Empresa comercial, instituição pública ou privada ou indivíduo que fornece à biblioteca, por compra ou doação, documentos de caráter monográfico ou seriado.

O registro do fornecedor é único e pode ser utilizado por mais de uma biblioteca.

O módulo adota também fornecedores padrão, utilizados em situações específicas.

Políticas de uso de fornecedor 

No registro de pedido de sugestão utilizar o fornecedor padrão SUGESTÃO cadastrado pela gerência do SABi

Para monografia/periódico doado e documento PI:
– caso não seja necessário identificar nominalmente a pessoa ou a entidade doadora utilizar o fornecedor padrão DOADOR cadastrado pela gerência do SABi
– caso seja necessário identificar o doador, cadastrá-lo como fornecedor 

Para documento adquirido através da FAURGS, cujo processo de aquisição não foi gerenciado pela biblioteca, usar o fornecedor padrão FAURGS. Por gerenciar entende-se criar pedido, solicitar cotação/fatura a fornecedor, receber, conferir e reclamar o material. Gerenciar a aquisição não implica realizar o pagamento propriamente dito. 

Para documento cujo processo de aquisição é gerenciado pela biblioteca setorial, utilizar como fornecedor a empresa da qual está sendo adquirido, mesmo que o pagamento seja feito através da FAURGS.

Para registro de dados de aquisição de documento recebido em abono de multa ou reposição de material extraviado pelo usuário usar o fornecedor padrão USUÁRIO.

Para diferenciar fornecedores com nomes idênticos acrescentar a sigla do país ao código atribuído ao fornecedor, no campo Código, na guia 1 da janela Informações do fornecedor. Usar a Tabela A – Países das Tabelas Auxiliares, para definição dos códigos, exceto para: Canadá = CA e Estados Unidos = US (conforme a norma ISO 1366) e Grã-Bretanha, Inglaterra e Reino Unido = UK (conforme orientação do GATPPS).
Ex.: ELSEVIER-IT      
ELSEVIER-NE 

Para periódico:
– coleções retrospectivas correntes: cadastrar o fornecedor mais recente
– coleções retrospectivas não correntes: usar o fornecedor padrão, já cadastrado, RETRO – Coleção retrospectiva 

– Caso o fornecedor possua endereço eletrônico diferenciado para cada título assinado pela biblioteca acrescentar, no campo Código, na guia 1, da janela Informações do fornecedor, informação que identifique cada publicação.
Ex.: NEOFICIO-DELPH      
NEOFICIO-SQL

Correspondências:
– Para evitar o envio de solicitação de cotação ou de fatura para pedido de sugestão incluído no SABi, o contato com o fornecedor foi definido pelo sistema para ser feito através de lista (campo Preencher com LI, da guia 2. Inf. fornecedor no formulário de fornecedor) gerada no módulo de Serviços

– Para solicitação de cotação, fatura ou reclamação de um pedido específico, o contato deve ser feito através de carta alterando no formulário do pedido, guia 3. Fornecedor, o campo Envio pedido para LE – Carta e definindo Modelo carta Forma envio

1 Barra de ícones #

No ícone Ícone Administração

Na árvore de navegação

  • Selecionar Administração/Fornecedores

A opção Fornecedores permite consultarcriar e modificar informações modificar endereços do fornecedor.

2 Consultar fornecedor #

No ícone Ícone Administração

Na árvore de navegação

  • Selecionar Administração/Fornecedores

No frame superior direito, guia Lista de fornecedores

  • Selecionar o fornecedor

Opção disponível na guia:

– Filtrar – possibilita buscar um fornecedor em lista por nome, código e palavras-chave e por status de fornecedor

Botões disponíveis na guia:

  • Adicionar – abre no frame inferior direito as guias 1 a 3 para inclusão de informações do novo fornecedor
  • Duplicar – abre no frame inferior direito as guias 1 e 3 para inclusão de informações do novo fornecedor a partir de um registro de fornecedor já existente
  • Excluir -abre a janela Confirmar exclusão com a mensagem Tem certeza que deseja excluir?
  • Endereço -abre a janela Endereços do fornecedor para inclusão dos endereços de pedido de cotação ou fatura, reclamação, pagamento e devolução do fornecedor

No frame inferior, abre as guias 1 a 5

3 Criar fornecedor #

Para criar um fornecedor é necessário preencher:as informações do fornecedor e os endereços para contato.

