O conteúdo desta página é constituído de informações gerenciais da gestão 2016-2024 da Biblioteca Central. Para informações gerenciais da gestão atual podem ser consultadas na página Informações gerenciais do SBUFRGS.
1 O Plano Anual da Biblioteca Central #
As atividades são realizadas tendo com referência duas missões amplas:
Missão 1: acesso às coleções
Atividades relacionadas: de desenvolvimento, organização e circulação de coleções.
Missão 2: educação para competência informacional e promoção da leitura
Atividades educativas de formação e divulgação de ferramentas (bases de dados e gerenciadores de referência) e fontes de informação.
À semelhança dos Planos Institucionais (2016, 2017), que recentemente passaram a ter seus eixos definidos por objetivos fundamentais das atividades desenvolvidas na Universidade (objetivos acadêmicos, inovação e tecnologia, impacto social e gestão), os processos de planejamento e avaliação da Biblioteca Central foram reestruturados.
Assim, o planejamento e a avaliação da Biblioteca Central tiveram seus eixos redefinidos para representar os objetivos fundamentais das atividades específicas das bibliotecas: gestão, desenvolvimento de coleções, organização de coleções e disseminação de informações (Figura 1).
Figura 1 – Exemplo dos Eixos no Sistema da UFRGS
A seguir, descreve-se os elementos principais que constituíram o Planejamento Anual da Biblioteca Central (2017-2020):
1.1 Processos contínuos de trabalho #
Desenvolvimento de coleções
Objetivo geral:
– Manter atualizado o acervo de material bibliográfico.
Etapas:
– Adquirir por compra materiais bibliográficos;
– Selecionar e assinar coleções eletrônicas;
– Selecionar e distribuir entre o SBUFRGS as doações de material bibliográfico;
– Avaliar coleções;
– Preservar as coleções;
– Fazer desfazimento e descarte de material bibliográfico;
– Atualizar sistema de registro patrimonial e inventário de livros.
Indicadores:
– Número de livros impressos adquiridos;
– Número de bases de dados e coleções de livros eletrônicos assinados;
– Número de e-books adquiridos;
– Percentual executado do orçamento para compra de material bibliográfico no(s) contrato(s) vigente(s);
– Número de avaliações de coleções realizadas;
– Percentual assinado da demanda de bases de dados;
– Número de bibliotecas com sistema de controle patrimonial atualizado.
Organização de coleções
Objetivo geral:
– Possibilitar o acesso ao acervo de material bibliográfico.
Etapas:
– Preservar e disseminar em acesso aberto a produção intelectual da Universidade no Lume;
– Realizar processamento técnico de material bibliográfico;
– Realizar estudos de formato para carga automática de registros bibliográficos de e-books;
– Incluir remissivas para enriquecimento do catálogo de autoridades do SABi;
– Manter a consistência dos registros bibliográficos e de autoridades no SABi;
– Atribuir DOIs (Digital Object Identifiers)aos artigos de periódicos publicados pela UFRGS;
– Armazenar arquivo de Produção Intelectual em servidor de acesso restrito à rede UFRGS.
Indicadores:
– Número de estudos de formato;
– Percentual de material bibliográfico processado;
– Percentual de crescimento do Lume;
– Percentual de arquivos de Produção Intelectual armazenados em acesso restrito.
Disseminação de informações
Objetivo geral:
– Ampliar as possibilidades de recuperação, uso e produção de informações científicas.
Etapas:
– Organizar exposições no recinto da Biblioteca Central,com uma exposição virtual simultânea, visando divulgar o acervo da Coleção Eichenberg;
– Viabilizar a consulta e/ou empréstimo do acervo de material bibliográfico;
– Orientar na recuperação, uso, produção e comunicação de informações acadêmicas;
– Elaborar levantamentos de informações em bases de dados;
– Dar suporte à editoração de publicações acadêmicas;
– Divulgar produtos e serviços de informações em redes sociais e outros canais de comunicação;
– Ministrar seminários sobre conservação, busca e uso da informação;
– Produzir e disponibilizar o material didático;
– Oferecer curso de extensão sobre conservação, busca e uso da informação;
– Divulgar produtos e serviços de informações em eventos institucionais (Portas Abertas e Salão) e especializados.
