Este guia orienta a elaboração de Plano de Contingência pelas bibliotecas da UFRGS. O Plano é um documento baseado nas exigências do Ministério da Educação para análise das bibliotecas durante o processo de avaliação de cursos de graduação presenciais e à distância. O documento tem como objetivo geral identificar os riscos existentes na biblioteca, sendo sua aplicabilidade restrita a cada local, contemplando assim suas especificidades e necessidades.
Na introdução deve ser apresentada a justificativa para a elaboração do Plano de Contingência, visando estabelecer orientações e procedimentos para prevenir e/ou mitigar os riscos existentes em ocorrências eventuais ou emergenciais. Busca-se assim, diminuir as ameaças que possam comprometer o atendimento dos usuários, o funcionamento da biblioteca, a segurança das pessoas e servidores, a manutenção das instalações e a preservação do acervo.
No ambiente das bibliotecas universitárias pode-se observar uma série de riscos que podem interferir diretamente no uso e manutenção do acervo disponibilizado ao público. Elencar os riscos existentes na biblioteca e fazer uma breve descrição dos mesmos, como por exemplo:
Riscos físicos: provenientes de serviços existentes no edifício (como laboratório com produtos inflamáveis ou que utilizam água, etc.), temperaturas extremas (frio/calor), umidade elevada, ruído excessivo, vibrações e movimentações da estrutura predial, interrupção do fornecimento de energia elétrica e de água, falta de manutenção predial (elétrica, hidráulica e estrutural), queda de árvores ou destelhamento devido a fortes ventos.
Riscos químicos: poeira, poluição atmosférica, gases, vapores e substâncias químicas.
Riscos biológicos: presença de roedores, pombas, morcegos, animais peçonhentos, insetos em geral (baratas, formigas, cupins, abelhas, traças, brocas), microrganismos (fungos), além da contaminação do acervo por meio de doações de materiais.
Riscos ergonômicos: esforço físico excessivo como o transporte de materiais pesados e mobiliário inadequado (mesas e cadeiras) que não atendem as necessidades de conforto dos usuários e servidores.
Riscos econômicos: orçamento insuficiente para aquisição de materiais bibliográficos e de consumo, manutenção do acervo e conservação preventiva dos livros, além da manutenção do espaço físico da biblioteca.
Riscos de acidentes: iluminação insuficiente, pisos inadequados com risco de quedas, falta de equipamentos de proteção individual (EPIs) e acidente com ferramentas ou equipamentos.
Riscos de incêndio: ausência de manutenção preventiva nas edificações e equipamentos, ausência de sistemas de detecção e supressão de incêndios, além da falta de capacitação dos servidores para o combate inicial ao fogo.
Riscos de inundação: eventos naturais (chuvas em excesso e enchentes), alagamentos, acidentes (rompimento de tubulações, goteiras, transbordamento de pias e vasos sanitários) e negligência humana (janelas abertas e procedimentos de limpeza inadequados).
Riscos à saúde: emergências médicas gerais envolvendo usuários e os servidores da biblioteca.
Riscos relacionados ao acesso informacional: furto de materiais bibliográficos, vandalismo ao acervo, perda ou danos de itens emprestados do acervo, queda de energia elétrica, queda de acesso à internet, desastres tecnológicos ou obsolescência de equipamentos.
Riscos relacionados à acessibilidade: acessibilidade ao acervo comprometida, ocasionando privação de uso do ambiente às pessoas com deficiência (PcD) e/ou transtorno à circulação de idosos.
A partir do levantamento de cada risco, são escolhidas as medidas necessárias para a implantação de um plano de contingência, a exemplo dos itens a seguir.
Provenientes de serviços existente no edifício (laboratório com produtos inflamáveis)
Ação preventiva: manutenção de armários para armazenamento de substâncias químicas; treinamento de servidores para conter situações de risco; existência de chuveiro de emergência.
Ação de contingência: isolar as áreas afetadas pelos produtos químicos; acionar e/ou procurar serviço médico de urgência sempre que houver necessidade (bombeiros e SAMU).
