1 Introdução #
Uma política de indexação é de extrema importância, pois padroniza os procedimentos quanto ao tratamento técnico da informação, direcionando o serviço de indexação e contribuindo para a melhoria na recuperação da informação. Além disso, possibilita a otimização dos recursos humanos e financeiros disponíveis.
Conforme Rubi e Fujita, a política de indexação:
[...] será norteadora de princípios e critérios que servirão de guia na tomada de decisões para otimização do serviço e racionalização dos processos. Pode-se dizer então, que a política de indexação é uma decisão administrativa indispensável a um sistema de recuperação de informação, pois, somente depois de seu estabelecimento, é que o sistema em questão poderá definir suas características principais. (RUBI, FUJITA, 2003, p. 67)
Esta Política de Indexação foi elaborada pelo GEI para ser aplicada no SBUFRGS.
2 Objetivos #
Para uma melhor compreensão, os objetivos desta Política estão divididos em geral e específicos.
2.1 Objetivo geral #
Estabelecer diretrizes para a representação temática de documentos no Sistema de Automação de Bibliotecas (SABi).
2.2 Objetivos específicos #
- Controlar a entrada de assuntos no SABi;
- Qualificar a recuperação da informação.
3 Público-alvo #
O público-alvo desta Política são os bibliotecários indexadores do SBUFRGS. Sua aplicação deve ser feita em conjunto com o Manual de Rotinas e Procedimentos de Indexação, com os manuais do SABi e com o Padrão para Entradas de Nomes Geográficos como Assunto. Também é um instrumento de auxilio aos bibliotecários que trabalham com a recuperação da informação.
4 Identificação da instituição #
A Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), com sede em Porto Alegre, capital do Estado do Rio Grande do Sul, é uma instituição centenária, reconhecida nacional e internacionalmente. Ministra cursos em todas as áreas do conhecimento e em todos os níveis, desde o Ensino Fundamental até a Pós-Graduação.
Nesse contexto a UFRGS tem como missão: “[…] a educação superior e a produção de conhecimento filosófico, científico, artístico e tecnológico, integradas no ensino, na pesquisa e na extensão”. (UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL, 1995).
Tem como visão de futuro:
Consolidar seu papel como expressão da sociedade democrática e pluricultural, inspirada nos ideais de liberdade, de respeito pela diferença e de solidariedade, constituindo-se em instância necessária de consciência crítica, na qual a coletividade possa repensar suas formas de vida e suas organizações sociais, econômicas e políticas. (UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL, 1995).
São políticas em constante desenvolvimento na Universidade a qualificação do seu corpo docente, composto na sua maioria por mestres e doutores, a atualização permanente da infraestrutura dos laboratórios e bibliotecas, o incremento à assistência estudantil, bem como a priorização de sua inserção nacional e internacional. (UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL, 2014).
A estrutura da Universidade é composta por: Conselhos Superiores; Reitoria; Procuradoria; Pró-Reitorias; Superintendências; Secretarias; Órgãos Suplementares; Unidades Universitárias e Institutos Especializados; Associações e Diretórios Acadêmicos.
A Universidade está organizada em 4 campi em Porto Alegre (Centro, Saúde, Olímpico e Vale) e em outros municípios do Estado do Rio Grande do Sul (CECLIMAR, em Imbé, Estação Experimental Agronômica, em Eldorado do Sul e Campus Litoral Norte, em Tramandaí).
Dentro da estrutura da UFRGS, a Biblioteca Central é um órgão suplementar vinculado diretamente ao Reitor e Vice-Reitor e, por delegação de competência, à Pró-Reitoria de Coordenação Acadêmica. A Biblioteca Central coordena tecnicamente o SBUFRGS, que é composto por 31 bibliotecas setoriais especializadas, uma biblioteca de ensino fundamental e médio e uma biblioteca depositária da documentação da Organização das Nações Unidas (ONU).
Uma função primordial do SBUFRGS é prover infraestrutura bibliográfica, documentária e informacional para apoiar as atividades da Universidade, centrando seus objetivos nas necessidades informacionais do indivíduo, membro da comunidade universitária, constituída de alunos de graduação, pós-graduação, ensino fundamental, ensino médio; docentes e servidores técnico-administrativos. Paralelamente ao contexto acadêmico, tem compromisso com a sociedade não vinculada à Universidade que se efetiva através da prestação de serviços, proporcionando o acesso à informação, à leitura e a outros recursos disponíveis que são instrumentos de transformação dessa sociedade.
