Empresa comercial, instituição pública ou privada ou indivíduo que fornece à biblioteca, por compra ou doação, documentos de caráter monográfico ou seriado.
O registro do fornecedor é único e pode ser utilizado por mais de uma biblioteca.
O módulo adota também fornecedores padrão, utilizados em situações específicas.
| Políticas de uso de fornecedor No registro de pedido de sugestão utilizar o fornecedor padrão SUGESTÃO cadastrado pela gerência do SABi Para monografia/periódico doado e documento PI: – caso não seja necessário identificar nominalmente a pessoa ou a entidade doadora utilizar o fornecedor padrão DOADOR cadastrado pela gerência do SABi – caso seja necessário identificar o doador, cadastrá-lo como fornecedor Para documento adquirido através da FAURGS, cujo processo de aquisição não foi gerenciado pela biblioteca, usar o fornecedor padrão FAURGS. Por gerenciar entende-se criar pedido, solicitar cotação/fatura a fornecedor, receber, conferir e reclamar o material. Gerenciar a aquisição não implica realizar o pagamento propriamente dito. Para documento cujo processo de aquisição é gerenciado pela biblioteca setorial, utilizar como fornecedor a empresa da qual está sendo adquirido, mesmo que o pagamento seja feito através da FAURGS. Para registro de dados de aquisição de documento recebido em abono de multa ou reposição de material extraviado pelo usuário usar o fornecedor padrão USUÁRIO. Para diferenciar fornecedores com nomes idênticos acrescentar a sigla do país ao código atribuído ao fornecedor, no campo Código, na guia 1 da janela Informações do fornecedor. Usar a Tabela A – Países das Tabelas Auxiliares, para definição dos códigos, exceto para: Canadá = CA e Estados Unidos = US (conforme a norma ISO 1366) e Grã-Bretanha, Inglaterra e Reino Unido = UK (conforme orientação do GATPPS). Ex.: ELSEVIER-IT ELSEVIER-NE Para periódico: – coleções retrospectivas correntes: cadastrar o fornecedor mais recente – coleções retrospectivas não correntes: usar o fornecedor padrão, já cadastrado, RETRO – Coleção retrospectiva – Caso o fornecedor possua endereço eletrônico diferenciado para cada título assinado pela biblioteca acrescentar, no campo Código, na guia 1, da janela Informações do fornecedor, informação que identifique cada publicação. Ex.: NEOFICIO-DELPH NEOFICIO-SQL Correspondências: – Para evitar o envio de solicitação de cotação ou de fatura para pedido de sugestão incluído no SABi, o contato com o fornecedor foi definido pelo sistema para ser feito através de lista (campo Preencher com LI, da guia 2. Inf. fornecedor no formulário de fornecedor) gerada no módulo de Serviços – Para solicitação de cotação, fatura ou reclamação de um pedido específico, o contato deve ser feito através de carta alterando no formulário do pedido, guia 3. Fornecedor, o campo Envio pedido para LE – Carta e definindo Modelo carta e Forma envio |
1 Barra de ícones #
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Na árvore de navegação
- Selecionar Administração/Fornecedores
A opção Fornecedores permite consultar, criar e modificar informações e modificar endereços do fornecedor.
2 Consultar fornecedor #
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- Selecionar Administração/Fornecedores
No frame superior direito, guia Lista de fornecedores
- Selecionar o fornecedor
Opção disponível na guia:
– Filtrar – possibilita buscar um fornecedor em lista por nome, código e palavras-chave e por status de fornecedor
Botões disponíveis na guia:
- Adicionar – abre no frame inferior direito as guias 1 a 3 para inclusão de informações do novo fornecedor
- Duplicar – abre no frame inferior direito as guias 1 e 3 para inclusão de informações do novo fornecedor a partir de um registro de fornecedor já existente
- Excluir -abre a janela Confirmar exclusão com a mensagem Tem certeza que deseja excluir?
- Endereço -abre a janela Endereços do fornecedor para inclusão dos endereços de pedido de cotação ou fatura, reclamação, pagamento e devolução do fornecedor
No frame inferior, abre as guias 1 a 5
3 Criar fornecedor #
Para criar um fornecedor é necessário preencher:as informações do fornecedor e os endereços para contato.