Temperaturas extremas (frio/calor)
Ação preventiva: instalação de ar condicionado nos ambientes; disponibilizar ventiladores na falta de ar condicionado; organizar o layout dos ambientes para facilitar a circulação de ar; manutenção periódica dos aparelhos de ar condicionado.
Ação de contingência: adquirir equipamentos de controle climático; acionar rapidamente os setores de manutenção, quando necessário.
Ruído excessivo
Ação preventiva: solicitação de medição de ruídos; instalar cabines individuais de estudos e salas de estudo em grupo separadas; adicionar sinalização sobre controle de ruídos.
Ação de contingência: reestruturar os espaços da biblioteca visando a instalação de cabines individuais de estudos e salas de estudo em grupo separadas; instalar isolamento acústico quando necessário; abordagem dos usuários a fim de alertá-los sobre o incômodo gerado aos demais usuários. Em caso de obras no ambiente da biblioteca, verificar a possibilidade de fechamento.
Vibrações e movimentações da estrutura predial
Ação preventiva: comunicação à gerência/direção da unidade; solicitação de avaliações constantes do prédio pela Superintendência de Infraestrutura da Universidade por meio dos setores de manutenção das unidades; planejamento de exercícios de evacuação do prédio; manutenção de um cronograma periódico de manutenção predial.
Ação de contingência: evacuar os usuários e equipe da biblioteca para áreas seguras; proteger ou remanejar o acervo; isolar as áreas prejudicadas.
Interrupção do fornecimento de energia elétrica
Ação preventiva: instalação de lâmpadas e sinalização de emergência; disponibilização de lanternas para equipe de vigilância, portaria e equipe da biblioteca.
Ação de contingência: evacuar a biblioteca; comunicar à gerência/direção da unidade para as devidas providências de retorno da energia; contatar demais órgãos competentes pelo fornecimento de energia elétrica; realizar o fechamento da biblioteca.
Interrupção do fornecimento de água
Ação preventiva: solicitação de manutenção preventiva das caixas d’água que abastecem a biblioteca; instalação de filtros com reservatório de água potável; manutenção de galões de água mineral de reserva.
Ação de contingência: fechar o(s) banheiro(s) interno(s), se houver, e utilizar os mesmos em prédios próximos à biblioteca; utilizar bebedouros próximos à biblioteca; comunicar à gerência/direção da unidade para as devidas providências de retorno da água; contatar demais órgãos competentes pelo fornecimento da água na cidade; realizar o fechamento da biblioteca, se for o caso.
Falta de manutenção predial (elétrica, hidráulica e estrutural)
Ação preventiva: manutenção predial periódica para verificação de pontos vulneráveis na edificação (portas e janelas), manutenção das instalações hidráulica e elétrica.
Ação de contingência: comunicar à gerência/direção da unidade para as devidas providências.
Queda de árvores ou destelhamento devido a fortes ventos
Ação preventiva: acompanhamento das condições das árvores no entorno da biblioteca, observando a necessidade de podas regulares ou supressão do vegetal; vistorias regulares para verificação das condições do telhado.
Ação de contingência: comunicar à gerência/direção da unidade para as devidas providências.
Ação preventiva: organização de um cronograma de limpeza dos espaços internos e externos do prédio; higienização constante do acervo; manutenção da limpeza dos equipamentos de ar condicionado.
Ação de contingência: realizar a limpeza do prédio e dos equipamentos; fechar as janelas impedindo a entrada de poeira e poluição atmosférica em locais com grande tráfego de veículos; contratar equipe terceirizada para limpeza do acervo em caso de realização de obras ou outras ações contaminantes.
Gases, vapores e substâncias químicas que causam danos a saúde da equipe da biblioteca e usuários
Ação preventiva: verificação dos locais de armazenamento de gases, vapores e substâncias químicas; treinamento da equipe para conter situações de risco; proibição do uso de botijão de gás de cozinha dentro da biblioteca.