As bibliotecas do SBUFRGS estão vinculadas administrativamente às Unidades de Ensino, possuem acervo próprio e oferecem serviços independentes. Apesar da distância física entre elas, da variedade de acervo e de usuários, atuam de forma cooperativa no que se refere às políticas gerais para o desenvolvimento de coleções, automação dos serviços, catalogação e outros. O processamento técnico é descentralizado, contudo obedece às políticas do SBUFRGS.
Em 1989, foi implantado o Sistema de Automação de Bibliotecas (SABi) que atualmente adota o software Aleph para gerenciar as atividades e serviços oferecidos à comunidade usuária. O Aleph é composto por módulos que, entre outras funções, possibilitam o registro e a recuperação de informações bibliográficas através do catálogo on-line. (UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL, [2014]).
5 Processo de indexação #
O processo de indexação consiste de três etapas: análise conceitual, identificação dos conceitos e tradução.
5.1 Análise conceitual #
A análise conceitual é a primeira etapa do processo de indexação.
5.1.1 Definição operacional
“Análise conceitual é o conjunto de procedimentos efetuados com a finalidade de representar o conteúdo dos documentos.” (CUNHA,1989, p. 17).
5.1.2 Diretrizes
A análise conceitual dos documentos depende de uma leitura técnica que garanta que nenhuma informação seja negligenciada.
Na leitura técnica, as seguintes partes do documento devem ser consideradas:
- título e subtítulo;
- resumo;
- sumário;
- introdução;
- ilustrações, diagramas, tabelas e seus títulos explicativos;
- referências;
- palavras ou grupo de palavras em destaque (sublinhadas, impressas em tipos diferentes); e
- conclusão.
Não indexar por qualquer um destes elementos isoladamente, pois em muitos casos eles não representam o conteúdo do documento em sua totalidade.
5.2 Identificação dos conceitos #
A identificação dos conceitos é a segunda etapa do processo de indexação.
5.2.1 Definição operacional
A identificação dos conceitos é a etapa na qual o indexador identifica os elementos essenciais na descrição do assunto.
5.2.2 Diretrizes
O indexador deve adotar uma abordagem sistemática para realizar essa etapa, garantindo assim a fidelidade ao documento.
Para essa sistematização, a Associação Brasileira de Normas Técnicas (1992, p. 2) apresenta questões que contemplam a diversidade de acervo e a interdisciplinaridade do assunto, características do SBUFRGS. São elas:
a) qual o assunto de que trata o documento? b) como se define o assunto em termos de teorias, hipóteses, etc.? c) o assunto contém uma ação, uma operação, um processo? d) o documento trata do agente dessa ação, operação, processo, etc.? e) o documento se refere a métodos, técnicas e instrumentos especiais? f) esses aspectos foram considerados no contexto de um local ou ambiente especial? g) foram identificadas variáveis dependentes ou independentes? h) o assunto foi considerado sob um ponto de vista interdisciplinar? [...] (ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS, 1992, p. 2).
5.3 Tradução #
A tradução é a terceira etapa do processo de indexação.
5.3.1 Definição operacional
A tradução é a conversão dos assuntos selecionados de um documento num determinado conjunto de termos de indexação.
5.3.2 Diretrizes
O Catálogo de Autoridades é o principal instrumento para controle de entrada de assuntos no SABi. O SBUFRGS não dispõe de um vocabulário controlado que contemple todas as áreas do conhecimento. Cada biblioteca é responsável pela definição da entrada de assunto dos documentos de seu acervo. Ao expressar conceitos por descritores, o indexador deve observar as seguintes práticas:
a) Verificar a existência do descritor no Catálogo de Autoridades:
- Para descritores já existentes no Catálogo de Autoridades, verificar sua pertinência e consistência de acordo com a Política de Indexação;
- Para descritores que representam novos conceitos, verificar sua precisão e aceitabilidade em instrumentos de referência[1];
b) Limitar o uso de instrumentos de controle de vocabulário[2] às áreas temáticas específicas de cada biblioteca setorial. Como exemplo, a biblioteca que utiliza um tesauro de Engenharia deve limitar o seu uso para descritores da área de Engenharia. Porém, ao indexar um documento de Administração, deve respeitar os termos consolidados desta área, e não utilizar o que determina o tesauro de Engenharia;
c) Analisar e definir assuntos comuns a mais de uma biblioteca, que gerem dúvidas quanto à definição da sua entrada, mediante negociação entre todas as bibliotecas envolvidas.