Indicadores:
– Número de exposições;
– Número de transações de circulação de acervo;
– Número de redes sociais utilizadas para divulgação de informações;
– Número de seminários ministrados;
– Percentual de solicitações de comutação atendidas;
– Percentual de atendimento de solicitações de informações realizadas por e-mail;
– Percentual de bibliotecas parceiras no curso de extensão;
– Número de turmas ministradas em curso de extensão;
– Número de vagas oferecidas em curso de extensão.
Gestão operacional
Objetivo geral:
– Planejar, organizar, liderar e avaliar o trabalho da equipe e o uso de todos os outros recursos organizacionais.
Etapas:
– Promover reuniões de trabalho para o desenvolvimento estratégico (reuniões mensais e temáticas);
– Promover capacitações para o desenvolvimento dos servidores; – Adquirir equipamentos para a Biblioteca Central e SBUFRGS;
– Realizar levantamentos bibliométricos para produção de indicadores de avaliação da produção institucional;
– Manter atualizado o Document@ (portal de informações técnicas e administrativas do SBUFRGS);
– Atender às solicitações de orientação e realização de procedimentos no SABi.
Indicadores:
– Número de reuniões realizadas;
– Número de servidores inscritos em capacitações;
– Número de itens adquiridos;
– Número de levantamentos bibliométricos;
– Número de solicitações do SBUFRGS atendidas no sistema de RTs;
– Número de capacitações oferecidas;
– Número de equipes de trabalho inter-bibliotecas.
Para além dos processos contínuos, as atividades são anualmente repensadas para identificar a necessidade de realização de projetos que promovam linhas de atuação que atendam às novas demandas que naturalmente surgem constantemente. Os grandes projetos destacados a seguir foram desenvolvidos neste contexto da gestão do SBUFRGS.
1.2 Projetos #
(2016-) Construção da Biblioteca do Vale
Objetivo geral:
– Desenvolver um modelo de biblioteca que suporte as atividades interdisciplinares.
Etapas:
– Realizar reuniões e estudos para adequação do projeto da Biblioteca do Campus Vale.
Indicador:
– Número de reuniões.
(2017 e incorporado aos processos contínuos a partir de 2018) Ação de Extensão: Curso “Pesquisa e Uso da Informação Científica Sem Mistérios“
Objetivo geral:
– Ampliar, qualificar e consolidar as atividades de capacitação de usuários na recuperação, uso, produção e comunicação de informações acadêmicas como projeto de extensão.
Etapas:
– Formar equipes de trabalho inter-bibliotecas;
– Elaborar o plano pedagógico;
– Produzir e disponibilizar o material didático;
– Desenvolver instrumentos de avaliação de competências informacionais;
– Ministrar turmas dos módulos do curso de extensão.
Indicadores:
– Número de turmas ministradas;
– Número de vagas Percentual de bibliotecas parceiras;
– Número de módulos ministrados.
(2018-2019, incorporado aos processos contínuos a partir de 2020) Produção intelectual da UFRGS: ampliação do acesso
Objetivo geral:
– Qualificar as práticas de organização e disseminação da produção intelectual da UFRGS.
Etapas:
– Estabelecer política e procedimentos de armazenamento de arquivos de Produção Intelectual de acesso restrito;
– Informatizar no Portal do Aluno os formulários de autorização para disponibilidade de trabalhos no Lume;
– Revisar políticas de procedimentos de registro de produção intelectual no SABi;
– Produzir material didático para a capacitação de servidores do SBUFRGS;
– Alterar formato de registro bibliográfico e de autoridades para qualificar a representação dos documentos;
– Formar equipe de trabalho inter-biblioteca.
Indicadores:
– Número de fluxogramas criados;
– Percentual de bibliotecas parceiras.