Ação de contingência: isolar as áreas afetadas com gases, vapores e substâncias químicas; encaminhar possíveis vítimas ao serviço médico de urgência sempre que houver risco à saúde.
Ação preventiva: instalação de redes ou telas nas janelas para impedir a entrada; fechamento de aberturas e/ou buracos no prédio; recolhimento diário do lixo orgânico e seco; manutenção de desratização anual com iscas.
Ação de contingência: realizar a desratização anual com iscas; acionar o serviço de captura de animais (morcegos, pombas, escorpiões e cobras); providenciar desratização de emergência em caso de infestação por roedores; promover a limpeza da vegetação do entorno da biblioteca, caso necessário.
Insetos em geral (baratas, formigas, cupins, abelhas, traças e brocas)
Ação preventiva: limpeza diária dos espaços da biblioteca; higienização do acervo e de materiais doados à unidade; recolhimento diário do lixo orgânico e seco; proibição de acesso com alimentos e bebidas, manutenção periódica com iscas; limpeza de caixa de gordura caso existente em copa ou cozinha na biblioteca.
Ação de contingência: providenciar desinsetização de emergência em caso de infestação de insetos em geral, tomando o cuidado para os produtos não atingirem o acervo; acionar a prefeitura do Campus em caso de verificação de colônias de formigas, cupins e abelhas no prédio da biblioteca.
Microrganismos (fungos)
Ação preventiva: vistorias periódicas dos acervos, vistoria dos materiais doados à biblioteca; monitoramento e controle dos índices de temperatura e umidade por meio de equipamentos e manutenção dos aparelhos existentes; vistorias periódicas para verificação de vazamentos e infiltrações no prédio; manutenção da limpeza dos aparelhos de ar condicionado (filtros).
Ação de contingência: etirar itens do acervo contaminados por fungos para higienização; promover a limpeza de áreas afetadas com produtos específicos; aquisição de aparelhos desumidificadores extras em caso de proliferação fúngica em grande escala; evitar o acionamento de aparelhos de ar condicionado que possam estar sujos ou contaminados.
Esforço físico como o transporte de materiais pesados
Ação preventiva: realização de ações de melhoria da qualidade de vida no trabalho (ginástica laboral, etc.); fornecimento de equipamentos que contribuam para a minimização dos esforços (carrinhos para transporte, escadas, etc.); distribuição das tarefas de forma balanceada entre as pessoas da equipe.
Ação de contingência: redistribuir as atividades entre os membros da equipe de acordo com suas necessidades de saúde quanto ao esforço físico.
Mobiliário (mesas e cadeiras) não compatíveis com o conforto e necessidades dos usuários e da equipe da biblioteca
Ação preventiva: manutenção de mobiliário adequado segundo à Norma Regulamentadora n° 17 do Ministério do Trabalho para o desenvolvimento do trabalho da equipe; manutenção de ambientes e mobiliário ergonomicamente adequados às necessidades dos usuários; adequação dos espaços da biblioteca com mobiliário específico para atendimento às pessoas com deficiência.
Ação de contingência: substituir mobiliário e equipamentos inapropriados para o trabalho da equipe da biblioteca e utilização dos usuários.
Orçamento insuficiente para aquisição de materiais bibliográficos e de consumo e para manutenção do espaço físico da biblioteca
Ação preventiva: manutenção das informações atualizadas para aquisição de bibliografia básica e complementar; manutenção das assinaturas de coleções eletrônicas; acompanhamento de licitações, atas e pregões para aquisição de bens de consumo; realização de vistorias periódicas no espaço físico da biblioteca.
Ação de contingência: atualizar as informações e acompanhar os processos de aquisição e assinatura de material bibliográfico pela Biblioteca Central; solicitar apoio das unidades para aquisições complementares e custeio da contratação de bases de dados específicas; solicitar a manutenção de equipamentos ou benfeitorias na biblioteca à direção da unidade.
Manutenção do acervo e conservação preventiva dos livros
Ação preventiva: realização de ações e campanhas de preservação do acervo e de boas práticas para o usuário; planejamento de orçamento específico para compra de materiais para recuperação do acervo.