[1] Dicionários, enciclopédias, tesauros, tabelas de classificação, etc.
[2] Tesauro, Listas de cabeçalhos de assuntos, etc.
6 Elementos da política de indexação #
A seguir estão descritos os elementos que compõem a Política de Indexação do SBUFRGS:
6.1 Cobertura de assunto #
O conhecimento se desenvolve de modo interdisciplinar, mas o foco da representação temática deve estar relacionado com as necessidades de informação do público-alvo de cada biblioteca.
Diante disso, as bibliotecas setoriais do SBUFRGS são responsáveis pela formação e desenvolvimento de coleções, priorizando os assuntos relativos às áreas do conhecimento por elas abrangidas.
6.2 Exaustividade #
A seguir são analisados os tópicos relativos à exaustividade.
6.2.1 Definição operacional
“Exaustividade corresponde ao número de termos atribuídos, em média, a um determinado documento.” (LANCASTER, 2004, p. 27)
6.2.2 Diretrizes
Esta Política recomenda o uso de níveis de exaustividade[1], de acordo com os principais tipos de documentos existentes nas bibliotecas.
O quadro a seguir, elaborado a partir de levantamento[2] realizado no SBUFRGS, representa os níveis de exaustividade e os tipos de documentos a eles relacionados:
Quadro 1 – Números de descritores por tipo de documento
| TIPOS DE DOCUMENTOS | QUANTIDADE DE DESCRITORES POR DOCUMENTOS | ||||
| até 2 | até 3 | até 4 | até 5 | até 8 | |
| Anais de eventos | X | ||||
| Analíticas de periódicos | X | ||||
| Atlas | X | ||||
| Bibliografias | X | ||||
| Biografias | X | ||||
| Capítulos de livros | X | ||||
| Catálogos | X | ||||
| Compêndios | X | ||||
| Dicionários | X | ||||
| Dissertações | X | ||||
| Enciclopédias | X | ||||
| Entrevistas | X | ||||
| Filmes | X | ||||
| Folhetos[3] | X | ||||
| Fotografias | X | ||||
| Guias | X | ||||
| Legislação | X | ||||
| Livros | X | ||||
| Monografias de especialização | X | ||||
| Manuais | X | ||||
| Mapas | X | ||||
| Normas | X | ||||
| Patentes | X | ||||
| Periódicos | X | ||||
| Programas de computador | X | ||||
| Relatórios | X | ||||
| Resenhas | X | ||||
| Resumos | X | ||||
| TCCs | X | ||||
| Teses | X | ||||
| Tratados | X | ||||
| Trabalhos de eventos | X | ||||
Fonte: elaborado pelo autor.
Na aplicação deste quadro, o indexador deve considerar que:
a) O nível de exaustividade é exclusivo para delimitar o número de ocorrências do campo 650 em cada registro. Outros campos 6XX podem ser acrescentados;
b) Em caso de registro cooperativo, cada biblioteca poderá acrescentar seus próprios descritores, observando as diretrizes desta Política e o Manual de Rotinas e Procedimentos de Indexação;
c) A exaustividade pode variar de acordo com a cobertura de assunto de cada biblioteca. Sendo assim:
- Quando o assunto for da área temática da biblioteca, a indexação pode ser mais exaustiva;
- Quando o assunto não for da área temática da biblioteca, a indexação pode ser menos exaustiva;
d) Cada biblioteca deve definir o nível de exaustividade dos tipos de documentos que, eventualmente, não estejam contemplados no quadro.