3.1 Informações do fornecedor #

No ícone Ícone Administração

Na árvore de navegação

  • Selecionar Administração/Fornecedores

No frame superior direito, guia Lista de fornecedores

  • Clicar no botão Adicionar

No frame inferior, abre as guias 1 a 3

Campos da guia 1. Inf. fornecedor:

  • Data abertura e Data atualização – preenchidas, automaticamente, pelo sistema
  • Operador – preenchido, automaticamente, pelo sistema com o operador responsável pelo cadastro do fornecedor
  • Código – campo obrigatório, de até 20 caracteres, preenchido com o código do fornecedor atribuído pela biblioteca, em letras maiúsculas, caso não possua sigla própria (ver Políticas de uso de fornecedores)
  • CNPJ/Inscrição – para fornecedor nacional preenchido com o número do fornecedor no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, da Secretaria da Receita Federal; para fornecedor estrangeiro preenchido com o número de inscrição genérico disponível no site Comprasnet, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão
  • Nome – campo obrigatório, preenchido com o nome do fornecedor
  • Status – campo obrigatório. Usar a seta para preencher com o código AT – Ativo
  • País – campo opcional de até 10 caracteres, preenchido com o país do fornecedor. Para Estados Unidos usar EUA
  • Idioma corresp.– campo obrigatório. Usar a seta para preenchimento do idioma das correspondências a serem enviadas ao fornecedor
  • Nota – campo opcional de até 100 caracteres. Utilizado para registrar informações de interesse da biblioteca

Campos da guia 2. Inf. fornecedor:

– Moeda 1 – campo obrigatório. Incluir o código da moeda utilizada pelo fornecedor na NF/fatura. Usar a seta para preenchimento

– Moeda 2, 3 4 – campos opcionais. Preencher somente se o preço de catálogo ou a NF/fatura emitida pelo fornecedor utiliza moeda diferente da informada no campo Moeda 1. Usar a seta para preenchimento

– Preencher com LI – campo obrigatório. Define a forma de contato com o fornecedor para solicitação de fatura e reclamações. Preencher sempre com LI – Lista. Use a seta para preenchimento

Para pedidos de sugestão o contato com o fornecedor por lista garante que os mesmos não serão enviados, equivocadamente, no momento de sua criação e sim através de correspondência emitida no módulo de Serviços Para solicitação de cotação/fatura ou reclamação de um pedido específico, o contato pode ser feito através de carta alterando na janela Formulário do pedido, guia 2. Fornecedor, o campo Envio pedido para LE – Carta e definindo Modelo carta Forma envio

– Preencher com EMAIL – campo obrigatório. Define a forma de envio da correspondência ao fornecedor para solicitação de fatura e reclamações. Preencher sempre com EMAIL – E-mail. Use a seta para preenchimento

Campos da guia 3. Inf. fornecedor:

  • Tipo entrega M – campo obrigatório para aquisição de monografias. Indica como o fornecedor envia os documentos. Use a seta para preenchimento
  • Tipo entrega P – campo obrigatório para aquisição de periódicos. Indica como o fornecedor envia os fascículos. Use a seta para preenchimento
  • Preencher com P – não alterar o preenchimento
  • Clicar no botão Adicionar

O sistema exibe o novo fornecedor no frame superior direito, guia Lista de fornecedores

3.2 Endereços #

No ícone Ícone Administração

Na árvore de navegação

  • Selecionar Administração/Fornecedores

No frame superior direito, guia Lista de fornecedores

  • Selecionar o fornecedor
  • Clicar no botão Endereços

Abre a janela Endereços do fornecedor, guias 1 a 4

As informações das guias 2. End. reclamação3. End. pagamento e 4. End. devolução só devem ser preenchidas quando o endereço for diferente do informado na guia 1. End. pedido

Campos da guia 1. End. pedido:

  • Nome – preenchido, automaticamente, com o nome do fornecedor incluído na guia 1. Inf. fornecedor do formulário do fornecedor.O nome é preenchido em todas as guias do formulário de endereço
  • Endereço – preencher com o nome do logradouro, número e bairro usando somente as letras iniciais em maiúsculas
  • Cidade – preencher como o nome da cidade usando somente as letras iniciais em maiúsculas
  • Estado – para endereços no Brasil, preencher com o código da unidade da federação
  • País – preencher como o nome do país usando somente as letras iniciais em maiúsculas
  • CEP – para endereços no Brasil, preencher com o código de endereçamento postal
  • Telefone
  • Fax
  • E-mail
  • Endereço URL
  • Nota – campo opcional. Utilizado para registrar informações de interesse da biblioteca
  • Clicar no botão Atualizar

4 Fornecedor cadastrado #

Quando o fornecedor desejado é identificado na guia Lista de fornecedores deve-se revisar e alterar, se necessário, os campos já preenchidos no seu registro.