Correspondências e impressos

1 Introdução #

O módulo de Circulação de Coleções permite emitir impressos e correspondências para cada transação, automaticamente ou mediante solicitação do operador.

A tabela abaixo apresenta os impressos e as correspondências, para cada tipo de transação, com o respectivo emissor.

TRANSAÇÃO	IMPRESSOS	EMISSOR	CORRESPONDÊNCIAS (E-MAIL)	EMISSOR
Empréstimo	Relação de empréstimos e reservas no Sistema de Bibliotecas	Operador	Devolução/quitação de débito	Operador
	Comprovante de empréstimo	Operador	Lembrete da biblioteca	Sistema
			Avisos de atraso	Sistema
Devolução	Comprovante de devolução	Sistema
Reserva	Papeleta de item reservado	Sistema	Aviso de reserva disponível	Sistema
			Aviso de reserva cancelada	Sistema
Caixa	Recibo de pagamento de taxa	Sistema
	Relatório de caixa	Operador
	Extrato de transações de caixa	Operador
Geral			Enviar e-mail	Operador

As correspondências previstas para envio por e-mail são impressas, caso o usuário não possua endereço eletrônico.

2 Empréstimo #

Os impressos e correspondências emitidos a partir das transações de empréstimo são:

2.1 Relação de empréstimos e reservas no sistema de bibliotecas #

Apresenta a relação dos itens retirados por empréstimo e a lista dos itens reservados por um determinado usuário (Anexo 1).

Impresso na opção Usuários/Cadastro do Usuário/Informação Global, guia 1. Informação global, botão Cartas, opção Empréstimos e reservas no SBU, botão Impr./enviar.

2.2 Comprovante de empréstimo #

Recomenda-se utilizar no caso de empréstimo entre bibliotecas.

Contém a identificação completa do usuário e a lista dos itens emprestados incluindo a informação bibliográfica, código de barras, datas de empréstimo e de devolução e código da biblioteca que efetuou o empréstimo (Anexo 2).

Impresso na opção Empréstimos/Histórico, botão Compr. usuárioOBS.:

Essa opção lista os itens emprestados para determinado usuário em um terminal desde a última limpeza do histórico de empréstimos.

2.3 Devolução/Quitação de débito #

Utilizada pela biblioteca para solicitar a devolução dos itens retirados por empréstimo/quitação de débitos. Não relaciona os itens emprestados, nem o valor do débito (Anexo 3).

Impresso na opção Usuários/Cadastro do Usuário/Informação Global,  guia 1. Informação global, botão Cartas, opção Devolução/quitação de débito, botão Impr./enviar.

2.4 Lembrete da biblioteca #

Utilizado para informar ao usuário o próximo vencimento do(s) item(ns) emprestados (Anexo 4).

Enviado pela Gerência do SABi, por e-mail, dois dias antes da data prevista de devolução.

Quando o usuário não possui e-mail ou o mesmo apresenta problemas o sistema inclui automaticamente o Impedimento 16 – Problema com e-mail no seu cadastro para alertá-lo.

2.5 Avisos de atraso #

Utilizados para lembrar o usuário que possui itens com devolução em atraso (Anexo 5).

Enviados pela Gerência do SABi por e-mail.

Podem ser enviados até três avisos, obedecendo os seguintes intervalos de tempo:

– 1° aviso: enviado após o 1° dia de atraso

– 2° aviso: enviado 7 dias após o 1° aviso

– 3° e último aviso: enviado 7 dias após o 2° aviso

Nota: Caso o item possua reserva, o aviso de atraso é enviado no 1° dia após a data prevista para sua devolução.

Quando o usuário não possui e-mail ou o mesmo apresenta problemas a Gerência do SABi inclui o Impedimento 16 – Problema com e-mail no seu cadastro para alertá-lo.

3 Devolução #

O impresso emitido a partir da transação de devolução é o comprovante de devolução.

Com a atualização da versão 22 do Aleph, os impressos de item reservado tem apresentado problemas. É possível acessar aqui o passo a passo para sua resolução temporária. Salientando que, após esta configuração, o corte do papel de qualquer recibo impresso deverá ser feito manualmente por meio da serrilha existente na impressora.

3.1 Comprovante de devolução #

O comprovante de devolução é emitido automaticamente pelo sistema no momento da devolução.

Em caso de problemas nos terminais/impressoras de circulação, pode ser emitido pelo operador.

Cada micro da circulação só emite comprovante das devoluções nele efetuadas.

O comprovante de devolução contém informações do usuário, do item devolvido, a data e hora da devolução (Anexo 6).

3.1.1 Emissão automática #

O sistema emite, automaticamente, um comprovante para cada devolução efetuada pelo usuário, em impressora térmica específica do equipamento da circulação.