Para evitar o excesso de descritores em um mesmo registro (obra no todo), uma alternativa é a criação de analíticas. Este recurso é aplicável para periódicos, anais de eventos e livros compilados (com organizador, editor ou coordenador) cujos capítulos tratem de diferentes assuntos.
[1] O tipo de documento poderá determinar o nível de exaustividade da indexação. (CARNEIRO, 1985, p. 232).
[2] O questionário, enviado aos bibliotecários em 2010, teve por objetivo identificar a tipologia documental existente no SBUFRGS, bem como o nível de exaustividade utilizado para representar os assuntos desses documentos. Os tipos de documentos foram extraídos da Tabela R, do Manual Bibliográfico do SABi, campo 008 e de sugestões dos bibliotecários.
[3] Para produção Intelectual da UFRGS registrada como folheto, utilizar o nível de exaustividade correspondente ao tipo de documento (capítulo de livro, artigo de periódico, resumo, etc).
6.3 Especificidade #
A seguir são analisados os tópicos relativos à especificidade.
6.3.1 Definição operacional
“A especificidade se refere ao grau de precisão com que um termo define determinado conceito no documento. Ocorre perda de especificidade quando um conceito é representado por um termo com significado mais genérico”. (ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS, 1992, p. 3).
6.3.2 Diretrizes
Um assunto deve ser indexado sob o termo mais específico que o abranja completamente. Por abrangência, entende-se o uso de termos exatos e não genéricos, pois numa hierarquia de assuntos um termo específico está subordinado ao termo genérico. No entanto a utilização concomitante dos termos genérico e específico é redundante, visto que no conceito do termo específico já está contido o conceito do termo genérico.
Para o SBUFRGS, o princípio da especificidade deve ser priorizado na determinação dos descritores de um documento. Portanto, na definição do nível de especificidade, devem ser observados os seguintes fatores:
a) Área temática da biblioteca: a especificidade pode variar de acordo com a cobertura de assunto de cada biblioteca. Sendo assim:
- Quando o assunto for da área temática da biblioteca, o indexador deve utilizar o termo mais específico;
- Quando o assunto não for da área temática da biblioteca, o indexador poderá utilizar um termo mais genérico.
b) Abrangência do assunto do documento: os documentos que tratam de vários assuntos específicos, dentro da mesma hierarquia, podem ter seus assuntos representados individualmente ou enquadrados na “Regra de Três”. Esta regra propõe que quando mais de três descritores de uma mesma hierarquia são discutidos num documento, a indexação deve ser feita pelo termo imediatamente superior na hierarquia.
6.4 Linguagem controlada #
A seguir são analisados os tópicos relativos à linguagem.
6.4.1 Definição operacional
A linguagem controlada é aquela construída com o objetivo de eliminar possíveis problemas do vocabulário natural, como a ambiguidade, facilitar a entrada e a saída de dados em um sistema de informações e permitir uma maior consistência na indexação.
6.4.2 Diretrizes
Esta Política determina o emprego de uma linguagem controlada e pós-coordenada por ser a linguagem que combina ou coordena os termos no momento da busca. Além disso, é a linguagem mais recomendada para sistemas automatizados. Entretanto a linguagem pós-coordenada não exclui totalmente o uso de subcampos/subcabeçalhos.
Num sistema pós-coordenado, aplicam-se os subcabeçalhos de forma muito parecida com o modo como são aplicados nos tradicionais catálogos de assuntos das bibliotecas. Os melhores candidatos a subcabeçalhos são aqueles termos que seriam potencialmente aplicáveis a muitos dos outros termos do vocabulário. (LANCASTER, 2004, p.196).
No SBUFRGS esses subcabeçalhos são representados nos subcampos x, v, y e z, recursos disponíveis no formato Machine Readable Cataloging (MARC).
O uso do subcampo a (descritor), combinado com os subcampos x, v, y, z,(subdivisão geral, forma, tempo e lugar, respectivamente) dentro de critérios pré-estabelecidos[1], não caracteriza pré-coordenação. Este recurso pode ser usado para aumentar o nível de especificidade quanto ao assunto e quanto aos limites de forma, tempo e lugar, reduzindo as falsas associações e qualificando a recuperação da informação.
[1] Os critérios para o uso desses subcampos estão detalhados no Manual de Procedimentos de Indexação.