Ação de contingência: participar de capacitações sobre conservação de materiais bibliográficos; realizar trabalhos de conservação preventiva em itens deteriorados do acervo; restringir o acesso aos materiais sem condição de manuseio.
Ação preventiva: manutenção predial regular da parte elétrica do prédio da biblioteca; troca de lâmpadas antigas por lâmpadas de LED mais resistentes e duradouras; instalação de lâmpadas de emergência sinalizando as saídas; mapeamento de áreas que necessitem de iluminação especial; instalação de fitas antiderrapantes e corrimãos em escadas para evitar quedas dos membros da equipe ou usuários.
Ação de contingência: contatar a gerência/direção da unidade para manutenção elétrica do prédio; procurar serviço médico especializado ou emergência em caso de acidentes causados pela iluminação insuficiente.
Falta de EPIs
Ação preventiva: mapeamento das atividades da biblioteca que necessitem do uso de EPI; disponibilização e capacitação da equipe da biblioteca quanto ao uso correto dos EPIs; orientação sobre o uso de EPIs das empresas terceirizadas quando necessário.
Ação de contingência: suspender atividades dos membros da equipe que necessitem o uso de EPIs, quando não houver equipamentos de proteção suficientes para sua execução; solicitar serviços externos em atividades que implicam risco para os setores responsáveis da unidade.
Acidente com ferramentas ou equipamentos
Ação preventiva: instrução e treinamento adequado da equipe da biblioteca para o uso correto de máquinas, ferramentas e equipamentos.
Ação de contingência: procurar serviço médico especializado ou emergência em caso de acidentes.
Falta de manutenção preventiva nas edificações e equipamentos, falta de sistemas de detecção e supressão de incêndios e falta de capacitação dos servidores para o combate inicial ao fogo
Ação preventiva: mapeamento das rotas de fuga da biblioteca; mapeamento de itens valiosos a serem salvos, se possível; manutenção preventiva nas edificações e equipamentos de maneira a atender às instruções do Corpo de Bombeiros; manutenção dos extintores; desobstrução das saídas de emergência; instalação de alarmes de incêndio; aquisição de sistemas de detecção e supressão de incêndios; sinalização de emergência na biblioteca; formação e capacitação de uma brigada de combate ao fogo e socorristas; proibição do fumo nas dependências da biblioteca; planejamento e realização de exercícios de evacuação do prédio.
Ação de contingência: acionar alarmes; acionar o Corpo de Bombeiros e a brigada de incêndio da unidade; encaminhar para o serviço médico de urgência sempre que houver indícios de risco à saúde; proibir o acesso das pessoas às áreas que ofereçam risco e comprometam à segurança.
Eventos naturais (chuvas em excesso e enchentes), alagamentos, acidentes (rompimento de tubulações, goteiras, transbordamento de pias e vasos sanitários), negligência humana (janelas abertas e procedimentos de limpeza inadequados)
Ação preventiva: limpeza periódica de calhas e bueiros; inspeções de reservatórios e caixas d´água; monitoramento da elevação das águas em caso de localização geográfica de risco; monitoramento de locais que possam sofrer alagamentos com as precipitações pluviométricas; manutenção das tubulações; inspeção do espaço da biblioteca quanto a ocorrência de goteiras e/ou infiltrações; manutenção de pias e vasos sanitários; conscientização da equipe da biblioteca quanto ao fechamento das janelas em dias de chuva; orientação das equipes terceirizadas quanto ao correto procedimento de limpeza.
Ação de contingência: retirar o acervo das áreas comprometidas com goteiras e infiltrações; encaminhar as pessoas para local seguro em caso de enchentes; isolar as áreas afetadas da biblioteca.
Ação preventiva: promoção de eventos com enfoque na saúde e qualidade de vida; adequação dos ambientes, mobiliários e maquinários de forma a prevenir acidentes; publicização dos contatos de emergência da universidade e de órgãos competentes; oferta de capacitações aos servidores de cursos de primeiros socorros por meio dos setores competentes da universidade.
