As rotinas de aquisição do módulo de Aquisição & Periódicos devem ser usadas para registrar todo documento novo recebido pela biblioteca, seja ele obtido por doação espontânea ou por processo formal de compra/solicitação de doação.
O processo de aquisição de documentos, por compra ou por doação, depende dos seguintes pré-requisitos:
- definição de moedas
- definição de orçamentos
- definição de fornecedores
- existência ou criação de um registro bibliográfico
- criação de pedido para o documento a ser adquirido.
Figura 1 – Requisitos & responsabilidades no processo de aquisição
O módulo de Aquisição & Periódicos gerencia os registros de fornecedores, pedidos e notas fiscais/faturas. As transações de aquisição são controladas, separadamente, por biblioteca.
1 Definição de moedas #
A moeda é definida no registro do fornecedor.
Ao associar um fornecedor, que usa moeda diferente do Real a um pedido, o registro é feito na moeda do fornecedor e o sistema registra o valor do pedido em Real, na cotação do dia de abertura do pedido.
- ARS – Peso argentino
- BRL – Real
- EUR – Euro
- GBP – Libra esterlina
- USD – Dólar americano
- UYU – Peso uruguaio
A cotação é atualizada diariamente pelo sistema.
A biblioteca que necessitar a inclusão de nova moeda deve solicitar ao DDC/BC.
2 Registro de dados de aquisição para documentos adquiridos antes da implantação do módulo ou reprocessados #
Os dados de aquisição de documentos adquiridos antes da implantação do módulo, mas só recebidos pela biblioteca após 01/07/2008 ou reprocessados (documentos catalogados manualmente que são incluídos no SABi), não devem ser registrados no módulo de Aquisição & Periódicos. Neste caso registrar as informações no campo Aqui. retros./Defaz., da guia 3. Inf. geral, do formulário do item.