7 Competências e habilidades do bibliotecário indexador #
O desempenho das atividades de indexação requer um profissional com habilidades e competências específicas. Nesse sentido, com base na literatura e na prática diária do bibliotecário, foi identificado o perfil desejável deste profissional.
Esta Política considera que os seguintes fatores são importantes para qualificar o trabalho do bibliotecário indexador no SBUFRGS:
- conhecer as áreas de assuntos tratados;
- conhecer e aplicar as políticas do sistema;
- identificar as necessidades informacionais dos usuários;
- possuir bom nível de concentração e capacidade de interpretação de texto;
- observar os princípios de imparcialidade e coerência;
- dialogar e/ou negociar questões de indexação;
- participar de capacitações dentro de sua área de atuação.
Além disso, o indexador deve ter consciência de que atua de forma cooperativa inserido num sistema e que suas decisões podem interferir diretamente na indexação do sistema como um todo.
8 Considerações finais #
Considerando a estrutura descentralizada do SBUFRGS, a Política de Indexação ressalta a importância do diálogo e da negociação entre os bibliotecários de uma mesma biblioteca, bem como entre os bibliotecários das demais bibliotecas.
A exaustividade, a especificidade e a linguagem estão sujeitas a avaliação e controle para verificar se as diretrizes estabelecidas pela Política de Indexação estão sendo observadas e se os objetivos propostos estão sendo alcançados.
Acredita-se que o resultado oriundo da aplicação da Política de Indexação pautada pelo Manual de Rotinas e Procedimentos de Indexação, reduzirá as inconsistências das entradas de assunto, contribuirá para que o bibliotecário indexador adote melhores práticas em seu trabalho e qualificará a recuperação da informação.
Esta Política será constantemente revisada e atualizada conforme as demandas do SBUFRGS.
Referências #
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS – ABNT. NBR 12676: métodos para análise de documentos: determinação de seus assuntos e seleção de termos de indexação: procedimento. Rio de Janeiro, 1992.
CARNEIRO, Marília Vidigal. Diretrizes para uma política de indexação. Revista da Escola de Biblioteconomia da UFMG,Belo Horizonte, v. 14, n. 2, p. 221-241, set. 1985.
CUNHA, Isabel Maria Ribeiro Ferin. Contribuição para a formulação de um quadro conceitual em análise documental. In: _______. Análise documentária: considerações teóricas e experimentações. São Paulo: FEBAB, 1989.
LANCASTER, Frederick Wilfrid. Information retrieval systems: characteristics, testing and evaluation. 2nd ed. New York: J. Wiley, 1979.
LANCASTER, Frederick Wilfrid. Indexação e resumos. 2. ed. Brasília: Briquet de Lemos, 2004.
RUBI, Milena Polsinelli; FUJITA, Mariângela Spotti Lopes. Elementos de política de indexação em manuais de indexação em sistemas de informação especializados. Perspectivas em Ciência da Informação, Belo Horizonte, v. 8, n. 1, p. 66-77, jan./jun. 2003.
UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL. Apresentação. 2014. Disponível em: http://www.ufrgs.br/ufrgs/a-ufrgs/apresentacao. Acesso em: 19 set. 2014.
UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL. Biblioteca Central. SABi. [2014]. Disponível em: http://www.biblioteca.ufrgs.br/sabi.htm. Acesso em: 19 set. 2014.
UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL. Estatuto. 1995. Disponível em: http://www.ufrgs.br/consun/Estatuto_e_RGU.pdf. Acesso em: 19 set. 2014.
Créditos #
Documento elaborado pelo Grupo de Estudos de Indexação (GEI): Ana Paula Araújo Cabral da Silva, Édina Maria Gomes da Cunha Pureza, Elisa Alves de Oliveira, Inês Maria de Gasperin, Magda Helena Behrmann, Miriam Velci Barcellos Fernandes, Renata Cristina Grun e Vanessa Inácio de Souza.
Agradecimentos a Letícia Strehl, June Magda Scharnberg, Ana Lúcia de Macedo Rüdiger, Stella Maris do Canto Pivetta, Viviane Carrion Castanho, Comissão de Automação e Biblioteca Setorial de Ciências Sociais e Humanidades.