALC – Alocação adicional

ENC – Débito estimado

ILC – Alocação inicial

INV – Nota fiscal ou fatura

TRN – Transferência

– Alocar – usado para alocação adicional de recurso em um orçamento

– Imprimir – imprime as transações do orçamento selecionado no botão Filtrar

– Transferir – usado para transferir recursos entre orçamentos

5.1 Alocar orçamento #

Usado pela biblioteca para alocações adicionais ao valor inicialmente alocado na criação do orçamento pela gerência do SABi.

No ícone  Ícone Administração

Na árvore de navegação

  • Selecionar Administração/Orçamentos

No frame superior direito, guia Lista de orçamentos

  • Selecionar o orçamento

No frame inferior direito

  • Selecionar a guia 4 . Transações
  • Clicar no botão Alocar

Abre a janela Transação de alocação

Campos disponíveis na janela:

– Data – preenchida, automaticamente, com a data corrente

– Inicial/Adicional  assinalar o tipo de alocação de recurso que está sendo feito para o orçamento.

– Moeda – preencher sempre com BRL – Real

– Valor em R$ – preencher com o valor em reais (R$) a ser creditado no orçamento

– Crédito – assinalar sempre esta opção

5.2 Transferir orçamento #

Usado pela biblioteca para transferir valores entre orçamentos.

No ícone Ícone Administração

Na árvore de navegação

  • Selecionar Administração/Orçamentos

No frame superior direito, guia Lista de orçamentos

  • Selecionar o orçamento

No frame inferior direito

  • Selecionar a guia 4 . Transações
  • Clicar no botão Transferir

Abre a janela Transferir orçamento

Campos disponíveis na janela:

– Orçamentos – informar o código do orçamento selecionado

– Valor – informar o valor em reais, do recurso a ser transferido

Use a seta direcional para transferir recursos entre os orçamentos.

6 Balanço do orçamento #

Visualização condensada das transações realizadas no orçamento.

No ícone Ícone Administração 

Na árvore de navegação

  • Selecionar Administração/Orçamentos

No frame superior direito, guia Lista de orçamentos

  • Selecionar o orçamento

No frame inferior direito

  • Selecionar a guia 3 . Balanço

Exibe a guia Balanço

Informações disponíveis na guia:

– Alocação inicial – valor alocado originalmente no orçamento

– Alocações adicionais – valor das alocações adicionais (ALC) feitas na guia 4. Transações, botão Alocar, do formulário do orçamento

– Transferências – valor das transferências de recursos efetuadas no orçamento

– Débitos estimados – valor total dos pedidos enviados (status do pedido=SV) ou prontos para envio (status do pedido=RSV) ao fornecedor

– NF/Faturas não pagas – valor das notas fiscais ou faturas não pagas

– NF/Faturas pagas – valor total das notas fiscais ou faturas pagas

– Total orçamento – valor da soma de: Alocação inicial +Alocações adicionais

– Saldo disponível – valor calculado a partir da fórmula: Total orçamento = notas fiscais/faturas não pagas + notas fiscais/faturas pagas

– Saldo líquido – valor calculado a partir da fórmula: Total orçamento = notas fiscais/faturas não pagas + notas fiscais/faturas pagas + débitos estimados

– Pagamentos  percentual do orçamento utilizado no pagamento das notas fiscais ou faturas

– Débito est.  percentual do débito estimado para o pagamento das notas fiscais ou faturas

– Pagamento pode ultrapassar até – valor permitido para ultrapassar os pagamentos

– Débito est. pode ultrapassar até – valor permitido para ultrapassar os débitos estimados

Para abater do orçamento o valor do pedido Clicar no botão Enviar, na guia Lista de pedidos Atenção: para pedido com fornecedor comercial e campo Envio pedido = LE – Carta a correspondência solicitando cotação/fatura será enviada imediatamente O status do pedido muda para SV – Enviado ao fornecedor ou RSV – Pronto para envio