3.1.2 Emissão pelo operador #

O operador da circulação pode emitir o comprovante para o usuário seguindo a rotina abaixo:

Com a função Devolução ativa

• Selecionar, na barra de menu, Circulação/Histórico de devoluções

Abre a janela Histórico de devoluções

• Selecionar o usuário para o qual será emitido o comprovante
• Clicar no botão Comprovante (emite comprovantes individuais para cada devolução)

ou

• Clicar no botão Compr. usuário (emite comprovante listando as devoluções do usuário)

4 Reserva #

Os impressos e correspondências emitidos a partir das transações de reserva são:

4.1 Papeleta de item reservado #

Deve ser anexada ao item reservado e já disponível para empréstimo.

Contém a informação bibliográfica e o código de barras do item reservado, a identificação completa do usuário que efetuou a reserva, a data do pedido de reserva e a data em que o item ficou disponível para empréstimo (Anexo 7).

Emitida automaticamente:

– quando um item reservado é devolvido e a reserva é ativada ou–  durante o gerenciamento dos pedidos de reserva, na opção Item/Pedidos de Reserva, na guia Lista de pedidos de reserva, botão Ativar

Com a atualização da versão 22 do Aleph, os impressos de item reservado tem apresentado problemas. É possível acessar aqui o passo a passo para sua resolução temporária. Salientando que, após esta configuração, o corte do papel de qualquer recibo impresso deverá ser feito manualmente por meio da serrilha existente na impressora.

4.2 Aviso de reserva disponível #

Informa ao usuário que o item por ele reservado está disponível para empréstimo.

Contém a identificação completa do usuário, a data do pedido de reserva e a informação bibliográfica do item (Anexo 8).

Emitida automaticamente:

– quando um item que está reservado foi devolvido e a reserva ativada ou

– na opção Item/Pedidos de Reserva, botão Ativar, durante o gerenciamento dos pedidos de reserva

4.3 Aviso de reserva cancelada #

Informa ao usuário que seu pedido de reserva foi cancelado.

Contém a identificação completa do usuário e a informação bibliográfica do item cujo pedido de reserva foi cancelado (Anexo 9).

Emitida automaticamente:

– quando o pedido de reserva é excluído pelo usuário ou

– na opção Usuários/Pedidos de Reserva, na guia Lista de pedidos de reserva, botão Excluir ou-Item/Pedidos de Reserva, na guia Lista de pedidos de reserva, botão Excluir

5 Caixa #

Os impressos e correspondências emitidos a partir das transações de caixa são:

5.1 Recibo de pagamento de taxa #

O recibo de pagamento de taxa contém a identificação do usuário, a biblioteca onde o débito foi gerado, a data de pagamento, o valor pago, a descrição do débito, o título do item e o respectivo código de barras (Anexo 10).

Impresso no momento da quitação do débito no sistema, se a biblioteca optou pela impressão do recibo ao configurar a circulação.

A orientação do SBUFRGS é que não seja emitido recibo. A GRU e o respectivo comprovante de pagamento da mesma já configuram um recibo. Caso a biblioteca opte por fornecer recibo, esta opção deve ser configurada nos terminais utilizados para circulação de coleções na biblioteca. Desta forma, o recibo será impresso automaticamente no momento do registro do pagamento do débito no sistema.

5.2 Relatório de caixa #

Informa o movimento de caixa da biblioteca local, por operador (Anexo 11) ou IP (Anexo 12), correspondente ao pagamento de taxa por atraso na devolução ou reposição de item.

Contém a identificação do operador ou o número de IP do micro; o período abrangido pelo relatório, data e hora inicial e final; data e hora do pagamento; descrição, valor e status dos débitos e abonos e o total do movimento de caixa. Emitido na  Barra de menu Relatório de caixa/Relatório de caixa

5.3 Extrato de transações de caixa #

Imprime o extrato de transações de caixa do usuário nas bibliotecas do SBUFRGS conforme a configuração definida (ver seção 4.2 Extrato de transações de caixa, da página Caixa).

Contém a identificação completa do usuário, data em que foi gerado, valor, descrição e status do débito, título e o total de débitos do usuário (Anexo 13).

Emitido na janela Informação do usuário, guia 4. Caixa, botão Imprimir.

6 Geral #

O módulo de circulação permite o envio de mensagens personalizadas para os usuários, através de e-mail.

6.1 Enviar e-mail #

Permite o envio de e-mail aos usuários quando as correspondências padronizadas não atendem às necessidades da biblioteca.

Enviado na opção Usuários/Cadastro do Usuário/Informação Global,  guia 1. Informação global, ícone .

7 Agendamento #

A correspondência emitida a partir do cancelamento do agendamento é o Aviso de agendamento cancelado.