A partir do momento em que o usuário comunicar a Biblioteca do extravio ou dano de item por causa da enchente ocorrida em maio de 2024, os procedimentos abaixo devem ser realizados.
Tratativas estão sendo realizadas pela Biblioteca Central junto aos órgãos da Administração Central da UFRGS, via processo SEI, para que haja segurança jurídica nos procedimentos a serem seguidos nesta situação específica. Consulte aqui a resposta da Procuradoria da UFRGS ao Processo.
Importante: O prazo final para a regularização de livros nas bibliotecas da UFRGS, perdidos ou danificados durante a enchente de maio, e envio dos orçamentos pelas bibliotecas é 18 de outubro de 2024.
1 Procedimentos de Circulação #
1 BIBLIOTECA
Receber a comunicação do extravio ou dano do item
Receber a comunicação do extravio ou dano do item por e-mail ou formulário, o formato fica a critério da biblioteca.
Neste momento, solicitar o envio da documentação comprobatória para o e-mail da Biblioteca para uso posterior.
2
A obra tem reserva?
Sim: passe para o item 3
Não: passe para o item 6
3
Há outros itens com status que permitem reserva?
Sim: passe para o item 4
Não: passe para o item 5
4 GUI CIRCULAÇÃO
Reservar o item extraviado utilizando o sobrepor
Reservar o item extraviado para o usuário da Biblioteca (SIGLA+BIB) utilizando o botão Sobrepor.
5 GUI CIRCULAÇÃO
Excluir reserva
Excluir a reserva para evitar que o usuário que reservou o item fique aguardando, pois o sistema enviará um e-mail de cancelamento.
6 GUI CATALOGAÇÃO
Alterar status de processamento do item extraviado para CP (Calamidade pública)
7 GUI CATALOGAÇÃO
Incluir nota com informação sobre a comunicação de dano ou extravio
Incluir nota de circulação com a data da comunicação do extravio ou dano e o motivo. Ex.: Extravio do item comunicado pelo usuário em 02/07/2024 (Motivo: enchente de 2024 Decreto Estadual 57.646, de 30 de maio de 2024).
8 BIBLIOTECA
O usuário se encaixa nas condições para Reposição UFRGS?
São as condições:
- Não estar em atraso em relação à renovação do empréstimo ou devolução do item no dia 04/05/2024, ou;
- Ser menor de idade, ou;
- Ter empréstimos na Biblioteca da Escola de Administração.
Sim: passe para o item 9
Não: utilize o fluxograma de itens extraviados da página Políticas e procedimentos de baixa.
9 BIBLIOTECA
Realizar a pesquisa de disponibilidade e valor do item
Fontes para pesquisa de valor:
- Sites de livrarias;
- Catálogos de editoras.
Para itens esgotados: Amazon; Estante Virtual.
10 GUI CIRCULAÇÃO
Devolver o item
11 BIBLIOTECA
Encaminhar as informações para setor de processamento técnico
ENCERRADOS OS PROCEDIMENTOS DE CIRCULAÇÃO
2 Procedimentos de Catalogação/Aquisição #
1
Há processo de reposição pela UFRGS aberto na Biblioteca?
Verificar no SEI se há processo “Reposição de livro extraviado na enchente” aberto na Biblioteca.
Sim: Passe para o item 2.
Não: Passe para o item 3.
2 SEI
Copiar número de processo
Anotar o número de processo já existente.
Passe para o item 4.
3 SEI
Iniciar processo
Biblioteca inicia processo no SEI escolhendo o tipo de processo “Reposição de livro extraviado na enchente” e em seguida clica em “Salvar”.
Exemplo:
Passar para o item 2.
4 SEI
Incluir documentos
- Incluir documento “Requisição reposição livro extraviado na enchente” e preencher dados;
- Documentos comprobatórios (exemplos: fotos, atestado da defesa civil e outros documentos que possam auxiliar na comprovação)¹
¹ Os documentos devem ser com nível de acesso restrito.
Importante: O processo SEI não deve ser enviado para a BC ainda. Aguarde novas orientações.
5 BIBLIOTECA
Elaborar lista com orçamentos
Elaborar lista com três orçamentos de cada item extraviado conforme modelo enviado por e-mail e enviar para a Lenise (lenise@bc.ufrgs.br)