Ação de contingência: participar de capacitações sobre saúde e qualidade de vida; acionar o serviço médico de urgência sempre que houver indícios de risco à saúde; entrar em contato com familiares e/ou responsáveis das pessoas da equipe ou usuários; acionar brigada socorrista para efetuar primeiros socorros.
Ação preventiva: campanhas de conscientização para preservação do acervo; instalação e manutenção de câmeras de monitoramento e/ou equipamentos antifurtos; disponibilização de equipes e câmeras de vigilância.
Ação de contingência: acionar as equipes de segurança da Universidade.
Vandalismo ao acervo
Ação preventiva: campanhas de sensibilização sobre a importância das bibliotecas e seus acervos; instalação e manutenção de sistemas de vigilância.
Ação de contingência: acionar as equipes de segurança da Universidade.
Perda ou danos de itens emprestados do acervo
Ação preventiva: gestão de empréstimos pela biblioteca; campanhas de preservação do acervo; divulgação do Regulamento de Circulação de Coleções do Sistema de Bibliotecas da UFRGS.
Ação de contingência: orientar a reposição do item pelo usuário de acordo com as políticas e procedimentos do Sistema de Bibliotecas da UFRGS.
Queda de energia elétrica
Ação preventiva: manutenção da rede elétrica e instalação de nobreak nos equipamentos.
Ação de contingência: comunicar à gerência/direção da unidade e a Prefeitura do Campus, quando necessário.
Queda de acesso à internet
Ação preventiva: busca de soluções junto ao setor responsável da unidade ou ao Centro de Processamento de Dados (CPD) para diminuição nas ocorrências de falha na internet.
Ação de contingência: abrir chamado ao setor responsável da unidade ou ao CPD.
Desastres tecnológicos ou obsolescência de equipamentos
Ação preventiva: atualização dos equipamentos; realização de backup dos dados e arquivos armazenados; migração de conteúdo das mídias obsoletas visando a preservação digital.
Ação de contingência: acionar o setor responsável na unidade ou o CPD para orientação sobre aquisição e possível solução da ocorrência.
Acessibilidade ao acervo comprometida ocasionando privação do estudo às pessoas com deficiência e transtorno aos idosos
Ação preventiva: adequação dos espaços da biblioteca (banheiros, bebedouros, mobiliário, porta de entrada/saída, sinalização tátil, visual e sonora); desobstrução dos ambientes visando facilitar a circulação de cadeira de rodas e pessoas com deficiência visual; implementação de rampas de acesso com corrimão, se necessário; controle periódico da manutenção dos elevadores; implementação de um plano de aquisição de acervo bibliográfico com conteúdo em formato especial tipo braile ou sonoro e/ou software de leitura para pessoas com baixa visão, conforme a demanda; uso de ferramentas de acessibilidade em plataformas digitais.
Ação de contingência: capacitar a equipe da biblioteca para atender aos usuários com deficiência; entrar em contato como o Incluir UFRGS para avaliação das necessidades de atendimento conforme as demandas dos usuários.
Telefones de emergência
Bombeiros: 193
Coordenadoria de Segurança da UFRGS: (51) 3308-3107 Campus Centro, Saúde e Olímpico: (51) 3308-3079 / 3308-3051 / 3308-4060 Campus do Vale: (51) 3308-7341 / (51) 3308-6601 Campus Litoral Norte: (51) 3308-1367 Segurança CECLIMAR: (51) 3308-1232
Samu: 192
Defesa Civil: 199
COSAT: verificar o número junto a sua unidade
Prefeitura do Campus: verificar o número no site da UFRGS
Secretaria da unidade: verificar o número junto à unidade
OPlano de Contingência é um documento com ampla abrangência e em constante aprimoramento, necessitando da participação de diferentes setores da Universidade para identificar omissões e/ou proceder à revisão de procedimentos. Após sua elaboração, recomenda-se a publicação do Plano no site da biblioteca, na seção de informações institucionais (geralmente na aba “Sobre”), com a indicação da data da última atualização.