(2019) Biblioteca mais visível: acervos e serviços ampliados pela web
Objetivo geral:
– Utilizar as tecnologias de informação para ampliar o acesso aos acervos e serviços de bibliotecas.
Etapas:
– Implementar uma base de dados que ofereça um recurso de pesquisa integrada (serviço de descoberta) para qualificação da pesquisa nos acervos bibliográficos;
– Modernizar o design dos sites de acordo com tendências internacionais;
– Criar uma nova identidade visual para o Sistema de Bibliotecas da UFRGS;
– Definir padrões mínimos de informação para os sites;
– Ampliar a adoção do WordPress como sistema de gerenciamento dos sites das bibliotecas.
Indicadores:
– Número de sistemas de descoberta implementados;
– Número de modelos de sites criados;
– Número de sites criados pela adoção do modelo.
(2020 Adaptado) Biblioteca mais visível: acervos e serviços ampliados pela web no ERE
Objetivo geral:
– Utilizar as tecnologias de informação para ampliar o acesso aos acervos e serviços de bibliotecas no ensino remoto emergencial (ERE).
Etapas:
– Adaptar os cursos presenciais ministrados via Sistema de Extensão e EDUFRGS para modalidade remota;
– Ampliar a autenticação de acesso aos recursos eletrônicos adquiridos com protocolo shibboleth;
– Revisar as bases de dados que integram o recurso de pesquisa integrada Sabi+(serviço de descoberta) para qualificação da pesquisa nos acervos bibliográficos;
– Ampliar a adoção do Modelo de Página do SBUFRGS nos sites das bibliotecas;
– Realizar levantamento de dados para identificar a situação de prestação de Serviço de Referência Virtual aos usuários;
– Elaborar e revisar materiais didáticos para ampliar acesso aos serviços e acervos eletrônicos no ERE;
– Participar de reuniões e estudos técnicos para viabilizar a criação de uma biblioteca virtual de e-books para as instituições públicas de ensino superior e técnico.
Indicadores:
– Percentual de cursos presenciais adaptados à modalidade remota;
– Número de recursos eletrônicos com autenticação via shibboleth implementada;
– Número de sites das bibliotecas que adotam o Modelo do SBUFRGS;
– Número de levantamentos sobre prestação de Serviço Virtual de Referência;
– Número de materiais didáticos elaborados e adaptados para atendimento da demanda do ERE.
Gestão estratégica (eixo que agrupa pequenos projetos inovadores anuais)
Objetivo geral:
– Aperfeiçoar os processos de trabalho e o oferecimento de produtos e serviços à comunidade.
Etapas
2017
– Elaborar ata de registro de preços para aquisição de materiais para realização de pequenos reparos de documentos;
– Estabelecer política e procedimentos de armazenamento de arquivos de Produção Intelectual de acesso restrito;
– Elaborar e implementar política de atribuição de DOI para o periódicos editados pela UFRGS;
– Atualizar o SABi para a versão 22 do Aleph;
– Criar um canal no YouTube para compartilhar as atividades e práticas de conservação preventiva e de pequenos reparos realizadas na Biblioteca Central (BC);
– Informatizar no Portal do Aluno os formulários de autorização para disponibilidade de trabalhos no Lume;
– Informatizar processo de transferência interna de material bibliográfico entre bibliotecas do SBUFRGS no SEI;
– Reestruturar os processos administrativos de planejamento para a BC e o SBUFRGS;
– Propor um relatório de avaliação anual comum para o SBUFRGS;
– Estabelecer política e procedimentos de consistência de registros bibliográficos e de autoridade no SABi;
– Revisar Menu de Serviços para atualização dos relatórios gerenciais do SABi;
– Criar coordenações de área para o desenvolvimento de projetos estratégicos do SBUFRGS;
– Reestruturar o Document@.