3.1 Informações do fornecedor #
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- Selecionar Administração/Fornecedores
No frame superior direito, guia Lista de fornecedores
- Clicar no botão Adicionar
No frame inferior, abre as guias 1 a 3
Campos da guia 1. Inf. fornecedor:
- Data abertura e Data atualização – preenchidas, automaticamente, pelo sistema
- Operador – preenchido, automaticamente, pelo sistema com o operador responsável pelo cadastro do fornecedor
- Código – campo obrigatório, de até 20 caracteres, preenchido com o código do fornecedor atribuído pela biblioteca, em letras maiúsculas, caso não possua sigla própria (ver Políticas de uso de fornecedores)
- CNPJ/Inscrição – para fornecedor nacional preenchido com o número do fornecedor no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, da Secretaria da Receita Federal; para fornecedor estrangeiro preenchido com o número de inscrição genérico disponível no site Comprasnet, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão
- Nome – campo obrigatório, preenchido com o nome do fornecedor
- Status – campo obrigatório. Usar a seta para preencher com o código AT – Ativo
- País – campo opcional de até 10 caracteres, preenchido com o país do fornecedor. Para Estados Unidos usar EUA
- Idioma corresp.– campo obrigatório. Usar a seta para preenchimento do idioma das correspondências a serem enviadas ao fornecedor
- Nota – campo opcional de até 100 caracteres. Utilizado para registrar informações de interesse da biblioteca
Campos da guia 2. Inf. fornecedor:
– Moeda 1 – campo obrigatório. Incluir o código da moeda utilizada pelo fornecedor na NF/fatura. Usar a seta para preenchimento
– Moeda 2, 3 e 4 – campos opcionais. Preencher somente se o preço de catálogo ou a NF/fatura emitida pelo fornecedor utiliza moeda diferente da informada no campo Moeda 1. Usar a seta para preenchimento
– Preencher com LI – campo obrigatório. Define a forma de contato com o fornecedor para solicitação de fatura e reclamações. Preencher sempre com LI – Lista. Use a seta para preenchimento
| Para pedidos de sugestão o contato com o fornecedor por lista garante que os mesmos não serão enviados, equivocadamente, no momento de sua criação e sim através de correspondência emitida no módulo de Serviços Para solicitação de cotação/fatura ou reclamação de um pedido específico, o contato pode ser feito através de carta alterando na janela Formulário do pedido, guia 2. Fornecedor, o campo Envio pedido para LE – Carta e definindo Modelo carta e Forma envio |
– Preencher com EMAIL – campo obrigatório. Define a forma de envio da correspondência ao fornecedor para solicitação de fatura e reclamações. Preencher sempre com EMAIL – E-mail. Use a seta para preenchimento
Campos da guia 3. Inf. fornecedor:
- Tipo entrega M – campo obrigatório para aquisição de monografias. Indica como o fornecedor envia os documentos. Use a seta para preenchimento
- Tipo entrega P – campo obrigatório para aquisição de periódicos. Indica como o fornecedor envia os fascículos. Use a seta para preenchimento
- Preencher com P – não alterar o preenchimento
- Clicar no botão Adicionar
O sistema exibe o novo fornecedor no frame superior direito, guia Lista de fornecedores
3.2 Endereços #
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- Selecionar Administração/Fornecedores
No frame superior direito, guia Lista de fornecedores
- Selecionar o fornecedor
- Clicar no botão Endereços
Abre a janela Endereços do fornecedor, guias 1 a 4
As informações das guias 2. End. reclamação, 3. End. pagamento e 4. End. devolução só devem ser preenchidas quando o endereço for diferente do informado na guia 1. End. pedido
Campos da guia 1. End. pedido:
- Nome – preenchido, automaticamente, com o nome do fornecedor incluído na guia 1. Inf. fornecedor do formulário do fornecedor.O nome é preenchido em todas as guias do formulário de endereço
- Endereço – preencher com o nome do logradouro, número e bairro usando somente as letras iniciais em maiúsculas
- Cidade – preencher como o nome da cidade usando somente as letras iniciais em maiúsculas
- Estado – para endereços no Brasil, preencher com o código da unidade da federação
- País – preencher como o nome do país usando somente as letras iniciais em maiúsculas
- CEP – para endereços no Brasil, preencher com o código de endereçamento postal
- Telefone
- Fax
- Endereço URL
- Nota – campo opcional. Utilizado para registrar informações de interesse da biblioteca
- Clicar no botão Atualizar
4 Fornecedor cadastrado #
Quando o fornecedor desejado é identificado na guia Lista de fornecedores deve-se revisar e alterar, se necessário, os campos já preenchidos no seu registro.