2018
– Revisar política de pagamento e abono de débitos no Document@;
– Adaptar avaliação de acervos de bibliografia de acordo com novo instrumento do INEP;
– Reestruturar políticas e procedimentos de desfazimento de material bibliográfico;
– Elaboração de projeto de capacitação de servidores terceirizados que atuam na limpeza no Sistema de Bibliotecas da UFRGS;
– Informatizar processo de desfazimento de material bibliográfico no SEI;
– Aperfeiçoar os sites das bibliotecas;
– Reestruturar os processos administrativos de planejamento para a BC e o SBUFRGS;
– Revisar Menu de Serviços para atualização dos relatórios gerenciais do SABi.
2019
– Adaptar avaliação de acervos de bibliografia de acordo com novo instrumento do INEP, depende da implantação do EDS;
– Dar suporte para a adoção da plataforma de publicação SEER para a Revista da Extensão (UFRGS);
– Reestruturar políticas e procedimentos de desfazimento de material bibliográfico;
– Reestruturar os processos administrativos de planejamento para a BC e o SBUFRGS;
– Revisar Menu de Serviços para atualização dos relatórios gerenciais do SABi.
2020
– Adaptar avaliação de acervos de bibliografia de acordo com novo instrumento do INEP, depende da implantação do EDS;
– Reestruturar os processos administrativos de planejamento para a BC e o SBUFRGS;
– Revisar Menu de Serviços para atualização dos relatórios gerenciais do SABi.
Com essa estrutura, identifica-se brevemente apenas os três principais projetos realizados no período do “SBUFRGS em Movimento”, considerando a atual estrutura do Planejamento e Avaliação da Biblioteca Central (Figura 2):
Figura 2 – Principais projetos realizados no período de 2016 a 2020
| PROJETO/EIXO | EM NÚMEROS | ACESSO |
| Curso de extensão “Super 8: pesquisa e uso da informação científica” / Disseminação de informações | 6 mil vagas anuais! |
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| “A Biblioteca mais visível: acervos e serviços ampliados pela web” / Disseminação de informações | 1 sistema de descoberta implementado (Sabi+) e 20 sites reformulados |
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| “Produção intelectual da UFRGS: ampliação do acesso” / Organização de coleções | Mais de: 6 mil arquivos armazenados em acesso restrito e 9 mil DOIs atribuídos |
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Os relatórios anuais com a descrição de todas as atividades realizadas estão disponíveis no Document@ em Dados gerenciais.
2 Utilização de ferramentas no SBUFRGS #
Além das atividades de rotina realizadas nas bibliotecas setoriais, as equipes atuam com equipes de outras bibliotecas do SBUFRGS de modo a valorizar:
- a colaboração para qualificação das soluções e desenvolvimento de lideranças;
- a capacitação e a qualificação para o desenvolvimento de competências técnicas e gerenciais;
- o conhecimento registrado e disseminado de políticas e procedimentos efetivamente comuns.
Na prática, essa dinâmica de trabalho se dá com o auxílio de ferramentas descritas na Figura 3 na forma indicada na Figura 4.
Figura 3 – Identificação das ferramentas utilizadas para o desenvolvimento gerencial e técnico do SBUFRGS
Figura 4 – Exemplo de utilização de ferramentas para a produção técnica e administrativa do SBUFRGS
| Envio de e-mail, divulgando a realização de uma reunião temática | Cria-se um espaço para armazenamento de arquivos e troca de mensagens no Moodle |
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| Troca de mensagens nos “Fóruns” do Moodle | Qualquer pessoa pode se juntar à discussão a qualquer momento!!!!!!!! |
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| Orientação das equipes via manuais de políticas e procedimentos | |
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| Um pouco mais sobre o Document@, de descrição de campos MARC a fluxogramas | |
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| Atendimento de solicitações das equipes via tíquetes de serviço | |
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|
| Oferecimento de serviço para a comunidade via site | |
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| Divulgação em redes sociais | |
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| Produção de conhecimento técnico-científico, divulgado em repositório | |
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Bibliografia
UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL. Plano de desenvolvimento institucional 2016-2026. 2016.
UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL. Plano de gestão 2016-2020. 2017.